OA档案系统操作手册6256.doc

Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.人保健康综合办办公应用系统统使用说明书(普普通用户)OA档案系统操操作手册二一年十二二月档案管理手册目目录1档案系统使使用概述32文书档案系系统42.1档案归档方方式设置52.2档案管理模模块功能62.3档案基础数数据维护（档档案管理员）72.3.11档案基础数数据72.3.22档案部门维维护73档案归档操操作113.1文书档案库库管理（部门门归档用户）113.1.11文书档案著著录133.1.22文书档案文文档一体操作作173.1.33档案库204档案查询借借阅（全体用用户）264.1档案查询264.2档案借阅申申请单291 档案系统使用概概述档案管理模块是是办公系统中中的一个大型型模块，其功功能齐全、方方便，可操作作性强；涵盖盖“文档一体”和其他门类类材料的归档档。档案利用用、档案统计计等功能。档档案管理模块块菜单项如下下：档案库、文文档一体、档档案查询借阅阅、归档部门门设置、文书书档案分类管管理、年度基基础数据、配配置初始化，不不同权限的用用户看到不同同的部分。（档案管理员）（分散档案用户户，即各部门归归档员） 档案库和文档一一体：主要是是对公文系统生生成的各种公公文按照年度度、部门进行行归档，主要要由分散归档档用户（各部部门归档员）按按照一定的原原则进行归档档，对档案进进行排号、装装盒最终移交交给档案管理理人员（集中中归档用户）；电子公文系系统之外的档档案可通过著著录归入档案案系统中。档案查询：主要要是供用户对对归入档案进进行查询。档案借阅：主要要是供用户对对公开标题的的档案进行借借阅。其它菜单项为系系统的档案管管理员提供管管理归档部门门和归档分类类及年度等基基础数据。2 文书档案系统文书档案以中中华人民共和和国档案法、2006年第8号令正式施行机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定、最新DA/T系列档案管理数字电子规范（DA/T18档案著录规则，DA/T22归档文件整理规则）；电子文件元数据标准和电子文件管理细则两项行业标准的征求意见稿中相关规定、文书档案案卷格式（GB 9705-88）、机关档案工作业务建设规范（国档发198727号）、档案管理软件功能要求暂行规定（档发20016号）等法规性文件以及直属单位档案管理的要求为基础，涵盖档案的收集、整理、立卷、编目、保管、统计、检索、提供利用等项工作。系统提供以件为单位的立卷方式。根据职能的划分分系统将用户户分为：集中中归档用户（档案管理员员）、分散归档档用户、一般般用户三个类类型。1、集中归档用用户（档案管管理员）：负责全公司案管理工工作，即办公公室负责档案管理的人人员，其职责责是负责档案案基础信息的的设置和维护护；进行档案案的著录和整整理；负责档档案的借阅审审批、清退以以及销毁等。2、分散归档用用户：即部门归档人员员，主要负责责本部门档案的归归档工作，对对本部门的公文进进行归档，对对OA系统外重要要档案进行著著录整理，最最终将电子档档案和纸质档档案移交给档档案室管理员。3、一般用户：即部门一般人员，只能查查询和借阅档档案信息。文书档案管理系系统虽然针对对不同的用户户划分不同的的功能，但是是，就系统本本身而言主要要分为：文档档一体、档案案著录、档案案利用、汇总总统计、编目目打印和档案基础信信息等几个方方面。另外需要说明的的是对于OA公文系统以以外的其它档档案数据，可可以通过“档案著录”纳入办公系系统中（纸制制档案可以通通过扫描转为为电子文档后后，进行档案案著录）。2.1 档案归档方式设设置在同一个归档年年度内，按照照“年度部门期限（永久久、长期、短期）。这种种归档方式，在在期限下增加加了文件盒号。如下图：2.2 档案管理模块功功能用户登录系统后后选择“档案管理”菜单，进入入档案管理子模模块。