MBA 行政管理学 60页doc2471.docx

  市场经济济条件下，高高效率的行行政管理能能够创造有有序的内部部环境，为为企业的发发展提供强强有力的支支持。因此此掌握一定定的行政管管理知识，也也是经理人人必备的技技能之一。本本书旨在帮帮助经理人人全面掌握握现阶段企企业进行行行政管理的的相关内容容，详细介介绍了会议议管理、文文书管理、印印章与档案案管理、出出差与礼仪仪管理、办办公与环境境管理，设设备与物料料管理、车车辆.第一章 会会议管理技能点1 如何了解解会议的类类型     主 题题 词 行行政管理··会议管理理·会议类类型适用情情景 当需需要了解会会议的类型型及相关内内容时，查查看此技能能。7 技技能描述会议的的类型多种种多样。不不同的会议议其内容与与功能也大大相径庭。选选择不同的的会议方式式应根据会会议的目的的或目标而而定。同时时，不同的的会议类型型对会议召召开的时间间、地点的的需要也有有所不同。所以，在在我们考虑虑采用何种种会议程序序时，应该该首先明白白所筹划的的是什么样样的会议。1会会议的类型型下面是是一些主要要的会议类类型：（1）董董事会会议议。由公司司董事会成成员出席，定定期召开。一一般在董事事会专用的的会议室由由董事长召召集或由董董事长授权权委托的人人召集，讨讨论涉及企企业发展的的重大事项项和战略、政政策等。（2）公公司股东年年会。每年年召开一次次，由公司司的股东就就重大问题题进行讨论论，表决通通过董事会会提交的事事项，形成成股东大会会决议。（3）管管理人员会会议。由公公司经营决决策层人员员参加，讨讨论解决企企业经营管管理的具体体问题。（4）研研讨会议。这这一类型的的会议目的的是收集信信息并进行行务虚，在在进行过程程中应尤其其注重开放放式、民主主式的意见见交流与意意见反馈。（5）专专业会议。在在一定范围围内就某一一具体领域域的具体问问题进行专专题讨论，一一般规模较较大。（6）员员工大会。全全体员工参参加，一般般由主发言言人做主题题报告。（7）销销售会议。安安排销售工工作、布置置销售任务务、总结销销售工作的的专门会议议。（8）产产品、成果果发布会。向向消费者介介绍及推广广某种新产产品，或对对某项成果果予以宣传传、发布。（9）奖奖励、表彰彰会议。表表彰、奖励励工作出色色的员工为为主要内容容的会议，是是企业的一一种重要的的激励手段段。（100）培训会会议。培养养提高员工工素质的专专门会议，这这一类会议议的时间往往往不止一一天，需要要时间、地地点、人员员集中。有有时在培训训结束后还还要进行一一定的考核核。（111）其他一一些特殊会会议。为了了与企业员员工建立良良好的沟通通方式，经经常有一些些茶话会、晚晚餐会及一一些娱乐活活动。这样样的会议应应注意选择择适宜的环环境和场所所。2常常见例会类类型一般来来说，在企企业的各个个部门中，例例会是最为为常见的，以以下是155种最常见见的例会类类型：（1）企企业规划会会议；（2）资资金会议；（3）行行政技术会会议；（4）降降低成本会会议；（5）经经营分析会会议；（6）质质量分析会会议；（7）生生产调度会会议；（8）产产品对策会会议；（9）索索赔会议；（100）IMCC会议（经经理人恳谈谈会）；（111）安全卫卫生管理会会议；（122）科（部部）长会议议；（133）部门事事务会议；（144）班组会会议；（155）行政事事务会议。总之，职职业经理人人针对不同同的情况，可可以采用不不同的会议议类型。但但会议的大大体程序和和需要注意意的问题是是基本相同同的和可以以相互借鉴鉴的，这就就要求经理理人充分把把握会议的的共性和个个性，使二二者有机地地结合起来来。9 牢牢记要点会议的的主要类型型包括：_ 企企业常见会会议的类型型_ 企企业常见例例会的类型型. 实实践练习请您做做下面的实实践练习题题：试列举举出您身边边几个不同同类型的会会议，指出出每个会议议的特点所所在，并找找出适宜的的会议筹划划管理方法法。