事务管理手册文书处理部分规定修正草案37446.docx

事務管理手冊文書處理部分規定修正草案對照表修正規規定現行規規定說明壹、總述壹、總述篇名未修正正。一、本手冊冊所稱文文書，指指處理公公務或與與公務有有關，不不論其形形式或性性質如何何之一切切資料。凡凡機關與與機關或或機關與與人民往往來之公公文書，機機關內部部通行之之文書，以以及公文文以外之之文書而而與公務務有關者者，均包包括在內內。一、本手冊冊所稱文文書，係係指處理理公務或或與公務務有關，不不論其形形式或性性質如何何之一切切紀錄資料料。凡機機關與機機關或機機關與人人民往來來之公文文書，機機關內部部通行之之文書，以以及公文文以外之之文書而而與公務務有關者者，均包包括在內內。文字酌作修修正。二、文書製製作應採採由左至至右之橫橫行格式式。二、文書製製作應採採由左至至右之橫橫行格式式。本點未修正正。三、特種文文書，如如檢察機機關之起起訴書、行行政機關關之訴願願決定書書、外交交機關之之對外文文書、僑僑務機關關與海外外僑胞、僑僑團間往往來之文文書、軍軍事機關關部隊有有關作戰戰及情報報所需之之特定文文書或其其他適用用特定業業務性質質之文書書，均得得依據需需要自行行規定其其文書之之格式，並並應遵守守由左至至右之橫橫行格式式原則。三、特種文文書，如如司法機機關之裁裁判書、行行政機關關之訴願願決定書書、外交交機關之之對外文文書、僑僑務機關關與海外外僑胞、僑僑團間往往來之文文書、軍軍事機關關部隊有有關作戰戰及情報報所需之之特定文文書或其其他適用用特定業業務性質質之文書書，均得得依據需需要自行行規定其其文書之之格式，並並應遵守守由左至至右之橫橫行格式式原則。文字酌作修修正。四、本手冊冊所稱文文書處理理，指文文書自收收文或交交辦起至至發文、歸歸檔止之之全部流流程，分分為下列列步驟：(一)收收文處理理：簽收收、拆驗驗、分文文、編號號、登錄錄、傳遞遞。(二)文文件簽辦辦：擬辦辦、送會會、陳核核、核定定。(三)文文稿擬判判：擬稿稿、會稿稿、核稿稿、判行行。(四)發發文處理理：繕印印、校對對、蓋印印及簽署署、編號號、登錄錄、封發發、送達達。(五)歸歸檔處理理：依檔檔案法及及其相關關規定辦辦理。關於文書之之簡化、保密、流程管理、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規定為之。四、本手冊冊所稱文文書處理理，係指指文書自自收文或或交辦起起至發文文、歸檔檔止之全全部流程程。關於於文書之之簡化、流流程管理理、保密密、公務務登錄、文文書用具具及處理理標準等等事項，均均依本手手冊之規規定為之之。一、參酌事事務管理理規則第第十條，修修正本點點規定。二、第二項項文字酌酌作修正正。五、機關公公文以電電子文件件行之者者，其交交換機制制、電子子認證及及中文碼碼傳送原原則等，依依文書書及檔案案管理電電腦化作作業規範範辦理理。五、機關公公文以電電子文件件行之者者，其交交換機制制、電子子認證及及中文碼碼傳送原原則等，依依文書書及檔案案管理電電腦化作作業規範範辦理理。本點未修正正。六、機關公公文以電電子文件件處理者者，其資資訊安全全管理措措施，應應依行行政院及及所屬各各機關資資訊安全全管理要要點及及行政政院及所所屬各機機關資訊訊安全管管理規範範等安安全規範範辦理。各各機關如如有其他他特殊需需求，得得依需要要自行訂訂定相關關規範。六、機關公公文以電電子文件件處理者者，其資資訊安全全管理措措施，應應依行行政院及及所屬各各機關資資訊安全全管理要要點及及行政政院及所所屬各機機關資訊訊安全管管理規範範辦理理。各機機關如有有其他特特殊需求求，得依依需要自自行訂定定相關規規範。文字酌作修修正。七、機關對對人民、法法人或其其他非法法人團體體之文書書以電子子文件行行之者，應依機關公文傳真作業辦法及機關公文電子交換作業辦法辦理。七、機關對對人民、法法人或其其他非法法人團體體之文書書以電子子文件行行之者，除依機關公文傳真作業辦法及機關公文電子交換作業辦法辦理外，得視需要，另訂處理原則。文字酌作修修正。