采购业务流程介绍14728.docx

目 录采购管理21.1 采购标标准业务流程程21.2 采购暂暂估业务流程程171.3 采购退退货业务流程程28采购管理采购管理系统，是是通过电子单单据将采购申申请、采购订订货、仓库收收料、采购退退货、购货发发票处理等功功能综合运用用的管理系统统，对采购物物流全过程以以及采购过程程中形成的应应付账款处理理，进行有效效的控制和跟跟踪，完善企业业物资供应信信息管理。1.1 采购标标准业务流程程采购业务是每个个企业都有的的日常业务流流程，包括赊赊购、现购等等采购方式下下，进行原材材料采购，这这其中涉及到到与供应商签签订订单，采采购原物料的的入库、应付付账款的确认认等等。采购业务基本流流程： 采购购申请单采购合同采购订单收料通知单单外购入库库单采购发票票费用发票票（1）采购申请请单：用户吴吴伟登录K/3 主界面面后，点击【供供应链】【采购管理理】【采购申请请】【采购申请请单-新增】，依依此路径进入入采购申请单单录入界面，如如图所示：采购申请单进入入路径界面（2）双击【采采购申请单-新增】，进进入采购申请请单录入界面面，录入使用用部门、日期期、物料代码码、数量、申申请人等信息息，然后点击击工具栏上的的【保存】按按钮，将此单单保存，再点点击【 审核核】的按钮审审核此单，如如图所示：采购申请单编辑辑界面（3）采购合同同：点击【供供应链】【采购管理理】【采购合同同】【采购合同同-新增】，依依此路径进入入采购合同录录入界面，录录入合同日期期、合同名称称、产品代码码、数量及单单价等信息，1.1 然后点击【保存存】按钮，保保存单据，再再点【审核】按按钮审核单据据，如图所示示：采购合同编辑界界面（4）采购订单单：点击【供供应链】【采购管理理】【采购合同】【采购合同同-维护】，依此路径进入采购合同序时簿界面，点击【下推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”，如图所示：采购合同下推订订单界面（5）调出采购购订单编辑界界面，合同上上的相关信息息携带了过来来并回填订单单的相应字段段，但是日期期、采购方式式、业务员等等需要手工录录入，单据录录入完毕后点点击【保存】，保保存成功后点点击【审核】。如如图所示：采购订单编辑界界面提示 录入采购购订单有三种种方式，一种种是下推关联联方式，如上上例所示；第第二种是上拉拉关联方式，点点击【供应链链】【采购管理理】【采购订单单】【采购订单单-新增】，进进入采购订单单新增界面，表表头的“选单类型”处选择“合同（应付付）”，再在“选单号”处按【F77】调出合同同界面，将对对应的合同选选中双击，此此时合同信息息将回填采购购订单相关字字段，此方式式实质上与第第一种是同一一种方式，只只是操作方法法不同；第三三种是手工新新增方式，点点击【供应链链】【采购管理理】【采购订单单】【采购订单单-新增】，进进入采购订单单编辑界面，手手工录入所有有信息。 （66）收料通知知单：点击【供供应链】【采购管理理】【收料通知知】【收料通知知单-新增】，进进入收料通知知单编辑界面面，表头的“选单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按F7调调出订单界面面，将对应的订订单POORRD0000001选中双双击，此时订订单信息便回回填收料通知知单相关字段段，手工录入入日期、仓库库等其他信息息后，保存、审审核单据，如如下图所示：收料通知单编辑辑界面注意 采购订单单上没有仓库库信息，收料料通知单上的的“收料仓库”是由单据上上的物料属性性中“默认仓库”回填的，可可以修改；若若物料属性中中没有录入“默认仓库”，则收料通通知单上的“收料仓库”为空，需要要手工录入，也也可以不录，在在做外购入库库单时再进行行维护。而且且表头的“收料仓库”显示为空，仓仓库信息在表表体显示。 （7）外购购入库单：点点击【供应链链】【采购管理理】【外购入库库】【外购入库库单-新增】，进进入外购入库库单编辑界面面，表头的“选单类型”处选择“收料通知单单”，再在“选单号”处按F7调调出收料通知知单序时簿界界面，将对应应的收料通知知单DD0000001选选中【双击】，此此时收料通知知单信息便回回填到外购入入库单相关字字段，手工录录入日期、业业务员等其他他信息后，保保存、审核单单据，如下图图所示：外购入库单编辑辑界面提示 1、审核核后的单据是是不能进行修修改的，若发发现错误需要要修改已经审审核的单据，要要先反审核，在在单据序时簿簿界面选择需需要反审核的的单据，点击击【编辑】菜菜单下的【反反审核】即可可。 