公司项目采购部管理手册.doc

公司项目采购部管理手册702020年4月19日文档仅供参考昊华鸿鹤公司项目采购部管理体系文件 05月日发布 05月日实施 昊华鸿鹤公司项目采购部发布发放编号:受控标识:持有人:管理体系文件编审人员编写:余龙、江力、郑荣珑审核:批准:昊华鸿鹤公司项目采购部管理体系文件目录管理机构设置5项目采购部工作职责6工程物资采购管理办法9项目采购部工程物资采购流程(附图)18项目采购合同管理办法19项目物资采购二级招标管理办法22项目采购部库房管理制度26项目采购部供应商管理办法29项目采购部保密制度33项目采购部礼品礼金处理办法35项目采购廉政协议书37项目采购部员工守则39项目采购十不准40管理机构设置法律法规支撑专业技术支撑纪检监察八大专业部门项目采购部工作职责范围本标准规定了项目采购部工作职责、工作内容。本标准适用于昊华鸿鹤公司项目采购部工作职责管理。1 规范性引用文件下列标准包含的条文,经过本标准的引用而构成为标准的条款。在标准出版时,所示版本均为有效。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准。然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。<中国化工采购管理变革><昊华鸿鹤采购管理制度>2 术语及定义下列术语和定义适用于本标准。 3 工作职责4.1 负责昊华鸿鹤项目建设过程中外包工程、货物、服务咨询的采购工作。4.2根据项目管理部提出的项目需求计划,平衡库存、市场、供需、交货周期等因素提出项目采购计划。4.3根据项目采购计划,开展市场调查、询价,提出采购预算。结合实际采购情况,按要求经过招标、比价、定点、议价程序,确定采购渠道、价格。保障项目采购过程的成本效益、质量、时间、公平原则。4.4 牵头组织项目采购二级招标工作;协助昊华总公司与昊华鸿鹤招标办执行招标相关事宜。4.5 牵头组织项目采购合同谈判、签订、合同条款评审、并实施执行。4.6 平衡项目采购资金,做好项目资金计划。负责申请支付、预付款,结算货款;到货验收。4.7负责项目采购供应商开发;项目采购供应商选择;供应商评估和绩效管理。4.8 规范仓储管理,确保采购物资质量,落实安全防范措施;做好物资配送管理,保证工程项目物资需求。4.9 办理公司领导交办和有关部门要求配合的其它工作。4 部门工作职责5.1 综管科:5.1.1 一般事务: 3.1.1.1 负责职工的考勤与工资发放、管理工作。 3.1.1.2 负责车辆管理、保卫、消防等日常行政工作。3.1.1.3 负责办公用品管理、考核、管控工作。3.1.1.4 负责业务招待费用报销、考核、管控工作。3.1.1.5 负责其它可控费用考核、管控工作。3.1.1.6 负责筹备、组织公司活动和会议。3.1.1.7 负责公司接待、对内对外的协调工作。3.1.1.8 负责协调信息管理工作。5.1.2 采购计划管理:5.1.2.1 运用计划前置理念,经过各种形式,提前掌握有关工程项目建设开展的详细情况,并根据项目管理部提出的<物资需求计划>,结合库存、需求、物资消耗定额和储备定额及市场趋势、生产周期、物流状况等因素,根据采购的5R原则,编制<物资采购计划>。5.1.2.2负责工程项目部物资需求计划申请、到货、领用、技术指标、质量要求等采购过程与工程项目部的对口联系工作。5.1.2.3 根据采购需求计划、采购计划、采购订单落实情况、库存情况编制各类报表。5.1.3 经营管理5.1.3.1 负责编制项目采购的相关管理制度,并监督管控。5.1.3.2 负责项目采购业务流程的梳理、规范,优化信息管理流程。5.1.3.3 负责项目采购合同管理工作。5.1.3.4 负责项目采购招标管理工作,牵头组织二级招标工作,并配合公司招标办开展一级招标。5.1.3.5 负责品牌管理、供应商管理工作。5.1.3.6 项目采购(渠道、数量、价格、品牌等)执行要素的内部自查工作。5.1.3.7 协助监察审计部门对项目采购部所购物资的价格实行事前控制和事后检查。