企业内部控制-采购控制制度汇编39018.docx

企业内部控制采购1 采购授权权审批制度制度名称采购授权审批制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条 目的的为明确审批人对对采购与付款款业务的授权权批准方式、权权限、程序、责责任和相关控控制措施，规规定经办人办办理采购与付付款业务的职职权范围和工工作要求，特特制定本制度度。第2条 进行行授权审批采购业务中审批批人应当在授授权范围内进进行审批，不不得超越审批批权限。第3条 严禁禁未经授权的的机构或人员员办理采购与与付款业务1采购员应当当在职权范围围内，按照审审批人的批准准办理采购与与付款业务。2对于审批人人超越授权范范围审批的采采购与付款业业务，采购员员有权拒绝办办理，并及时时向审批人的的上级授权部部门报告。第4条 专家家论证适用情情形对于重要和技术术性较强的采采购业务，采采购部应当组组织专家进行行论证，实行行集体决策和和审批，防止止决策失误而而造成严重损损失。第5条 请购购使用部门、仓储储部门及其他他相关部门根根据企业采购购预算、实际际经营需要等等提出采购申申请，经部门门负责人签字字后，及时向向采购部门提提出采购申请请。第6条 审批批采购经理、财务务总监、总裁裁根据规定的的职责权限和和程序对采购购申请进行审审核、审批。1采购预算内内采购额在××万元以内的的，采购经理理审批；采购购额在××××万元的，由由财务总监审审批；采购额额在××××万元以上上的，由财务务总监审核，总总裁审批。2采购预算及及计划外采购购项目均由财财务总监审核核，总裁审批批。3对不符合规规定的采购申申请，审批人人应当要求请请购人员调整整采购内容或或拒绝批准。第7条 采购购1采购经理根根据经过审批批的采购申请请组织采购员员进行采购。2采购员进行行市场调查，进进行比质、比比价，拟定供供应商名单，经经采购经理审审核并提出参参考意见，交交总裁最终确确定合格供应应商名单。3采购部根据据合格供应商商名单进行采采购谈判，采采购员拟定采采购合同后，交交采购经理审审阅，报相关关负责人审批批后签订购货货合同。（1）采购计划划范围内金额额在×万元以内的的采购项目合合同，由财务务部审核后交交采购部签订订购货合同即即可。（2）采购计划划范围内金额额在×万元××万元的采采购项目合同同，须交财务务部审核、财财务总监审批批后交采购部部签订购货合合同。（3）采购计划划范围内金额额在××万元以上上的采购项目目合同，经财财务总监审核核、总裁审批批后交采购部部签订合同。（4）采购计划划外的所有采采购项目合同同，须由财务务部核对后，交交财务总监审审核，总裁审审批后，签订订购货合同。第8条 验收收质量管理部门根根据企业有关关验收规定对对采购的商品品进行验收，对对于在验收中中发现的问题题应及时报告告采购部门，采采购员根据验验收情况进行行办理。1验收过程中中出现的采购购商品或劳务务数量不符合合企业规定的的情况，采购购员需提出解解决方案，报报采购经理审审批。2采购的商品品存在重大质质量问题，采采购经理组织织由管理层人人员、质量管管理部、财务务部等部门开开会共同讨论论解决，解决决方案报总裁裁审批后，采采购部负责处处理。第9条 付款款1财务部应付付账款会计对对采购业务的的各种原始凭凭证进行审核核，具体审核核采购的各种种单据和凭证证是否齐备，内内容是否真实实，手续是否否齐全，计算算是否正确。2应付账款在在×万元以内的的，由财务总总监审批；应应付账款在×××××万元的，由由总裁审批。3预付款与定定金在×万元以内的的，财务部负负责人审批即即可，应付账账款在××××万元的，报报财务总监审审批，在×××万元以上的的，由总裁审审批。4审核无误后后交财务部应应收账款会计计开具付款凭凭证，交出纳纳办理货款支支付，并通知知采购员联系系供应商。第10条 账务务处理1财务部在采采购单据齐全全的情况下，按按照会计核核算规定及及时、准确地地编制记账凭凭证。2将请购单、订订购单、验收收单、外购物物资入库单、专专用发票以及及进口物资的的报关单等支支持性凭证附附在记账凭证证的后面，如如凭证资料较较多，也可另另外装订成册册，注明索引引号后存档。