电子档案和档案数字化副本移交接收规范.docx

电子档案和档案数字化副本移交接收规范 ICS 01.040.30 CCSA14DB 内 蒙 古 自 治 区 地 方 文 件 DB/T XXXXXXX电子档案和档案数字化副本移交接收规范Specification for transfer and ecceptance of electronic records and digital copy of archives20xx-xx-xx 发布 20xx-xx-xx 实施 内蒙古自治区市场监督管理局 发 布前言 本文件根据 GB/T 1.1-2020标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由内蒙古自治区档案局提出并归口。本文件起草单位：内蒙古自治区档案局。本文件主要起草人：谷磊、包玉玲、韩晓军、温旭东、李志鹏、常青、张鑫、张宇杰。 1 电子档案和档案数字化副本移交接收规范1 范围 本文件规定了电子档案和档案数字化副本移交接收的技术和管理要求,包括在线和离线移交接收。本文件适用于内蒙古自治区各级档案馆以及依法向档案馆移交档案的机关、团体、企事业单位和其他组织开展电子档案和档案数字化副本的移交接收工作。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不行少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括全部的修改单）适用于本文件。GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 20530 文献档案资料数字化工作导则 GB/T 33476 党政机关电子公文格式规范 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 46 文书类电子文件元数据方案 DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 48 基于 XML 的电子文件封装规范 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 52 档案数字化光盘标识规范 DA/T 54 照片类电子档案元数据方案 DA/T 57 档案关系型数据库转换为 XML 文件的技术规范 DA/T 58 电子档案管理基本术语 DA/T 62 录音录像档案数字化规范 DA/T 63 录音录像类电子档案元数据方案 DA/T 78 录音录像档案管理规范3 术语和定义 GB/T 18894-2016、DA/T 1-2000、DA/T 18、DA/T 22-2015、DA/T 31-2017、DA/T 58-2014、DA/T 62-2017 界定的，以及下列术语和定义适用于本文件。3.1电子文件 electronic document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的电子格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。3.2电子档案 electronic records 2 具有凭证、查考和保管价值并归档保存的电子文件。3.3 档案数字化副本 digital copy of archives 将纸质档案、照片档案、声像档案等传统载体档案，进行数字化转换，形成的以数字形态存在的能被计算机识别的数据，包括档案原文图像数据、照片图像数据、音频视频数据及相关档案元数据。3.4元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。4 总则 4.1 移交单位和档案馆应当依法履行电子档案和档案数字化副本的移交和接收职责。4.2 在移交与接收电子档案和档案数字化副本过程中，应确保档案信息的平安。涉及国家隐私的电子档案和档案数字化副本应单独存储，其移交接收须符合国家保密相关规定。5 移交要求 5.1 基本要求 5.1.1 各门类电子档案移交前应根据 GB/T 18894 及相应门类档案整理文件进行规范整理；纸质档案应在规范整理的前提下，根据 DA/T 31 形成档案数字化副本；模拟录音录像档案应在规范整理的前提下，根据 DA/T 62 形成档案数字化副本。5.1.2 形成时间早于本文件所引用规范性文件实施日期的电子档案和档案数字化副本，应符合形成时所适用的规范性文件或本文件所引用的规范性文件。5.1.3 电子档案应与相关元数据一同移交，并采纳基于 XML 的封装方式组织档案数据。档案数字化副本可以参照上述方式与相关元数据一同移交，也可选择与其机读书目一同移交。5.1.4 待移交的电子档案和档案数字化副本应转换为规定的文件格式，电子文件不应带有压缩、加密、匿名电子签名等技术，特别格式的电子文件应当与其读取平台一起移交。5.1.5 待移交的电子档案和档案数字化副本应进行检验，确保数据真实、完整、可用、平安。5.2 电子档案格式要求 5.2.1 文书类电子档案的正本、定稿、文件处理单以及确有必要保存的重要修改稿等应齐全、完整；电子公文的电子印章应齐全、完整，公文版式应符合 GB/T 33476 的要求。电子公文的正本、定稿、公文处理单应采纳符合 DA/T 47 的 OFD、PDF 等版式文件格式；集中记录修改痕迹以及确有必要保存的重要修改稿可以采纳 DOC 等流式文件格式。5.2.2 照片类电子档案应为数字成像设备干脆拍摄形成的原始图像文件，不应对数码照片的内容和 EXIF 信息进行修改和处理，应采纳 JPEG 格式。5.2.3 录音录像类电子档案应为摄录设备干脆形成的具有保存价值的录音录像文件。录音类电子档案应采纳 MP3 文件格式，重要或宝贵的录音类电子档案采纳 WAVE 格式，音频采样率不低于 44.1KHz。录像类电子档案应是音频、视频封装为一体的音视频文件，应采纳 AVI 格式，比特率不低于 8Mbps。5.2.4 其他门类电子档案的移交类型和要求根据国家有关规定执行。