5.1.3.8 负责完成领导交办的其它工作。5.2 类别采购科:5.2.1 负责按要求完成公司下达的项目采购预算指标。5.2.2 参与分管物资资源、价格、质量、渠道、物流状况、资质状况等情况的调查,完成综合评估报告或市调报告。5.2.3 参与项目采购计划的有效性审查。5.2.4 有权提出采购品牌、渠道及价格建议;5.2.5 负责根据项目采购预算金额、渠道、技术指标、质量、市场情况向综管科计划员提出采购建议。5.2.6 负责提交招标采购申请、制作招标文件,参与采购评标、谈判。5.2.7 比价采购:负责零星物资采购的日常报询价表的对外发放工作。5.2.8 定点、内供、战略采购:负责把握市场行情,参与价格谈判。5.2.9负责根据谈判、招标或比价结果形成采购订单,并负责签订物资采购合同或代储协议。5.2.10 在紧急状况下经分管领导同意,可对外通知工作,并在两个工作日内完成订单补签手续。5.2.11 负责采购订单的对外通知;负责按订单要素组织到货,并根据库存、物流及使用时间要求,负责到货调运安排及对内、对外相关协调工作;负责直送物资的抽检通知工作。5.2.12 对采购订单编制数量、质量要求、交货时间、规格型号的准确性负责;负责联系协调到货领用工作;对符合程序的采购物资价格、到货质量、渠道负责。5.2.13 负责项目物资使用过程中出现问题后的对外联系工作。5.2.14 负责根据入库情况办理采购结算,应付账款管理,提出资金支付建议。5.2.15 负责记录、管理客户档案,参与分供方评定。5.2.16 开具使用单位生产领料凭证、对外调拨单据;负责与储运(库房)配合确定退库物资;负责保管调拨印章。5.2.17 按照质量回访及定点联系制度,负责施工单位的走访。5.2.18 完成与项目使用单位、库房之间的业务工作衔接、配合;完成与其它部室之间的工作衔接。5.2.19 及时、准确的完成各类报表和资料统计工作。5.2.20 负责就业务及管理工作,向公司领导汇报,并提出加强和改进工作的建议。5.2.21 对违反或未遵守公司物资采购相关制度规定造成的损失,承担相应责任。5.2.22 负责完成领导交办的其它工作。5.3 储管科:5.3.1贯彻执行仓库安全生产制度,检查其执行情况,掌握仓库、仓库设施、仓储物资的安全状况,及时组织维护和维修,保证安全。 5.3.2 负责本库的仓储作业设施、工具、办公用具的维护、保养工作。5.3.3 负责配送用车辆的调管理、外用工的使用管理以及固定资产的管理。5.3.4 负责物资的收发存、保管、保养、维修工作,保证库存物资数量准确、质量完好,并不断提高服务质量。5.3.5做好物资入库质量验收,对应有质量检验证明或合格证的,要认真核对后方可入库。5.3.6 物资出库,须手续齐备,在认真核对品种、规格、型号、数量后凭单发料。5.3.7 物资发料要做到先进先出,推陈出新。物资质量出现明显变质时应及时汇报,并与计划员、类别采购员联系。5.3.8 负责定期进行物资盘点,加强定额管理,防止积压;组织盈亏、违章作业事故的分析和报告处理。5.3.9 负责分管物资帐卡实相符,并对分管的物资进行日常的维护保养。5.3.10 负责分管物资的定额管理,对超储积压物资或通用差缺物资应及时汇报,并与相关计划员、类别采购员联系。5.3.11 及时准确完成各类报表。5.3.12 负责完成领导交办的其它工作。工程物资采购管理办法1范围本标准规定了工程物资采购的管理内容和职责。本标准适用于昊华鸿鹤公司工程物资采购的管理。2规范性文件引用下列标准包含的条文,经过在本标准中引用而构成为本标准的条款。在标准出版时,所示版本均为有效。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版不适用本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。3 定义项目采购是指从项目组织外部获得货物和服务(合称产品)的过程。项目采购分为:工程采购、物资(货物)采购、咨询服务采购。项目采购管理是指在整个项目过程中从外部寻求和采购各种项目所需资源的管理过程。