八、各機關關之文書書處理電電子化作作業，應應與檔案案管理結結合，並並依行政政院訂定定之相關關規定辦辦理；對對適合電電子交換換之公文文，應以以電子交交換行之之。為落實文書書減量，各各機關應應提升公公文電子子處理比比例，減減少文書書使用，並並訂定評評估指標標，確實實考評。參酌事務管管理規則則第五條條之一、之之二，新新增本點點規定。九、文書除除稿本外外，必要要時得視視其性質質及適用用範圍，區區分為正正本、副副本、抄抄本（件件）、影印本本或譯本本。正本本及副本本，均用用規定公公文紙繕繕印，蓋蓋用印信信或章戳戳；以電子子文件行行之者，得得不蓋用用印信或或章戳，並應附加電子簽章。抄本(件)及譯本，無須加蓋機關印信或章戳。抄本（件）、影印本及譯本，其文面應分別標示抄本（件）、影印本及譯本。八、文書除除稿本外外，必要要時得視視其性質質及適用用範圍，區區分為正正本、副副本、抄抄本（件件）或影印本本或譯本本。正本本及副本本，均用用規定公公文紙繕繕印，蓋蓋用印信信或章戳戳，以電子子文件行行之者，得得不蓋用用印信或或章戳，但但應附加加電子簽簽章。抄抄本及譯譯本，無無須加蓋蓋機關印印信或章章戳，其其文面應應分別標標示抄抄本(件件)或或譯本本。一、 序號遞移。二、 文字酌作修修正。十、為加速速文書處處理，各各機關依依行政政機關分分層負責責實施要要項之之規定及及上級機機關之指指示，將將本機關關各單位位職掌範範圍內之之文書，分分別情形形，訂定定分層負負責明細細表(格格式如附附件一)，經核核定後，由由各層主主管依授授權核判判。分層層負責明明細表未未規定之之事項，機機關首長長亦得授授權單位位主管處處理。九、為加速速文書處處理，各各機關依依行政政機關分分層負責責實施要要項之之規定及及上級機機關之指指示，將將本機關關各單位位職掌範範圍內之之文書，分分別情形形，訂定定分層負負責明細細表(格格式如附附件一)，經核核定後，由由各層主主管依授授權核判判。分層層負責明明細表未未規定之之事項，機機關首長長亦得授授權單位位主管處處理。序號遞移。十一、各機機關實施施分層負負責，視視其組織織大小及及業務繁繁簡，以以劃分三三層為原原則，不不得少於於二層或超超過四層。分分層負責責明細表表之規定定，應根根據實際際情況檢檢討修正正。十、各機關關實施分分層負責責，視其其組織大大小及業業務繁簡簡，以劃劃分三層層為原則則，不得得少於二二層或超超過四層層。分層層負責明明細表之之規定，並應根據實際情況檢討修正。一、 序號遞移。二、 文字酌作修修正。十二、各層層決定之之案件，其其對外行行文所用用名義，應應分別規規定。凡凡性質以以用本機機關為宜宜者，雖雖可授權權第二層或第第三層決定定，仍以以機關名名義行文文。案件件如根據據法令對對來文照照例准駁駁，或根根據前案案照例催催辦、催催覆或其其他適合合以單位位名義行行文者，可可由第二二層或第第三層逕行行決定，並並得以該該單位名名義行文文。十一、各層層決定之之案件，其其對外行行文所用用名義，應應分別規規定。凡凡性質以以用本機機關為宜宜者，雖雖可授權權第二層層或第三三層決定定，仍以以機關名名義行文文。案件件如根據據法令對對來文照照例准駁駁，或根根據前案案照例催催辦、催催覆或其其他適合合以單位位名義行行文者，可可由第二二層或第第三層逕逕行決定定，並得得以該單單位名義義行文。序號遞移。十三、依分分層負責責之規定定處理文文書，如如遇特別別案件，必必須為緊緊急之處處理時，次次一層主主管得依依其職掌掌，先行行處理，再再補陳核核判。十二、依分分層負責責之規定定處理文文書，如如遇臨時時特別案案件，必必須為緊緊急之處處理時，次次一層主主管得依依其職掌掌，先行行處理，再再補陳核核判。一、序號遞遞移。二、文字酌酌作修正正。十四、第二二層、第第三層直直接處理理之案件件，必要要時得敘敘明來來(受)文機關關、案由及處處理情形形、發文日日期字號號等，定定期列表表陳報首首長核閱閱。下級級機關被被授權處處理之案案件，亦亦得比照照此項方方式辦理理。