技能点2 如何做好好会前准备备     主 题题 词 行行政管理··会议管理理·会前准准备适用情情景 当需需要着手进进行会议准准备时，查查看此技能能。7 技技能描述会议管管理作为一一个过程管管理，会前前准备是其其第一个步步骤。通常，大大型会议的的准备往往往需要按照照严格的程程序进行。一一般来说，企企业的会前前准备有以以下工作：1确确定与会者者作为会会议的主体体，与会者者的确定无无疑是十分分重要的。出出于对会议议成本的控控制，应该该控制与会会者数量。但但这种控制制不以降低低会议的目目的和效果果为代价。所所以，确定定与会者应应该考虑以以下因素：（1）与与会者是不不是必要成成员；（2）与与会者是否否直接参与与会后执行行；（3）与与会者是否否有利于会会议目标的的实现；（4）与与会者是否否具有达成成某项决议议的能力；（5）与与会者是否否能全身心心地投入；（6）与与会者是否否会对他人人造成妨碍碍，从而影影响会议的的整体成效效。2选选择开会的的时间选择合合适的开会会时间，确确保与会者者可以按时时出席，积积极参与，从从而取得好好的效果。因因此，选择择开会时间间应该考虑虑以下因素素：（1）调调查了解与与会者方便便的时间段段，尽量不不打乱与会会者原来的的时间计划划安排；（2）注注意选准会会议中心人人物的最佳佳开会时间间段，确保保其能够集集中精力，安安心开会；（3）开开会时间尽尽量不要与与企业重要要的经营活活动发生冲冲突，避免免打乱企业业正常的运运行秩序，影影响效益；（4）尽尽量开短会会，可以保保证参会者者精力旺盛盛，达到最最佳的开会会效果。3选选择开会的的地点会场的的选择是否否合适，会会议地点的的物质条件件、环境氛氛围等都会会对与会者者的情绪产产生影响。而而且，选择择会议地点点还要考虑虑到硬件设设施的条件件。所以，应应考虑：（1）会会址与参会会人员距离离不宜太远远；（2）会会场的环境境是安静的的场所；（3）会会场有足够够的照明设设施，并保保持良好的的通风及适适宜的温度度；（4）通通讯联系方方便，保证证信息流通通顺畅；（5）会会场的空间间必须合适适，过于空空旷和过于于狭窄都会会影响会议议效果。4会会场布置作为会会前准备的的重要内容容之一，会会场布置应应着重注意意做好以下下几方面的的工作：（1）合合理安排会会场空间，既既要便于与与会者进出出通畅，又又要保持会会场紧凑的的格局；（2）认认真细致地地做好会议议用品发放放及设备的的调试工作作，登记清清晰，管理理统一。（3）按按照会议的的性质和领领导的要求求正确安排排会议座次次，做到方方便沟通和和讨论。其其主要方式式有以下三三种： 单单向传递信信息会议的的座位排列列方式； 双双向沟通交交流会议的的座位排列列方式； 多多向沟通交交流会议的的座位排列列方式。5拟拟订会议日日程拟订会会议日程，即即拟订会议议的程序表表，是为了了让与会者者事先对会会议有所了了解，以便便提前做好好准备。一般来来说，会议议日程由会会议筹备部部门提出草草案，经会会议主席审审定后确定定，包括：会议内容容、讨论事事项、与会会者姓名、会会议的时间间地点、会会议事宜的的时间分配配等。会议的的日程安排排必须考虑虑以下因素素：（1）优优先安排重重要或紧急急的事项；（2）合合理分配各各项议案及及事项的会会议时间，为为重要事项项留出充足足的时间；（3）会会议议程不不宜过于复复杂，内容容不宜过多多；（4）提提前把会议议日程通知知与会者，并并发送相关关的资料，以以缩短会议议做出决策策的时间，提提高会议效效率。6会会议通知在确定定了会议的的议题、召召开的时间间、地点和和场所等事事宜后，应应该及早印印发会议通通知。其内内容应包括括会议的时时间、地点点、出席人人员、会议议内容以及及日程等，并并且应提示示与会者尽尽早给予明明确答复，或或返还出席席会议的回回执，以便便于统计与与会者名单单。以上关关于会议的的相关介绍绍是职业经经理人需要要格外注意意的，虽非非常琐碎，却却能保证会会议的成功功与有效。