3每月应根据据记账凭证准准确、及时地地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账账中。第11条 对对账1财务部门应应于每月末与与供应商进行行货款结算的的核对。2取得供应商商对账单，审审核其余额与与企业“应付账款”余额是否一一致，在考虑虑买卖双方在在收发货物上上可能存在时时间差等因素素之后，企业业与供应商的的月末余额应应保持一致。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2 采购申请请审批制度制度名称采购申请审批制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则则第1条 企业业为明确商品品或劳务采购购的申请与审审批规范，特特制定本制度度。第2条 本企企业内所有部部门的请购，除除另有规定外外，均依本制制度的规定办办理。第3条 责权权单位。1采购部负责责企业所需物物资的采购工工作。2财务部负责责采购物资的的货款支付工工作。3物资使用部部门和仓库部部门提出采购购申请。4财务总监、总总裁根据权限限审批采购项项目。第2章 请购购审批规定第4条 原材材料或零配件件的请购。1需求部门请请购。（1）原材料或或零配件由需需求部门根据据采购计划或或实际经营需需要提出请购购单。（2）仓库材料料保管员接到到请购单后，查查看材料保管管卡上记录的的库存数，将将库存数与生生产部门需要要的数量进行行比较。（3）当生产所所需材料和仓仓库最低库存存量合计已超超过库存数量量时，则同意意请购。2仓储部门请请购。（1）仓库部门门在库存材料料已达到最低低库存量时提提出请购申请请。（2）仓库主管管签字的请购购单需要通过过两方面的审审批。采购员审查请请购单，检查查该项请购是是否在执行后后又重复提出出，以及是否否存在不合理理的请购品种种和数量。如如果采购员认认为请购申请请合理，则根根据所掌握的的市场价格，编编制采购预算算。经采购员签署署同意的请购购单交财务部部进行审核，如如果该项请购购在经营目标标和采购预算算范围内，财财务部签字确确认后可交采采购部门办理理采购手续。采购部应将处处理过的请购购单归档备案案。第5条 临时时性商品的请请购。1临时性商品品的采购申请请由使用部门门直接提出。2使用部门需需要在请购单单上对采购商商品作出描述述，解释其目目的和用途。3请购单须由由使用部门负负责人审批同同意，并须经经财务部、财财务总监和总总裁签字后，采采购部方可办办理采购手续续。第6条 经常常性服务项目目的请购。1经常性服务务项目指的是是由同一服务务机构或企业业所提供的某某些经常性服服务项目，例例如公用事业业、期刊杂志志、保安等服服务项目。2使用部门需需要这些服务务时，提出请请购单，由财财务部、总裁裁进行审核、审审批。第7条 特殊殊服务项目的的请购。1特殊服务项项目请购是指指保险、广告告、法律和审审计等服务采采购申请。2总裁、董事事会或股东大大会进行审议议批准。3审议人员参参照过去的服服务质量和收收费标准，分分析申请人提提供的需要内内容，包括选选定的广告商商、事务所及及费用水平是是否合理等，经经总裁批准后后，这些特殊殊服务项目才才能进行采购购。第8条 资本本支出和租赁赁合同。1对于资本支支出和租赁合合同，应该由由经办部门提提出请购，总总裁、董事会会或股东大会会进行决策。2对重要的、技技术性较强的的请购项目，应应当组织专家家进行论证，集集体决策和审审批，防止决决策失误而造造成严重损失失。第3章 请购购单规定第9条 请购购单的开列和和递送。1请购单的开开列。（1）请购经办办人员应根据据库存量管理理基准、用料料预算以及库库存情况开立立请购单。（2）请购单分分为计划内采采购请购单和和计划外采购购请购单。（3）各部门在在生产、基建建、维护工作作中需采购的的各类物资、工工具、仪器仪仪表以及房屋屋装修、维修修等各类开支支，都必须按按计划内采购购请购单和计计划外采购请请购单所列内内容填报。（4）请购单经经使用部门负负责人审核后后，依请购核核准权限报有有关领导签字字批准，并根根据内部管理理要求编号，送送采购部门。2需用日期相相同且属同一一供应商提供供的统购材料料，请购部门门应根据请购购单附表，以以一单多品方方式，提出请请购。