中国IT市场年会会议流程管理手册范本48080.docx

2005年年中国IIT市场场年会会议流程管管理手册册目 录一、 分组职责任任务-331、领导小小组成员员-32、专项小小组职责责-3二、分期落落实计划划-81、会务组组-82、招商组组-103、秘书组组-114、综合组组-13三、现场流流程管理理-1551、现场工工作管理理-15一、分组职职责任务务1、 领导导小组成成员：组 长： 副组长： 组 员： 2、 专项小组职职责：（1）会务务组职 责责：负责责会议现现场正常常进行的的一切会会务保障障工作。任 务务 ：11选看场场地 2确定定地点 3交交付订金金 44说明要要求饭店店提供配配合的事事项 5签署署协议 6研研讨布展展方案 7确定布展展方案 88 监督督布展设设计 9布展施施工监督督 100制定当当日流程程实施表表 111确定现现场人员员分工 12现场布布置调配配 133灯光音音像控制制 144邀请摄摄影摄像像 115提出出摄制要要求 16验验收拍摄摄成果 177制作成成册 18内部彩彩排设备备安装 199现场彩彩排 20宣宣传片制制作 21笔记记本内容容装载 222资料运运输 23物物品运输输 24桌签摆摆放 255用餐安安排 226引导导牌设置置 277 嘉宾宾上场引引领 28同同传设备备安排 29工工作证30车辆及及运输人人员安排排来宾停停车场预预定 331 安安排兄弟弟单位到到场布展展及彩排排 322 与参参展兄弟弟单位的的联系 33 与77家参展展媒体的的联系 34 场地布布线人 员：（括括号为该该人员负负责任务务）分管领导： 组 长：王王晓东（11、2、33、4、55、6、77、8、99、111、122、144、155、166、177、199、200、233、244、266、311）副 组 长长： 组 员：张张金海 林琳琳 田田苑、鲁鲁卫（2）招商商组职 责：负责整整个会议议正常进进行的一一切经费费保障工工作任 务：1招商方方案制作作 22招商合合同制作作 33明确对对厂商的的要求 4邀邀请及确确认赞助助商发言言人 5邀请请厂商参参会人员员 6接待厂商商贵宾 7引引领贵宾宾签到及及进入会会场 8收集集及确认认厂商演演讲文稿稿或PPPT 9收集集及确认认厂商展展板展品品 10收集及及确认厂厂商会刊刊资料和和广告 111收集及及确认厂厂商LOOGO 122收集及及确认厂厂商现场场发放资资料 13会后厂厂商宣传传跟踪 144落实合合同收款款人 员员：（括括号为该该人员负负责任务务）分管领导： 组 长： 组 员： （3）秘书书组职 责：负责整整个会议议正常进进行一切切资料保保障工作作。任 务：1新闻总总稿 2分类类深度报报道 3资料料内容撰撰写（会会刊、摘摘要、简简介、邀邀请函） 4资料内容收集确认 5资料内容设计 6 资料印刷 7部领导、院领导、公司领导讲话稿 8主持人串词 9公司报告PPT制作 10其它PPT制作（演讲人名录、图片） 11演讲人演练 12主持人演练 13年会综合总结报告 14 提供获奖厂商名单 人 员：（括括号为该该人员负负责任务务）分管领导： 组 长：组 员： （4）综合合组职 责：负责整整个会议议正常进进行的一一切人员员邀请接接待保障障工作。