十三、第二二層、第第三層直直接處理理之案件件，必要要時得敘敘明來來(受)文機關關、案由及處處理情形形、發文日日期字號號等，定定期列表表陳報首首長核閱閱。下級級機關被被授權處處理之案案件，亦亦得比照照此項方方式辦理理。序號遞移。貳、公文製製作貳、公文製製作十五、公文文程式之之類別說說明如下下：(一)公文文分為令、呈、咨、函、公告、其其他公文文六種種：1.令：公公布法律律、發布布法規命命令、解解釋性規規定與裁量基基準之行行政規則則及人事事命令時時使用。2.呈：對對總統有有所呈請請或報告告時使用用。3.咨：總總統與國國民大會會、立法法院公文文往復時時使用。4.函：各各機關處處理公務務有下列列情形之之一時使使用：(1)上級級機關對對所屬下下級機關關有所指指示、交交辦、批批復時。(2)下級級機關對對上級機機關有所所請求或或報告時時。(3)同級級機關或或不相隸隸屬機關關間行文文時。(4)民眾眾與機關關間之申申請或答復時時。5.公告：各機關關就主管管業務或或依據法法令規定定，向公公眾或特特定之對對象宣布布周知時時使用。其其方式得得張貼於於機關之之公布欄欄、電子子公布欄欄，或利利用報刊刊等大眾眾傳播工工具廣為為宣布。如如需他機機關處理理者，得得另行檢檢送。6.其他公公文：其其他因辦辦理公務務需要之之文書，例例如：(1)書函函：甲、於公務務未決階階段需要要磋商、徵徵詢意見見或通報報時使用用。乙、代替過過去之便便函、備備忘錄、簡簡便行文文表，其其適用範範圍較函函為廣泛泛，舉凡凡答復簡簡單案情情，寄送送普通文文件、書書刊，或或為一般般聯繫、查查詢等事事項行文文時均可可使用，其其性質不不如函之之正式性性。(2)開會會通知單單：召集集會議時時使用（格格式如附附件二）。(3)公務務電話紀紀錄：凡凡公務上上聯繫、洽洽詢、通通知等可可以電話話簡單正正確說明明之事項項，經通通話後，發發話人如如認有必必要，可可將通話話紀錄作作成兩份份並經發發話人簽簽章，以以一份送送達受話話人簽收收，雙方方附卷，以以供查考考（格式式如附件件三）。(4)手令令或手諭諭：機關關長官對對所屬有有所指示示或交辦辦時使用用。(5)簽：承辦人人員就職職掌事項項，或下下級機關關首長對對上級機機關首長長有所陳陳述、請請示、請請求、建建議時使使用。(6)報告告：公務務用報告告如調查查報告、研研究報告告、評估估報告等等；或機機關所屬屬人員就就個人事事務有所所陳請時時使用。(7)箋函函或便箋箋：以個個人或單單位名義義於洽商商或回復復公務時時使用（箋箋函作法法舉例見見附錄五五）。(8)聘書書：聘用用人員時時使用。(9)證明明書：對對人、事事、物之之證明時時使用。(10)證證書或執執照：對對個人或或團體依依法令規規定取得得特定資資格時使使用。(11)契契約書：當事人人雙方意意思表示示一致，成成立契約約關係時時使用。(12)提提案：對對會議提提出報告告或討論論事項時時使用。(13)紀紀錄：記記錄會議議經過、決決議或結結論時使使用。(14)節節略：對對上級人人員略述述事情之之大要，亦亦稱綱要要。起首首用敬敬陳者，末署署職稱稱、姓名名。(15)說說帖：詳詳述機關關掌理業業務辦理理情形，請請相關機機關或部部門予以以支持時時使用。(16)定定型化表表單。(二)上述述各類公公文屬發發文通報報周知性性質者，以以登載機機關電子子公布欄欄為原則則；另公公務上不不須正式式行文之之會商、聯聯繫、洽洽詢、通通知、傳傳閱、表表報、資資料蒐集集等，得得以發送送電子郵郵遞方式式處理。十四、公文文程式之之類別說說明如下下：(一)公文文分為令、呈、咨、函、公告、其其他公文文六種種：1.令：公公布法律律、發布布法規命命令及人人事命令令時使用用。2.呈：對對總統有有所呈請請或報告告時使用用。3.咨：總總統與國國民大會會、立法法院公文文往復時時使用。4.函：各各機關處處理公務務有下列列情形之之一時使使用：(1)上級級機關對對所屬下下級機關關有所指指示、交交辦、批批復時。(2)下級級機關對對上級機機關有所所請求或或報告時時。(3)同級級機關或或不相隸隸屬機關關間行文文時。(4)民眾眾與機關關間之申申請及答答復時。5.