湖南烟草_BPR项目_湖南省烟草公司营销流程(一).doc

湖南省烟草公司营销流程调研报告一、行业背景 烟草行业作为嗜好类消费品工业，有着明显的行业特殊性。为了加强该行业的管理，更好的服务于国民经济发展，中国政府于1981年决定改革烟草管理体制、实行烟草专卖制度，并分别于1982年1月和1984年1月批准成立中国烟草总公司和国家烟草专卖局。1991年6月，全国人民代表大会常务委员会审议通过了中华人民共和国烟草专卖法，用国家立法的形式进一步确立和强化了国家烟草专卖制度，并于1992年1月1日起正式施行。1997年7月3日，国务院颁布了中华人民共和国烟草专卖法实施条例，使烟草专卖法更具有可操作性。 根据烟草专卖法及其实施条例的规定，卷烟、雪茄烟、烟丝、复烤烟叶、烟叶、卷烟纸、滤嘴棒、烟用丝束、烟草专用机械，均属烟草专卖品。国家烟草专卖局对烟草专卖品的生产、销售、进出口贸易及对外经济技术合作业务依法实行专卖管理。中国烟草总公司及所属2000多家工商企业依法组织烟草专卖品的生产经营活动。 中国烟草行业实行统一领导、垂直管理和专卖专营的专卖管理体制。国家烟草专卖局（中国烟草总公司）主管全国的烟草专卖工作及统一管理和经营全国烟草行业的产供销、人财物、内外贸业务。国家烟草专卖局和中国烟草总公司在全国省、地、县设有各级烟草专卖局和烟草公司、全系统有50多万名员工，分别从事着烟草专卖行政管理工作和烟叶种植的技术指导和收购、烟叶复烤、卷烟、雪茄烟等烟草制品的加工，烟草机械和烟用辅助材料的生产；卷烟批发；烟草行业对外贸易与合作等等。二、湖南烟草公司简介 湖南省烟草公司暨湖南省烟草专卖局隶属于中国烟草总公司暨国家烟草专卖局，是湖南省烟草行业的省级管理机构，具有烟草专卖市场的行政管理职能；同时作为企业，依法承担烟草产品购进、生产、调拨、营销及行业管理工作，具有半行政（计划）半企业（市场）的特点。目前管辖有13家地市州烟草（分）公司、1家工商合一的集团公司郴州湘南集团公司、102家县公司、3家调拨站（长沙烟厂调拨站、常德烟厂调拨站、零陵烟厂调拨站）等119家独立核算单位，同时对省内15家烟厂（中央直属4家、计划内地方烟厂5家、地方烟厂4家）进行行业管理和指导。另外各级市县公司拥有近千家批发部具体承担卷烟批发销售工作（批发部不作为独立核算单位）。湖南省烟草公司销售处作为湖南省烟草公司重要职能机构，具体负责全省烟草行业卷烟销售的计划分配、全省卷烟销售市场的管理、销售网建等行业管理工作；同时作为一级批发部门，负责省内外卷烟的购进、调拨、贮运、销售，承担省公司下达的一定数量及利润指标的卷烟产品的销售工作。销售处（10人）目前设置业务科（2人）、财务科（2人）、信息科（3人）、物价科（1人）等部门，具体职能如下：业务科：负责省内外卷烟产品的购进、调拨、销售等工作财务科：负责对销售处发生的经营费用、销售收入、销售成本、往来账款、应交税金等进行核算，并向公司财务处上报销售处资产负债表、损益表、应交款项表等物价科：负责收集市场信息，参与定价领导小组制定批发价格，向市县公司下达价格通知单并监督该价格的执行信息科：负责收集整理省内网点建设信息省烟草公司销售处财务处计划处其它职能部门地州 市公司财务科业务科信息科物价科县公司批发部卷烟厂及调拨站湘南烟草集团公司中国烟草总公司图1 湖南省烟草公司组织结构示意图三、 总体需求湖南省烟草公司营销管理信息系统是由湖南省烟草公司立项，省公司销售处牵头，省公司信息中心配合实施的服务于各级烟草公司，尤其是省烟草公司的管理和决策，面向全省商业环节的营销管理信息系统。