项目采购管理由下列项目管理过程组成:采购计划、询价计划、询价、卖方选择、合同管理以及合同收尾。工程项目采购应以计划性为核心,以时效性为关键,以专业性为支撑,本着顺畅信息流,掌控物质流,把握资金流,强化物资采购成本管控力的原则,特制定本办法。4管理内容与职责4.1 采购计划采购计划由项目采购部综管科计划员根据工程管理部提出的<采购需求计划>提出,采购计划决定采购什么,何时采购,以及采购数量。4.1.1 采购需求计划根据采购需求计划编制以及需求的时间,采购需求计划可分为长、中短期采购需求计划。采购需求计划由项目管理部根据建设工程项目的勘察、设计、施工(土建、安装)、建立、物资以及工程服务咨询等需求,经专业主管部门认定会签后,书面向项目采购部综管科计划员提出<采购需求计划>。项目管理部应设置专人负责与项目采购部开展项目需求计划的对接工作。4.1.1.1 采购需求计划要素:项目名称、物资名称、规格型号、计量单位、材质、数量、技术标准、质量要求、使用单位、交货地点、时间、品牌以及其它特殊需求等。品牌是项目采购的重要依据,工程要求所体现的性价比是确定采购品牌的前提,工程确定的采购品牌不得随意更改。4.1.1.1.1 确定采购品牌的原则质量适宜。采购物资的质量是影响工程质量、成本最重要的因素,品牌的确定应首先满足采购物资规定的质量标准。价格合理。选择价格低的品牌能降低采购成本,但必须在保证质量的前提下追求价格的低廉。工程单位对品牌的确定、变更有建议权,可经过报的物资需求计划就品牌的选择提出建议。4.1.1.1.2 采购品牌的确认程序项目采购的前期,可借鉴昊华鸿鹤采购处品牌目录中的品牌,征求相关项目单位意见后进行采购。类别采购员在市场调查的基础上提出可供选择的采购品牌并尽可能征求相关工程单位及技术部门意见。采购部根据类别采购员提出的市场调查报告和工程单位及技术部门反馈的意见,就采购品牌的确认提出建议意见。采购部领导应就是否确定为采购品牌或试用品牌签署意见。经批准的采购品牌,采购员应当及时报采购部办公室存档备查,并提供采购品牌的生产许可证等相关证明材料。4.1.1.1.3采购品牌的运用管理采购物资应当选择已确定的采购品牌。已确定采购品牌的物资,类别采购员应当在采购订单中注明,类别采购员应通知供应商按订单要求供货,库房管理员应按订单确定的采购品牌验收,如与采购订单中的品牌不符,可拒绝收货。采购订单执行中因特殊情况须变更品牌,应按订单审批程序进行变更。类别采购员应定期或不定期的进行市场调查,加强对采购品牌质量、价格的跟踪验证,并根据使用单位的意见,与供方及时进行沟通。采购部定期按采购品牌的确定原则和确认程序对<采购品牌目录>重新进行清理确认,报昊鸿司分管领导审批.4.1.1.1. 4 采购品牌的新增、淘汰程序新增添采购品牌按确认程序办理。类别采购员或工程单位提出书面淘汰理由,经采购部领导审批后,该品牌在<采购品牌目录>中取消。主要采购品牌变更、淘汰后应首先考虑使用现有候补采购品牌。4.1.1.1.5 采购品牌的监督管理采购部不定期的检查采购品牌的执行情况,凡与确定的采购品牌不符的,类别采购员应进行书面说明,对不按规定执行本办法的类别采购员将按相关办法进行考核、处理。4.1.1.2 项目管理部对采购需求计划要素的准确性负责。因采购需求计划不准确引起的延期、积压或质量问题,工程项目部应书面说明原因。4.1.1.3 采购需求计划的申报:申报<采购需求计划>需项目管理部行政主要负责人以及对应的专业管理部门负责人签字后送项目采购部综管科汇总。4.1.1.4采购需求计划的变更:确因工程方面原因需要调整采购需求计划,项目管理部应提前将采购需求的变化情况以书面形式审签后报项目采购部综管科,方可变更已提交的采购需求计划。4.1.1.5 采购部综管科计划员:计划员负责项目采购过程中采购需求计划申请、到货、领用、技术指标、质量要求等采购过程与项目采购部的对口联系工作。4.1.1.6 采购需求计划的核定:项目采购部综管科负责各类物资需求计划有效性的核定,对不符合要求的采购需求计划应及时告知项目管理部。