油销作业指导书.doc

目 录一、岗位职责2二、油销管理制度5三、油销售业务流程及作业指导书9四、包装油销售、计划、生产、出库流程13五、经销商管理17一、岗位职责1.1 油销售部总体职责 油销售部是公司产品及出入公司大宗货物的品质和质量控制体系的管理机构，具体职责范围如下： 1.1.1 负责市场调查、分析、开拓工作，找寻最佳销售通路； 1.1.2 负责编制公司营销计划、营销策略并遵照执行； 1.1.3 负责销售公司油类产品，并协调相关部门为客户提供优质服务； 1.1.4 负责对产品销售合同合同的评审； 1.1.5 定期对客户进行走访，不断提高服务质量； 1.1.6 营销管理，对公司的营销情况作出分析总结； 1.1.7 负责信息收集、信息分析工作，为领导决策提供依据； 1.1.8负责不合格品的退货、降价或索赔工作，并通知供应商改进工作； 1.1.9 负责采购品质量和使用情况的及时反馈工作； 1.1.10 广告宣传、策划及促销活动安排； 1.1.11 催收欠款； 1.1.12 配合其他部门制定公司相关计划、制度； 1.1.13 完成公司交办的其它工作。 1.2 油销售部经理职责1.2.1 负责公司油类产品的销售； 1.2.2 负责公司辅助区域内市场的调研、分析工作； 1.2.3 负责开拓新市场，寻找最佳贸易机会； 1.2.4 负责监督、检查和落实公司质量管理体系的有关质量管理工作； 1.2.5 负责草拟公司营销计划、营销策略，上报及实施；1.2.6制定本部门工作制度，销售及相关人员的培训、考核； 1.2.7 负责合同履行监督、应收帐款的催收工作； 1.2.8定期、不定期走访客户，及时处理客诉中存在的问题； 1.2.9 关心和了解油销售部员工的身心健康和思想动态，帮助解决贸易部员工在工作和生活各方面的困难；1.2.10对本部门员工工作情况进行考核；1.2.11监督检查本部门各项工作的进展及规章制度的执行情况，对违规现象和不合理现象进行及时纠正；1.2.12对本部门一段时间的工作及时总结，找出差距，提出解决办法；定期对公司营销情况总结、分析，为领导提供决策依据； 1.2.13 协调相关部门，为客户提供优质服务； 1.2.14 对公司提出的年度目标完成情况负责； 1.2.15 负责组织并完成公司交办的其他工作。1.3油销主管职责1.3.1制定本区域发展规划；根据公司整体销售目标制定各地市的销售计划；审核各地市场销售计划，保证销售计划合理性和满足市场需求。1.3.2负责销售目标的达成情况，指导销售不理想的地市场提升计划并得以有效改善。1.3.3开发和管理各地市场客户群；保证客户的发展和提升符合集团快销品不断发展的需要1.3.4根据公司制定的客户评估标准，开展经销商评估；提供对客户的培训支持。1.3.5负责区域内客户投诉处理；客户管理的有效执行。1.3.6制定和执行业务人员的培训计划不断提高员工素质，培养专业销售团队；对业务人员进行客观有效的考评。1.3.7和各部门有效沟通，合理下达生产计划，保证产品正常供应销售。1.3.8负责完成上级交办的其他工作。1.4油销业务员职责1.4.1 完成公司下达的各种销售任务； 1.4.2 遵守公司制定的价格体系，如需价格优惠需经领导批准后方可执行； 1.4.3 业务人员没有放帐权利，如遇特殊情况，可向经理申请； 1.4.4 出差应写出差报告，出差期间应每日至少一次向主管经理汇报工作情况； 1.4.5 主管经理可定期要求业务人员安排引见其客户，了解其工作情况； 1.4.6 应如实认真填写销售员每周工作报告，并于每周五16：00前 于直属上级；1.4.7 负责催收其名下的各种应收帐款； 1.4.8 应掌握市场动态并及时反馈市场信息； 1.4.9 勇于开拓新客户，开发新市场。1.5油销售执行职责1.5.1 协助销售经理完成各类信息的收集、录入、汇总、分析工作1.5.2 负责打印、传递、保管各品种采销合同、合同付款、执行及结算情况。 1.5.3 装船及发运车皮时，做出发船及车皮的计划传递给业务部、物流部、质量安全部、罐区及结算大厅，及时通知各相关部门做好装发准备； 1.5.4 负责销售统计及分析工作，按进度做好日报、月报、年报，报销售经理1.5.5 每日做油脂部的“油品销售、出库日报表”； 并传递每日报价给结算1.5.6 汇总打印并存档本部门工作周报、各部门报表、各部门的待处理 件、公司及部门会议纪要； 1.5.7 每日向财务部报“异地库销售日报表”（含费用汇总）； 1.5.8 负责国内移库油品的销售报表传递、核对及一些相关工作； 1.5.9 负责本部门文件的收发工作及部门资料的档案管理工作。