2.3 档案基础数据维维护（公司级档案管管理员）2.3.1 档案基础数据档案基础数据主主要是对每一一个年度档案案的保管期限限进行定义，档档案管理员可可以根据最新新发布的文书书档案保管期期限规定灵活活维护数据。点击按钮添加每每一年度的期期限，填写年年度、顺序、选选择保管期限限，点击即可可。2.3.2 档案部门维护归档部门设置功功能是管理每每一个需要归归档的年度及及其这个年度度内所有需要要归档的部门门，并指定部部门的归档人人员。图：档案部门维维护对某一年度的档档案进行归档档之前，必须须先为这个年年度建立所有有归档部门，添添加方式有两两种，一种是是批量添加，一种是单个部门添加，下面分别介绍批量添加部门：点击，填写归档年年度（如2008），点击“选取”选择添加的的归档部门（所所有），点击击确定，然后后再点击确定定即可。图：设置归档部部门界面添加单个部门：点击按钮，进进入添加部门门页面，填写写归档年度、归归档部门名称称、选择系统统部门等，点点击确定。如如下图图：将单个组织织机构下部门门增加为归档档部门   点击按钮，使“归档部门”的前后顺序序与“组织机构”顺序保持一一致。部门档案缺省开开放范围为每个归档部门门的开放项选选择开放范围围，例如“人力资源部部”，选择“不开放”则所有2008年的人力资源源部的档案都都不允许被普普通用户查询询。部门归档人设置置每一个归档部门门都必须设归归档人，一般般由档案室“档案管理员”管理所有部门门档案，但也也有的部门的归档工工作由本部门门档案管理员员管理，例如如： 办公室由刘玉玉娟负责本部门档案案的归档，设设置归档人点点击操作栏的的编辑可以如下图设置置， 图：为归档部门门指定归档人人在“归档人”处处从组织机构构中选择归档档人。点确定定按钮，完成成为归档部门门指定归档人人。删除：可删除相相应部门：可以在已经设设置好的年度度复制归档人人，如07年已经设置置好归档人，08年还是这些些人员归档，则则可以选择从从已有年度部部门列表复制制归档人选择择2007年，然后确确定即可。3 档案归档操作3.1 文书档案库管理理（部门归档用户户）部门或处室归档档人员（档案案管理员）对对公文系统中中已经办结的的公文进行归归档。点击档案管理/档案库，进入入文书档案库库，如下图所所示： 图：文书档案库库在“归档年度”处选择需要要归档的年度度，显示该年年度档案归档档机构树，点点选归档部门门显示该部门门下档案目录录，如下图所所示： 图：部门文书档档案目录图：归档目录3.1.1 文书档案著录术语介绍保管期限：档案案保管期限一一般有永久、长期和短期。年度：根据用户户处理档案的的年度自动确确定（如“2002”）， 无需用户键键入。件号：系统根据据全宗、年度度、部门、保保管期限、盒盒自动排定文文书档案的序序号。一般情情况下，用户户可根据实际际装盒情况自自行调整。标题：一份有效效的档案其题题名都是不可可缺省的，如如果没有录入入题名，保存存时系统将给给出提示信息息。文件日期：文件件的形成时间间，系统要求求必须确认年年度、月、日日页数：档案文件件材料的页数数，页数不能能缺省，用户户应键入相应应的值。对于未通过办公公系统流转的的公文，需要要手工著录的的方式进行归归档，例如22009年战略发展部部有一未经过过办公系统流流转的文件需需要归档，点点击上图中按按钮，进入如如下图所示的的档案“著录”界面：图：文书档案著著录图：文书档案著著录填写该文件的档档案要素（题题名、文号、文文件日期等），点点击按钮，完完成档案基本本条目信息的的著录。进入入档案编辑页页面，如有电电子文件（扫扫描的正文、附附件等）可上上传相关文件件，如下图。上传正文点击“正文”，弹弹出如下页面面：点击选择文件，可可以选择一个个或多个文件件，点击打开开图：选择文件打开文件后上传传按钮、清除除按钮等由不不可用状态变变为可用状态态，然后点击击按钮把打开开的文件上传传，用鼠标选选择文件点击击清除可以删删除上传的文文件。图：档案编辑，上上传电子文件件已经上传的电子子文件如下图图所示：图：上传正文的的档案除正文外还可以以上传附件、文文稿、相关文文件、s92文件等，方法法同上传正文文。