论在民营企业中文秘的工作.doc

论在民营企业中文秘的工作摘要：伴随着21世纪飞速前进的步伐，我国的各类企业都有了飞速的发展，其中尤以民营企业的发展最为迅速。同时，民营企业中的文秘也扮演着越来越重要的角色。本文就民营企业中文秘的素质需求，工作特点、性格要求等进行综述，并对民营企业相关文秘的培养进行探讨与建议。关键词：文秘 素质要求 工作特点 性格要求文秘几乎各行各业都必须设立的工作人员，行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书等，这些词似乎在生活中我们可以常常听见甚至耳熟能详。由此可见，文秘在现在的机关单位企业等各个方面具有越来越重要的地位。同时文秘是一个传统的人文类基础性专业，伴随市场经济的飞速发展，整个社会对文秘的需求也是越来越多，要求也越来越严格。在名营企业的发展中，文秘的需求也在大幅增长， 用一位民企老总的话说：像我们这样规模较大、发展较快的民营企业要选几名“像样”的文秘人员都很难，其他中小企业更难了。这说明许多民营企业都想拥有“像样”的文秘人才。但是具体什么样才算是“像样”的文秘人才呢？我们进行一下分析。民因企业文秘人才的素质要求无论干哪一行，最重要的一条就是要有“德”。每个老板对员工的职业道德，事业心，吃苦耐劳，尽忠职守等方面都比较看重。民营企业的老板对于文秘更加如此。因为秘书的主要工作，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有老板的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助老板誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，也是秘书工作的部分。在起草文稿的时候，秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供老板参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让老板去决断，而不是照葫芦画瓢。因此，民营企业中，秘书可以说是和老板在工作上走的最近的人，所以对于“德”，他一定会看的很重，只有这样，别人才放心把很多关乎企业命运的事务托你办理。文化是知识经济时代的显著特征，文化程度的高低很大程度上影响着个人办事水平的高低。所以民营企业的老板对于文秘的文化程度也会比较重视。但是就目前的市场情况看，民营企业相对更侧重于：要素质而不求专业精。所以一般大专文聘的文化程度对于民营企业的文秘相对比较适合。因而民营企业的文秘需要具备 掌握扎实的专业技术知识、掌握宽阔的专业知识、了解一般的人文科学知识、掌握相关学科知识、了解一般的社会科学知识等。同时，良好的业务素质和心理素质也是民营老板所看重的。业务素质会影响工作效率，而心理素质的高低可以反应一个人对待竞争和挑战的态度。民营企业是近些年迅速崛起的一个行业，所以对待工作效率，对待竞争挑战都很看重。每个老板都希望找一个工作效率高的员工；每一个民营企业都是在不断的竞争与挑战中成长起来的，所以老板也欣赏那种敢于挑战的职员。所以在这一方面，民营企业文秘需要做到具备：独立工作能力、组织管理能力、实际操作能力、创新能力、获取加工和利用信息的能力等。同时，民企企业也注重文秘的心理素质是易于投人、热情工作的心理、自信心、自主主动工作、追求卓越、渴望成功、开放乐观。 近年来，团队协作精神与沟通协调能力也越来越为民营企业所看重。有位民企的人事主管说，企业需要的是沟通能力强、有亲和力，能够运用自己良好的沟通能力与企业内外有关人员接触，能够合作无间、同心同德、完成组织的使命和目的的人。平时在学校参加社团、组织策划完成过大型活动的学生最受欢迎，这些学生到了工作岗位后，很快能融入团体，顺利开展工作。 民营企业文秘的工作特点 民营企业对文秘专业人才的需求有很多的共性，概括起来有四个特点，一要有积极的工作态度，有虚心好学的品行；二要肯吃苦耐劳，适应环境；三是善于沟通协调、与人共事；四要一专多能，有能胜任文秘工作的综合素质能力现在民企需要的文秘人员实际上是“综合文秘”。因单位规模相对较小，文秘分工不是太细，文秘人员身兼多职，往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门 面”、当“窗口”，搞接待、公关，还要为企业领导出谋献策、辅助决策。 