完成本部门的行政事务性工作，为本部人员提供后勤服务1.5.10及时、准确的完成领导交办的其它事项二、油销管理制度1 报价制度1.1 目的为明确公司当日销售价格，为合同和零售价格作指导1.2 责任1.2.1 油销部执行负责对报价信息的拟定；1.2.2 油销部经理负责对报价信息的批准；1.2.3 油销售部执行负责对报价信息的传递，传递对象：相关业务员和经理。1.3 制度1.3.1 报价由油销售经理在集团领导指导下，根据市场和库存情况拟定，报油销售经理（或其授权人）批准后执行；1.3.2报价当日有效，如有更改以当天新的报价信息为准1.3.3 油销售执行及业务人员以贸易部经理批准的报价信息向客户报价，所报价格不得低于公司当时有效报价。1.4 程序： 执行申请拟定报价信息在此申请批准 相关业务人员2 合同的签订、变更2.1 目的确保公司的每笔销售业务符合公司的经营目标，并及时达到有关部门以便执行。2.2 责任2.2.1 油销售部全国总经理负责对合同的条款进行最终批准；2.2.2 工厂油销部经理对合同条款审核；2.2.3 油销部业务人员负责提出并与客户沟通，督促客户按期执行合同；2.2.4 油销售部的相关服务执行负责合同的签批过程，汇总并传递至财务部、管理部；2.3 制度2.3.1 合同定金必须在合同签定后一日内交我公司帐户（节假日顺延）；2.3.2 合同打出后，由贸易部经理或授权人签批后盖章传真至对方，对方签字盖章后回传，如有修改，需经双方同意，并在修改处盖章。2.3.3合同签定回传时间内回传有效；2.3.4 合同变更需由总经理签批后盖章，其它同合同签订程序，条件为A、公司库存；B、质量；C、发运；D、市场因素2.3.5 油品销售合同必须正确、清晰地写明下列各项：A 顾客的全称；B 产品的名称、数量、单价和总价；C 价格条款、付款方式、时间；D 产品质量条款、技术要求；E 交货时间、地点和交货方式以及费用的承担方式；F 验收标准和时间方式；G 违约条款。双方约定的其他条款2.4 程序销售代表（沟通成熟后）油销部执行工厂油销售部经理或授权人（审批）盖章传至客户客户盖章传回存档3 商务3.1 目的确保所有影响销售收入的客户投诉，最大限度减少公司损失，经审批后能及时反映在帐务里，有效保障公司的日常反应能力，在客户中建立良好的公司信誉。3.2 责任3.2.1 全国销售总经理负责对商务处理方案的最终批准；3.2.2 工厂油销经理或授权人负责对商务处理方案的审批；3.2.3 业务员负责与客户的沟通、协调，并提出处理方案；3.2.4 油销部执行负责传递、追踪。3.3 制度3.3.1油销部收到客户投诉后应及时填制客户投诉表，并转交质量安全部进行调查；3.3.2 质量安全部接到客户投诉表之后，必须在24 小时内确认调查结果并及时转交油销部,针对质量安全部确认的调查结果，油销部应提出处理方案3.3.3 油销部负责整理客户投诉的相关资料，并同商务处理方案呈报总经理或授权人批准，批准后方可执行3.3.4 工厂总经理批准方案后，退还油销部负责执行3.3.5 油销部将处理方案通知客户，并通报财务部凭以办理结算和帐务调整，督促质量安全部、财务部落实处理方案3.3.6 结合客户意见，提出处理方案，查找问题原因，进入商务处理程序，追究有关部门责任，火车如发生被盗、少件、雨淋，销售代表必须到现场；3.3.7 如发生商务，客户必须书面形式提出，并有业务员代表确认，我公司在收到业务员确认后当日起七日内给客户答复，油销部执行收到商务后及时通知相关部门，如商务较大需现场堪察的，相关部门需在收到通知后到现场堪察，并及时做出书面报告（省内2日内，省外4日内）；4 出库4.1 目的规范单据传递程序，确保不同提货方式下，货权转移的合理性、货款回收的可靠性，明明确各部门责任。4.2 责任4.2.1 开票员负责仔细填写提单上的各个项目；4.2.2 油销部执行负责派车及通知发货；4.2.3 财务结算室负责对每笔业务的结算进行审核；4.2.4 物流部按提单上要求装车。4.3 程序4.3.1 现金提货（汽车）客户与业务员沟通价格 开票员 （开提单） 银行（收款） 财务结算室审核加盖“预收货款准许发货专用章”章 过磅（空车） “空车已过磅” 物流部装车（实发件数） 过磅（重车）“重车已过磅” 开票员（结算） 财务结算室（审核） “货款结清专用章”并开出发票 门卫放行。