2022年档案分类归档整理编目排列方案 .doc

档案分类、归档整理、编目、排列方案 档案分类整理规则 一、什么文件应该归档。 凡是记述和反映本机关主要职能、中心任务、基本情况方面的档案材料。包括本单位、上下级、同级制发的文件。对外单位制发的文件，主要看它在本单位的承办处理情况与本单位的关系，是否针对本单位需要直接承办并产生文件。 例如：中山大学学院成立学位评定小组不归档 珠海校区学生回迁工作安排归档 高校伙食专业委员会会议议程不归档 高校伙食专业委员会制定的高校饮食标准归档 其他觉得丢了可惜的文件。 二、怎么分类整理。 现在文件的年份已经分类完毕，或有疏漏，则取出重新整理。需要做的事情有两个，一是将文件分类并标明保管期限，企业档案分类标准da/t42-2009中已经有完善的条目规则，用铅笔在文件右上角标明“大类-序号保管期限”，如“4-1.1.1永久”代表的是【“党群管理类”-“党务工作”.“党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议”.“会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等”永久保管】 。 二是将同一年度内的文件整理排序。 集团与其他企业有一定区别，所以在文件分类时可以适当灵活处理。例如：针对学管中心、饮食中心实体人员的投诉，可以放在2大类生产管理类的质量管理中，将服务作为我们的产品看待。中山大学制发的文件可按照实际内容归档，不完全归在“3-1.1上级机关颁发的本企业应执行的有关文件”中。 在分类整理排序的过程中，将讲述同一件事的文件放在一起，以便以后查找。注意： 在纪检监察调查材料中，可能有上访信、调查材料、检讨书、处理意见、调任或免职通知，可以按照时间顺序倒序装订。 请示与批复归为一件，批复在前，请示在后，一起装订。部分重要的文件可以同时保留几份。按照印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后的顺序。如有不同稿本，按时间顺序倒序排列即可。 文件一般放在内容所属年份。文件时间跨越年度的，有几类。a.2001年财务报告与2002年财务预算，跨越两年，一般在2002年产生，可放在2002年。 b.20012005年五周年工作总结，属于总结性文件，放在最后一年。c.后勤集团十年规划（2001年），属于计划规划性文件，放在最开始的一年。 d.跨年度的会议文件，应放在会议开幕年。 录像带、影片、照片等特殊载体的文件，应同纸质文件统一整理编目，但分别存放。 一份文件尽可能只用一颗订书钉，去除多余金属物，如回形针等。 根据后勤集团服务为主的性质，档案大类并没有按照da/t42-2009的顺 序来，重新调整的排序如下 a.4党群管理类b.3行政管理类c.1经营管理类d.10职工管理类e.7项目管理类f.2生产管理类g.8设备仪器类h.9会计业务类i.5产品生产类j.6科研开发类 整理排序小贴士： 1、按大类先堆 2、在同一大类中按照保管期限分，“永久”、“30年”、“15年”、“10年”，按顺序放好。 3、同一大类、同一保管期限内，根据二类序号排序。如1-3.4放在1-3.3之后。 4、在相同的二类序号中，按照时间顺序排序。若时间相同，按照文号顺序排序，如中大后集字200101号在中大后集字200102号之前。如无文号，可按照重要程序灵活处理，重要的在前。 编目小贴士： 1、按照排序好的文件顺序填写表格xxxx年归档文件目录。 2、一份文件出现多份副本，可在备注写明“x年” 3、责任者一般为公文落款或者文件题目后的落款。 4、页数为文件中有文字或图片等有效信息的页数，一面为1页，双面打印的为2页。 5、党员、工会会员、团员名册、登记表等请高亮显示。 6、成册的大事记、期刊、论文集等，如中大后勤，高亮显示。 7、不同保管期限的用粗匣线隔开，并重新编号。 其他： 在分类过程难免出现差错，后续发现时应取出重新分类。 内容总结（1）档案分类、归档整理、编目、排列方案 档案分类整理规则 一、什么文件应该归档（2）凡是记述和反映本机关主要职能、中心任务、基本情况方面的档案材料（3）包括本单位、上下级、同级制发的文件（4）5、党员、工会会员、团员名册、登记表等请高亮显示（5）7、不同保管期限的用粗匣线隔开，并重新编号