至此，该文文件的手工著著录归档工作作完成，用户户可点击按钮钮接着进行下下一个文件的的著录，或点点击“关闭”按钮回到“归档目录”。如下图图：著录完成，在在归档目录批批量调整件号号、页数、盒盒号、公开信信息如上图所示，在在归档目录中中，可以对已已有档案的件件号、页数、盒盒号批量直接接修改。3.1.2 文书档案文档一一体操作对于已经通过办办公系统流转转并办结的文文件，我们可可以利用“文档一体”功能直接将将电子的公文文归档，如下下图进入文档档一体的操作作界面：图：菜单项中选选择文档一体体选择归档文件的的年度，点“确定”按钮，进入入该年度已办办结公文列表表,如下图： 图：某年度已办办结未归档文件列列表文件在被正式归归档前，可以以根据条件查查找符合条件件的要归档的的公文，如图图可以根据年年度、部门、文文件类型、日日期等进行查查找。状态：分为已结结、未结两类类，已结是已已经办结的公公文，未结是是还未办结的的公文，一般般我们归档的的都是已结公公文如上图，查出归归档文件，然然后对保管期期限、归档年年度、归档机机构、分类进进行设置，为文件选择保管管期限、归档档年度、归档档机构、分类类进行设置，归归档年度、归归档机构默认认即可，也可可手工修改。点击归档年度项项的下拉框，设置归档年年度，如下图图：图：修改保管期期限(一)、将未归归档的文件直直接归档：点击每个文文件后的“归档”操作按钮，如下图图所示：图：单个文件直直接归档点击确定，文件件归档成功。文件将被转移到“已归档”列中，从未归档列表消失，并产生最终档案。归档的文件从未归档目录中消失。进入档案库，可可查询到刚刚刚归档的文件件。如下图：图：通过文档一一体产生的档档案在档案归归档目录中（二）批量归档档设置公文的属性性后可以批量量归档，用鼠鼠标点击要批批量归档的公公文的选框，或者者选择全选，然然后选择，对对选择的文件件进行批量归归档，批量归归档的档案在在归档目录中中查看，系统统会弹出对话话框：对归档失败的文文件，系统会会提示归档失失败原因，如如下图：主要原因一般为为文件分类匹匹配有问题，或或归档年度设设置有问题，可以请档案管理员帮助设置相应的分类和归档年度。其他按钮介绍对查询结果导入入excel打印：可以以对设置好属属性的公文导导入excel并进行打印印。对查询结果归档档：对查出的的列表中的公公文进行批量量归档。对选择的文件归归档：选择要要归档的文件件，对选择的的文件进行批批量归档。对选择的文件不不归档：对选选择的公文批批量不归档，进进入不归档界界面可以查看看，如想归档档，点击后面面的归档即可可归入。3.1.3 档案库公文归档后自动动进入档案库，分散归档档用户（部门门档案管理人人员）在归档档目录标签下下可以对档案案的属性进行行设置修改、对对件号、盒号号、页数、进进行设置，可可以对已经归归入的档案查查询、打印归归档目录、备备考表，统计计归入的档案案以及档案打打包备份等。首先点击档案库库进入文书档档案库，选择择左侧归档年年度，弹出对对话框选择是是，进入2009年档案库。点击左侧相应部部门目录树，查看。图：归档目录图：按照文种显显示归档人可以根据据自己的爱好好方式进行查查看，一般选选择处室这种种情况进行设设置，首选选选择归档的处处室、然后选选择期限（如如永久），右右侧归档目录录显示的是已已经归档的和和已经著录的的档案信息。下下面分别介绍绍档案属性设置：归档的文书书档案我们要要对其属性进进行设置，包包括件号、盒盒号、密级、期期限、实际页页数借阅权限限等。期限我们们在归档时已已经设置，如如果需要修改改直接点击修修改即可。下面主要讲一下下盒号、件号号、页数的设设置对归好的档案要要进行排号、装装盒，填写实实际文件页数数，设置公开开属性，这是是每个档案管管理员必须要要做的事情，方方法如下图，在在实际页数栏栏填写档案的的页数，选择择档案的公开开程度，设置置好后对档案案进行排号装装盒。编盒号规则：每每个部门按保管期期限编写件号号、盒号。 每个部门不同的盒都从第1件编起，然然后填写盒号号，盒号填写写根据要求自自己写入（建建议装盒时按按照处室、期限、文种种类型、机关关代字进行设设置，每一文文种机关代字字放在一盒） 。 