最新SP01文件控制程序ok.doc

Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateSP01文件控制程序ok河南锂动电源注册号： Q/LD河南锂动电源有限公司企业标准Q/LD G.SP01-2010（A）文件控制程序2010-03-01发布 2010-03-10 实施河南锂动电源有限公司 发布-河南锂动电源有限公司程序文件Q/LD G.SP01-2010（A）编制： 刘同立文件控制程序审核： 任英姿批准： 郑金财2010年3月10日生效第1页 共4页1目的 本程序规定了与综合管理体系有关的各类文件的批准、发布、发放、更改的管理职责和要求，确保对综合管理体系有效运行起重要作用的各场所都使用相应文件的有效版本。2适用范围 本文件适用于公司与综合管理体系有关的文件和资料的控制。3职责3.1 管理者代表负责组织有关人员进行综合管理手册、程序文件的编制、修订或换版，组织文件的审核会签，总经理负责综合管理手册的批准，程序文件由主管领导副总经理或总经理批准。3.2公司人力资源综合部负责公司行政文件的归口管理。 3.3 品保部负责综合管理手册、程序文件的印刷、分发、更改的归口管理，负责检验指导书、试验规范的编制、分发、更改的管理。3.4 研发中心负责产品图纸、产品技术标准、工艺文件、作业指导书等技术文件的编制、分发、更改的管理及产品技术档案管理；负责与产品有关的法律法规、外来标准的收集、对其适用性进行审查、分发及作废文件的回收或标识。3.5生产部负责职业健康安全方面法律法规和其他要求的收集、对其适用性进行审查、负责其分发及作废文件的回收或标识。3.6 工程部负责环境保护（包括节能降耗）方面法律法规和其他要求的收集、对其适用性进行审查、分发及作废文件的回收或标识；负责设备技术资料的档案管理。3.7 采购部负责合格供方评价资料及供货业绩资料的归口管理。3.8 营销部负责产品销售合同及有关资料的归口管理，负责顾客提供的技术资料的接收、登记、传递。3.9 其他各部门负责本部门与综合管理体系文件和资料的管理。4工作流程及控制要求4.1 公司综合管理体系的文件包括：1) 综合管理手册；2）质量、环境、职业健康安全管理方针、目标指标和管理方案；3）综合管理体系程序文件及支持性文件；4）企业产品图纸、产品技术标准、生产工艺文件、作业指导书、检验指导书、试验规范等技术文件；5) 有关的外来文件和资料，如有关法律、法规、标准等，顾客提供的图纸、文件资料。6) 其它与综合管理体系有关的文件和记录。4.2文件批准和发布前必须进行编号，文件编号方法如下：企业管理标准编码： Q / LD G *.* *（*） 发布年代号、版本号，如2010（A） 管理文件顺序号01，02等 文件类型，如MP、SP、COP 管理标准分支代码 企业代号（LD代表锂动） 企业标准代号企业技术标准编码方法如下： LD- J- * - * *（*） 序号（版本号） 文件编号（年月日代码） 技术标准类别代码 部门类别 技术标准分支代码 企业代码技术标准类别代码表LJ锂电池产品技术标准GY工艺卡JZ检验，实验指导书ZZ作业指导书XY限度样板DJ点检卡JS检验，实验规范其他管理性类文件编码LD * * *（*）文件序号（版本号）文件代号（发布年、月、日）部门类别公司代码部门类别代码:PB品保 YX营销 GY供应 RS人力资源综合办 SC生产 GC工程 CW财务 XZ行政 YF研发中心 HS核算企业工艺技术图纸编码方法如下： LD- * - * * - * 序号 图纸编码（年月日） 图纸主体类别代码 图纸类别代码企业代码 图纸类别代码：工艺GY 设备SB 保护板DG 电池组合D 电池排线D 包装BZ 电池组装零件DL图纸主体类别代码：工装模具 GM 手机电池SJ 电动自行车用电池DZ 电动摩托车用电池DM 汽车用电池DQ 其他用途电池QT 记录的编码LD JL 记录序号记录代码企业代码4.3 文件编制、审批4.3.1质量、环境、职业健康安全管理方针、中长期及年度目标由总经理组织制定并批准；管理手册由管理者代表主持编制，主管领导审核，总经理批准。4.3.2 程序文件按部门职责由主管部门编制，编制部门的负责人审核，主管副总经理或总经理批准。4.3.3部门内部的管理文件由该部门负责人批准。4.3.4 产品技术标准、产品图纸、工艺技术文件由研发中心编制，部门负责人审核，报公司技术负责人或总经理批准。4.4 文件的发放、接收与管理4.4.1各部门应指定专兼职资料员负责文件的收发、保管，并建立文件收发记录，做好日常管理工作，防止文件损坏和丢失。