能源物资采购管理制度.doc

Q/TACC 220132014xx公司 发 布2014-01-15实施2014-01-12发布能源物资采购管理制度Q/TACCxx公司企业标准能源物资采购管理制度范围本制度规定了公司能源物资所涉及到的煤、焦、油料和石油焦采购管理流程、内容及方式。本制度适用于xx公司）。规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T23331-2012/ISO50001.2011 能源管理体系 要求Q/TACC 202012013 经济合同管理办法Q/TACC 208032013 供应商管理制度Q/TACC 208022013 物资计划管理制度Q/TACC 208042013 物资验收管理制度Q/TACC 208052013 物资仓储管理规定3 术语和定义能源物资采购覆盖生产过程所涉及到的燃料、油料以及其它具有影响的能源服务、产品和设备的采购。4 职责4.1 主管采购的公司领导是能源物资采购过程控制的主管领导。4.2 物资部是能源物资采购（公司有其它授权的物资除外）的归口管理部门，负责制定采购计划并具体组织实施。 4.3 生产管理部负责职责内计划审核并下发；并组织评估其在计划的或预期使用寿命内对能源使用，能源消耗和能源效率的影响。4.4 相关单位配合实施能源产品采购过程。5管理内容和方法5.1 总则5.1.1 能源物资采购应严格执行公司相关程序和规定，坚持公开、公平、公正，比质、比价、比服务的原则。5.1.2 能源物资采购应接受公司监察审计部的监督。5.1.3 配合物资采购的部门（单位）或个人，可以提出采购建议或推荐供应商，但不得以任何理由指定供应商，特殊情况需要指定品牌或供应商的应在申报计划时书面说明原因。5.1.4 参与能源物资采购的相关人员，应对采购物资的技术信息和商务信息保密。5.2 供应商管理 详见Q/TACC 208032013供应商管理制度5.3 物资计划管理详见Q/TACC 208022013物资计划管理规定5.4 采购5.4.1 采购业务员在进行能源物资采购前应收集与采购有关的信息，包括产品、质量、价格、市场、运输等信息。按就地就近、比质比价比服务、货比三家的原则，在合格供应商中组织采购。采购流程（详见附录A）。5.4.2 各类物资原则上应建立不少于三家的合格供应商档案，专业性较强、专利产品或特殊定制产品除外。5.4.3 能源物资采购应在合格供应商中组织采购。因特殊情况不能在合格供应商中组织采购的，可以选择备用供应商采购，如需新增供应商的，按程序（见Q/TACC 208032013供应商管理制度）申请审批，经审批合格后才能签订合同（招标采购可以在确定中标单位后再申请创建新供应商）。5.4.4 创建新供应商时，采购业务员应提供书面的供应商资料（如营业执照、税务登记证、质量证明文件、代理人的授权文书、业绩清单等）复印件，填报创建供应商申请表。5.4.5能源物资供应商提供的产品必须符合国家相关强制法律法规要求，采购决策将部份基于对能源绩效的评价。5.4.6 能源 物资采购询价，每批（种）物资原则上供应商不得低于三家，低于三家的要说明原因。应优先选择质量保证、价格较低、供货能力强及售后服务、信誉俱佳的供应商作为供货单位，同等条件下优先考虑战略合作供应商和长期合作供应商。5.4.7 按规定要求需要进行公开招标采购的能源物资，由物资部委托有资质的招标公司组织进行采购。详见Q/TACC 202022013招标投标管理办法。5.4.8 议价、谈判完毕后，由采购业务员填写采购合同审批表和编制合同，按合同审批程序批准后签订合同。5.5 合同采购管理5.5.1 凡采购总价大于等于5万元的能源物资，必须签订书面合同，严格遵照公司经济合同管理办法。小于5万元，产品质量指标、试验方法在相关国标和行业标准内容中有明确规定，能及时结清且无预付款项的采购，可按书面签订采购订单的方式进行采购，采购订单的审批由物资部合同管理员、分管领导、部门领导联合审批。原则上不允许无合同或订单进行采购，如有特殊情况不能签订书面合同或订单的，必须书面经过部门领导和公司分管领导的同意。5.5.2 书面采购合同的要求，审批程序等必须按Q/TACC 202012013 经济合同管理办法要求执行。5.5.3 合同谈判必须由两人或两人以上共同参与，授权金额以上的合同必须会同公司相关部门共同谈判。5.5.4 经双方签字盖章已经生效的采购合同按公司档案管理规定按时归档。5.6 物资验收、入库、出库详见Q/TACC 208042013 物资验收管理制度及 Q/TACC 208052013物资仓储管理制度5.7 退货及索赔管理 采购的能源物资经检验不合格的，依照合同规定进行换货、折价、退货或索赔处理。5.8 采购能源物资货款支付5.8.1 采购能源物资货款的支付，由采购业务员按采购合同支付条款的规定，填写采购付款申请单(按公司要求的格式填写)，经具有审批权限的相关领导审核签字后按财务管理相应规定办理支付手续。5.8.2 货款支付的审批权限按公司财务制度执行。5.8.3 已检验合格且收到相应发票的物资款项支付，由采购业务员凭入库单，连同购货发票，按照5.8.2条审核签字后，按财务管理规定办理相关支付手续。5.9 能源物资采购检查和考核5.9.1 采购业务员应定期对采购计划执行情况进行自查，发现问题及时协调解决，并将情况汇报分管领导。 5.9.2 采购业务员对重要能源物资或货款金额较大的，应向物资部部长汇报。5.9.3 采购物资已到达公司规定时间以上且已经验收合格，尚未收到购货发票的，采购业务员应主动联系催交发票，以便及时结算。5.9.4 采购分管领导应检查督促采购业务员按规定实施能源物资采购，监督检查采购合同的签订和履行，发现问题及时纠正。5.9.5 由物资部部长牵头、企业管理部、生产管理部参与，不定期组织对采购管理工作进行全面检查，发现违规操作行为的，严格按照物资部综合考核办法及公司相关规定进行考核。5.10 相关规定5.10.1 除经公司主管领导同意外，公司任何部门（单位）或个人，不得自行采购规定由物资部负责采购的能源物资。5.10.2 未经授权管理人员同意及物资部授权自行采购前条款所述物资的，物资部有权拒绝办理付款、转运、验收、入库保管等相关手续。5.10.3 合同管理员应按Q/TACC 202012013经济合同管理制度的规定，不定期检查监督合同履行情况，发现问题及时制止并向本部门领导报告或提示分管领导纠正。附加说明：本标准用词说明：1 对本规定条文执行严格程度的用词，采用以下写法：1.1 表示很严格，非这样做不可的用词：正面词一般采用“必须”，反面词一般采用“严禁”。 1.2 表示严格，在正常情况下均应这样做的用词： 正面词一般采用“应”，反面词一般采用“不应”或“不得”。 1.3 表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样做的用词： 正面词一般采用“宜”或“一般”，反面词一般采用“不宜”。本规定由物资部提出。本规定由物资部解释。本规定起草（修订）人：x本标准于2014年01月首次发布，版本/修改状态为A/0。附 录 A（规范性附录）采购管理流程图