2、若若已经关联了了下游单据则则需要先删除下游单单据，再反审审核当前单据据来进行修改改。 （8）采采购发票：点点击【供应链链】【采购管理理】【采购发票票】【采购发票票-新增】，进进入采购发票票编辑界面，表表头的“选单类型”处选择“外购入库单单”，再在“选单号”处按【F77】调出外购购入库单序时时簿界面，将将对应的外购购入库单WIIN0000002选中【双双击】，此时时外购入库单单信息便回填填采购发票相相关字段，手手工录入日期期、单价等其其他信息后，保保存、审核单单据，如图所所示：图采购发票编辑辑界面（9）在采购发发票编辑界面面的【查看】菜菜单下，选择择“采购费用发发票”，如图所示，系系统会调出费费用发票录入入界面，如下图图所示：关联生成采购费费用发票界面面费用发票编辑界界面提示 费用发票票表头的“应计成本费费用”有两个选择择“计入成本”和“不计成本”，本案例中中的运费是要要计入材料成成本的，此处处选择“计入成本”。 （100）将外购入入库单、采购购发票和费用用发票进行钩钩稽，点击【供供应链】【采购管理理】【采购发票票】【采购发票票-维护】，进进入采购发票票序时簿界面面，点击【编编辑】菜单下下的【钩稽】，如如下图所示：采购发票序时簿簿界面系统会调出钩稽稽界面，上半半部分为采购购发票，下半半部分为外购购入库单，如如图所示，在“费用发票”页签下是关关联的费用发发票，如下图所所示，点击【钩钩稽】的按钮钮，将外购入入库单、采购购发票和费用用发票进行钩钩稽，系统提提示钩稽成功功，如下图22-1-144所示采购发票与外购购入库单钩稽稽界面费用发票钩稽界界面钩稽成功界面提示 已经钩稽稽的采购发票票可以通过反反钩稽取消钩钩稽操作，具具体操作是在在采购发票序序时簿界面【编编辑】菜单栏栏下进行【反反钩稽】。 （11）进进行外购入库库核算：点击击【供应链】【存货核算】【入库核算】【外购入库核算】，系统调出采购发票的界面，选择需要核算的发票，点击“分配”按钮，如下图所示：费用分配完毕界界面提示 1、费用分配的的作用：将该该笔采购业务务中发生的费费用按一定的的方式分配到到物料上，计计入对应的原原材料成本中中。在【外购购入库核算】界界面，【核算算】菜单下，参参数【费用分分配方式】有两个选择“按按数量分配”和“按金额分配配”，本案例选选择“按数量分配配”。 本案例例中采购CPPU和内存条条的业务中，有有200元的的运费，经过过费用分配后后，分别更新新了采购发票票上“应计成本费费用”字段。分配配原理如下： CPU：80=1000×200÷（100+150）； 内存条：120=1150×200÷（100+150）。 费用发票分分配完毕后，进进行入库成本本核算。仍然然在此界面，点点击【核算】按钮，如如下图所示，核核算完成后系系统会提示核核算成功，如如下图所示：外购入库核算界界面核算成功界面2、核算的作用用在于将该笔笔采购业务最最终通过采购购发票上的实实际金额来确确认物料的入入库成本，包包括两部分：原材料的实实际价款和价价外费用（两两者都不含税税），分别更更新了外购入入库单上“金额”字段。在该该外购入库核核算界面上【查查看】菜单下下“对应入库单单”中可以查看看的到该笔采采购业务中物物料的入库成成本，如下图图所示：核算后的外购入入库单序时簿簿界面注意 外购入库库核算完成后后若想查询核核算结果，除除上述方式外外，还可以通通过【供应链链】【采购管理理】【外购入库库】【外购入库库单-维护】，进进入外购入库库单序时簿界界面进行查询询。 （122）账务处理理：首先要进进行凭证模板板的设置。点点击【供应链链】【存货核算算】【凭证管理理】【凭证模板板】，进入凭凭证模板编辑辑界面，选择择“实际成本法法外购入库库”事务类型，点点击【新增】按按钮，新增一一个凭证模板板，如下图所所示：凭证模板新增界界面凭证模板的具体体设置如下图图所示：凭证模板设置界界面提示新增的凭证模板板完成后，需需要设置为默默认模板，生生成凭证时直直接取该模板板，若此处不不进行设置，则则在生成凭证证时需手工制制定，否则就就是取系统自自带模板。 （13）凭凭证模板设置置完成后，点点击【供应链链】【存货核算算】【凭证管理理】【凭证生成成】，进入凭凭证生成界面面，选择“实际成本法法外购入库库”事务类型，点点击【重设】按按钮，将需要要生成凭证的的采购发票过过滤出来，如如下图2-11-21所示示。