本项目的提出是基于对当前的烟草市场发展的需要。目前湖南省烟草经营形式不容乐观：u 全省15家卷烟工厂分别隶属于中央直属、计划内地方烟厂和地方烟厂，省烟草公司仅仅代行行业管理职责，没有人才物管理权限。由于烟草行业在地方经济发展中的特殊性，各烟厂的生产欲望很强，生产能力过剩，限产压库难度非常大，超产时有发生，造成商业环节烟草库存增加，销售难度加大。湖南卷烟市场增长缓慢，产品价格低迷不振，商业销售毛利率持续下降，1998年全省商业销售毛利率甚至达到负数u 卷烟销售信息反馈慢，信息失真现象严重。各级公司得到的下级报表、数据不能真实反映发生的业务情况。u 省公司对烟草销售的调控能力较弱，制定的各项政策不能在全省范围内很好的执行。目前，省烟草公司只能通过一些事后检查的手段进行控制，缺乏事前和事中的控制能力。如最低批发销售价格问题；超计划生产问题；流通领域烟草的体外循环问题等等。由此，本项目在湖南省烟草公司需求较为迫切。本系统的实施应能达到以下要求：u 覆盖全省所有商业环节（到批发部）营销管理u 全面、准确、快速反映各流通环节发生的业务及其信息。如各品牌销售数量、价格、地域、销售增长速度等。u 对收集到的业务信息进行深度分析，辅助进行生产和销售的决策u 系统灵活有弹性。可以适应各种销售政策的变动。如价格政策（省公司制定的最低批发销售价格，那么在不同的单位（市、县、批发部）必须按此价格执行）；限区销售政策（对某些品牌的卷烟限定只能在部分地区销售）；顺价销售问题（销售价必须大于购进价）等。u 系统操作简单、便捷；界面亲切友好。u 其它。四、流程现状41采购流程现状描述说明在湘南烟草集团、岳阳市公司、株洲县公司及各相应批发部调研报告的基础上，整理出湖南烟草行业目前的基本采购流程。其采购流程图见图2-1，这个采购流程图含盖了省公司、分公司和县公司。其中，大部分公司按此流程开展采购业务的，有些公司可能只是执行了大部分流程，这在该流程图中会标识出来。下面描述一下各公司的基本采购流程，这里的供应商分为省内外烟厂、调拨站、烟草公司等。X公司可以向省内外外厂及调拨站采购卷烟，同时，它也可以向省外烟草公司采购。另外，若X 公司是县公司，有向上级公司购进的情况。411省外卷烟的采购的一般流程1、签定合同X公司业务部门根据市场变动情况、结合历史销售业绩和上级公司下达的购销指标，做出销售预测，在每年的5月和10月和全国主要供应商进行业务洽谈，形成购销意向。然后X公司在一年两次的全国定货会上和供应商签定合同。由于运输中存在专卖检查问题，一般需要按每次发货的实际运输能力签定数张合同，每张合同明确到品牌、数量、价格、运输方式等。在购销总指标内，X公司经过与省外供应商协商可以调整合同的执行如推迟发货时间、取消合同执行等。如果需要临时或追加采购，X公司可以到中国烟草交易中心批发市场进行交易，重新签定合同。2、供应商通知发货并开出发票省外供应商在发货之前与业务部门协商，确定是否执行合同，一般是按合同执行，但也有不执行、变更合同和推迟执行等情况。确定执行合同后，省外烟厂根据合同安排发货。同时该供应商开出销售发票递交到业务部门。3、验收入库货到达仓库以后，仓库保管员根据随货同行联验收入库，填写卷烟入库验收单，一式四联，其中第一联存根、第二联业务部门、第三联财务、第四联统计。