5.3 档案数字化副本格式要求 纸质档案数字化副本应存储为 JPEG 格式，采纳单页形式存储，征得档案馆同意后，也可存储为 OFD、PDF 等版式文件；录音档案数字化副本应存储为 WAVE 格式；录像档案数字化副本应存储为 AVI 格式。5.4 元数据构成及要求 3 5.4.1 文书类元数据分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据。其中文件实体元数据为必选域，详见附录 A 表 1 至表 3，其余为可选域。文书类元数据的收集参照 DA/T 46 执行。5.4.2 照片类、录音录像类元数据分为档案实体元数据、业务实体元数据、机构人员实体元数据、授权实体元数据。其中档案实体元数据为必选域，详见附录 A 表 4 至表 8，其余为可选域。照片类、录音录像类元数据的收集分别参照 DA/T 54、DA/T 63 执行。5.5 移交方式 5.5.1 在线移交方式 档案移交单位需接入自治区同级政务外网，通过调用同级档案馆部署在政务外网的在线移交接口进行电子档案和档案数字化副本移交，移交 XML 报文详见附录 C。5.5.2 离线移交方式 待移交档案应采纳一次写光盘作为移交存储介质，有关技术指标应符合DA/T 38的要求，不同门类的档案不得存储于同一张光盘。移交光盘应配有光盘盒，盒纸和盘面的标识应符合DA/T 52。盘面填写时应运用符合档案爱护要求的书写材料，禁止运用粘贴标签。移交介质的数据存储结构见附录 B。光盘应与电子档案和档案数字化副本一同移交。征得档案馆同意后，可采纳质量牢靠、容量适合的移动硬盘进行移交。移动硬盘标识参照 DA/T 52。5.6 质量检验要求 移交单位在移交前，应当对电子档案、档案数字化副本及相关元数据进行真实性、完整性、可用性和平安性等方面的检验，合格后方可移交，不合格的由移交单位进行整改。检验要求如下：a) 检验档案门类，确认其符合档案进馆范围。b) 检验档案内容，在线移交时确认移交档案不涉及国家隐私。c) 检验真实性和完整性。确认来源牢靠、未被篡改，内容和结构完整。检验元数据和机读书目，确认著录项齐全，著录内容完整、精确、规范；电子档案、档案数字化副本与相关元数据关联精确，档案数字化副本与传统载体档案关联精确。d) 检验平安性和可用性。确认其无病毒；其文件、载体和背景信息未被破坏；确认可被存取、检索、显现和理解，可供合法的下载、阅读、打印、复制等形式的利用。e) 检验原文。确认文件格式、存储结构、文件命名符合要求；数字化加工成果质量符合要求。f) 合格率应达到 100%。合格率=合格的件数/总件数×100%。g) 离线移交时检验存储介质。根据 DA/T 38、DA/T 52 对存储介质进行规范性检验。存储介质检验合格率应达到 100%。6 接收要求 6.1 接收流程 接收流程为：清点数量、检验档案数据，办理交接手续，著录保存交接信息等。6.2 清点 在线移交时，档案馆应清点移交档案数量，统计数据量并与移交单位确认；离线移交时，档案馆和移交单位应当面清点介质数量和移交档案数量。如发觉问题，由移交单位进行整改。6.3 检验 6.3.1 根据本文件第 5.6 项进行检验。6.3.2 档案馆应按件进行人工抽检，抽检档案不低于移交档案的 5%。文件存储格式和文件命名合格率应达到 100%。电子档案、档案数字化副本与元数据（机读书目）关联关系合格率，数字化加工成果与 4 传统载体档案关联关系合格率均应达到 100%。其他项目合格率应达到 95%以上（含 95%)。合格率=抽检合格的数量/抽检总数×100%。合格率未达到要求的，由移交单位进行整改。6.4 办理交接手续 质量检验合格后，档案馆与移交单位应填写移交接收登记表（附录 D），由双方签字盖章。6.5 著录保存交接信息 档案馆应将电子档案和档案数字化副本移交接收信息补充至相关元数据中。 5 附录 A (规范性) 元数据（机读书目）结构A.1 文书案卷元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的限制层次，分为案卷和文件。2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 3 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆安排给全宗的代码 4 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式给予档案的用以固定和反映档案排列依次的一组代码 5 书目号 字符型 3 必填 MLH 全宗内案卷所属书目的代码 6 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 WS 7 年度 数值型 4 必填 ND 档案形成年度 8 保管期限 字符型 4 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 9 机构（问题）字符型 10 非必填 JGWT 对实体分类整理时按部门或问题分类的结果 10 案卷号 字符型 4 必填 AJH 编制的案卷依次号 11 题名 字符型 1000 必填 TM 案卷标题，应体现案卷责任者、内容、文种三要素等 12 主题词 字符型 500 非必填 ZDCD 用以表达主题的规范化的词或词组，系统自动生成 13 起止日期 日期型 17 必填 QZRQ 卷内书目中文件最早日期至最晚日期 ，中间用-链接。示例：19800101-19810101 14 密级 字符型 4 必填 MJ 标注卷内最高密级,如绝密、机密、隐私、内部、无 15 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说 6 明 16 件数 数值型 4 必填 JS 记录案卷内文件数量 17 页数 数值型 4 必填 YS 记录案卷内文件页数 18 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为原控状态，表示未经过鉴定，限制运用；鉴定过后，依据鉴定结果分为开放和限制两种状态。