任 务：1部、院院领导邀邀请 2公司司领导参参会通知知 33媒体记记者邀请请 44用户代代表邀请请 66报到表表设计制制作 9部院院领导及及厂商贵贵宾接待待 110普通厂厂商代表表接待 11媒体体记者接接待 12外外宾接待待 113胸花花购买 144胸花佩佩戴 15参参会胸卡卡发放 16签到本本笔购买买 117名片收收集 18资资料装袋袋、发放放 19大门迎迎宾 20签签到处迎迎宾 21会会场迎宾宾 222贵宾室室迎宾 23会场秩秩序维持持 224提供供桌签名名单 25桌桌签名单单摆放次次序 226会前广告告投放 227会后媒媒体宣传传 288 奖牌的的制作 人 员：（括括号为该该人员负负责任务务）分管领导： 组 长： 副 组 长长： 工作人员：1、贵宾邀邀请： 2、参会代代表邀请请： 3、媒体工工作：4、海外媒媒体及来来宾邀请请： 5、会议礼礼品及用用品购置置： 二、 分期落实计计划（当日安排排见第三三章）（1）、会会务组： 时间段时间工作内容责任人备注前期准备（10.114-111.111）第一周1.10-1.116布展方案设设计王晓东1.11-1.112再次与酒店店确认各各项事宜宜，完成成申报手手续王晓东1.17布展方案比比稿第二周1.20-1.223布展方案研研修改、确确认*总定稿1.20-1.223确定参展兄兄弟单位位、明确确要求1.20-1.223联系参展兄兄弟单位位、解决决问题（媒媒体7家家，其余余4家）1.22落实其它组组情况，提提交会议议预算。第三周1.20-1.224确定摄影摄摄像公司配合1.20-1.224确定礼仪服服务人员员1.10-2.11厂商LOGGO落实实，提交交布展厂厂商2.19-2.220再次确定会会议当日日现场流流程马总提供2.19-2.221制作工作证证2.19-2.221收集桌签名名录，传传真至酒酒店;来宾停停车位预预定。2.20向其它组收收集PPPT,装装入笔记记本，确确定笔记记本及控制人员。相关人员提提供内部彩排2.20开会确定本本组彩排排人员2.20公司内部彩彩排，布布置场地地，调试试设备，安安排顺序序2.20兄弟单位彩彩排现场彩排2.22再次向招商商组落实实厂商布布展资料料2.23晚晚资料运输至至会场2.23晚晚布展2.24上上午确认桌签，引引领牌等等事宜，礼礼仪小姐姐培训2.23晚晚 设备调试、彩彩排2.23晚晚 进行现场彩彩排导演演、协助助其它组组熟悉场场地。协助兄弟单单位彩排排熟悉场场地2.24上上午各组就位后期服务（11.119-112.66）2.25-3.55结清第三方方费用，相相关资料料留底备备用（2）、招招商组时间段时间工作内容责任人备注前期准备（10.114-111.111）第一至三周1.4-11.300招商材料发发放客户经理招商合同制制作客户经理公司领导支支持明确对厂商商的要求求客户经理领导审核邀请及确认认赞助商商发言人人客户经理领导审核邀请厂商参参会人员员客户经理第四周2.19-2.223收集及确认认厂商演演讲稿或或PPTT客户经理收集及确认认厂商会会刊资料料和广告告，提交交秘书组组制作2.19-2.223收集及确认认厂商展展板展品品收集及确认认厂商现现场发放放资料2.19收集及确认认厂商LLOGOO 客户经理内部彩排2.20 安排本组彩彩排工作作审核客户pppt及及其它相相关资料料 客户经理现场彩排2.23晚晚转入综合组组协助彩彩排接待待工作客户经理2.24上上午熟悉现场环环境，审审核客户户布展情情况，进进行来宾宾接待模模拟审核客户pppt，模模拟客户户演讲审核厂商桌桌签、相相关人员员就位客户经理后期服务（11.119-112.66）2.243.44会后厂商宣宣传跟踪踪落实合同收收款客户经理黄总审核监监督（3）、秘秘书组（名名单黄总总确认）时间段时间工作内容责任人备注前期准备（1.61.224）前三周1.101.330资料内容撰撰写（会会刊、报报告摘要要、公司司简介）1.131.331资料内容收收集确认认向*总确认认袋装资资料内容容，并负负责收集集1.131.227资料内容设设计负责所有资资料的设设计1.101.117邀请函内容容确定及及制作向马总确认认邀请函函内容1.131.226部领导、院院领导、公公司领导导讲话稿稿各部门总经经理给予予相应配配合新闻