9 牢牢记要点会前准准备的工作作事项有：_ 确确定与会者者_ 选选择开会时时间_ 选选择开会地地点_ 进进行会场布布置_ 拟拟订会议日日程_ 发发布会议通通知. 实实践练习请您做做下面的实实践练习题题：1请请您认真分分析一下目目前贵公司司有哪些会会议是必需需的，哪些些是可有可可无的，哪哪些是对照照上文可以以取消的。2请请您总结一一下自己身身边的会议议准备现状状，看看其其中还有哪哪些方面应应该改进？技能点3 如何做好好会前检查查     主 题题 词 行行政管理··会议管理理·会前检检查适用情情景 当需需要对会议议准备工作作进行最后后检查时，查查看此技能能。7 技技能描述在会议议的筹备阶阶段及准备备工作结束束后，必须须做出全面面的检查，以以免出现疏疏漏，从而而保证会议议的质量和和效果。所以，全全面的会前前检查是会会议管理必必不可少的的一部分。它它主要包括括以下两个个方面的检检查：1会会议筹备期期检查（1）会会议目的： 本本次会议是是否确实需需要召开？ 开开会的议题题是否明确确？（2）会会议事项： 开开会的时机机、时间是是否恰当？ 开开会的地点点、环境是是否合适？ 会会议邀请的的对象是否否合适？（3）会会议通知： 与与会者是否否已经得到到通知？ 是是否已经将将会议的宗宗旨、议题题通知与会会者？ 是是否要求与与会者事先先准备有关关资料？ 与与会者是否否已经就议议题做好准准备？（4）会会议准备： 是是否已经拟拟订好会议议议题的进进行顺序及及会议时间间的分配？ 准准备工作是是否已经完完全就绪？ 所所准备的文文件资料是是否真实、准准确？ 是是否已经安安排好了会会议记录？ 是是否需要使使用相关设设备？2会会议活动细细节检查（1）活活动的宗旨旨；（2）活活动的范围围；（3）预预算；（4）招招待对象的的层次；（5）总总人数（查查会议通知知的回执）；（6）活活动的日期期及时间（注注意避免与与其他同业业的活动冲冲突）；（7）活活动天数；（8）筹筹备单位；（9）活活动负责人人；（100）各项活活动的明细细分工表；（111）会场的的预定；（122）制作来来宾名册（姓姓名、地址址、公司名名称、电话话、职衔等等）；（133）会议活活动邀请函函（应在活活动日期的的23个个星期前寄寄达给对方方）；（144）纪念品品；（155）交通工工具；（166）酬谢费费；（177）会场布布置；（188）宴会的的形式；（199）饮料供供应；（200）烟酒；（211）菜单的的印刷；（222）花饰布布置；（233）园景制制作；（244）看板及及标示板；（255）拍照及及摄像；（266）会议桌桌的选择；（277）座位顺顺序（是否否突出主宾宾、是否便便于会议交交流）；（288）胸章及及名牌；（299）服务员员的着装；（300）新闻报报道（文字字及摄影）；（311）资料的的收发；（322）住宿安安排；（333）特设专专用柜台；（344）费用支支付（住宿宿、餐饮、电电话费等）；（355）用餐安安排；（366）服务柜柜台的工作作；（377）节目表表演的总预预算；（388）新的工工厂、公司司落成的庆庆祝喜宴；（399）展览展展示；（400）全部活活动费用。总之，会会前检查作作为行政管管理的重要要一环，是是职业经理理人义不容容辞的工作作内容，对对其应予以以充分地关关注，并在在相关工作作中切实予予以贯彻落落实。9 牢牢记要点会前检检查包括：_ 会会议筹备期期检查_ 会会议活动细细节检查. 实实践练习请检查查您的会前前检查状况况如何：1您您是否认识识到会前检检查的重要要性？请结结合您目前前的工作，思思考和分析析一下它的的重要性是是如何在日日常工作中中体现出来来的？2您您在进行会会前检查时时是否首先先考虑到会会议的必要要性和目的的性？如果果您还没有有养成这样样的思考习习惯，请您您予以改进进。最好能能结合某次次具体会议议，看看会会前检查对对您开好会会议是否有有极大的帮帮助。3您您所做的会会前检查是是否全面、实实际？请您您就已做的的检查内容容再次予以以反思，看看看有没有有更好的检检查方式？