19 附注 字符型 300 非必填 FZ 须要说明和补充说明的事项A.2 文书卷内文件元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的限制层次，默认件 2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式给予档案的用以固定和反映档案排列依次的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆安排给全宗的代码 5 书目号 字符型 3 必填 MLH 全宗内案卷所属书目的代码 6 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 WS 7 年度 数值型 4 必填 ND 年度为档案形成年度。8 保管期限 字符型 4 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 9 机构（问题）字符型 10 非必填 JGWT 对实体分类整理时按部门或问题分类的结果 10 案卷号 字符型 4 必填 AJH 文件所属案卷的案卷依次号 11 依次号 字符型 3 必填 SXH 以卷内文件排列先后顺次填写的序号。12 题名 字符型 1000 必填 TM 文件标题，应体现案卷责任者、内容、文种三要素等 13 主题词 字符型 500 非必填 ZDCD 用以表达主题的规范化的词或词组，系统自 7 动生成 14 文号 字符型 40 非必填 WH 文件制发过程中由制发机关、团体或个人给予文件的依次号 15 责任者 字符型 300 必填 ZRZ 对档案内容进行创建或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。16 成文日期 日期型 8 必填 CWRQ 文件形成的日期 17 文种 字符型 50 非必填 WZ 按性质和用途确定的文件种类的名称，如吩咐（令）、确定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、看法、函、会议纪要、指示、决议、公报、条例、规定 18 紧急程度 字符型 4 非必填 JJCD 公文送达和办理时间要求的急缓等级。如特提、特急、加急、平急、急件、无 19 主送 字符型 300 非必填 ZS 文件的主要受理者。20 抄送 字符型 300 非必填 CS 除主送者以外须要执行或知晓文件的其他受文者。21 密级 字符型 4 必填 MJ 标注文件密级,如绝密、机密、隐私、内部、无 22 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 23 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 24 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 25 页号 字符型 4 非必填 YH 记录文件的起始页号 26 页数 数值型 4 必填 YS 记录文件的页数 27 语种 字符型 40 非必填 YZ 当文件为中文时不用著录，当文件为英文或其他文字时，据实著录。28 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为原控状态，表示未经过鉴定，限制运用；鉴定过后，依据鉴定结果分为开放和限制两种状态。 8 29 附注 字符型 300 非必填 FZ 须要说明和补充说明的事项A.3 文书归档文件元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的限制层次，默认件 2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式给予档案的用以固定和反映档案排列依次的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆安排给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 WS 6 年度 数值型 4 必填 ND 年度为档案形成年度。7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 机构（问题）字符型 3 非必填 JGWT 对实体分类整理时按部门或问题分类的结果，采纳 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识 9 件号 字符型 4 必填 JH 编制的文件排列依次号 10 题名 字符型 1000 必填 TM 文件标题，应体现案卷责任者、内容、文种三要素等 11 主题词 字符型 500 非必填 ZDCD 用以表达主题的规范化的词或词组，系统自动生成 12 文号 字符型 40 非必填 WH 文件制发过程中由制发机关、团体或个人给予文件的依次号。13 责任者 字符型 300 必填 ZRZ 对档案内容进行创建或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。14 成文日期 日期型 8 必填 CWRQ 文件形成的日期 15 文种 字符型 50 非必填 WZ 按性质和用途确定的 9 文件种类的名称，如吩咐（令）、确定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、看法、函、会议纪要、指示、决议、公报、条例、规定 16 紧急程度 字符型 4 非必填 JJCD 公文送达和办理时间要求的急缓等级。如特提、特急、加急、平急、急件、无 17 主送 字符型 300 非必填 ZS 文件的主要受理者。18 抄送 字符型 300 非必填 CS 除主送者以外须要执行或知晓文件的其他受文者。