3紧急请购时时，由请购部部门于请购单单中注明原因因，并加盖“紧急采购”章。4材料检验必必须经过特定定方式进行的的，请购部门门应于请购单单上注明要求求。5物料管理部部门按月依耗耗用状况，并并考虑库存情情况填制请购购单，提出请请购申请。第10条 免免开请购单部部分。1总务性用品品免开请购单单，并可以总总务用品申请请单委托总务务部门办理采采购。总务用用品分类如下下。（1）礼仪用品品，如花篮和和礼物等。（2）招待用品品，如饮料和和香烟等。（3）书报、名名片、文具等等。（4）打字、刻刻印、账票等等。2零星采购及及小额零星采采购材料项目目。第11条 请请购事项的撤撤销。1撤销请购事事项时应由原原请购部门立立即通知采购购部门停止采采购，同时在在请购单第11、2联加盖红色色“撤销”的标记并注注明撤销原因因。2采购部门撤撤销请购时，注注意办理以下下事项。（1）采购部门门在原请购单单加盖“撤销”章后，送回回原请购部门门。（2）原“请购购单”已送物料管管理部门待办办收料时，采采购部门通知知撤销，并由由物料管理部部门将原请购购单退回原请请购部门。（3）原请购单单未能撤销时时，采购部门门应通知原请请购部门。第4章 附则则第12条 本本制度经总裁裁审批，自颁颁布之日起执执行。第13条 本本制度由采购购部负责解释释。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期3 采购预算算管理制度制度名称采购预算管理制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条 目的的为了避免盲目采采购，从总体体上统筹使用用资金，提高高资金的使用用效率，确保保采购资金合合理的需要，特特制定本制度度。第2条 采购购预算管理的的含义1采购预算是是采购部门为为配合企业年年度销售预测测或生产数量量，对所需求求的原料、物物料、零件、劳劳务等的数量量及成本编制制的用货币形形式进行具体体、系统反映映的数量计划划，以利于企企业整体目标标的实现及其其资源的合理理配置。2预算管理就就是指企业内内部通过编制制预算、执行行预算、预算算差异分析和和预算考核来来管理企业的的经济活动，反反映企业管理理的成绩，保保证管理政策策的落实和目目标的实现，促促使企业不断断提高效率和和效益。3采购预算管管理是企业预预算管理的一一个分支，应应与预算系统统的其他系统统相互协调。第3条 编制制采购预算1编制采购预预算是指根据据企业经营目目标确定采购购预算项目，建建立预算标准准，采用一定定的编制方法法和程序，将将企业在未来来一定时期内内应达到的具具体采购目标标以数量和货货币的形式表表现出来。（1）根据企业业年度销售计计划，由相关关使用部门（生生产部门、开开发部门、管管理部门等）填填写本部门的的采购预算申申请单，上交交采购部。（2）采购员汇汇总、整理各各部门采购预预算后，编制制采购总预算算，由采购经经理补充完善善后，交财务务部和预算管管理委员会逐逐一核准，采采购员调整、完完善采购预算算，上交总裁裁审批。第4条 执行行采购预算1将审批的各各项采购预算算指标及时地地下达给相关关责任部门及及人员。2对预算执行行过程进行监监控。第5条 分析析和调整采购购预算差异1在预算执行行过程中，采采购部要根据据业务统计和和财务部门核核算的实际数数据，即预算算的实际执行行结果与预算算数进行比较较，编制预决决算分析报告告。2如果有差异异，要分析差差异产生的原原因和责任归归属，制定控控制差异或调调整预算的具具体措施。第6条 采购购预算资金控控制1在采购预算算资金控制中中，必须对采采购预算资金金实行限额审审批制度。2部门负责人人只能在自己己的权限内进进行审批，限限额以上的采采购申请应按按企业请购审审批制度办理理请购，严格格控制无预算算的资金支出出。3对于预算内内的采购项目目，请购部门门应严格按照照预算执行进进度办理请购购手续。4对于超预算算和预算外采采购项目，采采购部及财务务部对需求部部门提出的申申请进行审核核，最终由总总裁审批后才才能给予办理理。