总稿、新新闻通稿稿、分类类深度报报道撰写写各部门总经经理给出出相关新新闻稿1.241.227公司报告PPPT制制作与相关演讲讲人协调调制作PPPT内内容1.28将PPT提提交于黄黄总第四周2.192.222部领导、院院领导、公公司领导导讲话稿稿定稿其它PPTT制作（演演讲人名名录、图图片等）由招商组与与客户确确认后提提供给*资料印刷完完成（会会刊）与招商组确确认厂商商资料后后，报*总最终终确认会会刊内容容后，交交*印刷主持人串词词2.21演讲人彩排排演练内部彩排2.19 2.20 确定本组彩彩排分工工将ppt装装入笔记记本，彩彩排时完完善pppt将*总确认认后的PPPT交交张金海海现场演讲人人演练、主主持人演演练后期服务（2.2443.5）跟踪媒体报报道年会综合总总结报告告（4）、综综合组（请请徐总确确认相关关人员）时间段时 间工作内容责任人协助人员前期准备第一至二周周1.101.221部领导初步步邀请院领导初步步邀请第一轮媒体体预热、会会前广告告投放大量发放邀邀请函（含含电子邮邮件）、请请柬，邀邀请各类类参会人人员第三周1.211.225用户代表初初步确认认相关回执确确认参会贵宾（部部、院领领导等）初步确认第二轮媒体体宣传中期落实彩排准备2.192.222用户参会人人员再次次确认参会贵宾（部部、院领领导等）再次确认媒体记者邀邀请外宾邀请提供桌签名名单2.23晚晚资料装袋胸花购买桌签名单摆摆放次序序签到表设计计制作、签签到用品品（本、笔笔）购买买公司领导参参会通知知2.23 全体组员入入场熟悉悉各自岗岗位，模模拟接待待工作现场彩排2.24上上午各人员就位位桌签摆放次次序上报报领导小小组后期服务（2.1882.28）2.243.55征集参会人人员反馈馈意见、致致参会人人员感谢谢信。2005年年IT市市场年会会现场分分工及时时间安排排2005年年2月223日晚晚I、布展组组 负责责人： 场内内布展组组：场外布展组组：布展协调：彩排组：公公司演讲讲人 场内布展组组相关工工作人员员，233日中午午1点进进入会场场布展。田田苑负责责场内搭搭建、设设备调试试。场外布展组组相关工工作人员员，244日凌晨晨1点进进入外场场布展。林林琳负责责场外厂厂商展示示区、兄兄弟单位位展示区区、报告告墙、各各个签到到处布展展，鲁卫卫负责与与酒店协协调。2005年年2月224日上上午79点II、会议议服务组组 负责责人：厂商接待小小组：兄弟单位接接待小组组：资料运输组组：资料装袋组组：现场协调组组： 桌桌签摆放放负责人人： 以以上各小小组相关关工作人人员，224日上上午7点点进入会会场熟悉悉场地。厂厂商接待待小组成成员协助助厂商展展示区工工作人员员清点厂厂商资料料，进行行布置工工作。224日上上午7点点全体到到岗，有有关负责责人安排排桌签位位置。鲁鲁卫负责责与酒店店协调、与与各组组组长协调调，厂商商接待组组工作人人员主要要负责厂厂商展板板、宣传传品的接接受、摆摆放、排排序，资资料运输输组主要要负责资资料的运运输及搬搬运至指指定地点点，协助助装袋组组装袋。现现场协调调组负责责协调公公司内部部各部门门之间的的工作及及工作人人员的后后勤保障障。2005年年2月224日上上午911点点布展组进行行初步设设备调试试，信号号走台。场外布展组组与厂商商接待小小组合作作核实厂厂商及兄兄弟单位位展板、宣宣传材料料收集情情况，及及时与厂厂商与兄兄弟单位位联系。资料装袋组组应于111点前前资料分分装完毕毕，并摆摆放到位位。2005年年2月224日上上午111122点布展组布展展组进行行最后彩彩排、调调试设备备、清场场做最后后准备。会议服务组组在负责责人的带带领下再再次熟悉悉场地、各各组工作作人员对对工作做做最后检检查。