19 密级 字符型 4 必填 MJ 标注文件密级,如绝密、机密、隐私、内部、无 20 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 21 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 22 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 23 文件组合类型 字符型 8 必填 WJZHLX 文件级聚合层次上文档聚合状况的分类 。如单件、组合文件 24 页数 数值型 4 必填 YS 记录文件的页数 25 语种 字符型 40 非必填 YZ 当文件为中文时不用著录，当文件为英文或其他文字时，据实著录。26 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为原控状态，表示未经过鉴定，限制运用；鉴定过后，依据鉴定结果分为开放和限制两种状态。27 附注 字符型 300 非必填 FZ 须要说明和补充说明的事项A.4 照片案卷元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的限制层次，默认册 2 全宗名称 字符型 200 必填 LDDWMC 构成档案全宗的国家 10 机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式给予档案的用以固定和反映档案排列依次的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆安排给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 ZP 6 年度 数值型 4 必填 ND 档案形成年度。7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 案卷号 字符型 4 非必填 AJH 编制的案卷依次号，也称册号 9 题名 字符型 1000 必填 TM 案卷标题，应体现册的责任者、内容、文种三要素等 10 密级 字符型 4 必填 MJ 标注册内最高密级,如绝密、机密、隐私、内部、无 11 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 12 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 13 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 14 张数 数值型 4 非必填 ZS 记录册内照片数量 15 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为原控状态，表示未经过鉴定，限制运用；鉴定过后，依据鉴定结果分为开放和限制两种状态。16 附注 字符型 300 非必填 BZ 须要说明和补充说明的事项 注：没装册单张照片视为 1 册编号。A.5 照片卷内文件元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的限制层次，默认件 2 全宗名称 字符型 200 必填 LDDWMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 11 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式给予档案的用以固定和反映档案排列依次的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆安排给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 ZP 6 年度 数值型 4 必填 ND 档案形成年度。7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 案卷号 字符型 4 非必填 AJH 编制的案卷依次号 9 卷内依次号 字符型 3 必填 JNSXH 以卷内照片排列先后顺次填写的序号，也称张号。10 照片标题 字符型 1000 必填 ZPBT 照片标题，应体现照片的责任者、内容、文种三要素等 11 题名 字符型 1000 非必填 TM 组标题，应体现册的责任者、内容、文种三要素等 12 摄影者 字符型 100 非必填 SYZ 照片的拍摄者 13 摄影时间 日期型 8 非必填 SYSJ 照片的拍摄时间 14 摄影地点 字符型 200 非必填 SYDD 照片的拍摄地点 15 密级 字符型 4 必填 MJ 标注照片密级,如绝密、机密、隐私、内部、无 16 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 17 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 18 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 19 底片号 字符型 24 非必填 DPH 记录对应照片的底片编号 20 参见号 字符型 100 非必填 CJH 相同主题的不同记录形式和载体的各门类档案档号的组合 21 活动类型 字符型 20 非必填 HDLX 记录拍摄照片的活动的类型。如详细日程、政务活动、政务子活动 22 活动内容 字符型 500 非必填 HDNR 记录拍摄照片活动的描述 23 核心人物 字符型 100 非必填 HXRW 记录拍摄照片中的核 12 心人物姓名 24 主要人物 字符型 100 非必填 ZYRW 记录拍摄照片中的主要人物姓名 25 伴同人员 字符型 300 非必填 STRY 记录拍摄照片中的伴同人员姓名 26 其他人员 字符型 300 非必填 QTRY 记录拍摄照片中的除了核心人物、主要人物、伴同人员外其他人员姓名 27 版权信息 字符型 300 非必填 BQXX 照片版权归属的描述信息 28 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为原控状态，表示未经过鉴定，限制运用；鉴定过后，依据鉴定结果分为开放和限制两种状态。