财务会计信息化中的基本概念12820.docx

第一章 财会信息化概述教学目的与要求本章对会计信息系统的基本概念和会计信息系统的发展情况作一概括的介绍。目的是使学员了解会计信息系统在经济管理中的重要作用，掌握手工与计算机会计信息系统的基本区别，从而为学习会计信息系统的工作原理、内部结构和使用方法奠定基础。21世纪是一个信息时代，会计工作作为经济生活不可缺少的一部分，必将更多地运用信息技术。会计信息处理从手工发展到电算化是会计操作技术和信息处理方式的重大变革。它对会计理论和会计方法提出一系列新的课题，使传统会计格局逐渐被打破，新的会计思想和理论逐渐确立，从而在推动会计自身发展和变革的同时，也促进会计信息系统的进一步完善和发展。第一节 财会信息化中的基本概念1. 信息和系统数据是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，并能对客观事物的属性进行描述。数据可以是具体的数字、字符、文字或图形等形式。信息是数据加工的结果，它可以用文字、数字、图形等形式，对客观事物的性质、形式、结构和特征等方面进行反映，帮助人们了解客观事物的本质。信息必然是数据，但数据未必是信息，信息仅是数据的一个子集，经过加工后有用的数据才成为信息。尽管数据和信息存在着差别，但在实际工作中由于数据和信息并无严格的界限，因此二者经常被不加区别地使用。在会计处理过程中，经过加工处理后的会计信息，往往又成为后续处理的数据。系统是由一些相互联系、相互作用的若干要素，为实现某一目标而组成的具有一定功能的有机整体。一般来讲系统具有以下特征。 独立性：每个系统都是一个相对独立的部分。它与周围环境具有明确的界限，但又受到周围环境的制约和影响。 整体性：系统各部分之间存在着相互依存的关系，既相对独立又有机地联系在一起。 目标性：系统是为达到某种特定目标而组织建立起来的。尽管系统中各组成部分的分工不同，但目标却是共同的。 层次性：一个系统由若干部分组成，称为子系统。每个子系统又可分成更小的子系统，因此系统是可分的，相互之间有机结合具有结构上的层次性。 运动性：系统随着时间的推移，不断地改变自身的特性以及与环境的适应能力，同时系统还不断地进行着信息的处理，处于不断运动状态。2会计信息系统（1）信息系统 信息系统是以收集、处理和提供信息为目标的系统，该系统可以收集、输入、处理数据；存储、管理、控制信息；向信息的使用者报告信息，使其达到预定的目标。信息系统的功能可以归纳为以下几个方面。 数据的收集和输入：数据的收集和输入功能是指将待处理的原始数据集中起来，转换为信息系统所需要的形式，输入到系统中。 信息的存储：数据进入信息系统后，经过加工或整理，得到了对管理者有用的信息。信息系统负责把信息按照一定的方法存储、保管起来。 信息的传输：为了让信息的使用者方便地使用信息，信息系统能够迅速准确地将信息传送到各个使用部门。 信息的加工：信息系统对进入系统的数据进行加工处理，包括查询、计算、排序、归并等。 信息的输出：信息输出的目的是将信息系统处理的结果以各种形式提供给信息的使用者。（2）会计信息系统会计信息系统是一个对会计数据进行采集、存储、加工、传输并输出大量会计信息的系统。它通过输入原始凭证和记账凭证，运用本身特有的一套方法，从价值方面对本单位的生产经营活动以及经营成果进行全面、连续、系统地定量描述，并将账簿、报表、计划分析等输出反馈给各有关部门，为企业的经营活动和决策活动提供帮助，为投资人、债权人、政府部门提供会计信息，以便更加有效地组织和运用现有资金。会计信息系统作为企业管理信息系统的一个重要组成部分，其开发与使用的最终目标就是要满足企业现代化管理的需要，这就是说，在特定时期开发出的会计信息系统，其结构与功能必须要适应特定时期的企业管理体制。与此同时，计算机管理系统的开发与应用也会在一定程度上改变企业手工业务处理流程，促进企业管理的规范化和现代化，使企业管理进入一个更高层次。企业管理进入一个更高层次后又会反过来要求会计信息系统在结构与功能上做进一步发展，以适应企业更高层次管理模式的需要。因此，会计信息系统的发展与企业管理的发展是既相互适应又相互推动的。（3）会计信息系统的特点由于会计信息系统有手工会计信息系统和基于计算机的会计信息系统之别，这里分别以手工会计信息系统和基于计算机的会计信息系统，说明会计信息系统的特点，以比较不同处理手段给会计信息系统带来的区别。 手工会计信息系统的特点手工会计信息系统主要有以下特点。 数据量大：会计信息系统以货币作为主要计量单位，对生产经营活动进行系统、连续、全面、综合地核算和监督。