技能点4 如何处理理好会中事事务     主 题题 词 行行政管理··会议管理理·会中事事务处理适用情情景 当需需要了解会会议中的相相关事务及及处理方法法时，查看看此技能。7 技技能描述在会议议进行的过过程中，往往往有许多多会务工作作需要处理理。而这些些会务工作作的质量高高低，会直直接影响到到会议的进进程和效率率。可以说说，处理好好会中事务务是会议管管理的最重重要环节，它它为会议的的成功进行行提供了条条件和保证证。一般来来说，会务务工作包括括以下几个个方面：1会会议签到会议签签到是为了了准确及时时统计会议议的出席人人数。一般般来说，与与会者进入入会场都要要签到。并并且，有些些会议只有有在达到规规定的人数数后才能召召开。而准准确及时的的人数统计计也为会议议工作的有有序安排提提供了方便便。会议签签到一般形形式有：（1）簿簿式签到。簿簿式签到是是指与会者者在专门准准备好的签签到簿上签签名，表示示到会。一一般来说，签签到簿应包包含姓名、职职务、单位位等内容。采采用簿式签签到的方法法，名单容容易保存，方方便查找，可可广泛应用用于小型会会议。而对对于大型的的会议来说说，签到的的人数众多多，容易拥拥挤，簿式式签到则不不太方便。（2）卡卡式签到。卡卡式签到是是指工作人人员事先把把签到卡分分发给每位位与会者，与与会者在卡卡上写好自自己的名字字，在进入入会场时交交给工作人人员，表示示到会。一一般来说，签签到卡应注注明会议名名称、时间间、地点、座座位号等内内容。卡式式签到较为为方便，不不会造成签签到时的拥拥挤，但是是，往往不不方便查找找人员。一一般多用于于大中型会会议。（3）电电脑签到。随随着科技的的发展，电电脑签到这这一先进手手段更多地地被应用。采采用这种方方式，与会会者只需在在到场时将将特制的卡卡片放入签签到机内，电电脑就会将将与会者的的姓名、号号码等信息息传到会场场的主机，即即刻完成签签到。同时时，将签到到卡退还本本人。电脑脑签到有着着准确、快快速的优点点，已更多多地被一些些大型会议议所采用。此外，还还有一些签签到方式，大大多根据会会议的实际际需要而运运用。总之之，会议签签到是为了了精确统计计会议人数数，保证会会议能够顺顺利进行，必必须予以重重视。2会会场服务会场服服务的好坏坏直接关系系到会议能能否有序进进行，好的的会场服务务是会议顺顺利进行及及圆满结束束的必要条条件。会场场服务工作作的内容比比较多，主主要包括以以下几点：（1）引引导座位。大大多数会议议的与会者者座位都是是事先安排排好的，要要求与会者者对号入座座。同时，工工作人员要要引导对会会场不熟悉悉的与会者者入座。一一般情况下下，为了方方便管理与与交流，往往往安排以以部门为单单位集中就就座。在一一些大型会会议中，由由于会场较较大，与会会者人数较较多，为了了做好座位位引导工作作，可以在在会场设置置指示标记记，或印制制会议的座座次表。以以便引导与与会者快捷捷、方便地地入座。（2）分分发会议的的文件资料料。会议中中往往有文文件和材料料需要分发发给与会者者，这就需需要工作人人员及时地地将其送到到与会者手手中。文件件资料的分分发有两种种形式。会会前分发：一般在与与会者入场场时，由工工作人员在在入口处分分发；也可可以在开会会之前在每每位与会者者的座位上上放一份文文件材料。会会中分发：在会议进进行期间根根据会议进进程的需要要，由工作作人员将文文件资料分分发或收回回。有些会会议的文件件资料需要要收回，一一般应在文文件的右上上角写明收收回时间，以以及由何人人收回。收收回的时候候应予以登登记，以免免发生错漏漏。（3）维维持会场秩秩序。在会会议进行的的过程中，为为了防止混混乱的发生生，阻碍会会议的正常常进程，一一般需要有有工作人员员维持会场场秩序，禁禁止无关人人员入场，保保证会场的的安全。在在发生意外外的时候，应应及时做出出有效的反反应，制止止发生的无无序情况。（4）信信息传递。在在会议进行行的过程中中，会场往往往与外界界是隔绝的的，需要会会议工作人人员传递信信息，进行行内外的联联系，将一一些紧急情情况传达给给与会者。