29 附注 字符型 300 非必填 BZ 须要说明和补充说明的事项A.6 数码照片元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的限制层次，默认件 2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式给予档案的用以固定和反映档案排列依次的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆安排给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 ZP 6 年度 数值型 4 必填 ND 档案形成年度。7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 照片张号 字符型 4 必填 ZH 为 4 位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从0001起先依次编号。9 照片组号 字符型4 必填 ZPZH 为 4 位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从 13 0001起先依次编号。10 照片组题名 字符型 1000 必填 ZPZTM 照片组标题，应体现册的责任者、内容、文种三要素等 11 文字说明 字符型 1000 必填 WZSM 本张照片的说明：包括人物、时间、地点、事由。12 摄影者 字符型 100 非必填 SYZ 照片的拍摄者 13 拍摄日期 日期型 8 非必填 PSRQ 照片的拍摄时间 14 文件格式 字符型 10 非必填 WJGS 照片格式，例如 jpeg jpg 等 15 拍摄地点 字符型 200 非必填 PSDD 照片的拍摄地点 16 密级 字符型 4 必填 MJ 标注照片密级,如绝密、机密、隐私、内部、无 17 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 18 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 19 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 20 参见号 字符型 100 非必填 CJH 相同主题的不同记录形式和载体的各门类档案档号的组合 21 活动类型 字符型 20 非必填 HDLX 记录拍摄照片的活动的类型。如详细日程、政务活动、政务子活动 22 活动内容 字符型 500 非必填 HDNR 记录拍摄照片活动的描述 23 核心人物 字符型 100 非必填 HXRW 记录拍摄照片中的核心人物姓名 24 主要人物 字符型 100 非必填 ZYRW 记录拍摄照片中的主要人物姓名 25 伴同人员 字符型 300 非必填 STRY 记录拍摄照片中的伴同人员姓名 26 其他人员 字符型 300 非必填 QTRY 记录拍摄照片中的除了核心人物、主要人物、伴同人员外其他人员姓名 27 版权信息 字符型 300 非必填 BQXX 照片版权归属的描述信息 28 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为原控状态，表示未经过鉴定，限制运用；鉴定过后，依据 14 鉴定结果分为开放和限制两种状态。29 附注 字符型 300 非必填 BZ 须要说明和补充说明的事项A.7 录音文件元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的限制层次，默认件 2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式给予档案的用以固定和反映档案排列依次的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆安排给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 ZP 6 年度 字符型 4 必填 ND 档案形成年度。7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 盘号 字符型 4 非必填 PH 录音文件存储光(磁)盘的编号 9 件号 字符型 3 必填 JH 编制的录音文件依次号 10 题名 字符型 1000 必填 TM 录音文件标题，应体现录音文件的责任者、内容、文种三要素等 11 责任者 字符型 300 必填 ZRZ 对档案内容进行创建或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。12 录音者 字符型 300 必填 LYZ 档案录制者及其工作单位。13 业务活动描述 字符型 500 非必填 WZSM 记录录音活动的描述 14 工作活动名称 字符型 500 必填 GZHDMC 工作活动、重要会议、重大事务等的名称。(同一项工作活动形成的多件录音录像文件 15 著录内容相同) 15 录音日期 字符型 50 必填 LYSJ 记录录音的时间 16 工作活动描述 字符型 500 必填 GZHDMS 工作活动的主要内容,包括工作活动名称、起始日期、地点、主要人物、主要议程或过程、结果等.(同一项工作活动中形成的多件录音录像文件的著录内容相同). 17 密级 字符型 4 必填 MJ 标注录音密级,如绝密、机密、隐私、内部、无 18 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 19 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 20 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 21 参见号 字符型 30 非必填 CJH 相同主题的不同记录形式和载体的各门类档案档号的组合 22 载体类型 字符型 20 非必填 ZTLX 档案的原始记录载体类型，如黑胶唱片、镭射唱片、钢丝录音带、盒式录音带、硬磁盘等。