一个企业的生产经营活动，涉及到具体的货币资金、债权债务的收支增减变动。具体品种规格的材料物资和机器设备、工具器具的增减变动，都要归入会计信息系统，经过加工处理，最后得出反映单位财务状况和经营成果的综合性数据。会计数据核算详细，存储时间长，数据量大，占整个企业管理信息量的70左右。 数据结构复杂：会计信息必须反映企业的整体的经济活动，主要从资产、负债、所有者权益、成本费用和损益5个方面进行，核算时表现为5大分支体系。这些数据不仅结构层次较多，而且数据处理流程也比较复杂，一项经济业务的发生，可能引起各个方面的变化，数据处理比其他信息处理系统都要错综复杂。 数据加工处理方法要求严格：会计信息系统对各项经济业务的处理都必须遵守一套严格的准则和方法，如存货计价、成本计算等从内容到范围、方法，在会计法规和财经制度中做了明确的规定，必须严格按规定执行，不得随意更改。 数据的及时性、真实性、准确性、完整性、全面性等要求严格：会计信息的及时性是对经济活动有效核算和监督的基础，会计信息系统应该及时地向有关部门及个人提供数据，及时将有关资金运动、成本消耗的信息反馈给管理部门，以利于管理者能够及时做出正确的决策。为全面反映经济活动情况，会计信息系统收集的数据必须齐全，不允许有疏漏，保证资料的连续、完整；数据加工的过程要有高度的准确性，不能有任何差错。只有全面、完整、真实、准确地处理会计数据，才能正确反映单位的经营成果和财务状况，准确处理国家、企业及个人之间的财务关系。 安全可靠性要求高：会计信息系统的有关资料包含了企业单位的财务状况和经营成果的全部信息，是重要的历史档案材料，不能随意泄露、破坏和丢失。应采取有效措施加强管理，保证系统数据的安全可靠。 计算机方式下会计信息系统的特点 计算机方式下的会计信息系统，不仅具有电子数据处理系统的共性，而且具有以下几个自身特征。 及时性与准确性：计算机方式下会计信息系统，数据处理更及时、准确。计算机运算速度决定了对会计数据的分类、汇总、计算、传递及报告等处理几乎是在瞬时完成的，并且计算机运用正确的处理程序可以避免手工处理出现的错误。计算机可以采用手工条件下不易采用或无法采用的复杂的、精确的计算方法，如材料收发的移动加权平均法等，从而使会计核算工作更细、更深，能更好地发挥其参与管理的 职能。 集中化与自动化：计算机方式下会计信息系统，各种核算工作都由计算机集中处理。在网络环境中信息可以被不同的用户分享，数据处理更具有集中化的特点。对于大的系统如大型集团或企业，规模越大，数据越复杂，数据处理就要求更集中。由于网络中每台计算机只能作为一个用户完成特定的任务，使数据处理又具有相对分散的特点。计算机方式下会计信息系统，在会计信息的处理过程中，人工干预较少，由程序按照指令进行管理，具有自动化的特点。集中化与自动化将会取得更好的 效益。 人机结合的系统：会计工作人员是会计信息系统的组成部分，不仅要进行日常的业务处理还要进行计算机软件、硬件故障的排除。会计数据的输入、处理及输出是手工处理和计算机处理两方面的结合。有关原始资料的收集是计算机化的关键性环节，原始数据必须经过手工收集、处理后才能输入计算机，由计算机按照一定的指令进行数据的加工和处理，将处理的信息通过一定的方式存入磁盘，打印在纸张上，通过显示器显示出来。 内部控制更加严格：计算机方式下会计信息系统，内部控制制度有了明显地变化，新的内部控制制度更强调手工与计算机结合的控制形式，控制要求更严，控制内容更广泛。第二节 会计信息系统的发展1发展过程我国会计电算化工作始于1979年，其代表项目是1979年财政部支持并直接参与的在长春第一汽车制造厂进行的会计电算化试点工作。1981年8月在财政部、一机部和中国会计学会的支持下，在长春召开了“财务、会计、成本应用计算机问题研讨会”，以总结这一工作的经验和成果。在这次会议上提出,计算机在会计工作中的应用统称为“会计电算化”。以此开始，随着20世纪80年代计算机在全国各个领域的应用推广和普及，计算机在会计领域的应用也得以迅速发展。概括起来，我国二十多年来会计信息系统的发展大体可分为以下4个阶段。（1）起步阶段(1983年以前)这个阶段起始于20世纪70年代少数企、事业单位单项会计业务的电算化，计算机技术应用到会计领域的范围十分狭窄，涉及到的业务内容十分单一，最为普遍的是工资核算的电算化。在这个阶段，由于会计电算化人员缺乏，计算机硬件比较昂贵，软件汉化不理想，会计电算化没有得到高度重视，因此，使会计电算化发展比较缓慢。