公告：各機關關就主管管業務，向向公眾或或特定之之對象宣宣布周知知時使用用。其方方式得張張貼於機機關之公公布欄、電電子公布布欄，或或利用報報刊等大大眾傳播播工具廣廣為宣布布。如需需他機關關處理者者，得另另行檢送送。6.其他公公文：其其他因辦辦理公務務需要之之文書，例例如：(1)書函函：甲、於公務務未決階階段需要要磋商、徵徵詢意見見或通報報時使用用。乙、代替過過去之便便函、備備忘錄、簡簡便行文文表，其其適用範範圍較函函為廣泛泛，舉凡凡答復簡簡單案情情，寄送送普通文文件、書書刊，或或為一般般聯繫、查查詢等事事項行文文時均可可使用，其其性質不不如函之之正式性性。(2)開會會通知單單：召集集會議時時使用（格格式如附附件二）。(3)公務務電話紀紀錄：凡凡公務上上聯繫、洽洽詢、通通知等可可以電話話簡單正正確說明明之事項項，經通通話後，發發話人如如認有必必要，可可將通話話紀錄作作成兩份份並經發發話人簽簽章，以以一份送送達受話話人簽收收，雙方方附卷，以以供查考考（格式式如附件件三）。(4)手令令或手諭諭：機關關長官對對所屬有有所指示示或交辦辦時使用用。(5)簽：承辦人人員就職職掌事項項，或具具幕僚性性質之機機關首長長對上級級機關有有所陳述述、請示示、請求求、建議議時使用用。(6)報告告：公務務用報告告如調查查報告、研研究報告告、評估估報告等等；或機機關所屬屬人員就就個人事事務有所所陳請時時使用。(7)箋函函或便箋箋：以個個人或單單位名義義於洽商商或回復復公務時時使用（箋箋函作法法舉例見見附錄五五）。(8)聘書書：聘用用人員時時使用。(9)證明明書：對對人、事事、物之之證明時時使用。(10)證證書或執執照：對對個人或或團體依依法令規規定取得得特定資資格時使使用。(11)契契約書：當事人人雙方意意思表示示一致，成成立契約約關係時時使用。(12)提提案：對對會議提提出報告告或討論論事項時時使用。(13)紀紀錄：記記錄會議議經過、決決議或結結論時使使用。(14)節節略：對對上級人人員略述述事情之之大要，亦亦稱綱要要。起首首用敬敬陳者，末署署職稱稱、姓名名。(15)說說帖：詳詳述機關關掌理業業務辦理理情形，請請相關機機關或部部門予以以支持時時使用。(16)定定型化表表單。(二)上述述各類公公文屬發發文通報報周知性性質者，以以登載機機關電子子公布欄欄為原則則；另公公務上不不須正式式行文之之會商、聯聯繫、洽洽詢、通通知、傳傳閱、表表報、資資料蒐集集等，得得以發送送電子郵郵遞方式式處理。一、 序號遞移。二、 配合行政程程序法第第一百五五十九條條規定，(一)11. 酌酌作修正正。三、 (一)44.(44)、55.、66.(55)文字字酌作修修正。十六、公文文製作一一般原則則如下：(一)文字字使用應應儘量明明白曉暢暢，詞意意清晰，以以達到公公文程式式條例第第八條所所規定簡、淺淺、明、確確之要要求，其其作業要要求：1.正確：文字敘敘述和重重要事項項記述，應應避免錯錯誤和遺遺漏，內內容主題題應避免免偏差、歪歪曲。切切忌主觀觀、偏見見。2.清晰：文義清清楚、肯肯定。3.簡明：用語簡簡練，詞詞句曉暢暢，分段段確實，主主題鮮明明。4.迅速：自蒐集集資料，整整理分析析，至提提出結論論，應在在一定時時間內完完成。5.整潔：文稿均均應保持持整潔，字字體力求求端正。6.一致：機關內內部各單單位撰擬擬文稿，文文字用語語、結構構格式應應力求一一致，同同一案情情的處理理方法不不可前後後矛盾。7.完整：對於每每一文件件，應作作深入廣廣泛之研研究，從從各種角角度、立立場考慮慮問題，與與相關單單位協調調聯繫。所所提意見見或辦法法，應力力求周詳詳具體、適適切可行行，並備備齊各種種必需之之文件，構構成完整整之幕僚僚作業，以以供上級級採擇。(二)擬稿稿注意事事項如下下：1.擬稿稿須條理理分明，其其措詞以以切實、誠誠懇、簡簡明扼要要為準，所所有模稜稜空泛之之詞、陳陳腐套語語、地方方俗語、與與公務無無關者等等，均應應避免。2.引敘敘來文或或法令條條文，以以扼要摘摘敘足供供參證為為度，不不宜僅以以云云云照敘，自圖圖省事，如如必須提提供全文文，應以以電子文文件、抄抄件或影影印附送送。