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期4 采购控制制制度制度名称采购控制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则则第1条 目的的明确采购方式、采采购数量、采采购订单、供供应商选择等等各项规定，确确保采购过程程透明化。第2条 责权权单位1采购部负责责本制度的制制定、修改、废废除等工作。2总裁负责本本制度制定、修修改、废除等等的审批。第2章 采购购方式控制第3条 采购购方式分类1订单采购方方式（1）采购部根根据批准的请请购单签发订订购单，订购购单上注明求求购商品或劳劳务的具体项项目、价格、数数量、交货时时间等，送交交供应商并表表明购买意愿愿。（2）供应商按按照订单上面面的要求生产产和供应商品品或劳务。（3）订单在提提交给供应商商之前应由财财务部门检查查订单的合理理性。2合同订货方方式（1）采购部与与供应商通过过谈判就采购购的货物的质质量、数量、价价格水平、运运输条件、结结算方式等项项内容达成一一致，并且以以购销合同的的形式确定下下来。（2）供应商按按合同提供货货物并取得货货款，企业按按合同验收货货物并支付款款项。3直接采购方方式采购人员根据批批准的请购单单，就其所列列货物直接向向供应商购买买的一种采购购方式。4比质比价采采购方式选择三家以上的的供应商，就就其质量、价价格、供货期期等进行对比比分析，在符符合质量标准准的前提下，选选择价格最低低的供应商。5紧急采购方方式因紧急情况，需需要以最快的的速度使采购购商品或劳务务到位。紧急急采购方式一一般只有在临临时性、突发发性需要时方方可采用。第4条 采购购方式选择1根据商品或或劳务的性质质及其供应情情况确定采购购方式。2一般商品或或劳务的采购购应采用采购购订单或合同同订货等方式式。3小额零星商商品或劳务等等的采购可以以采用直接购购买等方式。4重要的商品品或劳务以及及政策性采购购等应当经过过决策论证和和特殊的审批批程序后，采采用订单或合合同方式或者者比质比价方方式。5大宗原料、然然料和辅料的的采购、基建建或技改项目目主要物资的的采购以及其其他金额较大大的大宗物资资采购采用比比质比价采购购方式。第3章 采购购数量控制第5条 采购购数量应该严严格按照采购购计划进行确确定。第6条 采购购员应审查每每一份请购单单的请购数量量是否在控制制限额的范围围内。第7条 检查查使用商品和和获得劳务的的部门负责人人是否在请购购单上签字同同意。第8条 对于于需大量采购购的原材料、零零配件等，必必须做各种采采购数量对成成本影响的分分析，将各种种请购进行有有效的归类，然然后利用经济济批量法来测测算成本。第9条 对于于请购数量不不大，或者零零星采购的商商品，采购批批量的成本分分析控制可对对照资金预算算来执行。第4章 采购购时间控制第10条 采采购时间包括括请购单的报报送审批时间间、订单处理理时间、供应应商备货时间间、运货时间间、验收时间间和入库时间间等。第11条 根根据请购性质质和采购方式式确定具体的的采购时间。1现用现购商商品或劳务从实际使用或需需要日期算起起，倒算出合合理的采购时时间。2以最佳成本本为原则确定定最经济的订订货方式采购时间通常是是按照库存量量控制的方法法确定采购时时间。3保险储备量量和定量当某一商品达到到订货点时就就是采购时间间。第12条 对对采购时间的的控制是防止止正常的业务务活动被推迟迟，或者过早早地使现金被被使用而形成成过大的存量量资产。第13条 采采购时间的控控制由仓库管管理部门运用用经济批量法法和分析最低低存货点来进进行，但当请请购单已经提提出，采购员员应及时处理理请购单，并并将处理结果果及时通知仓仓库管理部门门。第5章 供应应商选择第14条 供供应商初步评评价1采购部与使使用部门根据据企业实际需需求寻找适合合的供应商，同同时收集多方方面的资料，如如质量、服务务、交货期、价价格作为筛选选的依据，并并要求有合作作意向的供应应商填写“供应商基本本资料表”。2采购员对“供应商基本本资料表”进行初步评评价，挑选出出值得进一步步评审的供应应商，填写供供应商候选名名单，交采购购经理审核。3选择供应商商标准（1）供应商应应有合法的经经营许可证，应应有必要的资资金能力。（2）供应商按按国家（国际际）标准建立立质量体系并并已通过认证证。（3）有良好的的售前、售后后服务措施和和服务意识。