（2）自发发展阶段(1983年1986年)这个阶段，全国掀起了计算机应用的热潮，加上微型机在国内市场上大量出现，企业也有了开展电算化工作的愿望，纷纷组织力量开发财务软件。但是这一时期由于会计电算化工作在宏观上缺乏统一的规范、指导和相应的管理制度，加之我国计算机在经济管理领域的应用也同样处于发展的初级阶段，开展会计电算化的单位也没有建立相应的组织管理制度和控制措施，使得会计电算化工作和会计软件的开发，多是单位各自为政，盲目自行组织和开发软件，低水平重复开发现象严重。会计软件的通用性、适用性差。财务软件一家一户地自已开发，投资大、周期长、见效慢，造成大量的人力、物力和财力的浪费。针对这种情况，开始了对会计电算化实践经验的总结和理论研究工作，并开始培养既懂会计又懂计算机的复合型人才。（3）稳步发展阶段(1987年1996年)在这一阶段，财政部和中国会计学会在全国大力推广会计电算化并加强了会计电算化的管理工作。各地区财政部门以及企业管理部门也逐步开始对会计电算工作进行组织和管理，使会计电算化工作走上了有组织、有计划的发展轨道，并得到了蓬勃的发展。这个阶段的主要标志是：商品化财务软件市场从幼年已走向成熟，初步形成了财务软件市场和财务软件产业；一部分企事业单位逐步认识到开展会计电算化的重要性，纷纷购买商品化财务软件或自行开发财务软件，甩掉了手工操作，实现了会计核算业务的电算化处理；在会计电算化人才培养方面，许多中等或专科院校开设了会计电算化专业，在大学本科教育中，会计学及相关专业也开设了会计电算化课程，在对在职财会人员的培训中，加大了会计电算化的培训力度；与单位会计电算化工作的开发相配套的各种组织管理制度及其控制措施逐步建立和成熟起来；会计电算化的理论研究工作开始取得成效。（4）竞争提高阶段(1996年至今)随着会计电算化工作的深入开展，特别是在财政部及各省市财政部门的大力推广下，财务软件市场进一步成熟，并出现激烈竞争的势态，各类财务软件在市场竞争中进一步拓展功能，各专业软件公司进一步发展壮大。这一阶段的主要标志是：国外一些优秀的财务软件进入并开始在国内市场立足；国内老牌专业财务软件公司迅速壮大发展，如用友软件年销售额已突破亿元，并迅速发展壮大一批后起之秀，如深圳金蝶、山东国强、杭州新中大等专业的财务软件公司。管理型财务软件的成功开发及推广应用，进一步拓展了财务软件的功能，提高了计算机在财务会计领域中作用的发挥程度；会计电算化专业人才的培养进一步加快步伐，特别是中高级人才的培养力度加大，使会计电算化研究方向的研究生进一步增加，并开始在会计电算化方向设立博士生。另外，部分专业的财务软件公司在成功推广应用管理型财务软件的基础上，又开始研制并试点推广MRP和ERP软件。2会计信息系统的发展趋势（1）会计电算化的开展与管理将更加规范和标准为搞好会计电算化管理制度的建设，应不断完善会计电算化管理制度，运用新的管理手段，进一步组织实施已有的管理办法。目前财政部已制定颁发了会计电算化的管理规章，随着这些规章的贯彻实施，将使会计电算化管理工作更加规范。（2） 会计软件的开发向着工程化和商品化发展会计软件商品化加速了我国商品化会计市场的形成。目前会计软件的开发已从以往的经验开发转向科学化、工程化开发，一些会计软件公司集中了各种软件技术专家，来开发通用化、规范化的会计软件，并通过提高软件的实用性、功能性和可靠性以及良好的售后服务进行竞争。随着商品化会计软件的日益增多、日益成熟，我国商品化的会计软件市场将不断成熟和完善。（3）会计软件更加注重功能上的综合化和技术上的集成化企业的生产经营活动是一个相互联系、相互制约的有机整体，会计不仅要综合反映和监督企业的财务状况和经营成果，而且要参与和支持企业的生产经营和管理活动。企业的供、产、销各个环节的经营好坏，人、财、物各项消耗的节约与浪费，都直接影响企业的财务状况和经营成果，因此，要开展预测、决策、控制和分析等工作，不仅需要财会数据，而且还必须有供、产、销等方面的经济信息，这就要求会计电算化系统应首先具备综合组织管理这些数据的能力，并在对这些数据综合处理的基础上，能够进一步利用系统数据进行统计、分析、预测等处理，使原来单一的会计核算发展为集核算、监督、管理、控制、分析、预测和决策支持为一体的综合系统。(4) 会计信息系统的网络化与智能化计算机网络技术，特别是局域网已广泛应用于会计信息系统，使会计信息系统实现了各个工作站的并发操作、统一管理和数据共享。随着集团公司的发展和全国各地分支机构的建立，一些企业提出了更高的要求，如中远程数据传输、中远程数据查询、中远程维护和合并会计报表的编制等，计算机网络技术的发展，为会计信息系统满足企业的需求提供了强大的技术支持。