但但是，在信信息的传递递过程中，工工作人员必必须保证对对会议内容容的保密，防防止泄密。3会会议记录一般来来说，会议议都需要有有记录。会会议记录包包括两个部部分：第一一部分是记记录会议的的组织情况况，包括会会议的名称称、时间、地地点、与会会人员等；第二部分分是记录会会议的内容容，包括会会议的议题题、发言情情况、通过过的决议、决决定等。会会议记录至至关重要，它它是会议内内容和进程程的客观记记载，同时时，也是重重要的档案案资料。既既为撰写会会议简报和和会议纪要要提供了材材料，又为为日后检查查会议的执执行情况提提供了依据据。所以，必必须认真地地做好会议议记录。会议记记录有以下下两种方法法：（1）摘摘要记录。摘摘要记录就就是摘录要要义，记录录会议的重重点。例如如发言者的的发言要点点、会议的的决议等。摘摘要记录要要求合理取取舍，简明明扼要，重重点突出。用用简捷的语语言准确地地表达会议议的真实意意思。因此此，对记录录人员素质质的要求较较高，不仅仅需要有速速记能力，还还得有较高高的分析和和语言概括括能力。（2）详详细记录。详详细记录是是按照发言言人原话的的方式，不不加任何改改动或概括括，准确完完整地记录录会议的所所有内容。这这就对记录录的速度有有极高的要要求。所以以，为了更更加详细及及时地记录录会议内容容，记录人人员往往运运用一些速速记符号。而而现代化的的会议记录录，更多地地使用录音音机、速录录机等设备备进行记录录。总之，会会议记录要要求真实、准准确。这就就要求记录录人员对会会议记录的的工作态度度必须认真真，技能必必须熟练，了了解会议宗宗旨，具有有较高的专专业素质，才才能胜任会会议记录工工作。会中事事务，事无无巨细，任任何一个小小小的纰漏漏，都有可可能给会议议造成无法法弥补的损损失，职业业经理人千千万不能疏疏忽大意。9 牢牢记要点会中事事务工作的的主要内容容有：_ 会会议签到_ 会会场服务_ 会会议记录. 实实践练习请您做做下面的实实践练习题题：1请请判断下列列内容是否否正确，对对的请打“”，错的的请打“××”：（1）会会务工作就就是指准备备会议过程程中的工作作。 （ ）（2）会会务工作应应由会议筹筹备部门主主要负责，其其他部门起起辅助作用用即可。（ ）2思思考题：试试列举几例例成功的会会务工作，并并说明它们们为什么能能让您印象象深刻？参考答答案：1（11）×； （2）。2略略。关于这这方面的学学习资源有有很多，例例如：?成成功企业行行政办公管管理制度范范本，王王荣奎主编编，中国经经济出版社社，20001年。?行政经经理工作手手册，甘甘华鸣著，中中国国际广广播出版社社，20002年。?成功的的会务组织织，Annn J.Boehhme著，中中国标准出出版社，22002年年。技能点5 如何进行行合理的会会议控制     主 题题 词 行行政管理··会议管理理·会议控控制适用情情景 当需需要进行合合理的会议议控制，提提高会议效效率时，查查看此技能能。7 技技能描述会议有有自己特殊殊的活动方方式，同时时，也有特特定的适用用范围。不不具备会议议举办的可可能和条件件，硬要去去召开会议议，只会事事与愿违，造造成浪费。所所以，在对对会议进行行正常的管管理之前先先要认真地地对会议的的数量及质质量进行有有效的控制制。同时，还还要合理地地控制会议议的成本，争争取做到会会议精干，效效率提高，杜杜绝浪费。一般来来说，合理理的会议控控制需要重重视以下几几个方面：? 会会议的数量量控制在实际际工作中，会会议的数量量经常失控控，造成非非必要会议议充斥其间间，而真正正需要开的的会议淹没没于会海之之中而无法法突出其作作用。所以以，进行会会议控制首首先应遵循循尽量减少少会议数量量这一原则则。控制会会议数量的的主要措施施有：? 熟熟练应用包包括会议在在内的多种种工作方式式，如打电电话、制发发文件、亲亲自指导等等，因情制制宜，选择择最有效的的工作方式式；? 建建立严格的的会议审批批制度；? 