勾上【选选择标志】点点击【生成凭凭证】的按钮钮，系统会自自动生成一张张外购入库的的凭证，如下下图所示：生成凭证界面生成外购入库凭凭证界面1.2 采购暂暂估业务流程程实际采购业务中中经常出现本本期收到向供供应商购买的的货物，但是是当月并未收收到供应商开开具的采购发发票账单等结结算凭证，无无法确认应付付账款的情况况。为了比较较正确反映企企业库存材料料的情况，往往往需要对材材料的价格进进行暂估，并并按暂估价入入账。原材料暂估入账账后，如何进进行后续处理理？系统提供供两种暂估凭凭证冲回处理理方式：月初初一次冲回和和单到冲回，它它们分别的基基本流程如下下： 月初一一次冲回：材材料入库时直直接做外购入入库单，期末末发票未到达达，做暂估入入账，然后期期末结账，系系统在期末结结账后，会自自动按根据上上期生成的暂暂估凭证，对对应生成暂估估冲回的红字字凭证。若在在当期发票仍仍未到，则应应继续生成暂暂估凭证，下下期继续自动动冲回。在此此种方式下， 当暂估的存存货发票长期期未收到时，会会多次生成暂暂估和暂估冲冲回凭证。直直到收到发票票时才确认应应付账款和材材料的实际入入库成本。具具体做法为：在系统中录录入采购发票票，将此发票票与对应的外外购入库单钩钩稽，进行外外购入库核算算，之后重新新按照采购发发票金额生成成外购入库凭凭证。具体流流程如下所示示月初一次冲回流流程图单到冲回：材料料入库时与前前操作相同，做做暂估入库，期期末结账后系系统不予自动动冲回，直到到收到供应商商的采购发票票时，才对暂暂估的外购入入库单进行操操作，具体做做法为：在系系统中录入采采购发票，与与之前暂估的的外购入库单单钩稽，进行行外购入库核核算，生成暂暂估冲回凭证证，然后再做做外购入库凭凭证。具体流流程如下所示示单到冲回流程图图（1）采购订单单：点击【供供应链】【采购管理理】【采购订单单】【采购订单单-新增】，依依此路径进入入采购订单录录入界面，录录入日期、供供应商、物料料代码、数量量等信息，然然后将单据保保存并审核，如如下图所示：采购订单编辑界界面（2）外购入库库单：点击【供供应链】【采购管理理】【采购订单单】【采购订单单-维护】，依依此路径进入入采购订单序序时簿界面，选选择POORRD0000002号订单单，点击【下下推】下的“外购入库单单”，进入外购购入库单编辑辑界面，录入入日期、保管管等信息后保保存单据并进进行审核，如如下图所示：外购入库单编辑辑界面（3）外购入库库单拆分：点点击【供应链链】【采购管理理】【外购入库库】【外购入库库单-维护】，依依此路径进入入外购入库单单序时簿界面面，选择【编编辑】菜单下下【拆分单据据】，如下图图所示：外购入库单序时时簿界面系统会调出外购购入库单编辑辑界面，此界界面上会多出出“拆分数量”一列，把需需要拆分的数数量录在此字字段下，然后后保存单据，系系统会提示拆拆分单据成功功，如下图所所示：外购入库单拆分分界面，系统控制不允允许部分钩稽稽，所以在遇遇到上述部分分到票的情况况时，就需要要做拆分单据据的处理。（4）采购发票票：点击【供供应链】【采购管理理】【采购发发票】【采购发发票-新增】，依依此路径进入入采购发票录录入界面，源源单类型选择择外购入库单单，选单号处处录入WINN0000003A，回车车后即可带出出外购入库单单上的相应信信息，手工录录入日期、保保管等信息后后保存单据并并进行审核，如如下图所示：采购发票编辑界界面注意 本文案例例中应收应付付系统参数设设置中勾选了了“启用对账与与调汇”，所以系统统控制，发票票上必须录入入“往来科目”，否则单据据审核不成功功。暂估的库库存单据上也也必须录入往往来科目，否否则无法生成成暂估凭证。提示 上拉式关关联单据时，在在选单号处可可直接录入需需要关联的单单据编号，若若不记得单据据编号则可通通过按F7调调出单据序时时簿界面进行行选择。 （5）将商品“键盘”的外购入库库单与发票钩钩稽，进行外外购入库核算算，再进行账账务处理，具具体做法与第第二章采购管管理2.11采购标准流流程类似，此此处不再赘述述，如下图所所示：外购入库单与采采购发票钩稽稽界面外购入库核算界界面外购入库凭证界界面（6）暂估入账账：点击【供供应链】【存货核算算】【入库核算算】【存货暂估估入账】，进进入暂估入账账序时簿界面面，即本期未未与发票钩稽稽的外购入库库单，双击打打开WIN00000033号外购入库库单，录入往往来科目，在在“单价”字段下录入入暂估单价，保保存单据。