此外，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。在市场经济舞台上，企业的秘书不仅要懂得涉外法规、涉外礼仪、涉外经济，还要明白商务方面的信息，了解企业的产销规律和特点，具有一定的策划能力和营销能力。适应民企的客观需要，文秘人员要学习涉外法规、现代企业管理知识和现代生产技术，掌握相关信息资料，学习和运用法律知识，履行好依法办事的责任，适应企业的新需要。民营企业秘书的参谋咨询作用相对于其他类型的企业更为突出。企业为了在激烈的市场竞争中获胜，更需要高层次、高水平的秘书为自己当好参谋，以增强企业的竞争力。一个好的秘书不仅要做好本职的分内工作，还是主管“上司”的好参谋、好助手，有些事情要替“上司”考虑周全，甚至在不影响关系的前提下，有效地引导“上司”开展各项工作，这是新时期对民企文秘人员提出的新要求。 随着民企经济的发展，民企对文秘人员的文化素养要求越来越高。文秘人员不仅要以“文化”一员的身份参与、促进企业文化的发展，又要以对外使者的形象去展示企业文化的理念与内涵。要以自己独有的专业特长参与企业文化建设。从企业外在形象来说，从厂房样式、环境装饰、标语口号到厂徽设计、节假日氛围布置等，基本都是靠文秘人员来承担。内在形象更是无边无际，从公关、礼仪、交流、会议、办案等都是文秘工作的范畴。 民营企业文秘的性格要求 1 .正直。 人的世界观决定着人的是非观，善恶忠奸，是非曲直，爱恨分明，嫉恶如仇。正直，意味着忠诚，意味着受人之托忠人于事， 意味着坚持原则。 这是秘书理所应当的性格要求。 2. 善良。 以善心对待所有的人， 以善意处理所有的事。 善良之心人皆有之， 但善良的表现则见仁见智， 尤其是始终如一地表现出善良。 区别在于， 为了让别人感到你的善良而刻意表现， 始终有些勉强， 只有发自肺腑的本能行为， 才会令你自己习以为常。 3. 热忱。 热忱和热情有所不同， 热情是表现一种情态， 热忱是坦露一种心态， 从效果而言， 热忱更富有职业感染力。 对人和事务的热忱， 是秘书保持工作效率的重要法宝， 它能创造出积极的环境氛围， 感染和影响别人的工作热情。 热忱本身也能增加你投身工作的乐趣。 4. 温和。 秘书置身于各种矛盾和各种利益的交汇点， 一举一动都会影响结果的变化， 这种特殊性决定职业的特殊性，而温和是化解矛盾平衡利益关系的最直观也是最有效的态度。个性温和几乎已成了秘书最为人认可与称道的职业标准。面对温和的人， 别人永远无法激怒你，也无法迁怒于你。 5. 豁达。 心胸宽广的人最容易化有形为无形， 因为人生最大的敌人就是你自己， 过于计较和过于讲究， 只会使你树敌过多和结冤过深。 如果你不能包容他人， 他人的心胸自然也不会容纳得了你。 所谓海纳百川， 就是形容一个人能容忍和包容别人的所有优点和缺点， 特别是别人对你的感觉。 有时候你觉得身心疲惫， 原因就是你太在乎别人对你的感觉，当你不再为感觉所累， 你就会发现， 原来豁达居然如此简单。 6. 坚毅。 性格坚毅是对经历的不尽如人意之处保持既定的生活状态。 磨练也好， 坎坷也罢， 都是人生必然的历练。 执着你的信念， 坚定你的心态， 坚忍不拔地做你认为是正确的事， 你才会得到理想的结果。 7. 缜密。 细致认真几乎是秘书的代名词， 性格上的粗放有可能会造成待人接物处事时的漫不经心或粗枝大叶， 于是关于结果的细节就会被忽略。 秘书职业的特点是对所有问题所有细节的全部掌控与恰当处理， 任何一点疏忽都会因为性格上的粗放而被放大到无法想象的可怕局面， 对此绝对不能掉以轻心。 性格缜密愈味着无微不至和无懈可击， 这不仅是秘书的职业本能， 也是秘书职业的最高境界。 8. 内敛。 张扬的人总是比较容易招人侧目甚至反感，中国人受几千年儒家文化中庸之道的影响， 性格普遍比较平和与内向， 不喜张扬， 而秘书工作的特点与此也非常吻合， 这就能够解释为何秘书特别讲究待人接物处事时的分寸感。 内敛与内秀有着密切关系， 这就好比一个木桶， 装满水时摇晃并没有声音， 水装得越少， 晃荡时发出的声音越响， 内涵的丰富与否决定着木桶的价值。 作为一种辅助性职业， 内敛的性格最为符合秘书的职业特征。 但是性格内敛并不是强调你闷不吭声， 总是以旁观者的姿态置身度外， 只有恰到好处才是内敛的最完美体现。9. 敏锐。 对商业信息的敏锐嗅觉， 对商业信息的准确判断， 这是秘书有别于其他行政人员的最重要的特征。 因为敏锐就能把握商机， 为企业谋取利益因为敏锐， 就能迅速计算盈亏， 以最合算的方式做成生意。