4.1.2 采购计划采购计划由项目采购部综管科计划员汇总<采购需求计划>并结合库存、需求、市场、生产周期、物流状况等因素后编制。采购计划分为长、中、短期项目采购计划。4.1.2.1采购计划要素:项目名称、物资名称、规格型号、计量单位、材质、数量、技术标准、质量要求、使用单位、交货地点、 时间以及其它特殊需求等。4.1.2.2 采购计划的审批:采购部综管科计划员书面提出<长、中、短期物资采购计划>,经计划员、综管科科长签字后,报采购部领导,昊鸿司相关领导审批。4.2. 询价计划综管科计划员将审签后的<采购计划>送类别采购科采购员,并要求类别采购员经过昊鸿司内横向比价、市场询价等方式,确定采购预算。并将采购预算反馈至综管科计划员。计划员员根据采购预算金额以及采购情况提出询价计划建议。经过询价计划确认潜在供应商以及项目采购方式。采购方式分为:招标采购、定点采购、比价采购、议价采购。4.2.1 供应商管理4.2.1.1 供应商准入4.2.1.1.1 登陆材料:营业执照、税务登记证、组织机构代码证以及生产许可证、经营许可证、质量管理体系认证证书、安全许可证、危化品运输许可证等相关资料的复印件,必要时提供原件核对。4.2.1.1.2 资质审查:类别采购员应就供方的生产能力、一贯信誉、技术水准、财务状况、质保体系、竞争能力等全面的进行调查,并形成<供方调查报告>。4.2.1.1.3 审批登陆类别采购员负责填写<往来结算业务计算机管理系统客户准入资格申请表>与<供方调查报告>一并报采购部领导及昊华鸿鹤分管领导审批,并由昊华鸿鹤总经理确认。同时附供方提供的书面申请、资质复印件、<授标决定书>、<定点采购物资申请表>等相关材料,报采购部综管科备案,经采购部综管科报公司生产经营办进行往来结算业务计算机登录。4.2.1.1.4 总包工程及战略物资供应商由昊华市场部采购中心主任审批。4.2.1.2 供应商档案类别采购员对经审批登录并开始供货的供方应及时建立供方档案,并进行动态管理。4.2.1.3 供方评定项目采购实行半年评定,评定内容包括:供货质量、供货价格、供货能力、售后服务、专业性及诚信度。当期评定得分超过80(含)分为合格,60(含)分至80为基本合格,低于60分为不合格。4.2.1.3.1 一次基本合格即为警告,立即通报对方,并提出整改要求,如该供方拒不整改或整改无效,将采取暂停供货13个月的处理。供方在整改后,将整改材料报我公司相关业务员处,经审查合格,方可继续供货。4.2.1.3.2在十二个月内再次评定为基本合格,即为不合格。对评定为不合格的供方,取消其供货资格,并冻结该单位的客户资料。4.2.1.3.3已取消供货资格的供方,经整改后供货质量有所提高,愿意与我公司继续建立业务往来关系,需在一年后重新办理资质审查手续。4.2.2 招标采购4.2.2.1 一级招标:物资:采购预算10万元以上(含10万元)或全年累计采购20万元以上(含20万元)的同种物资。工程服务咨询类:采购预算在30万元以上的工程项目与服务咨询。 4.2.2.2 二级招标:物资:采购预算1万元以上(含1万元)10万元以下或全年累计采购20万元以下(含20万元)的同种物资。工程服务咨询类:采购预算在30万元以下的工程项目与服务咨询。4.2.2.3 下列情况可不进行招标:单一来源性、垄断性物资;严重供不应求的物资;高温、高压影响系统运行全局的专控备品、备件;中国化工集团或昊华总公司、昊华鸿鹤公司系统内统一调配或内供的物资;法律、法规另有规定的;其它不具备招标采购条件的。 4.2.2.4 总包工程、设备,报昊司或中化公司承办,采购部协办。4.2.2.5 一级招标由公司招标办负责牵头组织,采购部综管科负责联络。4.2.2.6 二级招标由采购部综管科负责牵头组织。4.2.2.7 招标流程要求根据公司相关管理办法开展。4.2.2.8满足招标要求,却无法招标的物资,类别采购员应书面说面原因,经采购部分管领导签字认可后交采购部综管科备案。4.2.3 定点采购4.2.3.1 定点采购按公司监保处相关规定执行。4.2.3.2 定点申请的有效期为申请当年年底。