3.各種種名稱如如非習用用有素，不不宜省文文縮寫，如如遇譯文文且關係係重要者者，請以以括弧加加註原文文，以資資對照。4.文稿稿表示意意見，應應以負責責態度，或或提出具具體意見見供受文文者抉擇擇，不得得僅作層層轉手續續，或用用可否否照准、究究應如何何辦理等空言言敷衍。5.擬稿稿以一文文一事為為原則，來來文如係係一文數數事者，得得分為數數文答復復。6.引敘敘原文其其直接語語氣均應應改為間間接語氣氣，如貴鈞等等應改為為×××本本該該等。7.簽宜宜載明年年月日及及單位。8.擬辦復復文或轉轉行之稿稿件，應應敘入來來文機關關之發文文日期及及字號，俾俾便查考考。9.案件如如已分行行其他機機關者，應應於文末末敘明，以以免重複複行文。10.文稿稿中多個個機關名名稱同時時出現時時，按照照既定機機關順序序，由左左至右依依序排列列。11.字跡跡請力求求清晰，不不得潦草草，如有有添註塗塗改，應應於添改改處蓋章章。12.文稿稿分項或或分條撰撰擬時，應應分別冠冠以數字字。上下下左右空空隙，力力求勻稱稱，機關關全銜、受受文者、本本文等應應採用較較大字體體，以資資醒目。13.文稿稿有一頁頁以上者者應裝訂訂妥當，並並於騎縫縫處蓋(印)騎騎縫章或或職名章章，同時時於每頁頁之下緣緣加註頁頁碼。(三)分段段要領如如下：1.主旨：(1) 為全文精要要，以說說明行文文目的與與期望，應應力求具具體扼要要。(2) 主旨不不分項，文文字緊接接段名冒冒號之下下書寫。2.說明：(1)當案案情必須須就事實實、來源源或理由由，作較較詳細之之敘述，無無法於主旨內容納納時，用用本段說說明。本本段段名名，可因因公文內內容改用用經過過、原因等名稱稱。(2)如無無項次，文文字緊接接段名冒冒號之下下書寫；如分項項條列，應應另列縮縮格書寫寫。3.辦法：(1)向受受文者提提出之具具體要求求無法在在主旨旨內簡簡述時，用用本段列列舉。本本段段名名，可因因公文內內容改用用建議議、請求、擬擬辦、核示事事項等等名稱。(2)其分分項條列列內容過過於繁雜雜、或含含有表格格型態時時，應編編列為附附件。(四)製作作公文，應應遵守以以下全形形、半形形字形標標準之規規定：1.分項標標號：應應另列縮縮格以全全形書寫寫為一、二二、三、，(一)、(二)、(三)，、，()、()、()(格式如附件四)。2.內文：(1)中文文字體及及併同於於中文中中使用之之標點符符號應以以全形為為之。(2)阿拉拉伯數字字、外文文字母以以及併同同於外文文中使用用之標點點符號應應以半形形為之。一、 本點新增。二、 為便於公文文製作，爰爰將現行行規定十十五、十十七、二二十九，酌酌作整理理公文製製作一般般原則。十七、公文文結構及及作法說說明如下下：(一)公布布法律、發發布法規規命令、解釋性性規定與與裁量基基準之行行政規則則及人事事命令：1.公布法法律、發發布法規規命令、解釋性性規定與與裁量基基準之行行政規則則：(1)令文文可不分分段，敘敘述時動動詞一律律在前，例例如：甲、訂定施行細細則。乙、修正辦法第條條文文。丙、廢止辦法。(2)多種種法律之之制定或或廢止，同同時公布布時，可可併入同同一令文文處理；法規命命令之發發布，亦亦同。(3)公、發發布應以以刊登政政府公報報或新聞聞紙方式式為之，並並得於機機關電子子公布欄欄公布；必要時時，並以以公文分分行各機機關。2.人事命命令：(1)人事事命令：任免、遷遷調、獎獎懲。(2)人事事命令格格式由人人事主管管機關訂訂定，並並應遵守守由左至至右之橫橫行格式式原則。(二)函：1.行政機機關之一一般公文文以函函為主主，函的的結構，採採用主主旨、說明、辦辦法三三段式。2.行政規規則以函函檢發，多多種規則則同時檢檢發，可可併入同同一函內內處理；其方式式以公文文分行或或登載政政府公報報或機關關電子公公布欄。但但應發布布之行政政規則，依依本點(一)11.所定定法規命命令之發發布程序序辦理。(三)公告告：1.公告之之結構分分為主主旨、依據、公公告事項項(或或說明)三段，段段名之上上不冠數數字，分分段數應應加以活活用，可可用主主旨一一段完成成者，不不必勉強強湊成兩兩段、三三段。