电子邮件的规范使用讲稿.ppt

IMC关于电子邮件的规范使用第一页，讲稿共二十三页哦IMC目 录一二三四第二页，讲稿共二十三页哦IMC一、电子邮件的重要性一、电子邮件的重要性（一）电子邮件是一种正式、便捷的职场沟通方式职场沟通方式；（二）电子邮件是最好的工作记录工作记录；（三）电子邮件是最好的证据证据；（四）电子邮件是展示企业形象的窗口企业形象的窗口。电子邮件伴随着互联网的诞生就一直存在，在“互联网+”时代，其重要性也丝毫未减。但实际使用中还存在很多不规范现象，正因为电子邮件的普遍、重要且基础，那么通过此次专题培训，希望对公司员工规范邮件书写，提升职业素养、提升品牌形象起到较好的效果。为什么为什么电子电子邮件很重要？邮件很重要？第三页，讲稿共二十三页哦IMC一、电子邮件的重要性一、电子邮件的重要性1、正式工作报告2、工作相关各方需要留下书面资料的往来信息3、公告、通知4、知识推荐和信息传递5、没有见面交流条件的其他交流内容6、复杂事项，难以简单说明的事项 什么情况下，需要发邮件？第四页，讲稿共二十三页哦IMC一二三四第五页，讲稿共二十三页哦IMC二、电子邮件的书写格式二、电子邮件的书写格式电子邮件格式与书信格式相同内容构成如下：问候语写在称呼的下一行空两格，它可以独立段正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分每个部分开头都应另起一行，空两格落笔祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等可以紧接着正文写，也可独占一行，空两格写写完邮件之后，在邮件的右下角写上发件人的姓名发件日期可写在署名的后边，也可以另起一行因电子邮件的即时性，可省略问候问候正文正文祝颂祝颂语语日期日期称呼称呼署名署名称呼顶格写在第一行加上冒号，表示下面有话要说第六页，讲稿共二十三页哦IMC常见书写格式问题列举1.附件名称不规范、不明晰；2.称呼标点符号使用错误，应为逗号；3.正文首行未空两格；4.邮件无签名。第七页，讲稿共二十三页哦IMC常见书写格式问题列举1.主题不清晰；2.无称呼、落款，正文未注明附件。总体是一封超级无礼的电子邮件。正文提及有附件，但邮件漏发附件第八页，讲稿共二十三页哦IMC标准格式例举邮件虽短 礼仪俱全！第九页，讲稿共二十三页哦IMC一二三四第十页，讲稿共二十三页哦IMC三、电子邮件撰写规则三、电子邮件撰写规则这些主题恰当吗？1、无主题空白邮件标题是失礼的2、陕西MIC*关于您*年*月*日提出的*问题的回复标题要简明扼要，不宜冗长3、车先生收标题要体现邮件内容和重要性，含糊不清是不可取的4、关于*和*等相关问题的回复一封邮件尽可能针对一个主题，便于整理5、RE应根据需要拟定回复邮件的标题，简单的“RE”有欠妥当 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。（一）主题要明确（一）主题要明确第十一页，讲稿共二十三页哦IMC三、电子邮件撰写规则三、电子邮件撰写规则（二）称呼问候要得当（二）称呼问候要得当（1）恰当地称呼收件者，拿捏好尺度（2）Email开头结尾最好要有问候语第十二页，讲稿共二十三页哦IMC三、电子邮件撰写规则三、电子邮件撰写规则（三）正文完整简洁（三）正文完整简洁第十三页，讲稿共二十三页哦IMC三、电子邮件撰写规则三、电子邮件撰写规则（三）正文完整简洁（三）正文完整简洁（1）Email正文要简明扼要，行文通顺；（2）注意Email的论述语气；史上最牛女秘书“邮件门”.docx（3）Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚；（4）邮件正文不可缺少的三个部分：需要对方提供哪些信息；希望对方采取哪些行动措施；需要对方什么时候给予回复。（5）尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查；（6）合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。第十四页，讲稿共二十三页哦IMC三、电子邮件撰写规则三、电子邮件撰写规则（四）（四）附件处理要科学附件处理要科学（1）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件；（2）附件文件应按有意义的名字命名；（3）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；（4）如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；（5）如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，或用QQ邮箱发送超大附件。第十五页，讲稿共二十三页哦IMC（五）结尾署名不能忘（五）结尾署名不能忘三、电子邮件撰写规则三、电子邮件撰写规则（1）签名信息不宜过多；（2）不要只用一个签名档；（4）签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。公司签名格式如何设置公司签名格式如何设置:邮件签名档设置邮件签名档设置.docx第十六页，讲稿共二十三页哦IMC一二三四第十七页，讲稿共二十三页哦IMC四、电子邮件使用注意事项1.1.回复的技巧回复的技巧第十八页，讲稿共二十三页哦IMC四、电子邮件使用注意事项 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和“垃圾”。2.2.正确使用主送、抄送与密送正确使用主送、抄送与密送第十九页，讲稿共二十三页哦IMC四、电子邮件使用注意事项四、电子邮件使用注意事项3.TO3.TO，CCCC中的各收件人的排列应遵循一定的规则中的各收件人的排列应遵循一定的规则 比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象。4.4.转发邮件要突出信息转发邮件要突出信息 通常情况，当邮件内容未到达应收者或者邮件内容值得共享时，可以使用转发；如果FW:过多，请删除重复的，避免邮件标题过长；在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收。第二十页，讲稿共二十三页哦IMC四、电子邮件使用注意事项四、电子邮件使用注意事项5.5.切记收信对象是一个切记收信对象是一个“人人”，而不是一台机器，而不是一台机器 态度友好，措辞得当。避免情绪激动的时候回邮件，如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应或电话沟通。第二十一页，讲稿共二十三页哦IMC不要在Email里谈论跟工作无关的事不要转发有不良影响的Email保留好发送Email的证据Email的收发要及时不要越级发邮件Email联络工作,树立 企业形象多用抄送,少用暗送不要因为Email而忽视电话和当面沟通附：职场附：职场EmailEmail八大习惯八大习惯第二十二页，讲稿共二十三页哦IMC2022/10/8感谢大家观看第二十三页，讲稿共二十三页哦