（4）具有足够够的生产能力力，能满足本本企业经营需需要。（5）同等价格格择其优，同同等质量择其其廉，同价同同质择其近。4采购员在对对供应商进行行初步评审时时，需确定采采购的物资是是否符合国家家法律法规的的要求和安全全要求，对于于有毒品、危危险品，需要要求供应商提提供相关证明明文件。第15条 供供应商现场评评审1采购部会同同使用部门、请请购部门、生生产部门、质质量管理部门门、技术部门门以及财务部部门共同进行行供应商的现现场评审，并并提出相应的的意见和建议议。2供应商评价价内容（1）采购部主主要负责评价价供应商的资资质、经营状状况、信用等等级及服务等等方面。（2）财务部主主要负责评价价供应商要求求的付款条件件等。（3）使用部门门、质量管理理部门主要负负责评价供应应商提供商品品的质量。（4）上述所有有部门共同对对采购的价格格、交货时间间进行评价。3适用范围（1）根据所采采购物资对企企业经营的重重要程度，将将采购的商品品分为关键、重重要、普通三三个级别，不不同级别实行行不同的等级级控制。（2）必须对提提供关键与重重要材料的供供应商进行现现场评审。（3）对于普通通物资的供应应商，无需进进行现场评审审。（4）紧急、小小额零星的采采购，由使用用部门直接提提出申请，采采购员进行市市场调查后，直直接选择供应应商，经采购购经理审批后后，进行采购购。第16条 “供应商质量量保证协议”的签定1采购部负责责与现场评审审合格的关键键、重要材料料的供应商和和普通物资供供应商签定“供应商质量量保证协议”。2“供应商质质量保证协议议”一式两份，双双方各执一份份，作为供应应商提供合格格物资的一种种契约。第17条 样样品需求与供供应商送样1如有样品需需求，由采购购员通知供应应商送交样品品，使用部门门、质量管理理部门等相关关人员需对样样品提出详细细的质量要求求，如品名、规规格、包装方方式等。2样品应为供供应商正常经经营情况下的的具有代表性性的商品，数数量应多于两两件。第18条 样样品确认1样品在送达达企业后，由由验收人员及及使用部门完完成样品的质质量、性能、尺尺寸、外观等等方面的检验验，并填写“样品签样试试用回单”。2经确认合格格的样品，需需在样品上贴贴“样品标签”，并注明合合格或不合格格，标识检验验状态。3合格的样件件至少为两件件，一件返还还供应商，一一件留在采购购部作为今后后检验的依据据。第19条 确确定合格供应应商名单1采购员根据据现场评审结结果和样品检检查结果选择择合格供应商商，无需进行行现场评审的的，直接填写写合格供应商商名单后，交交采购经理审审核。2采购经理审审核无误后，交交总裁审核。3原则上一种种商品需两家家或两家以上上的合格供应应商，以供采采购时选择。4唯一供应商商或独占市场场的供应商，可可直接列入“合格供应商商名单”。第6章 订单单的控制第20条 选选定合格的供供应商后，采采购员在合格格的供应商名名单内找出合合适的供应商商进行采购。第21条 采采购价格审核核1财务部、使使用部门等相相关部门负责责审核采购价价格，并报财财务总监、总总裁审批。2对所有超过过规定价格的的订单必须经经过总裁特殊殊审批。第22条 条条款审核财务部门对采购购订单进行审审核，特殊条条款必须由法法律办公室或或专业法律顾顾问把关。第23条 合合同审批根据采购授权权审批制度的的相关规定，报报相关人员按按权限进行审审批。第24条 登登记采购订单单1采购员应该该按编号编制制采购订单。一一式四联。（1）一联提出出请购部门，以以便让请购部部门验证订单单的内容是否否符合他们的的要求。（2）一联提交交质量管理部部门，一联提提交仓库保管管部门，作为为验收的标准准。（3）一联提交交财务部，作作为入账凭证证。2采购员要及及时对采购订订单进行归档档，在采购订订单每月存档档时应检查已已处理的采购购汀单是否连连续编号。3定期汇总所所有被取消和和修改过的订订单，并编制制报表。4定期汇总所所有未完成的的采购申请，并并编制报表。第7章 附则则第25条 本本制度经总裁裁审批后，自自颁布之日起起执行。第26条 本本制度由采购购部负责解释释。