4.2.3.3点物资只能定生产厂家,即使是办理定点的物资,类别采购员也应根据市场调查情况与供应商进行议价。4.2.4 比价采购4.2.4.1 同类采购一次性采购额1万元以下或年度采购额5万元以下的应采取比价采购。4.2.4.2 比价采购物资应邀三家以上供应商书面(传真)报价至综管科。4.2.4.3 如无重大市场变化,比价采购物资应按季询价。4.2.5 议价采购4.2.5.1 满足以上招标、定点、内供、比价采购要求,却无法经过以上方式降低采购成本或满足工程需求的可进行议价采购。4.2.5.2 议价采购应在充分市场调查的基础上进行。4.2.5.3 议价采购应备案说明未按要求采购的原因。凡达到二级招标采购额的询价计划确定,应由项目采购部部长审签,达到一级招标采购额的询价计划还需昊华鸿鹤相关领导审签。4. 3. 询价询价时指取得报价单、标书、要约或订约提议的过程。询价计划经相关领导审签后,可对外询价。总包工程、设备,报昊司或中化公司承办,采购部协办。一级招标由昊华鸿鹤招标办招投标管理员,对外发放招标文件,并要求供应商按招标文件要求将标书投送至招标办。二级招标、比价采购、定点采购、议价采购等报价函由项目采购部类别采购员,对外发放招标文件或询价函,并要求供应商按招标文件或询价函要求将报价函投送至综管科招投标管理员。4.4. 渠道选择询价后,经过不同采购方式确定采购渠道、价格、品牌等。确定采购渠道后,招标组织单位应进行招标公示、并发放中标通知。类别采购员应按要求在ERP系统中编制采购订单。4.4.1 采购渠道的确定4.4.1.1价格评定法应按报价由低到高顺序排列,报价相同的,按技术指标优劣、交货周期等顺序排列。如评标小组或比价小组认为,排在前面的候选供应商的最低报价或者某些分项报价明显不合理或低于成本,有可能影响采购质量和不能诚信履约的,应当要求供应商予以解释说明,并提交相关证明材料;否则,能够取消该供应商的候选资格,按顺序递补中标候选供应商,以此类推。4.4.1.2综合评定法根据综合评分或综合评议,确定采购渠道。采用综合评分法,按评审后得分由高到低排序。得分相同的,按报价由低到高排列。得分且报价相同的,以表决方式确定。采用综合评议的,应在小组成员充分发表个人意见的基础上形成统一意见,并最终确定采购渠道。如意见存在较大分歧,可经过表决方式确定。4.4.2 采购订单确定采购渠道啊后,类别采购员应在ERP系统中编制采购订单,<采购订单>经相关领导审签后交综管科审核,类别采购员方可对外通知执行。4.4.2.1 采购订单要素:订单日期、计划类型(长、中、短期计划)、采购方式、供货单位、送货地点、交货期、物资编码、物资名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额、产地品牌、使用单位、项目名称以及其它特殊采购要求。4.4.2.2 采购订单的审批4.4.2.2.1物资采购订单采购金额20万元以下由项目采购部领导审批,20万元以上50万以下需报昊司分管领导审批,50万以上还需昊华鸿鹤主管领导审批。4.4.2.2.2经审定的物资采购订单由采购部领导签字后,报昊鸿司分管领导及主管领导审批后执行。4.4.2.2.3经审批后的项目采购订单要素需进行调整的,应重新按订单编制、审批程序进行。类别采购员应及时就计划调整情况与计划员、库房及使用单位联系。4.4.2.2.4物资采购订单不能替代物资采购合同,按公司合同管理相关规定应订立合同的,类别采购员必须与供应商订立书面合同。4.4.2.3 采购订单的执行4.4.2.3.1 类别采购科采购员负责执行物资采购订单。4.4.2.3.2 类别采购员向供货单位出具<项目采购部采购订单>,不允许口头通知物资采购订单。<项目采购部采购订单>各栏目要素应填写齐全。4.4.2.3.3 类别采购员负责根据库存、市场资源、物流条件、使用单位需求时间安排供方计划到货的时间和数量,对到货物资满足订单要求负责。4.4.2.3.4 类别采购员必须了解或掌握到货物资的在途物流状况,组织物资均衡到货。4.4.2.3.5 库房管理人员有权拒收无<项目采购部采购采购订单>或与订单要素不一致的物资,并及时与业务部门衔接。