备注：如为电汇提货的，开票员凭收款收据（电汇/汇票）开具提单。4.3.2 现金/电汇/赊销（火车）发车申请 业务部请车 承认车 发货通知 开票员（开具提单） 财务结算室（审核）“预收货款准许发货专用章” 开票员传递至物流部装车（实发件数） 开票员（临时结算） 财务结算室（最终结算）5 报表5.1 营业厅根据当日提货情况，时间截止前日16：00至当日16：00，做出油销售日报表交油销售部执行；5.2油销部执行负责每日根据业务人员报送的相关信息、公司的销售、出库情况做出销售日报，公司销售、出库先以短信形式报送相关人员。销售日报以邮件形式报送相关人员。三、油销售业务流程及作业指导书1.1 合同执行流程1.2 合同执行流程图：1.1.2合同执行流程作业指导书：销售合同的签订按油脂油料油、粕营销部的合同签定流程和规定，已签订的合同需在第一时间传递到工厂执行部，执行部审核合同的品种、数量是否与工厂的存货品种及头寸相符，与当地的市场价比较合同单价是否在一个合理的区间，发现问题及时反馈给总经理和销售负责人，审核通过后在NC系统里录入合同。责任人执行部，相关报表销售合同执行报表。业务部根据收款情况在NC系统中录入收款单，责任人销售执行人员。财务部根据银行到帐情况在NC中审核收款单，责任人财务部销售会计。业务部根据合同及收款单生成订单，并审核订单（提货单），打印出来，财务加盖发货专用章后即为有效的提货凭证，客户据此提货。责任人销售执行人员、财务部销售会计，相关报表销售合同执行报表。仓库参照订单在NC系统里生成出库单并审核出库单，责任人物流部统计人员。客户凭提货单提货，计量部门对提货数量进行计量，确认实发数量，如实发数量略小于计划发货量，计量部门直接将实发数量填写在提货单上；如实发数量大于计划发货量，磅房需在客户补开提货单后，才能将磅单打印出来，门卫联交给客户，客户提货车辆出厂需向门卫出示提货单门卫联及磅单门卫联两张单据，经门卫查验无误后方可放行。责任人磅房、业务部、财务部。次日8：00磅房把前日发货提货单存根送至业务部销售执行人员、提货单财务联及磅单财务联送至财务销售会计，销售会计磅房传递的提货单及磅单作为凭证附件进行帐务处理，责任人磅房。财务部与客户对帐，责任人财务部。提货单（五联单）：业务存根财务仓库门卫客户磅单（五联单）：磅房存根财务仓库门卫客户2. 散油车运出库流程：2.1 散油车运出库流程图：2.2散油车运出库流程作业指导书、销售部根据客户到款情况，开具提货单。责任人销售执行人员，单据提货单。、客户凭提货单到地磅过轻车磅。责任人司磅员，单据提货单、罐区操作工接提货单后，通知质量安全部对车辆进行验罐，质量安全部验罐合格通知罐区发货，验罐不合格则要求客户进行清理后重过轻车磅后装车。责任人罐区班长、质量安全部，单据装运工具确认单。 、质量安全部验车合格后，通知油罐区发油罐号，罐区操作工接到装运工具确认单后，审核确定质量安全部指定的发油罐号无误后发油，罐区装车按流量计计量，发货过程中罐区操作工在车上监控装车，防止跑冒滴漏。责任人：罐区班长、发油过程中质量安全部质检员取样化验。责任人：质量安全部，单据检验报告单。、装车完毕后，罐区操作工与客户司机共同对油罐车进行封铅，封铅完毕操作工在出库单上签名。责任人罐区操作工，单据产成品出库单司机凭提货单到地磅过重车磅，司磅员检查车辆完全上磅后，称重取数打印磅单，并在提货单上填上实发数量，将提货单及磅单一并交给司机出厂。如实发数量略小于计划发货量，计量部门直接将实发数量填写在提货单上；如实发数量大于计划发货量，磅房需在客户补开提货单后，才能将磅单打印出来门卫联交给客户责任人司磅员，单据提货单、磅单、编制成品油进销存报表，责任人统计。四、包装油销售、计划、生产、出库流程及岗位职责 为配合公司包装油销售，加强公司生产计划的执行力，保障各相关部门协调统一配合，提高工作效率，并在过程中不断的改进和完善，特制订此流程，以明确责任：各部门职责：油脂销售部：1结合公司包装油产线生产能力及时下达销售计划。2确定包装油品商标/包材规格，要求。3根据公司包装油生产能力测算出合理安全库存（6天安全库存）。4每日合理的出库计划（每日17:00报计划）/销售周计划（每周一报计划）/销售月计划下达（每月底报下月计划）。计划执行部：1根据油销部销售计划，下达生产计划通知书，及时做好各部门协调，衔接。