23 人物 字符型 300 非必填 RW 记录具有检索意义的人物姓名。24 地点 字符型 300 非必填 DD 记录具有检索意义的地点。25 时间长度 字符型 8 必填 SJCD 记录录音的时间长度 26 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为原控状态，表示未经过鉴定，限制运用；鉴定过后，依据鉴定结果分为开放和限制两种状态。27 附注 字符型 300 非必填 FZ 须要说明和补充说明的事项A.8 录像文件元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的限制层次，默认件 2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家 16 机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式给予档案的用以固定和反映档案排列依次的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆安排给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 ZP 6 年度 字符型 4 必填 ND 档案形成年度。7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 盘号 字符型 5 非必填 PH 录像文件存储光(磁)盘的编号 9 件号 字符型 3 必填 JH 编制的录像文件依次号 10 题名 字符型 500 必填 TM 录像文件标题，应体现录像文件的责任者、内容、文种三要素等 11 责任者 字符型 300 必填 ZRZ 对档案内容进行创建或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。12 摄像者 字符型 300 必填 SXZ 档案拍摄者及其工作单位。13 编辑者 字符型 300 非必填 BJZ 在敬重客观事实基础上对档案内容进行剪辑、非线性编辑的责任者及其工作单位。14 工作活动名称 字符型 500 必填 GZHDMC 工作活动、重要会议、重 大 事 件 等 的 名称。.(同一项工作活动形成的多件录音录像文件著录内容相同) 15 工作活动描述 字符型 500 必填 GZHDMS 工作活动的主要内容,包括工作活动名称、起始日期、地点、主要人物、主要议程或过程、结果等.(同一项工作活动 中形成的多件录音录像文件的著录内容相 17 同). 16 摄像时间 字符型 50 必填 SXSJ 记录拍摄的时间 17 密级 字符型 4 必填 MJ 标注录像密级,如绝密、机密、隐私、内部、无 18 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 19 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 20 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 21 参见号 字符型 30 非必填 CJH 相同主题的不同记录形式和载体的各门类档案档号的组合 22 载体类型 字符型 20 非必填 ZTLX 档案的原始记录载体类型，如盒式录像带、蓝光光盘、P2 卡、硬磁盘等。23 人物 字符型 300 非必填 RW 记录具有检索意义的人物姓名。24 地点 字符型 300 非必填 DD 记录具有检索意义的地点。25 时间长度 字符型 8 必填 SJCD 记录录像的时间长度 26 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 档案进馆后默认为原控状态，表示未经过鉴定，限制运用；鉴定过后，依据鉴定结果分为开放和限制两种状态。27 附注 字符型 300 非必填 FZ 须要说明和补充说明的事项 注：上述表格中必填项需符合 DA/T 18 档案著录规则要求，机读书目字段设置要求同元数据。 18 附录 B （规范性）电子档案和档案数字化副本存储结构要求电子档案和档案数字化副本的存储应运用带有层级的结构，以件为单位存储，且层级文件夹名应与档号一一对应，并符合以下要求：按案卷整理的档案，以档号结构建立并命名文件夹，档号结构是：全宗号-书目号-案卷号-依次号。全宗号为 4 位，书目号为 3 位，案卷号为 4 位，依次号为 3 位；子文件夹名称继承父文件夹名称，中间以-分隔。文件名称以档号-子件号命名，子件号为4 位。位数不足前面以0补齐。详见图 1。图 1 以案卷整理的档案存储结构示意图按文件整理的档案，以档号结构建立并命名文件夹，档号结构是：全宗号-档案门类代码年度-保管期限代码-机构（问题）代码-件号。全宗号为 4 位；档案门类代码为 2位，年度为 4 位，中间以分隔；保管期限代码为Y、D30、D10、CQ、DQ之一；机构（问题）代码为 3 位；件号为 4 位；子文件夹名称继承父文件夹名称，中间以-分隔。文件名称以档号-子件号命名，子件号为 4 位。位数不足前面以0补齐。详见图二。 19 图 2 以文件整理的档案存储结构示意图 保管期限代码中：Y代表永久，D30代表定期 30 年，D10代表定期 10 年，CQ代表长期，DQ代表短期。 20 附录 C （规范性）XML 报文格式C.1 以案卷为单位的 XML 报文示例 <?xml version=1.0 encoding=UTF-8?> <archive target=全宗名称/档案门类名称> <objecttype=案卷 validate=true > <property name=全宗号 value=XXX/> <property name=书目号 value=XXX/> <property name=案卷号 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