第三联送交财务科作帐，第二联送交业务部门，以便业务员根据库存情况开展销售业务。同时，仓库保管员在送货回单上签字交给送货人。4、申请付款业务员收到供应商转来的发票，核实无误后填写付款申请单，经业务主管签字后将发票和付款申请单一并交财务部门。另外，如供应商要求先付款后发货，业务员填写预付款申请单，经业务主管同意签字后交财务部门。5、财务付款财务部门收到业务部门转来的付款申请单、采购发票以及库管部门转来的入库验收单，审核无误后付款，或者根据预付款申请单审核付款。付款方式有汇票和托收承付两种。运费有三种付款方式：1.单独托收，2.货款和运费同时托收，3.有承运人持运输发票给x公司的财务部门，财务部门付款。412省内卷烟的采购1、签定计划衔接书X公司业务部门根据市场变动情况、结合历史销售业绩和上级公司下达的购销指标，做出销售预测，在每年的5月和10月和省内供应商进行业务洽谈，形成购销意向。然后X公司在省内的两次定货会上签定计划衔接书。在计划衔接书中没有细化到品牌，只明确购进总量。在总量不变的情况下，由省内供应商（中央直属烟厂）为主确定每月安排发货的卷烟品牌及数量。2、供应商通知发货并开出发票省外供应商在发货之前与业务部门协商，确定是否执行合同，一般是按合同执行，但也有不执行、变更合同和推迟执行等情况。确定执行合同后，省外烟厂根据合同安排发货。同时该供应商开出销售发票递交到业务部门。3、验收入库货到达仓库以后，仓库保管员根据随货同行联验收入库，填写卷烟入库验收单，一式四联，其中第一联存根、第二联业务部门、第三联财务、第四联统计。第三联送交财务科作帐，第二联送交业务部门，以便业务员根据库存情况开展销售业务。同时，仓库保管员在送货回单上签字交给送货人。4、申请付款业务员收到供应商转来的发票，核实无误后填写付款申请单，经业务主管签字后将发票和付款申请单一并交财务部门。另外，如供应商要求先付款后发货，业务员填写预付款申请单，经业务主管同意签字后交财务部门。5、财务付款财务部门收到业务部门转来的付款申请单、采购发票以及库管部门转来的入库验收单，审核无误后付款，或者根据预付款申请单审核付款并做相应的财务处理。付款方式有汇票和托收承付两种。运费付款方式：一般是自提，若对方送货，承运人开票给财务，由财务付款。413向上级公司采购一般有两种情况：分公司替县公司代签合同；下级公司向上级公司申请调剂（临时性）。第一种情况下，县公司的购进流程如下：1、 县公司向分公司上报购进计划（品牌、型号、数量等）2、 由分公司替县公司到全国定货会上代签合同3、 省外烟厂向分公司发货并开票4、 货到分公司后，分公司通知县公司提货5、 县公司的业务员带汇票去分公司先交钱取得发票后自行提货6、 到县公司后，仓库保管员凭随货通行联验收入库，并填写入库验收单，分别交财务部门和业务部门处理。 下级公司向上级公司申请调剂购进时，其购进流程如下：1、 下级公司提出申请2、 上级公司进行审核3、 下级公司叫款提货并取得增值税发票4、 货到下级公司仓库后，仓库保管员凭随货通行联验收入库，并填写入库验收单，分别交财务部门和业务部门。414调拨站购进 由于调拨站和烟厂的特殊关系，调拨站一般没有独立的仓库，没有独立的采购环节。对于调拨站而言，销售和采购是同步实现的。也就是说销售时，调拨站向客户开票，同时烟厂向调拨站开票。415对于罚没烟罚没烟由专卖部门以较低的价格收购或没收，存储在仓库中，然后以较低的价格买出。