会议现场分分工：I、政府贵贵宾 负责人人： 签到到处：接待： 部级级领导接接待： 信息息产业部部领导接接待：其它部委领领导接待待： 车位位引领司司机接待待：II、厂商商贵宾 负责责人： 签到到处： 总接接待：接待小组： 软软件： 主主机：外设：行业信息化化： 集集成电路路：2005年年2月224日下下午1点点至5点点以上两组相相关工作作人员，224日上上午7点点进入会会场熟悉悉场地。厂厂商接待待小组成成员协助助厂商展展示区工工作人员员清点厂厂商资料料，进行行布置工工作。有有关负责责人安排排桌签位位置，接接待人员员熟悉各各自接待待贵宾的的位置，进进行接待待模拟。下下午一点点接待工工作正式式开始，在在政府及及厂商主主要贵宾宾来齐后后，1点点50分分左右，由由唐杰、刘刘献军及及黄涌组组织贵宾宾到报告告墙前合合影留念念后进入入会场。2005年年2月224日下下午5点点至8点点以上两组相相关工作作人员，224日下下午5点点半到岗岗，接待待工作正正式开始始。2005年年2月225日上上午7点点至下午午5点以上两组相相关工作作人员，225日上上午7点点到岗，做做好准备备工作，上上午8点点接待工工作正式式开始。 下午11点相关关工作人人员到岗岗，1点点15分分接待工工作正式式开始。225日上上、下午午在签到到处准备备好多余余的会议议资料，以以备发放放。III、普普通来宾宾 负负责人 签签到处： 2005年年2月224日下下午1点点至5点点以上工作人人员244日上午午7点进进入会场场熟悉场场地，清清点会议议资料，组组织装袋袋放入会会场。布布置接待待（签到到册、抽抽奖箱、奖奖品、资资料等）。下下午一点点接待工工作正式式开始。会会议结束束后，由由郭晴负负责收集集（礼仪仪小姐提提供）获获奖名单单，核实实领奖者者身份后后发奖。2005年年2月225日上上午7点点至下午午5点以上工作人人员255日上午午7点全全体到岗岗，布置置接待（签签到册、抽抽奖箱、奖奖品、资资料等），上上午8点点接待工工作正式式开始。下下午1点点相关工工作人员员到岗，11点155分接待待工作正正式开始始。下午午会议结结束后，由由郭晴负负责收集集（礼仪仪小姐提提供）获获奖名单单，核实实领奖者者身份后后发奖。225日上上、下午午在签到到处准备备好多余余的会议议资料，以以备发放放IV、新闻闻中心 负责责人： 国内内签到处处： 海外外签到处处： 海外外嘉宾引引领： 同传传设备发发放回收收： 接待待： 直播播设备：2005年年2月224日下下午1点点至5点点24日上午午7点全全体到岗岗，布置置接待（签签到册、车车马费、资资料等），设设备负责责人安装装调试电电脑，网网络，打打印机、同同传设备备（除外外宾外收收取押金金）等。下下午一点点接待工工作正式式开始，按按计划进进行直播播，组织织相关记记者在贵贵宾室专专访。2005年年2月224日下下午5点点至8点点以上工作人人员244日下午午5点半半全体到到岗，清清点会议议资料，组组织装袋袋放在记记者签到到处，设设备负责责人检查查电脑，网网络，打打印机、同同传设备备等。布布置接待待（签到到册、车车马费、资资料等）。下下午6点点接待工工作正式式开始。2005年年2月225日上上午7点点至下午午5点以上工作人人员255日上午午7点全全体到岗岗，清点点会议资资料，组组织装袋袋放在记记者签到到处，设设备负责责人检查查电脑，网网络，打打印机、同同传设备备等。布布置接待待（签到到册、车车马费、资资料等）。上上午8点点接待工工作正式式开始，按按计划进进行直播播，组织织相关记记者在贵贵宾室专专访，下下午1点点相关工工作人员员到岗，11点155分接待待工作正正式开始始。255日上、下下午在签签到处准准备好多多余的会会议资料料，以备备发放。