提提高会议的的质量，避避免及减少少连带性的的冗长会议议；? 建建立统一的的协调机制制，统筹安安排各部门门的会议，避避免重复会会议；? 定定期对例会会进行检查查与分析，取取消功能和和价值不高高的例会；? 合合理设置组组织机构，从从机制上控控制会议数数量。? 会会议的质量量控制会议的的质量表现现为会议的的效率。所所以，要保保证会议的的功能和效效率，就必必须对会议议进行有效效的质量控控制。衡量会会议质量的的主要标准准：? 会会议是否有有召开的必必要性和明明确的目的的性；? 会会议召开的的时机是否否成熟；? 会会议的规模模是否适度度；? 会会议的节奏奏是否紧凑凑；? 会会议的准备备工作是否否充分；? 会会议能否有有正面的实实际效果。提高会会议质量的的主要方法法有下列各各点：? 严严格执行会会议审批制制度，杜绝绝不符合程程序的会议议；? 充充分有效地地做好准备备工作，特特别是让与与会者明确确会议的宗宗旨和目的的，以及掌掌握相关的的文件和材材料；? 尽尽可能地控控制会议的的人数，精精干高效；? 会会议的议题题集中，会会议日程紧紧凑；? 保保持良好的的会场秩序序，创造良良好的会议议环境；? 实实行有效的的措施监督督会议执行行的全过程程，保证会会议的有效效性；? 提提高会议主主持人的能能力，有效效掌控会议议。充分利利用电视、电电话、录像像、图板、照照片、模型型等现代化化技术手段段，提高信信息的传递递效率，改改变传统会会议模式，节节省时间。? 会会议的成本本控制现代企企业管理应应该注重投投入与产出出的比例。因因此，对会会议成本的的核算不可可忽视。会议成成本包括会会议所花费费的费用总总和和与会会者所消耗耗的时间资资源。对于于费用总和和的计算，现现在，国外外流行一种种计算公式式：会议成成本 = 2A ×× B ×× T其中：A为与会会者的平均均工资（以以小时计）的的3倍；BB为参加会会议的人数数；T为会会议时间。时间的的价值目前前还难以量量化，一般般用倒推法法来计算。即即假定与会会者在这一一段会议时时间若不开开会，而进进行正常的的工作所可可能创造的的价值。总之，要要控制会议议的成本，首首先需要将将会议的费费用进行精精确的计算算，做出会会议预算，对对预算进行行严格的审审批。同时时，强化人人们的时间间观念，提提高办事效效率，在减减少会议数数量的同时时，也减少少无形资源源的支出。9 牢牢记要点合理的的会议控制制要做到：_ 控控制会议的的数量_ 提提高会议的的质量_ 控控制会议的的成本. 实实践练习请您做做下面的实实践练习题题：1判判断下列描描述的对错错，对的打打“”，错错的打“××”。（1）会会议的重要要性和成本本之间存在在正比例关关系。 （ ）（2）会会议的成本本控制得越越低越好。 （ ）2列列举出几个个您认为功功能和效率率不高的会会议，指出出其问题所所在，并找找出合适的的解决方法法。参考答答案：1（11）×； （2）××。关于这这方面的学学习资源有有很多，例例如：? 办公室室文秘事务务处理技巧巧，方圆圆编著，石石油工业出出版社，22001年年。? 现现代秘书学学通论，王王熙梅、王王景清主编编，海洋出出版社，11993年年。技能点6 如何做好好会后工作作     主 题题 词 行行政管理··会议管理理·会后工工作适用情情景 当会会议结束后后，需要做做一些相关关工作以落落实会议精精神时，查查看此技能能。7 技技能描述一个会会议要取得得真正的成成功，不仅仅取决于会会议过程的的顺利与否否，更在于于会议的决决议和精神神是否真正正被贯彻执执行。因此此，在会议议结束之后后，仍有许许多总结和和落实的工工作需要认认真去做。否否则，会议议就变成了了纸上谈兵兵，没有任任何实际的的指导意义义。一般来来说，会后后工作有以以下几个方方面：? 会会务工作总总结会务工工作总结往往往以总结结会的形式式进行。对对会议组织织及服务工工作的全过过程进行总总结，找出出其中的漏漏洞与不足足，从中吸吸取经验教教训，避免免再次犯错错。