另一方面，随着市场经济的发展，影响经济变化的因素越来越复杂，预测、决策、管理、控制和分析的难度越来越大，除了要不断提高工作人员的信息处理水平，加大数据量的采集和运用，还要逐步实现信息系统的智能化，利用人工智能的研究成果，采集专家的经验和智慧，以辅助企业的经营管理决策等，所有这些对软件智能化的要求同样是会计信息化软件今后的努力目标。1.3 会计信息系统的管理会计信息系统管理分为宏观管理和微观管理。微观管理是指基层单位对已建立的会计信息系统进行全面管理，保证安全，正常运行，一般包括建立内部控制制度，系统运行管理和会计档案管理等内容。宏观管理是指国家、行业或地区为保证会计工作的顺利开展和电算化后的会计工作质量，所制定的办法、措施、制度。管理制度的完善和贯彻，是做好会计工作的关键，对保证会计信息系统能够从一开始就进入规范化、程序化轨道至关重要。1.3.1 会计信息系统的宏观管理会计信息系统是管理信息系统的重要组成部分，各级财政部门在会计信息系统的宏观管理中具有法律的领导地位和职责。会计信息系统的宏观管理是国家履行政府职能的重要内容，应从制度、软件、人才等多方面予以引导和支持。会计信息系统宏观管理的主要任务 如下。1. 制订会计信息系统的发展规划 会计信息系统总体规划应以一定时期、一定地区的发展战略目标为依据，结合本单位的实际情况来制订。发展规划应包含以下内容：会计信息系统建设目标，会计信息系统的总体结构，计算机会计信息系统建立的途径，系统的硬、软件配置，确定工作步骤，确定会计信息系统建设工作的管理体制和组织机构，制订专业人员的培训与配备计划，确定资金的来源及预算等。制订会计信息系统的发展规划是建设会计信息系统的战略计划，是决定系统成败的关键。2. 制订会计信息系统管理规章及专业标准 为保证会计信息系统健康发展，制订会计电算化宏观管理规章及专业标准是非常必要的。国际会计师联合会(IFAC)分别于1984年2月、10月和1985年6月公布了电子数据处理环境下的审计、计算机辅助审计技术和电子计算机数据处理环境对会计制度和有关的内部控制研究与评价的影响。我国财政部于1989年12月发布了全国性会计电算化管理规章会计核算软件管理的几项规定(试行)，1990年7月发布了关于会计核算软件评审问题的补充规定(试行)。根据中华人民共和国会计法的有关规定，于1994年6月30日重新发布了会计电算化管理办法、商品化会计核算软件评审规则、会计核算软件基本功能规范 3个规章制度。为指导基层单位开展会计电算化工作，财政部1996年发布了会计电算化工作规范。这些是目前指导我国会计信息系统建设工作最重要的 文件。 3. 大力抓好人才的培养人才是会计信息系统建立和发展的关键，人才培训既是会计信息系统宏观管理的需要，也是企业单位会计信息系统建设工作的需要。只有培训众多既懂计算机又懂会计业务知识的人才，才能加快会计信息系统的进程和水平的提高。人才的培养既要避免人才匮乏又要避免人才的浪费，要求合理的进行多层次、多渠道、多形式的培养，合理的规划。因此，要把会计信息系统人才培训作为会计信息宏观管理的重要内容之一。特别是各级财政及主管部门应培养一批会计信息系统专业管理人员，对本地区、本行业、本部门会计信息系统建设工作进行统一协调、组织、管理和指导。避免盲目开展，各自为政。企事业单位会计信息系统到底需要配备什么样的人才，主要由单位开展计算机会计工作的方式和程序所决定。4. 推动会计信息系统理论研究会计信息系统的发展需要会计信息系统理论研究的支持和指导。各级财政主管部门应在宏观管理中注重理论研究工作，特别要坚持百花齐放、百家争鸣的方针，鼓励支持从事会计信息系统实际工作的人员学习理论开展研究，做到理论和实际相结合。1.3.2 会计信息系统的微观管理为了对会计信息系统进行全面管理，保证会计信息系统安全、正常运行，在企业中应切实做好会计信息系统内部控制，以及操作管理、会计档案管理等工作。1. 建立内部控制制度内部控制制度是为了保护财产的安全完整，保证会计及其他数据正确可靠，保证国家有关方针、政策、法令、制度和本单位制度、计划贯彻执行，提高经济效益，利用系统的内部分工而产生相互联系的关系，形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序的一种管理制度。内部控制制度的基本作用是保护财产安全完整；提高数据的正确性、可靠性。贯彻执行方针、政策、法令、制度、计划，是审计工作的重要依据。内部控制制度的基本目标是健全机构、明确分工、落实责任、严格的操作规程，充分发挥内部控制作用。