4.4.2.4 采购订单的审核与检查4.4.2.4.1采购部综管科对采购订单按计划审批要求进行程序性审查后,完成K3系统审核。4.4.2.4.2采购部综管科对采购订单全过程进行监督、检查。对采购过程中违反规定或造成公司经济损失的,按公司或采购部有关规定处理。4.5. 合同管理4.5.1 必须签订合同的物资:4.5.1.1纳入战略采购的物资,应签战略框架协议和标准合同;4.5.1.2 同种物资一次性采购金额在3万元以上的;4.5.1.3有订金、预付款的;4.5.1.4 市外采购的物资;4.5.1.5 在产品质量、交货期、包装物等方面有特殊要求的;4.5.1.6 年度意向性合同;4.5.2 合同谈判一般物资的合同谈判由类别采购员与采购部领导负责对外进行;重要物资的商务谈判,应有昊司分管领导参加;涉及技术、质量方面有特殊要求的,应有使用单位及技术管理部门的参与;重大项目的商务谈判或谈判涉及法律关系复杂的,还应有法律顾问参与,必要时应有昊华鸿鹤相关领导参加。4.5.3战略框架协议的审批4.5.3.1 1000万元以下的框架协议或合同,由昊华规划技术部主任审批;4.5.3.2 1000万以上 万以下的框架协议或合同,工程总包,由昊华总公司分管领导审批;4.5.3.3 万以上的框架协议或合同,由昊华总公司总经理审批。4.5.4 合同的审批:4.5.4.1 20万元以下的项目采购合同:类别采购员、采购科长、采购部领导签字后,方可加盖合同专用章;4.5.4.2 20万元以上50万元以下的项目采购合同:除类别采购员、采购科长、采购部领导签字外,还需昊华鸿鹤分管领导审批同意后,方可加盖合同专用章;4.5.4.3 50万元以上的项目采购合同:除类别采购员、采购科长、采购部领导签字外,还需昊华鸿鹤分管及主管领导审批同意后,方可加盖合同专用章.4.5.4.3 需法律事务室审签的采购合同:4.5.4.3.1 涉外(含港、澳、台)合同;4.5.4.3.2 合同金额在100万元以上的采购合同;4.5.4.3.3 涉及重大利益的合同,以及由法律事务室参与从可行性研究、风险预测、商务谈判、合同起草至签约全过程的合同。4.6. 合同收尾合同收尾,指合同的执行和清算,包括赊销的清偿。4.6.1 合同的执行项目采购合同的执行分为,工程建设、物资入库以及咨询服务。4.6.1.1物资入库验收4.6.1.1.1 类别采购员与库工在物资入库验收中的职责划分:4.6.1.1.1.1 库工:库工根据采购订单供货渠道、采购品牌、数量办理入库手续,对以上三要素负责,并应根据物资外观对物资质量进行初步判定。4.6.1.1.1.2 类别采购员:物资到货后,类别采购员应到场检查。类别采购员对到货进度、采购物资质量负责并完成相关联系、协调事宜。类别采购员对外储物资数量、质量负责。4.6.1.1.2 类别采购员必须到场验收的物资:一级招标物资(需由公司专门质量检测部门检测合格方能办理入库手续的物资除外);新增品牌或供货渠道的物资;库工对办理入库提出异议的物资;其它需要进行现场验收的物资。对必须到场验收的物资,类别采购员应提前与供应商、库房、使用单位联系,保证现场验收及时完成。4.6.1.1.3类别采购员应进行抽查的物资种类:外储物资:重要物资,采购员至少每周一次对外储物资进行检查,一般物资,采购员必须每半月对外储物资进行检查。检查情况应记录于客户档案中。一般物资,采购员每月至少一次对分管到货物资进行抽查,并记录。其它需进行抽查的物资。4.6.1.1.4 特殊急需物资的到货类别采购员应及时反馈至采购部综管科,以加强与使用单位的沟通。4.6.1.1.5需入库检验的的物资由类别采购员负责与使用单位联系。4.6.1.1.6直送使用单位接收的物资,由类别采购员负责通知使用单位签收,采购员在送库房签收<入库验收单>时须附相应的采购订单,库工凭此完清入库及领用手续。4.6.1.1.7节假日等特殊情况下,库房在接到采购科长以上领导的通知后可先收货,在正常上班后的3个工作日内,由类别采购员完清相关手续。类别采购员无权口头通知订单或更改订单。