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期5 验收管理理制度制度名称验收管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条 质量量管理部门和和相关使用部部门对所购货货物或劳务等等品种、规格格、数量、质质量和其他相相关内容进行行验收，并出出具验收证明明。第2条 验收收人员对验收收过程中发现现的异常情况况，应当立即即向采购部或或有关部门报报告，采购部部或有关部门门应查明原因因，及时处理理。第3条 货物物的验收由质质量管理部门门主导，会同同仓储部门、使使用部门和采采购部共同验验收，对收到到货物的数量量和质量进行行检验。第4条 收货货准备。1货物验收人人员在采购部部门转来已核核准的“订购单”时，按供应应商、货物交交货日期分别别依序排列，并并于交货前安安排存放的库库位以方便收收货作业。2对于需要按按重量、长度度、体积等方方面计量的物物资，应借助助称重仪器、检检测工具、容容器等进行试试测验收，不不得虚估。第5条 待验验货物处理。已经到货、等待待验收的货物物，必须在商商品的外包装装上贴上货物物标签并详细细注明货号、品品名、规格、数数量及到货日日期，并且应应与已验收的的货物分开储储存，并规划划出“待验区”以示区分。第6条 实施施验收。1货物到货后后，货物验收收人员应会同同使用部门根根据“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件件核对货物名名称、规格并并清点数量或或过磅、测量量重量，并将将到货日期及及实收数量填填入“订购单”。同时，验验收人员填写写验收报告单单并在上面签签字。2质量管理部部门应当使用用按顺序编号号的验收报告告，对那些没没有对应采购购申请的商品品或劳务，一一律不得签收收。3质量管理部部门验收完毕毕后，对验收收合格的商品品或劳务应当当编制一式多多联、预先编编号的验收证证明，内容包包括供应商名名称、收货日日期、货物名名称、数量和和质量以及运运货人名称、原原购货订单编编号等，作为为验收商品或或劳务的依据据，并及时报报告采购部门门和财务部门门。4验收过程中中如发现所载载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载载内容不符，应应通知办理采采购的人员及及相关部门进进行处理。5验收过程发发现货物有倾倾覆、破损、变变质、受潮等等异常情况而而且达到一定定程度时，验验收人员应及及时通知采购购人员联络公公证处前来公公证或通知供供应商前来处处理，并尽可可能维持其状状态以利于公公证作业。6公证单位或或供应商确认认后，验收人人员开立“索赔处理单单”呈部门负责责人核实后，送送财务部门及及采购部门办办理。第7条 超交交处理。1交货数量超超过订购量的的部分应退回回供货商。2属于自然溢溢余的，由物物料管理部门门在收货时在在备注栏注明明自然溢余数数量或重量，经经请购部门主主管同意后进进行收货，并并通知采购人人员。第8条 短交交处理。交货数量末达到到订购数量，以以要求补足为为原则，由验验收人员通知知采购部门联联络供应商进进行处理。第9条 急用用品验收。紧急货物到货后后，若尚未收收到“请购单”。验收人员员应先与采购购部核对，确确认无误后，按按收货作业办办理。第10条 货货物验收规范范。质量管理部门应应当根据货物物的重要性及及特性等，适适时召集使用用部门及其他他有关部门，按按照所需货物物制定“货物验收规规范”作为采购及及验收的依据据。第11条 货货物检验结果果处理。根据不同检验结结果可做以下下两个方面处处理。1检验合格的的货物，检验验人员于外包包装上贴上合合格标签，仓仓库人员再将将合格品入库库定位。2验收不合标标准的货物，检检验人员应贴贴上不合格标标签，并于“材料检验报报告单”上注明不合合格原因，经经负责人核实实后通知采购购部门送回货货物，办理退退货。第12条 退退换货作业。1检验不合格格的货物退货货时，采购员员应开立“货物交运单单”并附有关“货物检验报报告单”呈采购经理理签字确认后后办理退货。2货物需要更更换的要与供供方协商解决决，需要增减减货款的要在在付款前或有有效承付期内内通知财务部部门。3对于已付款款但货物在保保修期或保质质期出现质量量问题的要负负责联系维修修或索赔，索索赔收入连同同赔偿物品清清单及赔偿原原因说明等全全部上缴财务务部门。