其具体目标如下： 合法性，保证处理的经济业务及有关数据符合有关规章制度。 合理性，保证处理的经济业务及有关数据有利于提高经济效益和工作效率。 适应性，适应管理需要、环境变化和例外业务； 安全性，保证财产和数据的安全，具有严格的操作权限、保密功能、恢复功能和防止非法操作功能。 正确性，保证输入、加工、输出数据正确无误；及时性，保证数据处理及时，为管理提供信息。单位开展会计信息系统建设工作应从人员培训、经费使用、工作规划等方面加强管理。2. 建立岗位责任制会计信息系统的建设应建立、健全会计工作岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专职，办事有要求，工作有检查。按照会计信息系统的特点，在实施会计信息系统建设过程中，各单位可以根据内部控制制度和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。 会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。各基本会计岗位与手工会计的各岗位相对应，基本会计岗位必须是持有会计证的会计人员，未取得会计证的人员不得从事会计工作。基本会计工作岗位可以一人一岗、一人多岗或一岗多人，但应当符合内部控制制度的要求。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。基本会计岗位的会计人员还应当有计划地进行轮换。会计人员还必须实行回避制度，电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点，结合会计工作的要求，划分会计电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，电算化可设立以下 岗位。 电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。要求具备会计和计算机应用知识以及有关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用大中型计算机和计算机网络财务软件的单位，应设立此岗位。 软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任操作岗位的工作。 审核记账：负责对已输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，以保证记账凭证的真实性、准确性；操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位要求具备会计和计算机应用知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。 电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位要求具备计算机应用知识和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大中型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。此岗位在大中型企业中应由专职人员担任；维护员不应对实际会计数据进行操作。 电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机应用知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。此岗位可由会计稽核人员或会计主管兼任。采用大中型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。 数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析。要求具备计算机应用和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大中型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位。此岗位可由主管会计兼任。 档案管理：负责磁盘或光盘等数据、程序的保管，打印输出账表、凭证等各种会计档案资料的保管工作，做好数据及资料的安全保密工作。 软件开发：主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。