2.公告分分段要領領：(1)主主旨應應扼要敘敘述，公公告之目目的和要要求，其其文字緊緊接段名名冒號之之下書寫寫。公告告登載時時，得用用較大字字體簡明明標示公公告之目目的，不不署機關關首長職職稱、姓姓名。(2)依依據應應將公告告事件之之原由敘敘明，引引據有關關法規及及條文名名稱或機機關來函函，非必必要不敘敘來文日日期、字字號。有有兩項以以上依依據者者，每項項應冠數數字，並並分項條條列，另另列低格書書寫。(3)公公告事項項（或或說明）應應將公告告內容分分項條列列，冠以以數字，另另列低格書書寫。使使層次分分明，清清晰醒目目。公告告內容僅僅就主主旨補補充說明明事實經經過或理理由者，改改用說說明為為段名。公公告如另另有附件件、附表表、簡章章、簡則則等文件件時，僅僅註明參參閱某某某文件件，公公告事項項內不必必重複敘敘述。3.一般工工程招標標或標購購物品等等公告，得得用定型型化格式式處理，免免用三段段式。4.公告除除登載於於機關電電子公布布欄者外外，張貼貼於機關關公布欄欄時，必必須蓋用用機關印印信，於於公告兩兩字右側側空白位位置蓋印印，以免免字跡模模糊不清清。(四)其他他公文：1.書函之之結構及及文字用用語比照照函之規定定。2.定型化化表單之之格式由由各機關關自行訂訂定，並並應遵守守由左至至右之橫橫行格式式原則。十五、公文文結構及及作法說說明如下下：(一)公布布法律、發發布法規規命令及及人事命命令：1.公布法法律、發發布法規規命令：(1)令文文可不分分段，敘敘述時動動詞一律律在前，例例如：甲、訂定施行細細則。乙、修正辦法第條條文文。丙、廢止辦法。(2)多種種法律之之制定或或廢止，同同時公布布時，可可併入同同一令文文處理；法規命命令之發發布，亦亦同。(3)公、發發布應以以刊登政政府公報報或新聞聞紙方式式為之，並並得於機機關電子子公布欄欄公布；必要時時，並以以公文分分行各機機關。2.人事命命令：(1)人事事命令：任免、遷遷調、獎獎懲。(2)人事事命令格格式由人人事主管管機關訂訂定，並並應遵守守由左至至右之橫橫行格式式原則。(二)函：1.行政機機關之一一般公文文以函函為主主，製作作要領如如下：(1)文字字敘述應應儘量使使用明白白曉暢，詞詞意清晰晰之文字字，以達達到公文文程式條條例第八八條所規規定簡簡、淺、明明、確之要求求。(2)文句句應正確確使用標標點符號號。(3)文內內避免層層層套敘敘來文，祇祇摘述要要點。(4)應絕絕對避免免使用艱艱深費解解、無意意義或模模稜兩可可之詞句句。(5)應採採用語氣氣肯定、用用詞堅定定、互相相尊重之之語詞。(6)函的的結構，採採用主主旨、說明、辦辦法三三段式，案案情簡單單可用主旨一段完完成者，勿勿硬性分分割為二二段、三三段；說明、辦辦法兩兩段段名名，均可可因事、因因案加以以活用。2.分段要要領：(1)主主旨：為全文文精要，以以說明行行文目的的與期望望，應力力求具體體扼要。(2)說說明：當案情情必須就就事實、來來源或理理由，作作較詳細細之敘述述，無法法於主主旨內內容納時時，用本本段說明明。本段段段名，可可因公文文內容改改用經經過、原因等名稱稱。(3)辦辦法：向受文文者提出出之具體體要求無無法在主旨內簡述述時，用用本段列列舉。本本段段名名，可因因公文內內容改用用建議議、請求、擬擬辦、核示事事項等等名稱。(4)各段段規格：甲、每段均均標明段段名，段段名之上上不冠數數字，段段名之下下加冒號號：。乙、主旨旨一段段不分項項，文字字緊接段段名冒號號之下書書寫。丙、說明明辦辦法如如無項次次，文字字緊接段段名冒號號之下書書寫；如如分項條條列，應應另列縮縮格書寫寫。丁、說明明、辦法中，其其分項條條列內容容過於繁繁雜、或或含有表表格型態態時，應應編列為為附件。3.行政規規則以函函檢發，多多種規則則同時檢檢發，可可併入同同一函內內處理；其方式式以公文文分行或或登載政政府公報報或機關關電子公公布欄。但但應發布布之行政政規則，依依本點(一)11.所定定法規命命令之發發布程序序辦理。(三)公告告：1.