416采购流程的例外情况由于烟草行业的特殊性，各级公司的部分业务流程是不相同的，采购流程也如此。1 存在代签的情况：有些县级公司没有与某些省外烟草公司签合同的权限，所以由其上一级分公司代它签合同。2 县级公司或分公司向其上级公司购进卷烟：由于市场行情好，县级公司可能出现某种品牌短缺，这时可以向其上级分公司要货，如果分公司同意则成交，但没有正式的采购合同。分公司同样存在向省公司要烟的情况，但也没有正式的采购合同。3 向省外烟草公司购进卷烟：省公司或分公司可以从省外烟草公司购进卷烟，但必须在国家烟草交易中心签合同。4 长沙烟厂每季度订一次货。 42库存现有业务流程主要涉及采购入库，销售出库，内部调拨，从烟厂购进，批发部向所属零售户配送等五种主要业务流程。其中内部调拨又应分为内部调拨的特殊情况和烟草公司向自己下属的批发部的内部调拨业务。421仓库基本情况目前几乎所有仓库的库存管理均实行非严格货位区分，并不直接在出入库单上填具产品所存放的库位。仅以根据卷烟完工入库日期确定其在仓库中的存放时间，并以此为基础对库存卷烟实行批次控制。由于卷烟有保质期要求，故仓库在发货全部实行先进先出法。仓库每月盘点在绝大多数情况下，不会有盘盈盘亏情况发生。目前公司对仓库盘亏的处理办法是由仓库保管员按售价赔偿，即相当于卷烟零售。对于发货成本的计价方式，财务核算上目前采用全月一次加权平均计算其销售成本。仓库保管员对所管实物实行日清日结，按月盘点库存并进行对帐。一般按日填制收发存日报表以作对帐处理。此外，省公司仓库则是外部租用而非自己拥有的，调拨站和烟厂共用一个仓库。423采购入库业务流程：在省内，省外所采购的卷烟经运输到达仓库之后，仓库保管员根据供货方提供的随货同行联及到货产品并进行验货无误后，填写入库验收单，同时在对方的送货回单上签字表示卷烟已收到并由承运人带回送货回单，对方即可凭此送货回单向公司收取货款（托收或电汇），同时送货回单亦可是承运方结算运费的依据。入库验收单记帐联则由仓库保管员交财务做相应处理。参见图2-6423销售出库业务流程销售时首先由业务员通知开票员开出一式七联增值税专用发票（对一般纳税人）或是普通发票（小规模纳税人，如零售户等），客户凭发票提货联到仓库提货或是由销售方组织送货，仓库保管员根据提货联发货（在湘南集团仓库保管员在发货后还需填制出库单）。另外，批发部销售为了简化开票工作，对一般零售户不开具普通发票，只开卷烟供应通知单（即销货小票），仓库凭通知单而不是普通发票的提货联发货，而在每日营业结束后对当日尚未开票部分按品种汇总开具普通发票。这里存在专人保管制度下的发货问题：对于一张发票销售涉及多个保管人负责的品牌时，则需分开填列一张或多张出库单以便于仓库保管员发货并记帐。参见图2-7424烟草公司向自己下属的批发部的内部调拨公司所属各批发部一般有独立的仓库。市、县烟草公司将自己的库存卷烟调拨到下属各批发部仓库的业务称为内部调拨。先由网点批发部根据自己的库存情况提出调拨申请，经公司经理部业务主管人员签字同意后开出内部调拨单，公司仓库凭内部调拨单发货联发货，批发部仓库凭此单可进行收货。在一些地方如岳阳市烟草公司，有些批发部的配送车直接从公司仓库提货销售，然后在每月末汇总补充开具相应的内部调拨单。参见图2-8425调拨站工作流程卷烟厂按计划产品完工后，填制成品入库单一式五联，依次为车间，企业部，卷烟销售公司，生产科，财务部联。