编好件号后，用用户根据情况况对档案进行行装盒，在盒盒号栏填写盒盒号（如第一一盒，填写为为1）盒号、件号也可可以手动修改改，用鼠标点点击件号，可可对其进行排排序，盒号件件号要与纸质质档案保持一一致著录：可以对oa系统统外具有保留留价值的档案案进行著录，以以便归档查询询，操作方法法看3.1.1。删除：如上图例中如将将已经归档的的，可以在归归档目录中直直接点击“取消”按钮，将文文件从“归档目录”中取消归档。也可以选中中要取消归档档的档案，然然后点击。如下图所示示操作：其相应的公文将将从“已归档”目录转移到“未归档”目录，待再再次归档。编辑修改：如上上图所示，对对要编辑的档档案点击“编辑”按钮，进入入编辑页面，可可以对档案进进行修改。 图：编辑档案打印打印按钮提供的的是打印归档档目录功能，一一般情况按盒盒打印，选择择左侧盒号，点击“”，实现打印归档目录功能，如下图：图：打印归档目目录2打印备考表应该该先选择要打打印的盒号，点点击“”1图：选择打印盒盒号用鼠标点击可以以填写内容，然然后打印图：打印备考表表档案借阅权限的的设置：为档案的网上利利用的安全性性，人为将档档案划分为“开放”、“只开放标题”、“不开放”三个安全等等级。1、 开放（可直接查查询并打开看看内容）.2、 只开放标题（可可查询到标题题，但不能打打开内容）3、 不开放（无法查查询到标题）。档案开放的级别别可以集体设设置，设置方方法有两种，一一种是档案管管理员在档案案分类中进行行设置，可以以按照公文种种类、机关代代字进行设置置；一种是档档案管理员在在建立部门时时进行设置，可可以按照部门门设置，操作作方法。也可可以在档案属属性设置中进进行修改。档案查询档案管理员可以以对归入的档档案进行查询询，点击，进进入查询界面面，可以根据据标题、文号号等进行查询询。点击情况况条件可以重重新填写条件件查询，点击击可以隐藏上上面的查询条条件。14 档案查询借阅（全全体用户）4.1 档案查询所有用户都可以以有档案查询询的菜单权限限，如下图：图：档案查询图：档案查询界界面在档案查询界面面填入所要查查询档案的条条件如：档案案类型（文书书）年度范围围、标题、文文号等条件。点点击按钮，将将在“查询结果”栏中显示相相关档案，如下图：图：档案查询结结果图中注明：“绿绿色”可直接调阅阅，“红色”需填写“档案借阅单”借阅。用户可直接点点中上图中绿色色档案标题查查看档案内容容，如下图所所示：点击对于红色的文件件标题，无法法直接点击浏浏览，可以点点中标题。用用鼠标拖拽到到借阅列表（鼠标拖拖动后自动在在上方出现添添加借阅单界界面），对文件进行“借阅审批”，最终经过过档案管理员员同意借阅后后浏览，如下下图所示：鼠标拖拽图： “借阅档档案列表”窗口需要借阅多个文文件，继续点击其它它档案逐一加加入到“借阅档案列表表”窗口。最后后点击按钮，进进入“档案借阅申申请单”，开始“档案借阅”审批流程。4.2 档案借阅申请单单档案借阅申请单单主要功能是是用户向档案案管理员借阅阅档案点击档案借阅申申请单，进入入档案申请界界面，填写借借阅内容、目目的，点击保保存按钮图：档案借阅申申请单如上图，档案管管理员如果有有权利借阅直直接点击借阅阅把档案借阅阅申请人查看看。借阅类型型分为三种，正正文、意见和和全部。正文文是用户只能能查看档案的的正文、意见见是用户能够够查看公文流流转时领导和和办理人员签签署的意见，全全部是既可以以看正文又可可以查看意见见。档案借阅阅期限默认为为三天，到期期后自动收回回，如果要设设置归还期限限，点击归还还期限后面的的，选择归还还时间。档案管理员对于于同意借阅档档案，档案管管理员可对该该档案点击“借阅”按钮，完成成同意借阅工工作。将“申请单”返回给“借阅人”完成借阅审审批。借阅人人通过待办事事务进入由档档案管理员审审批后的档案案借阅单，查查看通过审批批的档案（通通过审批的为为绿色），可可以填写借阅阅效果。借阅阅完成后，点点击“办结”按钮完成借借阅流程。34