由本单位人员进行会计软件开发的单位，设立此软件开发岗位。 在实施会计信息系统过程中，各单位可根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，参照上述电算化会计岗位进行内部调整和增设必要的工作岗位。基本会计岗位与电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员应保持相对的稳定。由本单位进行会计软件开发，还可增设软件开发岗位。小型企事业单位设立电算化岗位，应根据实际需要对上述岗位进行适当的合并。3. 操作管理电算化后，会计信息系统的正常、安全、有效运行的关键是操作使用。操作管理主要体现在建立与实施各项操作管理制度上。如果单位的操作管理制度不健全或实施不得力，都会给各种非法舞弊行为以可乘之机。如果操作不正确，会造成系统内的数据的破坏或丢失，影响系统的正常运行，也会造成录入数据的不正确，影响系统的运行效率，直至输出不正确的账表。因此，单位应建立健全操作管理制度并严格实施，以保证系统的正常、安全、有效地运行。操作管理的任务是建立电子计算机会计系统的运行环境，按规定录入数据，执行各自模块的运行操作，输出各类信息，做好系统内有关数据的备份及故障时的恢复工作，确保计算机系统的安全、有效、正常运行。操作管理制度主要包括以下内容。 规定操作人员的使用权限。通常由会计主管或系统管理员为各类操作人员设置使用权限和操作密码，规定每一个人可以使用的功能模块和可以查询打印的资料范围，未经授权，不得随便使用。在授权时应注意，系统开发人员、维护人员不得担任操作工作；出纳人员不得单独担任除登记日记账以外的其他操作；对不同的操作人员规定不同的操作权限，对企业的重要会计数据要采取相应的保护措施；未经授权的人一律不得上机。 操作人员上机必须登记，包括姓名、上机时间、操作内容、故障情况和处理结果等，上机操作记录必须由专人保管。 操作人员必须严格按照会计业务流程进行操作。要预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证未经审核而登记机内账簿；已输入的数据发生错误应根据不同情况进行留有痕迹的修改。 为确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和会计软件的非法修改和删除，操作人员应及时做好数据备份工作，对磁性介质存放的数据要保存双备份，以防发生意外。 为避免计算机病毒的侵入，操作人员不得使用外来软盘，如必须使用要先进行病毒检查，健全计算机硬件、软件出现故障时进行排除的管理措施，确保会计数据的安全性与完整性。4. 维护管理系统的维护包括硬件维护和软件维护两部分。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。正确性维护是指诊断和清除错误的过程；适应性维护是指当单位的会计工作发生变化时，为了适应会计工作的变化而进行的软件修改活动；完善性维护是指为了满足用户在功能或改进已有功能的需求而进行的软件修改活动。软件维护还可分为操作性维护与程序性维护两种。操作性维护主要是利用软件的各种自定义功能来修改软件，以适应其变化；操作性维护主要是指需要修改程序的各项维护工作。维护是系统整个生命周期中最重要、最费时的工作，应贯穿于系统的整个生命周期，不断地重复进行，直至系统过时和报废为止。现有统计资料表明：在软件系统生命周期各部分的工作量中，软件维护的工作量一般占50以上，因此，各单位应加强维护工作的管理，保证软件的故障及时排除，满足单位会计工作的需要。加强维护管理是系统安全、有效、正常运行的保证之一。在硬件维护工作中，较大的维护工作一般是由销售厂家进行的，使用单位一般可不配各专职的硬件维护员。硬件维护员可由软件维护员担任，即通常所说的系统维护员。对于自行开发软件的单位一般应配备专职的系统维护员。系统维护员负责系统的硬件设备和软件的维护工作，及时排除故障，确保系统能正常运行，负责日常的各类代码、标准摘要、数据及源程序的正确性维护、适应性维护，有时还负责完善性的维护。维护的管理工作主要是通过制订维护管理制度和组织实施来实现的。维护管理制度主要包括以下内容。系统维护的任务，维护工作的承担人员，软件维护的内容，硬件维护的内容，系统维护的操作权限，软件修改的手续。5. 机房管理保证计算机机房设备的安全和正常运行是进行会计电算化的前提条件。因此设立机房有两个目的：一是给计算机设备创造一个良好的运行环境，保护计算机设备；二是防止各种非法人员进入机房，保护机房内的设备，机内的程序与数据的安全。