文件未经许可不得以任何形式复制。4.4.2 纸质文件发放与管理1）文件发放部门资料员根据发放范围进行复印并在首页(或封面)加盖 “分发号”，在“文件发放登记表”中登记后将文件发放有关部门，接收部门人员在“文件发放登记表”上签名接收。2）当文件丢失时，责任者应及时向归口管理部门报告，并办理补领手续。补发文件应给予新的注册号，并注销原文件号。3）当文件使用人调离、或不再担任原职且不属文件发放范围时，应办理移交手续并将新的接替人名单报归口管理部门备案。文件发放号总经理01 管理者代表02 顾客代表03 品保04 生产05 营销06 供应07 工程08 财务09 核算10 行政11 研发中心 12 人力资源 13 生产办14 售后服务15 技术部164.4.3 电子文件（只限于管理类文件）发放与管理 1）文件发放部门资料员以电子文档形式在局域网上发布，或放在服务器上供人员按各自的权限浏览，同时以E-mail向所有收件人发放收文通知（发至各邮箱），如为紧急文件，由文件发放者电话通知所有收件人，并保存含有收件人、发件人、主题、发送时间页面的电子文件发放记录。2）当文件需修改时由文件制定部门负责修改服务器上文件，并向有关人员发放修改通知（发至各邮箱），如为紧急文件，由文件发放者电话通知。3) 以电子文档形式存在的文件，发布部门应及时备份或拷贝，防止系统出现病毒或故障时文件丢失。4.5文件更改4.5.1 当出现外部变化（如有关的法律法规的修订，职业健康安全、环境知识及技术的新发展）；内部变化（如本公司内部组织机构、职能分配调整，引入新技术、新工艺、新设备、新材料、新用工制度等）时，管理者代表应适时组织对文件进行评审与更新。各部门针对文件实施中的问题亦可对文件提出修改意见，由文件更改申请人/部门填写“文件更改申请/通知单”报该文件的主管部门。应充分考虑更改对其它程序可能造成的影响，对重要技术参数的更改应附有关的试验/验证报告或资料。必要时由管理者代表或主管部门组织相关部门对文件更改的申请进行讨论会签。4.5.2 文件的更改应按原审批级别进行审批。更改获准后，由主管部门按原文件资料的发布方式和发放范围更改。纸质文件的更改方式包括换页、换版和划改，换页、换版方式应向各有关部门/人员发出新文件，收回作废文件，划改方式应授权专人根据“文件更改申请/通知单”进行手写更改，授权人应按“更改通知单”的更改内容及更改方法及时更改，并做标记和记录。文件接收部门在“文件更改通知单”上签字以示更改完毕。4.5.3 文件使用部门/人员应按更改通知书立即实施所要求的更改。未经批准，任何人不得随便更改文件资料。4.5.4 顾客工程（技术）标准/规范的控制1) 研发中心负责按顾客要求的时间安排及时评审、发放和实施所有顾客提供的工程（技术）标准/规范及其更改，当顾客无明确要求时，评审、发放和实施时限不应超过两个工作周。2）生产部、品质部应保存每项更改在生产中实施日期的记录，实施应包括对文件的更新。3）当设计文件引用这些规范或这些规范影响到生产件批准过程的文件（如控制计划、FMEAs等）时，在标准/规范更改的同时，研发中心应对相关的生产件批准记录进行更新。4.6 文件的换版、回收和作废4.6.1 一般情况下，本公司自行制定的文件不超过5年应更新换版。文件经多次更改（更改次数一般不超过5次），或更改后不清晰影响使用时，管理者代表应及时组织进行文件的换版。换发新版时，旧版纸质文件应同时收回。4.6.2 作废纸制文件应由文件发放部门收回统一处理，有关部门需留作参考时，需经主管部门同意，并在作废文件上加盖“作废”或“已被XX版代替”明显标识，并在“文件发放登记表”中记录。4.6.3 作废文件需销毁时，由文件主管部门资料员填写“文件销毁申请单”，经文件主管部门负责人批准后及时销毁，防止作废文件误用。4.7 研发中心、生产部和工程部分别负责按法律法规和其他要求控制程序对质量、职业健康安全、环境方面法律法规、标准等进行识别、收集，并确定这些要求如何应用于危险源、环境因素。对适用的法律、法规和其他要求，或将规定的要求纳入综合管理体系文件，或对有关员工进行培训，或将法律、法规和其他要求文本分发至有关岗位。对外来文件的标识、分发、管理按4.4条执行。4.8 综合管理体系的记录按记录控制程序执行。5 记录5.1 文件审批表5.2 文件发放登记表；5.3文件更改申请单；5.4文件更改通知单；修改内容序号更改通知单编号更改方式更改标记更改人生效日期5.5文件销毁申请单；5.6收文登记表；5.7文件审批权限表。