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期6 付款控制制制度制度名称付款控制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则则第1条 为规规范企业商品品采购付款业业务的内部控控制管理，特特制定本制度度。第2条 本制制度由采购部部制定、修改改，报总裁审审批后执行。第3条 企业业应当按照现现金管理暂行行条例、支支付结算办法法和内部部会计控制规规范资金（试试行）等规规定办理采购购付款业务。第2章 付账账控制中单据据的审核第4条 财务务部门在办理理付款业务时时，应当对采采购发票、结结算凭证、验验收证明等相相关凭证的真真实性、完整整性、合法性性及合规性进进行严格审核核。第5条 真实实性审核。1应付账款会会计应确定原原始凭证是否否虚假，是否否存在伪造或或者涂改等情情况。2核实原始凭凭证所反映的的经济业务是是否发生过，是是否反映了经经济业务事项项的本质等。第6条 合法法性审核。审核原始凭证所所反映的经济济业务事项是是否符合国家家有关法律、法法规、政策和和国家统一会会计制度的规规定等。第7条 合规性性审核。审核原始凭证是是否符合有关关规定，如是是否符合预算算，是否符合合有关合同，是是否符合有关关审批权限和和手续，以及及是否符合单单位的有关规规章制度，有有无违章乱纪纪、弄虚作假假现象等。第8条 完整整性审核。根据原始凭证所所反映的基本本内容的要求求，审核原始始凭证的内容容是否完整，手手续是否齐备备，应填写的的项目是否齐齐全，填写方方式、填写形形式是否正确确，有关签章章是否具备等等。第9条 除对对上述5、6、7、8条审核外，还还应对原始凭凭证的正确性性进行审核，即即审核原始凭凭证的摘要和和数字是否填填写清楚、正正确，数量、单单价、金额的的计算有无错错误，大小写写金额是否相相符等。第3章 付账账控制中的现现金使用第10条 现现金使用范围围。1向个人收购购农副产品和和其他物资的的价款。2结算起点以以下的零星采采购支出价款款。第11条 现现金使用方法法。1采购付款中中零星的采购购需要支付现现金的，采购购员向财务部部提出申请。2财务部根据据企业现金使使用规定从库库存现金限额额中支付或者者从开户银行行提取后支付付。3财务人员不不得从企业的的现金收入中中直接支付（即即坐支），需需要坐支现金金的需报经开开户银行批准准。4因采购地点点不确定、交交通不便等特特殊情况，办办理转账结算算不便，必须须使用现金支支付时，应向向开户银行提提出书面申请请，由企业财财务部门负责责人签字盖章章，开户银行行审批后，予予以支付现金金。第4章 付账账控制第12条 采采购员在付款款时，应得到到采购经理、验验收储存、财财务部门等部部门负责人的的相应确认或或批准。第13条 一一切购货业务务应编制购货货订单，购货货订单应通过过有关部门（如如采购部、生生产部、销售售部、总裁等等）签单批准准。订单副本本应及时提交交财务部门。第14条 收收到货物并验验收后，验收收员应编制验验收报告，验验收报告必须须按顺序编号号，验收报告告副本应及时时送交采购部部和财务部。第15条 收收到供应商发发票后，采购购员将供应商商发票与购货货订单及验收收报告进行比比较，确认货货物种类、数数量、价格、折折扣条件、付付款金额及方方式等是否相相符，核对无无误后交财务务部。第16条 财财务部将收到到购货发票、验验收证明、结结算凭证与购购货订单、购购货合同等进进行复核，检检查其真实性性、合法性、合合规性和正确确性。第17条 采采购付款实行行付款凭单制制。有关现金金支付须经采采购部门填制制应付凭单，并并经财务经理理审核，财务务总监和总裁裁按权限审批批。第18条 已已确认的负债债应及时支付付，以便按规规定获得现金金折扣，加强强与供应商的的良好关系，并并维持企业信信用。第19条 财财务部应该按按照应付账款款总分类账和和明细分类账账按月结账，并并且互相核对对，出现差异异时应编制调调节表进行调调节。第20条 财财务部按月从从供应商处取取得对账单，将将其与应付账账款明细账或或未付凭单明明细表互相核核对，并查明明发生差异的的原因。