以上是通过制订与贯彻执行机房管理制度来实施的。因此，机房管理的主要内容包括机房人员的资格审查，机房内的各种环境、设备要求，机房中禁止的活动和行为，设备和材料进出机房的管理要求等。 6. 档案管理会计档案管理主要是建立和执行会计档案立卷、归档、保管、调阅、销毁等管理制度。电算化后，大量的会计数据存储在磁盘中，而且还增加了各种程序、软件等资料。各种账表也与原来的有所不同，主要是打印账表。这些都给原有的档案管理工作提出了新的要求，需要加强会计档案的管理。这里的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证；存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质；系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。档案管理的任务是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。有效的档案管理是存档数据安全、完整与保密的有效保证。档案管理一般也是通过制订与实施档案管理制度来实现的。档案管理制度一般包括以下内容。 存档的手续：主要是指各种审批手续，如打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。 各种安全保证措施：如备份软盘应贴上写保护标签，存放在安全、洁净、防热、防潮的场所。 档案使用的各种审批手续：调用源程序就应由有关人员审批，并应记录下调用人员的姓名、调用内容、归还日期等。 各类文档的保存期限及销毁手续：打印输出账簿应按会计档案管理办法的规定保管期限进行保管。 档案的保密规定：对任何伪造，非法涂改、更改，故意毁坏数据文件、账册、软盘等的行为都将进行相应的处理。7. 病毒预防计算机病毒是危害计算机信息系统的一种新手段，其传播泛滥的客观效果是危害或破坏计算机资源，轻则中断或干扰信息系统的工作，重则破坏机内数据造成系统重大甚至是无可挽回的损失。因此，在会计信息系统的运行过程中必须对计算机病毒问题给予充分的重视。 病毒感染的具体表现主要有：侵害计算机的引导区或破坏文件分区表，使系统无法启动或调用文件；系统无法调用某些外部设备，如打印机、显示器等，但这些设备本身并无故障；系统内存没有原因的减少，软件运行速度减慢甚至死机；在特定的日期，当前运行的文件突然被删除；用户储存在硬盘上的文件被无故全部删除；正在运行的计算机突然无故重新启动；突然格式化特定的磁道、扇区甚至整个磁盘；屏幕突然出现弹跳的小球、字符、某些特定的图形等。除以上表现外，一般来说，只要正在工作的计算机发生突然的非正常运行，通常都应首先怀疑是计算机病毒在起作用。根据病毒的特点和侵害过程，防范计算机病毒的主要措施主要有以下基本方法。 建立网络防火墙以抵御外来病毒或“黑客”对网络系统的非法侵入。 使用防病毒软件经常对计算机系统进行检查，以防止病毒对计算机系统的破坏。 不断改进数据备份技术并严格执行备份制度，从而将病毒可能造成的损失降低到最小的程度。目前出现了一些可以对受到破坏的数据进行抢救的软件，这些软件甚至可以在对硬盘进行格式化后，恢复硬盘中原来保存的数据。有条件的单位应根据需要置备这些软件，以便在必要时抢救机内数据。 1.5 会计信息系统的实施过程会计信息系统的的建设是一个系统工程，是基层单位会计信息系统建设工作的具体实施过程。会计信息系统的建设除了配备计算机等硬件设备、操作系统、会计软件以外，还需要进行组织规划、建立会计信息系统工作机构，完善计算机硬件、软件管理制度，进行人员培训等。1.5.1 会计信息系统的计划与组织制订会计信息系统的组织是指适应电算化的需要，设置单位电算化的机构并调整原有会计部门的内部组织。会计信息系统的组织工作涉及单位内部的各个方面，需要人力、物力、财力等多项资源。因此，必须由单位领导或总会计师亲自抓这项工作，成立一个制订本单位会计信息系统发展规划和管理制度，组织会计信息系统的建立和本单位财务人员培训，并负责会计信息系统的投入运行的组织策划机构。在会计信息系统的具体实施过程中，必须制订一个详细的实施计划，对在一定时期内要完成的工作有一个具体的安排。各单位的财会部门，是会计工作的主要承担者，负责制订本单位会计信息系统的具体实施计划和方案。在制订本单位会计信息系统的实施计划时，应从本单位的具体情况出发，按照循序渐进、分步实施的原则进行，有计划、有步骤地安排实施机构及人员的配置、计算机设备的购置、软件开发及购置以及其他相关费用的预算安排等，使单位能从整体上合理安排人力、物力和财力。