同时，对对会议工作作人员进行行表彰与鼓鼓励。? 会会议简报会议简简报是为了了方便交流流情况。因因此，要求求简报要真真实地反映映会议的内内容，并且且做到文字字简练，篇篇幅短小，着着重反映会会议中的重重要问题。简简报的印发发数量和发发送范围应应视需要而而定。应对对会议简报报进行编号号，以便于于分类归档档。通常会会议简报有有两种写法法：一是指指导式写法法。即采用用新闻报道道的形式反反映会议情情况，从会会议中选取取有价值的的内容。二二是转发式式写法。即即直接登载载某些会议议的发言，在在前面配发发一定的按按语或评论论，以强调调转发内容容的指导意意义。? 会会议纪要为更好好地贯彻执执行会议精精神，会议议结束后，通通常要根据据会议宗旨旨和精神撰撰写会议纪纪要印发给给有关部门门。会议纪纪要是纪实实，必须反反映会议的的真实意思思，不应掺掺杂个人的的主观意见见。同时，会会议纪要必必须简明扼扼要，语言言精练概括括，内容全全面、条理理清晰、主主次得当。会议纪纪要是为宣宣传、贯彻彻会议宗旨旨服务的。所所以，撰写写者必须准准确理解会会议宗旨，把把握会议的的精神实质质，并贯穿穿于纪要的的始终。一一般来说，撰撰写者应该该参加会议议的全过程程。这样便便于他理解解会议精神神，消化会会议内容。会议纪纪要一般可可分为两部部分：第一，简简述会议情情况，包括括会议的时时间、地点点、与会人人数、会议议目的、讨讨论结果等等。第二，阐阐述会议的的主要精神神，所讨论论的主要问问题，做出出的正式决决定等。这这是会议纪纪要的主体体，往往要要对会议的的原始记录录进行提炼炼、选择。会议纪纪要写完之之后需要经经过有关人人员的审核核，审核通通过后及时时发给有关关部门。印印发会议纪纪要的方式式有两种：一是全文文印发，二二是摘录需需要的部分分印发。所所以，应视视不同情况况采用恰当当的方式。如果会会议纪要的的内容具有有机密性，应应注明密级级。并且印印发纪要编编制序号，以以便归档保保存。? 文文件资料的的收退一般来来说，会议议文件需要要退回有以以下几个原原因：其一，一一些文件内内容有高度度的机密性性，为防止止泄密，不不宜扩散；其二，一一些文件属属于参考性性质，与会会议的精神神并不完全全相符，如如果扩散会会影响会议议精神的准准确传达；其三，一一些文件记记录了会议议中与会人人员的即席席发言，不不宜扩散。文件资资料的收退退有多种方方法，在一一些小型的的日常会议议中，如与与会者之间间比较熟悉悉，可直接接口头交代代，进行文文件的收交交。而召开开一些大型型的会议往往往事先开开具文件资资料的清单单，由工作作人员分发发给与会者者，要求在在会后按照照清单将文文件资料退退回。? 议议定事项的的检查催办办议定事事项的检查查催办是会会后工作的的关键环节节，它可以以保证会议议的精神真真正落到实实处。而且且它还有利利于会后信信息的及时时反馈。一般来来说，议定定事项的检检查催办应应设置专人人负责，并并制定相关关的登记及及汇报制度度。检查人人员可以用用电话催办办、发放催催办通知单单或亲自检检查催办。在在检查催办办的同时应应随时向有有关领导汇汇报相关情情况并接受受指导。总之，会会后工作是是会议管理理的收尾工工作，看似似可有可无无，实际上上却非常重重要。经理理人在对会会后工作进进行管理过过程中，一一定要注意意上文列举举的诸多注注意事项。9 牢牢记要点会后工工作的主要要内容有：_ 会会务工作总总结_ 撰撰写及印发发会议简报报_ 撰撰写及印发发会议纪要要_ 文文件资料的的收退_ 议议定事项的的催办. 实实践练习请您做做下面的实实践练习题题：会后工工作是个需需要注意的的问题，您您和您的组组织是否意意识到这一一点了，看看看有哪些些方面是和和本文讲到到的要求相相悖的，存存在哪些不不足，并找找出改进的的方法。关于这这方面的学学习资源有有很多，例例如：? 实用秘秘书工作手手册，王王千弓等编编，光明日日报出版社社，19887年。? 现代代秘书实用用手册，蔡蔡翔、李保保华编译，中中国卓越出出版公司，11990年年。