仓库交接员或质检部门根据成品入库单所填内容与实际到货产品经核查合格后，填制卷烟销售公司成品入库验收单一式二联，依次分别为交接，保管联。并将实物和入库验收单保管联移交仓库保管员保管。另外，由于仓库实行的是专人保管制度，所以烟厂成品入库单上如填列多个品牌卷烟且涉及到不同仓库保管员时，交接员填入库验收单则将多个品牌卷烟按保管负责人范围分别填写数张入库验收单以便于入库记帐。当调拨站按计划发货后，由开票员开出销售发票并将有关联次交客户。客户赁提货联到仓库提货或由仓库组织送货。这些信息传递至财务后，财务根据当月销售和购进数额按调拨站零库存原则通知烟厂开出增值税专用发票，烟厂应调拨站要求开出相应的增值税专用发票并交调拨站财务。参见图2-9426批发部向所属零售户配送目前大多数批发部存在送货业务。即由市区各批发部的送货组（车）从销售经理部仓库开具借出清单，从仓库中借出卷烟装车送货，并向所辖区内零售户开出配送单，每天送货回来根据所送出的卷烟及所开出的配送单交回所收现金，汇总开具普通发票，其所开发票应与交回现金完全核对一致，将现金缴存银行。余货存放于车厢内，如此反复，一星期结算一次，并冲减借据，余货归还批发部仓库。市区配货业务今后将可能被取代为事先由访销员确定第二天将要送货数量，次日统一装车送货，回来汇总开具发票的形式。在县以下农村批发部，由于村落分散，道路崎岖，交通不便，故事先访销的形式在农村目前还不太可能采用。参见图2-10427罚没品入库流程：各级公司专卖办在实施对零售户的专卖检查时，如有发现非法渠道卷烟，即可进行罚没处理，对这部分卷烟可按七折价收购，并同时处以罚款。对于这部分卷烟，仓库则分开存放，单独管理。当经确认要销售时，开票员凭批条开票，仓库凭批条对此部分卷烟进行单独发货。对于专卖烟的进销存，均记入财务帐，对专卖办只作业绩考核。 专卖烟在进价和售价上均实行特殊管理，此外专卖烟的进销单独核算，不与其他卷烟合并计算财务的加权平均单价。参见图2-11428岗位及职责：1、品质检验：（属于卷烟厂）负责卷烟厂生产出的卷烟的品质检验工作，同时就检验合格的卷烟开具检验合格单并交仓库保管员。在湘南烟草集团本岗位称为交接员。2、仓库收货员：负责仓库接货，并将卷烟移送给仓库保管员进行保管，在进货量不大时则通常由仓库保管员兼任。3、仓库保管员：负责保管职责范围内所属卷烟的保管工作4、仓库发货员：负责根据提货单据进行仓库发货工作，在发货工作量不大时如批发部仓库的情况下通常由仓库保管员同时兼任。429使用的单据：u 发票：按性质具体分为采购发票（通常为增值税专用发票）和销售发票（对小规模纳税人，如批发部对零售户应当开具普通发票；否则应开具增值税专用发票）。按类型可分为增值税专用发票和普通发票。具体内容略u 内部调拨单：表首数据项1收货部门；2. 日期；3. 实物负责人（仓库）；表体数据项：4. 品名及规格；5. 商品件数；6. 计量单位（条）；7. 数量；8. 单价；9. 金额；10. 备注；表尾数据项：11. 发货人签字；12. 业务主管；13. 审核；14. 送货人；15. 制单；16. 收货人签字u 随货同行联：通常就是增值税专用发票的第五联，特殊时有供应商另行开具的随货同行联数据项格式参见增值税专用发票u 成品入库单：烟厂在卷烟生产完工后，由车间生产部门填制的单据u 验收入库单：仓库保管员或收货员在收到卷烟之后填制的单据，在如湘南集团工商仓库合一的模式下，则验收入库单是由仓库交接员填制后再转交给仓库保管员。