如如下图所示：暂估入账编辑界界面（7）账务处理理：点击【供供应链】【存货核算算】【凭证管理理】【凭证模板板】，进入凭凭证模板编辑辑界面，选择择“实际成本法法外购入库库暂估入账”事务类型，点点击【新增】按按钮，新增一一个凭证模板板，并将此模模板设置为默默认模板，具具体设置如下下图所示：凭证模板设置界界面点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法外购入库暂估入账”事务类型，点击【重设】按钮，将暂估外购入库单过滤出来，点击【生成凭证】按钮，系统会按照以上模板生成一张暂估凭证，如下图所示：凭证生成界面生成的暂估凭证证界面（8）期末结账账：8月结束束后将账套结结账到第9期期，点击【供供应链】【存货核算算】【期末处理理】【期末结账账】，进入期期末结账界面面，如下图所所示：期末结账界面1.3 采购退退货业务流程程企业的采购业务务中，若发现现采购的物料料有质量问题题、与订单不不符等情况，需需要将货物退退还给供应商商，要求供应应商退款或者者进行换货处处理。退货业务基本流流程： 退料料通知单红字外购入入库单红字采购购发票（1）退料通知知单：点击【供供应链】【采购管理理】【退货通知知单】【退料通知知单-新增】， 进入退料通通知单新增界界面，表头的的“选单类型”处选择“收料通知单单”，再在“选单号”处按F7 调出收料通通知单序时簿簿界面，将对对应的收料通通知单DD00000011 选中双击击，相关信息息会自动携带带到退料通知知单上，手工工将“数量”修改为10，再再录入日期、等等信息，然后后保存并审核核单据，如下下图所示：退料通知单编辑辑界面（2）红字外购购入库单：点点击【供应链链】【仓存管理理】【验收入库库】【外购入库库单- 新增增】，进入外外购入库单编编辑界面，点点击工具栏中中的【红字】按按钮，新增一一张红字外购购入库单，源源单类型选择择“退料通知单单”，选单号处处录入POOOUT0000001，回回车后将退料料通知单上的的相关信息关关联到此单上上，手工录入入日期、保管管等信息，然然后保存并审审核单据，如如下图所示：红字外购入库单单编辑界面 提示：外外购入库单录录入可由两个个路径进入：一个是【供供应链】【采购管理】【外购入库库】【外购入库库单-新增】；另外一个是是【供应链】【仓存管理】【验收入库】【外购入库单-新增】。 （3）红字采购发票：点击【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，点击工具栏中的【红字】按钮，新增一张采购发票，源单类型处选择“外购入库单”，选单号处录入WIN000004，回车后将红字外购入库单上的相关信息带到此单上，手工录入日期、往来科目等信息，然后保存并审核单据，如下图所示：红字采购发票编编辑界面（4）将红字外外购入库单与与红字采购发发票钩稽，点点击已审核的的采购发票上上【钩稽】按按钮，如下图图所示：已审核的发票界界面系统会调出钩稽稽界面，点击击【钩稽】按按钮进行钩稽稽，钩稽完成成系统提示【钩钩稽成功】，如如下图所示：红字外购入库单单与红字发票票钩稽界面（5）外购入库库核算：具体体做法与采购购标准流程的的核算一样，点点击【供应链链】【存货核算算】【入库核算算】【外购入库库核算】，系系统调出采购购发票的界面面，选择需要要核算的发票票，点击【核核算】按钮，如如下图所示：外购入库核算界界面核算完成后，发发票金额会反反写对应外购购入库单的“单价”和“金额”字段，即入入库单位成本本、成本，如如下图所示：核算后红字外购购入库单界面面（6）账务处理理：点击【供供应链】【存货核算算】【凭证管理理】【凭证生成成】，进入凭凭证生成界面面，选择“实际成本法法外购入库库”事务类型，点点击【重设】按按钮，将本期期的红字采购购发票过滤出出来，“实际价凭证证模板”处指定对应应的凭证模板板，点击“生成凭证”按钮，选择择对应的凭证证模板。系统统会按照以上上模板生成一一张红字外购购入库凭证，如如下图所示：凭证制作界面红字凭证界面报表 1、 物料收发汇总表表 点击【供供应链】【仓存管理理】【报表分析析】【物料收发发汇总表】，系系统调出过滤滤条件，设置置如下图所示示：物料收发汇总表表过滤条件界界面点击【确定】进进入物料收发发汇总表，可可以查看指定定物料本期收收发汇总数据据，如下图所所示：物料收发汇总表表界面2、 物料收发发明细表 双击汇总记录可可直接查看明明细表，如下下图所示物料收发明细表表界面退货业务流程与与正常采购流流程类似，区区别在于：正正常采购是做做蓝字单据，增增加库存，而而退货则是相相反用红字单单据处理，库库存将被冲减减，实际上是是正常采购的的相逆过程。