1.5.2 配备计算机硬件和系统软件1. 硬件计算机硬件包括主机、显示器、打印机、键盘等，配备计算机硬件是指会计电算化所需硬件系统的构成模式。目前主要有单机系统、多用户系统和计算机网络系统等模式。 单机系统是指整个系统中只配置一台计算机和相应的外部设备，所使用的计算机一般为微型计算机，同一时刻只能供一个用户使用。单机系统具有投资规模小，见效快的特点，适合会计电算化初期或核算简单、经济和技术力量比较薄弱的小型单位，但其可靠性比较差，不利于设备、数据共享。 会计业务量大，地理分布集中，资金雄厚且具有一定系统维护力量的大中型企、事业单位可选用多用户系统，多用户系统配置一台主机和多个终端，数据可由各终端同时输入，主机对数据集中处理，可以很好地实现数据共享，提高系统效率且具有良好的安全性。 网络系统包括文件服务器(FS)网络结构、客户机/服务器(C/S)网络结构和浏览器/Web服务器(B/S)网络体系。因为网络系统具有在网络范围内实现硬件、软件和数据的共享费用低，传输速度快，易维护，使用方便，可靠性高等优点，正被越来越多的实现电算化的单位采用。2. 系统软件系统软件是指与计算机硬件直接联系，提供用户使用的软件，它担负着扩充计算机功能，合理调用计算机资源的任务。系统软件是保证会计信息系统正常运行的基础软件。采用单机系统的单位，可选用Windows 操作系统，也可采用DOS操作系统；采用多用户系统的单位，可选用Unix作为操作系统；采用计算机网络系统的，可选用Novell公司的NetWare操作系统。系统软件的选择，还应考虑汉字操作系统的选择，与所选计算机的兼容性，数据处理能力是否满足本单位需要以及性能价格比等诸多因素。3. 财务软件财务软件是专门用于会计核算和管理工作的计算机应用软件的总称，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算和管理工作的计算机程序。它是由一系列指挥计算机进行会计核算工作的程序和有关文档技术资料组成的。借助于财务软件，可以运用计算机强大的运算、存储和逻辑判断功能对原始会计数据进行加工、存储处理，输出各种有用的会计信息资料。会计电算化工作也由此变成了会计数据的输入、处理、输出这样一个简单的过程，即输入会计数据，依托财务软件对会计数据进行处理，最后输出会计信息，从而可以基本上实现会计数据处理的自动化，并使得会计数据处理的精度和速度有了很大地提高。一般来说，配备会计软件的方式主要有：购买通用商品化会计软件；定点开发；选择通用商品化会计软件与定点开发相结合3种。商品化会计软件是指专门对外销售的会计软件。通用商品化会计软件一般具有成本低、见效快、质量高、维护有保证等优点，所以比较适合会计业务比较简单的小型企、事业单位选择；大中型企、事业单位会计业务一般有其特殊要求，可根据本单位实际工作的需要，选择定点开发的模式，以满足本单位的特殊需要；对于通用会计软件不能完全满足单位特殊的核算与管理要求的，可结合通用会计软件定点开发部分配套的模块，选择通用商品化会计软件与定点开发相结合的方式。软件市场上存在着很多可用的会计软件，用户必须进行选择，另外，为了在外购会计软件与自制会计软件的方案之间进行选择，用户也需要对可供选择的软件做出了解和比较。在选择商品化会计软件时，一般应考虑以下因素。 要购买原版的会计软件：这是因为多数商品化会计软件厂家只对原版软件进行维护；许多商品化会计软件厂家对其软件进行了加密，如购买了其复制件，有可能会出现软件中数的丢失、变化，甚至会引入计算机病毒，不能保证会计工作的正常运行。 功能要求：会计软件的功能应符合行业的特点，满足本单位具体核算与管理的要求，尤其要看商品化会计软件是否对外提供有接口，接口是否符合要求。因为商品化软件是通用软件，单位有时会根据自身特点和需要，增加一些特殊功能，或者需要软件的二次开发，这需要会计软件的接口满足连接的要求。 配置要求：应根据自己系统的目标及企业条件，选择有适当配置要求的会计软件。 文档资料：文档材料提供的优势和多少，决定了用户对系统开发者的依赖程度。最基本的文档资料是用户操作手册，又称使用说明书。首先，它应该尽量详细地介绍系统功能和用户的操作步骤以及系统对操作的反映，帮助用户熟悉会计软件的使用并排除某些操作产生的故障。其次，文档资料中应有会计软件系统运行时产生的凭证、账簿、报表等的样本资料，这有助于用户判断新系统的功能是否满足自己的需要。第三，文档资料中最好能有对系统的测试方案，以帮助用户验证系统