《质量管理体系文件》记录控制程序.doc

有限公司编 号版本/版次A / 0文件类别程 序 文 件页 码1 / 3 页文件名称记录控制程序生效日期1 目的 通过对质量环境记录控制，提供产品质量环境符合要求及体系有效运行的客观证据，为产品可追溯性提供依据。2 范围本程序适用经营过程和质量环境体系运行的所有记录的管理。3 职责3.1 品管课是记录的归口管理部门；负责建立和管理质量环境记录。3.2 各有关部门负责本部门质量环境记录的编制、填写、传递和管理。 4 工作程序 4.1 记录表的建立4.1.1 各相关部门负责本部门质量环境记录表的设置和设计，由部门负责人审核，管理者代表批准，经批准后的记录空表报品管课按文件控制程序编号，规定保存期，登录到记录总清单中。4.1.2 各部门分别建立本部门质量环境记录清单。4.2 记录使用和流转4.2.1 记录填写必须认真，做到规范、准确、及时、完整、清晰（除有特别的要求与指定，原则上不能使用铅笔），严格按照相关程序文件或作业文件要求填写记录中相关项，签署完整确保质量环境记录的真实性，完整性和有效性。4.2.2 字迹要清晰、易于识别，一般不得涂改，当必须作出更正时，只能划杠修改，应保持原内容仍清晰可见，并由修改责任人在修改地方签名或盖章。4.2.3 流转中的记录在交换时均得进行自检与互检，以防漏填，承接者有权拒收不完善的记录。4.2.4 流转中记录不得有污损、失落，若发现失落应及时补上或修复。4.3 记录的管理4.3.1 标识:质量环境记录通过编号或采用其它方式予以标识，以便检索，查阅。4.3.2 收集:各部门每周收集本部门相关的质量环境记录，月底汇总，装订成册统一保管。编 制审 核批 准日 期日 期日 期有限公司编 号版本/版次A / 0文件类别程 序 文 件页 码2 / 3 页文件名称记录控制程序生效日期 4.3.3 编目:按质量环境记录的编号进行分类，按时间顺序排列，装订成册，加上标有记录名称、起止时间的封面。4.3.4 归档:将编目后的质量环境记录按时间的顺序排列归档。4.3.5 查阅:质量环境记录应便于查阅。合同要求时，在商定期内质量环境记录可提供给顾客或其代表评审时查阅，但需作好登记。4.3.6 存储:各种质量环境记录的存储期限应根据实际需要，由品管部负责拟定。4.3.7 保管:对存储期内的质量环境记录必须妥善保管，做到不丢失、不破损、不变质，因此需要有防雨、防潮、防鼠、防虫、防火、防盗，保持通风等适宜的环境。4.3.8 处理:质量环境记录超过规定的存储期后，应填写质量环境记录销毁清单一份。经各部门主管审核，管理者代表批准后，将超过存储期的质量环境记录销毁，质量环境记录销毁清单由品管课时保存。5 术语解释5.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件6 相关文件6.1 文件控制程序 7 记录7.1 质量环境记录总清单 7.2 质量环境记录销毁清单有限公司编 号版本/版次A/0文件类别程 序 文 件页 码3 / 3 页文件名称记录控制程序生效日期 附：记录控制流程图责权部门（人）记录记录格式编制审批 编号、备案印购、发放记录填写收集编目制 贮存、防护 超期销毁 各部门管理者代表部门课长品管课各部门各部门各部门各部门品管课各部门记录清单记录清单记录销毁清单。