公告一一律使用用通俗、簡簡淺易懂懂之文字字製作，絕絕對避免免使用艱艱深費解解之詞彙彙。2.公告文文字必須須加註標標點符號號。3.公告內內容應簡簡明扼要要，非必必要者如如各機關關來文日日期、文文號及會會商研議議過程等等，不必必在公告告內層層層套用敘敘述。4.公告之之結構分分為主主旨、依據、公公告事項項(或或說明)三段，段段名之上上不冠數數字，分分段數應應加以活活用，可可用主主旨一一段完成成者，不不必勉強強湊成兩兩段、三三段。5.公告分分段要領領：(1)主主旨應應扼要敘敘述，公公告之目目的和要要求，其其文字緊緊接段名名冒號之之下書寫寫。(2)依依據應應將公告告事件之之原由敘敘明，引引據有關關法規及及條文名名稱或機機關來函函，非必必要不敘敘來文日日期、字字號。有有兩項以以上依依據者者，每項項應冠數數字，並並分項條條列，另另行低格格書寫。(3)公公告事項項（或或說明）應應將公告告內容分分項條列列，冠以以數字，另另行低格格書寫。使使層次分分明，清清晰醒目目。公告告內容僅僅就主主旨補補充說明明事實經經過或理理由者，改改用說說明為為段名。公公告如另另有附件件、附表表、簡章章、簡則則等文件件時，僅僅註明參參閱某某某文件件，公公告事項項內不必必重複敘敘述。6.公告登登載時，得得用較大大字體簡簡明標示示公告之之目的，不不署機關關首長職職稱、姓姓名。7.一般工工程招標標或標購購物品等等公告，得得用定型型化格式式處理，免免用三段段式。8.公告除除登載於於機關電電子公布布欄者外外，張貼貼於機關關公布欄欄時，必必須蓋用用機關印印信，於於公告兩兩字右側側空白位位置蓋印印，以免免字跡模模糊不清清。(四)其他他公文：1.書函之之結構及及文字用用語比照照函之規定定。2.定型化化表單之之格式由由各機關關自行訂訂定，並並應遵守守由左至至右之橫橫行格式式原則。(五)製作作公文，應應遵守以以下全形形、半形形字形標標準之規規定： 1.分項標標號：應應另列縮縮格以全全形書寫寫為一、二二、三、，(一)、(二)、(三)，、，()、()、()(格式如附件四)。2.內文：(1)中文文字體及及併同於於中文中中使用之之標點符符號應以以全形為為之。(2)阿拉拉伯數字字、外文文字母以以及併同同於外文文中使用用之標點點符號應應以半形形為之。一、 序號遞移。二、 配合行政程程序法第第一百五五十九條條規定，(一)11. 酌酌作修正正。三、 配合修正規規定十五五，文字字酌作調調整。十八、公文文用語規規定如下下：(一)期望望及目的的用語，得得視需要要酌用請、希、查照、鑒鑒核或或核示示、備查、照照辦、辦理見見復、轉行照照辦等等。(二)准駁駁性、建建議性、採採擇性、判判斷性之之公文用用語，必必須明確確肯定。(三)直直接稱謂謂用語：1.有有隸屬關關係之機機關：上上級對下下級稱貴；下級對對上級稱稱鈞；自稱稱本。2.對對無隸屬屬關係之之機關：上級稱稱大；平行行稱貴貴；自自稱本本。3.對對機關首首長間：上級對對下級稱稱貴；自稱稱本；下級級對上級級稱鈞鈞長，自自稱本本。4.機機關（或或首長）對對屬員稱稱台端端。5.機機關對人人民稱先生、女女士或或通稱君、台端；對團團體稱貴，自自稱本本。6.行行文數機機關或單單位時，如如於文內內同時提提及，可可通稱為為貴機機關或或貴單單位。(四)間間接稱謂謂用語：1.對對機關、團團體稱全銜或簡簡銜，如如一再提提及，必必要時得得稱該該；對對職員稱稱職稱稱。2.對對個人一一律稱先生女士士或君。十六、公文文用語規規定如下下：(一)期望望及目的的用語，得得視需要要酌用請、希、查照、鑒鑒核或或核示示、備查、照照辦、辦理見見復、轉行照照辦等等。(二)准駁駁性、建建議性、採採擇性、判判斷性之之公文用用語，必必須明確確肯定。(三)直直接稱謂謂用語：1.有有隸屬關關係之機機關：上上級對下下級稱貴；下級對對上級稱稱鈞；自稱稱本。2.對對無隸屬屬關係之之機關：上級稱稱大；平行行稱貴貴；自自稱本本。3.對對機關首首長間：上級對對下級稱稱貴；自稱稱本；下級級對上級級稱鈞鈞長，自自稱本本。4.機機關（或或首長）對對屬員稱稱台端端。