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期7 退货管理理制度制度名称退货管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条 目的的。明确退货条件、退退货手续、货货物出库、退退货回收等规规定，及时收收回退货款项项。第2条 退货货条件。验收人员应该严严格按照企业业的验收标准准进行验收，不不符合企业验验收标准的货货物视为不合合格货物。不不合格货物应应办理退货。1对于数量上上的短缺，采采购员应该与与供应商联系系，要求供应应商予以补足足，或价款上上予以扣减。2对于质量上上的问题，采采购员应该首首先通知使用用部门不能使使用该批货物物，然后与使使用部门、质质量管理部门门、相关管理理部门联系，决决定是退货还还是要求供应应商给予适当当的折扣。3经采购部经经理审阅、财财务总监审核核、总裁审批批后与供应商商联系退货事事宜。第3条 退货货手续。检验人员应在检检验不合格的的货物上贴“不合格”标签，并在在“货物检收报报告”上注明不合合格的原因，经经负责人审核核后转给采购购部门处理，同同时通知请购购单位。第4条 货物物出库。当决定退货时，采采购员编制退退货通知单，并并授权运输部部门将货物退退回，同时，将将退货通知单单副本寄给供供应商。运输输部门应于货货物退回后，通通知采购部和和财务部。第5条 退货货款项回收。1采购员在货货物退回后编编制借项凭单单，其内容包包括退货的数数量、价格、日日期、供应商商名称以及贷贷款金额等。2采购部经理理审批借项凭凭单后，交财财务部相关人人员审核，由由财务总监或或总裁按权限限审批。3财务部应根根据借项凭单单调整应付账账款或办理退退货货款的回回收手续。第6条 折扣扣事宜。1采购员因对对购货质量不不满意而向供供应商提出的的折扣，需要要同供应商谈谈判来最终确确定。2折扣金额必必须由财务部部审核，财务务总监审核后后交总裁批准准。3折扣金额审审批后，采购购部应编制借借项凭单。4财务部门根根据借项凭证证来调整应付付账款。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期8 应付账款款管理制度制度名称应付账款管理制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条 应付付账款是企业业因购买原材材料、商品、物物资或接受劳劳务等而应付付给供应商的的款项。第2条 应付付账款必须由由财务部应付付账款会计管管理1应付账款的的管理和记录录必须由独立立于请购、采采购、验收付付款职能以外外的财务部的的应付账款会会计专门负责责。2按付款日期期、折扣条件件等项规定管管理应付账款款，以保证采采购付款内部部控制的有效效实施。第3条 应付付账款的确认认和计量应真真实和可靠1应付账款的的确认和计量量必须根据审审核无误的各各种必要的原原始凭证。这这些凭证主要要是供应商开开具的发票、质质量管理部门门的验收证明明、银行转来来的结算凭证证等。3应付账款会会计须审核这这些原始凭证证的真实性、合合法性、完整整性、合规性性及正确性。第4条 应付付账款必须及及时登记到应应付账款账簿簿1应付账款会会计应当根据据审核无误的的原始凭证及及时登记应付付账款明细账账。2应付账款明明细账应该分分别按照供应应商进行明细细核算，在此此基础上还可可以进一步按按购货合同进进行明细核算算。第5条 及时时冲抵预付账账款财务部收到供应应商开具的发发票以后，应应该及时冲抵抵预付账款。第6条 正确确确认、计量量和记录折扣扣财务部将可享受受的折扣按规规定条件加以以确认、计量量和记录，以以确定实际支支付的款项。第7条 应付付账款的授权权支付财务部接到已到到期的应付账账款应及时支支付，经财务务部经理审核核、总裁按权权限审批后才才能办理结算算与支付。第8条 应付付账款的结转转财务部应该按照照应付账款总总分类账和明明细分类账按按月结账，并并相互核对，出出现差异时，应应编制调节表表进行调节。第9条 应付付账款的检查查1财物部按月月从供应方取取得对账单、与与应付账款明明细账或未付付凭单明细表表互相核对，若若有差异应查查明差异产生生的原因。2如果追查结结果表明无会会计记录错误误，则应及时时与债权人取取得联