与民营企业相关的文秘的培养探讨与建议 1.从“行政秘书”模式向“企业秘书”模式转化。随着国家机构改革的深入和公务员制度的全面实施，文秘专业高职生大部分将无可选择地进人企业就业。作为一种培养应用型专门人才的高职秘书教育，应顺从秘书工作职业岗位由行政秘书到企业秘书的趋势变化，面向我国各类所有制企业特别是广大民营企业办学，树立鲜明的企业特色，围绕现代企业所需的秘书类型来组织教学改革，无论是在课程设置还是具体授课内容的安排上，都必须突出企业特色，并强化企业秘书的综合职业技能训练，使学生毕业就就业，成为深受现代企业欢迎的文秘人才。 2.“应用性”为主旨整合文秘专业课程体系。对文秘专业相关课程进行整合。不再强调学科的系统性、完整性、理论性，而以实用性、技能性为特点，删除陈旧课程，合并重复课程，适当精简必修课程，以实用、够用为主；增设选修课程，开设企业文化学、企业管理学；兼容公共关系类课程，设立社交礼仪、现代人际关系学、商务谈判实务等课程；突出现代文秘特色，设立办公自动化、涉外文秘、外语交际口语、计算机文秘应用软件和汽车驾驶技术等类课程，补充新兴科技的发展、世贸组织对文秘工作的影响和要求等内容，以确保教学内容的先进性。 3.注重职业能力培养，全面实施素质教育。实行人才培养模式的转变，要着眼于对学生五种素质和三种能力的培养。五种素质是指德、识、才、学、体五个方面，德包括道德品质、职业素养、个性心理品质三个层次；识是指见识；才是指才能；体是指体魄。三种能力，一是指语言能力，即要有较强的文字写作能力，又要有较好的口语表达能力，即精通国语，又谙熟外语；二是独立的分析与解决问题的能力，不仅要掌握娴熟的专业知识和专业技能，还要掌握获取信息、处理与利用信息的能力。三是创新能力的培养，是指文秘人员创造性地贯彻领导者的意图，为领导者工作提供最佳服务的能力。这些基本素养对于将来从事文秘专业学生而言可能比理论知识与专业技能更为重要。特别是要培养良好的人格特质，主要包 括敬业、奉献、诚实、可靠，善于与他人合作、有吃苦耐劳的精神等，这些是民营企业衡量文秘人才的重要标准，高职院校要加强对文秘专业学生这些方面的职业素养与人格特质的教育与培养。 4强化职业技能训练。探索多证多能教学模式。合理设置实践课程，精心设计课程实训、实习、社会实践，使学生获得从事秘书职业所需的知识和技能， 并获得进入秘书职业所需的秘书职业技能鉴定证书。在文秘专业实践体系中，使秘书基本技能与现代信息技术运用、人文素养、国家秘书职业标准相结合，强化学生的现代商务、现代办公设备应用、人际交往和企业管理等职业技能训练。提倡多证多能，要求文秘专业学生在取得专业文凭的基础上，持有多种能力证书，如文秘职业资格证，普通话证书，外语、计算机等级证书，汽车驾驶证以及电子商务、报关员等资格证书，提高毕业生的就业竞争力。 5重视人文精神强化人文素质教育。秘书作为一种综合性、服务性、文化性很强的职业，不仅要具备秘书职业岗位要求的实际应用能力，又因其服务过程中包含着丰富的文化内涵，还须具有较高的人文素养。学校可搭建文秘专业需要的文化平台，结合学生社团，课内与课外结合，开展利用地方特色文化为载体的人文素质教育与实践活动，让学生加深对地方文化的解读与体味，促进学生运用能力的提高。与地方文化产业骨干企业合作，建立强化人文精神、创新人文素质教育的实践基地，组织文秘专业学生到企业去感受企业精神，体验企业文化，使学生获得广泛的人文知识和技能。 结语 21世纪的民营企业已经成为新时期国家重要的经济组成部分，在国民经济中占有重要的地位，身为文秘工作者的我们需要适应时代的需求，不断与时俱进，改善自我，让自己更适合新时期新社会的发展需求，使自己跟上时代的步伐。了解民营企业的文秘工作只是一个开始，我们需要不断去总结不同行业不同类型企业需要的文秘的类型，只有这样我们才能更好的完善自我，让自己在以后的就业工作中越走越远。越走越顺。 参考文献1 高萍.经贸活动中的文秘工作.黑龙江对外经贸.2010,192:71-72.2朱红城.论文秘人员素质与档案管理.东方企业文化·策略.2010,06:161-162.3刘萌.文书与档案管理.电子工业出版社，2010.014李丹.论文秘专业人才培养模式的构建及培养对策.Value Engineering.197.5朱俊霞.2009年苏州地区文秘专业人才社会需求调查.职业时空2010(1)6陈秀泉,丘春明.略论高职文秘课程体系建设.南宁职业技术学院学报2009(6)