5.機機關對人人民稱先生、女女士或或通稱君、台端；對團團體稱貴，自自稱本本。6.行行文數機機關或單單位時，如如於文內內同時提提及，可可通稱為為貴機機關或或貴單單位。(四)間間接稱謂謂用語：1.對對機關、團團體稱全銜或簡簡銜，如如一再提提及，必必要時得得稱該該；對對職員稱稱職稱稱。2.對對個人一一律稱先生女士士或君。序號遞移。十九、簽、稿稿之撰擬擬說明如如下：(一)簽稿稿之一般般原則： 1.性質：(1)簽為為幕僚處處理公務務表達意意見，以以供上級級瞭解案案情、並並作抉擇擇之依據據，分為為下列兩兩種：甲、機關內內部單位位簽辦案案件：依依分層授授權規定定核決，簽簽末不必必敘明陳陳某某長長官字樣樣。乙、下級機機關首長長對直屬屬上級機機關首長長之簽簽，文文末得用用敬陳長官官字樣。(2)稿稿為公公文之草草本，依依各機關關規定程程序核判判後發出出。2.擬辦方方式：(1)先簽簽後稿：甲、制定、訂訂定、修修正、廢廢止法令令案件。乙、有關政政策性或或重大興興革案件件。丙、牽涉較較廣，會會商未獲獲結論案案件。丁、擬提決決策會議議討論案案件。戊、重要人人事案件件。己、其他性性質重要要必須先先行簽請請核定案案件。(2)簽稿稿併陳：甲、文稿內內容須另另為說明明或對以以往處理理情形須須酌加析析述之案案件。乙、依法准准駁，但但案情特特殊須加加說明之之案件。丙、須限時時辦發不不及先行行請示之之案件。(3)以稿稿代簽為為一般案案情簡單單，或例例行承轉轉之案件件。(二)簽之之撰擬：1.款式：(1)先簽簽後稿：簽應按按主旨旨、說明、擬擬辦三三段式辦辦理。(2)簽稿稿併陳：視情形形使用簽，如如案情簡簡單，可可使用便便條紙，不不分段，以以條列式式簽擬。(3)一般般存參或或案情簡簡單之文文件，得得於原件件文中空空白處簽簽擬。2.撰擬要要領：(1)主主旨：扼要敘敘述，概概括簽簽之整整個目的的與擬辦辦，不分分項，一一段完成成。(2)說說明：對案情情之來源源、經過過與有關關法規或或前案，以以及處理理方法之之分析等等，作簡簡要之敘敘述，並並視需要要分項條條列。(3)擬擬辦：為簽簽之重重點所在在，應針針對案情情，提出出具體處處理意見見，或解解決問題題之方案案。意見見較多時時分項條條列。(4)簽簽之各各段應截截然劃分分，說說明一一段不提提擬辦意意見，擬辦一段不不重複說明。3.本手冊冊所訂簽之之作法舉舉例，下下級機關關首長對對直屬上上級機關關首長行行文時應應一致採採用，至至各機關關內部單單位簽辦辦案件得得參照自自行規定定。(三)稿之之撰擬：1.草擬公公文按文文別應採採之結構構撰擬。2.撰擬要要領：(1)按行行文事項項之性質質選用公公文名稱稱，如令、函、書函、公公告等等。(2)一案案須辦數數文時，請請參考下下列原則則辦理：甲、設有幕幕僚長之之機關，分分由機關關首長及及幕僚長長署名之之發文，分分稿擬辦辦。乙、一文之之受文者者有數機機關時，內內容大同同小異者者，同稿稿併敘，將將不同文文字列出出，並註註明某處處文字針針對某機機關；內內容小同同大異者者，用同同一稿面面分擬，如如以電子子方式處處理者，可可用數稿稿。(3)函函之正正文，除除按規定定結構撰撰擬外，並並請注意意下列事事項：甲、訂有辦辦理或復復文期限限者，請請在主主旨內內敘明。乙、承轉公公文，請請摘敘來來文要點點，不宜宜在稿稿內書書：照照錄原文文，敘至至某處字樣，來來文過長長仍請儘儘量摘敘敘，無法法摘敘時時，可照照規定列列為附件件。丙、概括之之期望語語請核核示、請查照照、請照辦辦等，列列入主主旨，不不在辦辦法段段內重複複；至具具體詳細細要求有有所作為為時，請請列入辦法段內。丁、說明明、辦法分項條條列時，每每項表達達一意。戊、文末首首長簽署署、敘稿稿時，為為簡化起起見，首首長職銜銜之後可可僅書姓，名名字則以以表示示。己、須以副副本分行行者，請請在副副本項項下列明明；如要要求副本本收受者者作為時時，則請請在說說明段段內列明明。庚、如有附附件，得得在文內內敘述附附件名稱稱及份數數。十七、簽、稿稿之撰擬擬說明如如下：(一)簽稿稿之一般般原則： 1.性質：