4.6.1.1.8 采购物资出现质量争议,由采购部负责对内、对外的处理、沟通工作。4.6.1.2 工程建设以及咨询服务的验收工程建设以及咨询服务验收按相关要求办理。4.6.2 合同的清算4.6.2.1 发票结算4.6.2.1.1 类别采购员凭供货单位提供的发票及<送货单>,在计算机系统中对照相应订单及外购入库单据录入采购结算单。4.6.2.1.2 采购部综管科计划员对采购结算单中各要素(物料名称、规格、数量、价格、金额等)复核并确认无误后,在计算机系统中审核采购结算单据。4.6.2.1.3 类别采购员在计算机系统中打印采购结算单据,交相关库工签字确认后,与结算发票一并交公司财务办理帐务结算。4.6.2.2 暂估入库4.6.2.2.1 到货物资经库房验收后,供货单位在当月未能提供销售发票的,类别采购员应办理暂估入库手续。4.6.2.2.2 类别采购员应督促供户尽快提供正式发票,并按要求对暂估数据进行结算,完清入库手续。4.6.2.3 资金管理类别采购员根据合同签订的资金付款进度提出资金支付计划报综管科计划员,经项目采购部部长审签后,报昊华鸿鹤财务、项目采购部分管领导与主要领导。根据昊华鸿鹤资金平衡情况,安排资金支付。4.6.2.3.1 类别采购员与供户间的账务核对按业务分工,类别采购员应在每月上旬与相关供户核对帐务,做到双方帐务完全相符,并签字认可、备查。4.6.2.3.2 类别采购员与公司财务间的账务核对与供户对帐后,类别采购员应与财务核对应付账款,并按财务要求向供应商发放对帐函。4.7. 本办法由昊华鸿鹤化工有限责任公司项目采购部负责解释,自颁布日开始执行。5 附则5.1 本制度如与国家法律、法规以及昊华鸿鹤公司相关规定不一致时,按上级规定执行。5.2 本制度由项目采购部负责解释。项目采购部工程物资采购流程(附图)项目采购合同管理办法1范围本标准规定了项目采购合同管理管理内容和方法。本标准适用用昊华鸿鹤项目采购合同管理。2 规范性引用文件下列标准包含的条文,经过本标准的引用而构成为标准的条款。在标准出版时,所示版本均为有效。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准。然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。<中华人民共和国合同法>3管理内容和方法为规范项目采购合同管理工作,健全自我保护和自我约束的机制,根据昊华鸿鹤<合同管理办法(修订)>,结合项目采购实际情况,特制定本办法。本办法所称项目采购合同(以下简称合同)是指公司作为平等主体与自然人、法人、其它组织之间设立、变更、终止买卖权利义务关系的协议。3.1. 合同的订立3.1.1 订立物资采购合同,一律采取书面形式。书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等能够有形地表现所载内容的形式。3.1.2 公司推行合同示范文本制度。订立物资采购合同时,凡有该类合同的示范文本的,原则上应使用示范文本,如确有特殊原因无法使用的,应在双方签字盖章前将非标准物资采购合同文本送交公司法律事务机构审查认可。合同示范文本是指公司法律事务机构或国务院有关部委和直属机构或有关民间组织制定的标准合同格式文本。3.1.3 属下列情况之一的,必须订立合同书:同种物资一次性采购金额在3万元以上的;有订金、预付款的;市外采购的物资;在产品质量、交货期、包装物等方面有特殊要求的;年度意向性合同。3.1.4 一般物资的合同谈判由类别采购科对外进行;重要物资等的商务谈判,应有项目采购部领导参加;涉及技术、质量方面有特殊要求的,应有使用单位及技术管理部门的参与;重大项目的商务谈判或谈判涉及法律关系复杂的,还应有法律顾问参与,必要时应有昊华鸿鹤分管领导、主要领导参加。 3.1.5 公司推行合同委托代理制度。除主持行政全面工作的负责人外,分管领导、类别采购科长、类别采购员工都必须在取得相应的授权后,方可代表公司订立物资采购合同。 