技能点7 如何掌握握会议管理理的技巧     主 题题 词 行行政管理··会议管理理·会议管管理技巧适用情情景 当需需要了解一一些会议的的注意事项项时，查看看此技能。7 技技能描述会议的的进行和管管理需要科科学化、合合理化，这这样才能达达到预期目目的，这其其中有着许许多的注意意事项以及及一定的技技巧与方法法。如果会会议管理者者掌握了这这些技巧，无无疑会对会会议的管理理大有帮助助，使会议议能够顺利利进行，从从而事半功功倍。1会会议进程中中的注意事事项在会议议进行的整整个过程中中，为了保保证会议能能够高效进进行，必须须随时发现现并纠正一一些问题。包包括：（1）开开会和散会会是否准时时？（2）会会议议题的的说明是否否简练、明明确？（3）是是否有无法法讨论的议议题？（4）会会议是否按按照程序进进行？（5）是是否强迫某某位特定人人员发言？（6）是是否批评某某人的发言言？（7）是是否有人发发言过于感感情用事？（8）是是否有人窃窃窃私语？（9）是是否得出了了明确的会会议结论？（100）是否找找到了解决决与会者意意见对峙的的办法？（111）是否尊尊重了少数数人的意见见和想法？（122）是否正正确记录了了决定的事事项？（133）是否妥妥善保管了了会议记录录？以上问问题经常在在会议进行行的过程中中出现，如如果处理不不当，会对对会议进程程产生阻碍碍，影响会会议质量。因因此，必须须予以高度度重视。2主主持会议的的注意事项项许多会会议都设有有主持人，以以便于会议议能严格按按照议程进进行。而作作为会议的的主持人，必必须了解掌掌握相关的的知识，并并且运用一一定的技巧巧。一般来来说，主持持会议需要要注意以下下事项：（1）清清楚开会的的时间；（2）充充分了解会会议目的，把把握会议主主题；（3）引引导与会者者积极参与与会议讨论论；（4）让让与会者公公平自由地地表达意见见，不要擅擅自指定发发言；（5）当当讨论出现现混乱时，应应有拨乱反反正的能力力；（6）如如果讨论偏偏离了议题题，应及时时予以扭转转；（7）客客观地接受受每位与会会者的意见见，并及时时总结归纳纳；（8）对对会议的议议案，应付付诸表决，遵遵循少数服服从多数原原则；（9）会会议的结论论获得通过过后，当场场宣读会议议决定的事事项。主持人人的工作水水平高低对对会议质量量有很大影影响。所以以，主持人人应该在会会前进行充充分的准备备，有针对对性地做一一些模拟练练习。3参参加会议的的注意事项项作为会会议的主体体，与会者者必须真正正地投入到到会议中去去，这样，才才能保证会会议能取得得成功。作作为与会者者，必须注注意以下几几个方面：（1）事事先了解会会议的宗旨旨、目的，并并对议题进进行研究；（2）准准时出席，如如果因故无无法出席，必必须事先请请假；（3）积积极发言，真真实地表达达个人意见见，不要有有所保留；（4）发发言要言简简意赅，避避免长篇大大论，并且且要注意发发言时机；（5）避避免发言偏偏离议题；（6）认认真听取与与自己不同同的意见；（7）反反驳不同意意见时，要要注意态度度和语气；（8）注注意自己的的发言时间间，要给他他人留出发发言的机会会；（9）发发言讨论要要具有大局局观，不要要总为细枝枝末节争论论不休；（100）要遵守守少数服从从多数的原原则。4会会议提问的的注意事项项提问是是会议中常常见的方式式，也是最最重要的方方式之一。因因此，会议议的提问必必须做到合合情合理。否否则，不适适当的提问问不仅会影影响会议的的顺利进行行，还可能能挫伤与会会者的积极极性。所以以，注重会会议的提问问方法和提提问技巧是是必要的，有有助于达到到提问的预预期目的。提问的的方式有：（1）间间接提问：不指名道道姓，面向向全体与会会人员提问问；（2）直直接提问：指名道姓姓地向特定定的人发问问；（3）反反问：在与与会者提问问之后，会会议主席并并不立刻回回答，而是是反问提问问者或其他他与会者。提问时时应该注意意的问题：（1）使使用正确的的语言；（2）提提问的问题题要反映会会议的主