市政公司-印章及公司相关证件管理制度.docx

市政公司-印章及公司相关证件管理制度印章及公司相关证件管理制度一、总则 1、为进一步加强和规范印章管理，维护印章的肃穆性，确保印章平安运用，使公司印章管理规范化、合理化，特制定本制度。 2、本制度所指印章包括公司行政印章（公章）、专用印章（如合同专用章、领导公务私章、财务专用章）及各项目部所管理的印章。3、本制度所指印章统一由行政部按公司规定制发。 二、印章的管理 1、公司的行政、合同印章由行政部统一管理；财务印章及法人印章由财务部统一管理，相关部门指定专人保管、运用专用印章；投标专用章、法人章由经营管理部统一管理。2、所需印章需报行政部、总经理审批，由行政部统一负责刻制。未经审批，私自刻制与公司有关印章的，赐予部门负责人罚款 500-1000 元，并将印章收回。造成损失的予以开除，追究经济和刑事责任。3、印章刻制后由行政部压印登记后启用。（1）如相关部门撤并，须刚好将印章送交行政部进行封存或销毁。（2）因更名或印章磨损须刚好向行政部申请更换印章。4、各部门负责人对本部门管理的印章负有监管责任，监印人要确保印章存放平安。印章若遗失须马上向本部门负责人、分管领导、主要领导报告，并登报声明该印章作废，并赐予印章管理人员罚款 500 元。5、运用印章必需填写用印申请表并办理运用登记手续。登记项目包括：用印日期、事由、用印类别、印数、用印部门、运用人、批准人、经办人。监印人员在用印时要批阅、了解用印内容，核实、清点用印数量。监印人员盖章时要规范，确保盖出的印章端正、清楚完整，印章应盖在成文日期上方，署名部门名称中间，并留意上不压正文，下要骑盖日期，页数超过两页的需加盖骑封印。6、全部运用印章的公文、公函、协议书以及各类报表、申报材料等，用印部门要指定专人负责，统一编号，分类登记，并存入档案。7、监印人员要坚持原则，对不符合规定的用印，有权拒绝当事人，并向有关领导报告。8、印章原则上不借出访用。特别状况须借出访用时，用印部门须申请，由分管领导审核、总经理批准后方可借出，并派专人监印；未经总经理批准私自将公章借出，赐予印章管理人罚款 300 元，如因此给公司造成损失，由印章管理人全部担当，情节严峻的，报司法机关处理。9、印章管理人员工作岗位发生变动时，须办理交接手续，双方签字确认。否则赐予印章管理人罚款 100 元。10、坤元建材公司、绿之源公司、金茂检测线全部印章暂由财务部保管。三、印章的运用（一）印章的运用范围1、公章、领导公务私章 （1）公司内部工程类业务 程开工报告、签证、竣工验收报告、施工组织设计、工程进度预算、工程过程中报表等业务，（需经评审的资料评审后），经分公司经理审批后方可办理用印。否则不予盖章，未经审核批准赐予盖章的，赐予印章管理人员罚款 100元，由此造成的损失由印章管理人员负责。印章管理人员做好用印登记，每缺少一项，赐予印章管理人员罚款 100元。（2）对外业务 开具证明书、介绍信及外来单位用章，一律须经部门负责人签字同意后，报行政部、总经理审核，经董事长审批后方可办理用印。未经审核批准赐予盖章的，赐予印章管理人员罚款 100 元，由此造成的损失由印章管理人员负责。行政部做好登记并留存复印件备案。2、合同章 （1）全部对外签订的协议书、施工合同、工业品买卖合同等，根据合同审批流程完成后，凭审批表加盖印章。未经审核批准赐予盖章的，赐予印章管理人员罚款 100 元，由此造成的损失由印章管理人员负责。（2）职工试用协议由人力资源部经理审批后加盖印章、签署职工劳动合同须报总经理同意签批后方可盖章。未经审核批准赐予盖章的，赐予印章管理人员罚款 100 元，由此造成的损失由印章管理人员负责。3、公司批准并授权由行政部统一刻制的印章外，其他部门及个人不得以公司名义私自刻章，若有违反，公司有权单方面解除合同。除单位授权的印章外，各部门印章不对外运用，只能在本部门的职责范围内运用。凡运用各部门印章对外签订的合同及其它契约类文书无效。4、公司领导公务私章属于公司的公务章，代表公司领导人的身份，是行使职务的标记。印章管理人员不得私自用其印章办理业务或其他事项，由此造成的损失由印章管理人员全部担当，情节严峻的移交司法机关处理。（二）印章的运用程序 1、凡运用公司行政印章、专用章的，均须严格按本管理制度进行审批、登记。2、各科室管理印章的运用，经部门负责人同意后可运用印章。3、职工办理各类储蓄、购房、学历等个人性事务，经部门经理审核，总经理或董事长审批后方可用印，行政部做好登记并留存复印件备案。4、严禁开具盖有公章的空白信函和公用笺头、介绍信等。特别状况须报总经理特批。持空白介绍信外出工作回来，必需向公司汇报介绍信用途并带回介绍信复印件，未运用的必需交回。未交回的，赐予运用人罚款 500 元/份。5、用印份数以领导批准或常规规定的份数为准，不得擅自增加用印份数，扩大用印范围。用印作废的文件、材料，需退回销毁后方能重新用印。6、监印人员有权批阅用印内容及检查留存材料是否完备齐全。一般材料要保留有领导人签批的草稿。合同、协议书等重要材料要备份一份原始文本或电子文本，方可用印。四、公司相关证件的管理1、公司相关荣誉证书全部由行政部统一管理。营业执照和税务方面及财务证件由财务部统一管理。如发生损坏或丢失证件状况，赐予证件管理人员罚款200 元，并担当办理新证件产生的费用。2、公司的资质证书正副本及各类人事证件、培训证件原件由人力资源部管理，如发生损坏或丢失证件状况，赐予证件管理人员罚款 100 元，并担当办理新证件产生的费用。3、除投标活动须要将证件带出公司外，其余业务须要外借证件时需以总经理批准同意后方可带出。否则赐予证件借出人员及证件运用人员分别罚款 500元。如给公司造成损失，由证件借出人员及证件运用人员全部担当。五、附则 1、违反本规定擅自刻制、运用印章，将按公司规定赐予当事人、印章保管人及部门负责人肃穆处理，直至公司单方面解除劳动合同。2、因用印材料出现问题造成损失的，由用印申请人及部门负责人担当，重大事故将追究其相关法律责任。3、本规定自发文之日起施行。