3.1.6 取得委托授权是委托代理人代表公司签订合同的依据,委托代理人的代理权限发生变更、解除劳动合同、换岗的,需重新办理授权手续。3.1.7 合同必须由委托代理人亲自签名,禁止各部门未经授权的员工在合同上签名。3.2. 合同生效前的审查项目采购合同文本必须报送综管科合同管理员审查,其中重大合同必须报公司法律事务机构进行审查后,方能报领导审批。 3.2.1 合同生效前的审查围绕如下事项进行:按公司内部管理程序,订立合同的计划、决议、决定等相关前置条件;对方经办人的授权和身份;对方当事人的主体资格; 合同条款的合法性、规范性、可行性。3.2.2 下列合同属重大项目采购合同,在自审后,还应报公司法律事务室审查:涉外(含港、澳、台)合同;合同金额在100万元以上的项目采购合同;涉及公司重大利益的合同,以及由法律事务室参与从可行性研究、风险预测、商务谈判、合同起草至签约全过程的合同。3.2.3 合同的审批类别采购员在拟定合同后,应填写<物资采购合同签章审批单>连同合同文本等相关依据,由类别采购科长审核后,报送合同管理员或法律事务室,就合同签订的相关条款进行审查,对有前置条件,且符合现行法律法规、政策和公司利益的,即在<物资采购合同签章审批单>上签字经过。否则,应提出书面意见,类别采购员按意见修改后,再报送审查。经法律条款的审查后,类别采购员还应就合同签订的渠道、价格等要素按审批权限报有关领导审批,合同金额在20万元以内,项目采购部领导审批,合同金额在20万元以上50万元以下需昊华鸿鹤分管领导审批,合同金额在50万以上还需昊华鸿鹤主要领导审批。经昊华鸿鹤公司领导审查后,方可加盖合同专用章。3.3. 合同履行的监控3.3.1 类别采购员应对合同的履行情况作详细全面的书面记录,综管科合同管理员应监控合同的全面、实际履行,公司法律事务机构对合同的履行情况定期进行检查。3.3.2 项目采购合同生效后,对方当事人不履行合同义务或履行合同义务不符合约定条件的,类别采购员应及时采取保护诉讼时效和防止损失扩大的措施,同时向公司法律事务机构通报情况,寻求法律支持。涉及公司不能履行合同的,应及时与对方当事人签订变更或终止合同的协议,防止发生纠纷。因合同纠纷启动诉讼或仲裁程序的,类别采购员应将合同文本及相关资料复印件及时报送公司法律事务机构,并协助纠纷的处理。3.3.3 生效的合同在履行完毕前需变更、终止或转让的,类别采购员代表公司与对方当事人签订的相关协议,应按本办法规定的合同签审程序将协议报原合同审查人员审查。3.4. 合同档案和台帐3.4.1 综管科合同管理员为合同归档责任人,合同文本正本、技术协议、履行合同过程中形成的变更、终止、转让协议的原件应在生效之日起五个工作日内由类别采购员提交本单位合同管理员,类别采购员只能留存复印件,如需使用原件,应办理借用手续。3.4.2 合同管理员负责建立本单位<合同签订、履行台帐>,对合同的签订、履行、变更、转让、终止等作全面的记录。3.4.3 类别采购员与公司解除劳动合同、离退休、换岗的,应填写资料交接清单,办理好业务和资料的交接手续,同时就其在岗时签订的合同与接受人一起承担连带责任。3.5. 合同专用章 3.5.1 合同专用章是签订合同的专用印章,除特殊情况可加盖公司的行政印章外,在合同加盖的其它印章,公司一律不予认可,并视造成的后果,追究相关人员的责任。3.5.2 合同专用章的启用应严格遵守签审分离制和签章审批制的规定,禁止未经审查在合同上加盖合同专用章,禁止未经特别授权使用盖章的空白合同书。3.5.3 合同专用的管理由综管科合同管理员负责。4 附则4.1 本制度如与国家法律、法规以及昊华鸿鹤公司相关规定不一致时,按上级规定执行。4.2 本办法由项目采购部负责解释,自发布之日起施行。项目物资采购二级招标管理办法1范围本标准规定了项目物资采购二级招标的范围和管理。本标准适用于昊华鸿鹤项目物资二级招标管理。2 规范性引用文件下列标准包含的条文,经过本标准的引用而构成为标准的条款。在标准出版时,所示版本均为有效。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括