V、院内单单位展区区 负负责人：2005年年2月224日下下午1点点至5点点以上工作人人员244日上午午7点进进入会场场熟悉场场地，摆摆放各单单位会议议资料，设设备负责责人安装装调试电电脑，演演讲员彩彩排。224日上上午9点点（根据据布展情情况）全全体到岗岗，演讲讲员再次次彩排。下下午一点点接待工工作正式式开始，11点400分开始始演讲两两遍。2005年年2月225日上上午7点点至下午午5点以上工作人人员255日上午午7点半半全体到到岗，上上午8点点接待工工作正式式开始。下下午1点点相关工工作人员员到岗，11点155分接待待工作正正式开始始。VI、厂商商展示区区 负责人人：2005年年2月224日下下午1点点至5点点以上工作人人员244日上午午7点进进入会场场，熟悉悉场地，清清点厂商商布置、宣宣传资料料及展板板。下午午一点接接待工作作正式开开始，协协助厂商商进行资资料发放放和现场场秩序维维护。2005年年2月225日上上午7点点至下午午5点 以以上工作作人员225日上上午7点点全体到到岗，布布置资料料等。上上午8点点接待工工作正式式开始，协协助厂商商进行资资料发放放和现场场秩序维维护。VII、会会场服务务 负负责人： 与与酒店协协调、发发放餐票票等VIII、现现场控制制 负责责人：流程导演：田苑现场总控：王晓东东PPT播放放：张金金海（组组长）、吕吕天文、张张曦、李李燕风、邓邓道正司仪：马翚翚司仪助理：陆渝、文文方演讲人：赵赵树峰等等23日下午午张金海海收集齐齐所有机机器编号号入库（112台笔笔记本，一一台打印印机）。224日上上午911点点设备调调试完毕毕进行正正式彩排排。244日111122点再次次彩排，112点清清场进行行最后设设备检查查。2005年年2月224日下下午5点点至8点点现场控制组组24日日晚5点点到岗，对对AV设设备进行行检查，对对当天晚晚上串场场PPTT进行核核对，并并进行晚晚宴及颁颁奖彩排排，下午午6点正正式开始始。2005年年2月225日上上午7点点至下午午5点现场控制组组25日日7点到到岗，对对AV设设备进行行检查，对对当天上上午演讲讲PPTT顺序进进行核对对，做最最后准备备，上午午9点正正式开始始，下午午12点点半到岗岗，对当当天下午午演讲PPPT顺顺序进行行核对，下下午1点点半正式式开始。IX、后勤勤保障及及运输 负责人人：赵秀秀珍（后后勤保障障） 郭晴晴（运输输）X、午餐协协调组 负责人人：林琳琳 问讯讯处：林林琳引导员：张张菊、钱钱磊、胡胡英、刘刘新 午餐餐协调组组工作人人员255日中午午11点点半全部部到岗，在在通往午午餐区的的指示牌牌旁引路路。（用用餐区在在国贸西西楼地下下一层SSB1227号）XI、问讯讯处 负负责人：林琳 工作作人员：张菊、钱钱磊XII、礼礼仪小组组 负责责人：林林琳、陆陆渝、文文方 工作作人员：礼仪小小姐6名名2005年年2月224日下下午1点点至5点点2月24日日中午112点礼礼仪小姐姐6名到到位，熟熟悉场地地及各自自位置，流流程彩排排。其中中2名站站在会场场通道大大门口（布布展公司司搭建门门头处），22名站在在会场入入口处引引领听众众，2名名站在贵贵宾室接接待贵宾宾，并引引领贵宾宾至会场场就座。2005年年2月224日下下午5点点至8点点2月24日日下午55点礼仪仪小姐66名到位位，熟悉悉场地及及各自位位置，流流程彩排排。其中中2名站站在贵宾宾室接待待贵宾，并并引领贵贵宾至会会场就座座，2名名站在会会场入口口处引领领贵宾入入席，晚晚宴开始始后6名名礼仪小小姐站在在场内执执行颁奖奖流程。2005年年2月225日上上午7点点至下午午5点2月25日日上午77点半礼礼仪小姐姐4名到到位，其其中2名名站在会会场入口口处引领领听众，22名站在在贵宾室室接待贵贵宾，并并引领贵贵宾至会会场就座座。35