2及时督促、检查的完成进度与衔接，确保各环节畅通，配合有力。生产部：1根据计划执行部下达的生产计划通知书合理安排生产计划，不影响成品包装油的销售进度。2做好包材的入库验收清点工作，做好包材/辅料合理的安全库存（5天生产包材+6天安全库存），每日更新生产统计报表/包材报表。3配合质量安全部做好下线包装油重量、质量抽检工作。4及时与物流部做好生产入库交接，确保生产入库报表的准确性；5如遇特殊情况停机不能正常生产必须及时报计划执行部，以便及时对油销做出相应的调整；采购部：1根据生产部下达的包材采购计划合理安排包材（油瓶、商标、纸箱、封口胶带等）的采购安排，不得影响生产计划，做好供应保障。与生产交接包材的入库交接工作。2及时跟踪辅料/耗材到货情况，通知到生产部，做好到货交接准备工作。物流部：1每日及时更新包装油进销存日报表，每日更新两次，（当日17:00，次日09:00前更新），及时以邮件方式发送至油销，执行，业务；物流部做好安全库存预警方案。2根据每日提货计划合理安排出货，油品坚持先进先出原则，做好成品出库交接手续并填写相关的出库单据。3与质量安全部、生产部做好散油入包装车间油罐的数量、质量交接工作，与生产对接做好成品包装油入库工作。4合理安排每日出货劳务用工，叉车工，确保出货正常。质量安全部：1根据生产计划通知书的质量要求对包装油质量负责，与生产部、物流部控制散油入库质量，负责对生产的成品包装油进行全程质量监督抽检工作并对中包装、小包装的毛重进行抽检复核，规定相关的误差范围及参数，发现异常及时上报总经理及计划执行部。2督促检查包装耗材的入库验收工作，及时出具产品质量检验合格报告单。3根据国家相关条例条规，核定包装油商标/吊牌/版本等相关的文字标示。4定期对库存成品油进行质量跟踪，对入库包装油的质量全权负责。财务部：1根据公司成品油成本、人工成本、包材成本、辅料成本等核算包装油成本。下附包装油销售/计划/生产/出库流程图包装油销售/计划/生产/出库流程油销部根据销售计划（月计划/周计划），制定出安全库存（6天为限），下达生产计划通知书（包装油品种/规格/数量/质量标准/商标/吊牌/交货时间），及次日的出货计划。 计划执行部根据油销部生产计划通知书下达生产计划给生产部及采购部备案，及时做好各部门协调，衔接。生产部根据生产计划通知书组织安排生产，及时掌握包材库存情况，做好包材/辅料合理的安全库存（5天生产包材+6天安全库存），及时向采购部下达辅料/包材采购计划。采购部根据生产部下达的采购计划，合理安排包材采购计划，及时跟踪辅料/耗材的到货情况。质量安全部对到厂包材/耗材及时检验入库，并出具产品检验报告单，在生产过程中对成品油质量负责。生产部领料生产，及时与物流部做好生产入库交接，确保生产入库报表准确性，如遇特殊情况停机，必须及时报计划执行部，以便及时作出生产调整。物流部根据每日出货计划合理安排出货，做好成品油出库交接手续，每日及时更新包装油进销存日报表（更新两次当日17:00，次日09:00），合理安排劳务用工，确保出货正常。财务根据公司成品油成本，人工成本，辅料成本等核算包装油成本。五、经销商管理一、任务达成经销商应努力完成双方商定的协议期内的销售计划，如不能完成双方商定的销售计划或年度分阶段（月或季度）销售计划，公司有权另设经销商或终止协议。二、 串货管理 经销商只能在协议规定的区域内销售香谷坊或荆楚花食用油，禁止跨区域销售，如被证实有上述行为，公司有权采取警告、罚款、停止供货，直至取消经销商资格等措施。三、 商业机密的保密 经销商及其雇员未经公司书面同意不得公开或直接间接地向任何第三方泄露其所知悉的本公司的商业秘密。该商业秘密包括但不限于我公司产品销量、价格、质量及技术标准、采购费用及双方的经营信息等。该保密条款在双方签订的协议终止后仍然有效，无论本协议是出于何种原因而终止的。无论本协议以何种原因终止，双方均应在本协议履行过程中获得的对方商业秘密材料归还给另一方，不得私自复制留存。四、 毁约责任 甲乙双方中，任何一方有违约行为出现时，另一方有权终止协议，并参照中华人民共和国合同法有关条款的规定向违约方提出经济赔偿，直至追究法律责任。五、 执行期限 原则上经销商在下订单之后一个月内必须执行完毕，如果超期将按照公司规定收取仓库存储费用，如果订单数量特别巨大，执行期限由双方协定。六、 价格体系的执行经销商应按照公司规定的价格体系执行：