表头数据项：1. 编号；2. 日期3. 来货单位；4. 运输工具；5. 车（船）号；表体数据项：6. 品名；7. 规格；8. 计量单位；9. 数量；10. 随货同行号码；表尾数据项：11. 承运人；12. 验收人；13. 仓库主任；u 出库单：此单仅在湘南集团中使用。即仓库发货员在发货后填制的单据。u 提货联：通常是指增值税发票第五联或普通发票中的提货联，在批发部因简化而不向每一客户开具发票的情况下则仓库赁销售通知单的发货联发货。u 卷烟供应通知单：由销售业务相关及负责人员下达，向客户确认销售并据以开票的单据u 销售通知单：通常是批发部销售给所属零售户的销货单据，俗称销货小票或卷烟供应通知单u 卷烟盘存表:此表为月报，仓库填制。因仓库的商品账簿依据财务填制的商品验收单和在途商品验收单作为购进数据，业务部门开具的发票和调拨单中的仓库联作为出库数据，所以会出现账存数与实物库存数之间存在差异，此表可反映账存数与实存数之间各种原因导致的差异数未验数、未提数等，也可反映盘盈盘亏情况。表头数据项：1、填报日期表体数据项：2、品名；3、单位；4、 账存数；5、 未验收数；6、 未提数；7 已提数；8、 盘存数；9、 盘盈；10、盘亏；11、 备注；43销售流程现状431一般销售指各级烟草公司向省外烟草公司的销售及各调拨站对省内外各级烟草公司的销售（见流程图一） 这一类型的销售流程可以分成以下四个步骤；（1） 业务开发 在每年的年初或是上年的年末，由公司的领导部门为销售部制定一个全年的销售数量、销售毛利或销售利润的指标。各烟草公司销售部门的业务员按照销售这一计划指标及公司内部现有的库存情况（各烟厂的调拨站则是依据烟厂的生产计划及国家局或省公司的规定），积极与省内外的烟草公司联系，开发新的销售业务，并在开发业务过程中向公司的定价部门反映价格信息。各级烟草公司与省外的烟草公司就卷烟的销售品种、价格和数量（调拨站对省内各级烟草公司的销售只有一个销售数量）取得一致，形成购销意向。（2） 评审合同及签定合同在形成购销意向后，各级的烟草公司或调拨站要对合同进行评审。各烟草公司要确保销售合同能有一定的经济效益；各调拨站对省内外烟草公司销售的或计划的内容没有违反国家局或省公司相应的规定，例如各调拨站向各市县烟草公司计划销售数量不能超过国家局或省公司规定的总量。如果客户是省外的烟草公司，各烟草公司及调拨站的业务人员要到国家局主持的每年二次的定货会或是临时到北京的卷烟交易中心及在云南的卷烟交易市场上，与省外的客户签定购销合同。5月份的定货会上与客户签定下半年的购销合同，11月份则签定来年上半年的购销合同。购销合同上规定了具体的品种、数量及价格。调拨站向省内的各级烟草公司销售卷烟，则是调拨站的业务人员在省烟草公司主持的每年二次的定货会上与省内的烟草公司签定“计划衔接书”，在6月 份与省内的客户签定下半年的购销计划，12月份则签定来年上半年的购销计划。“计划衔接书”上只有一个销售数量的总量，没有具体的品种、数量及价格。（3） 执行合同在与客户签定完合同或计划后，调拨站的计划人员要对销售合同进行分解。省公司对省外客户销售的合同分解工作由调拨站完成，各市县烟草公司对省外销售的业务多属一次性的合同，没有分解合同的步骤；市公司代县公司向省外烟厂采购，省外烟厂把卷烟发运到市公司，市公司需要向县公司开出销售发票的业务中，有合同分解的工作。调拨站的计划员按照合同或计划的总量、库存情况及价格情况，准备每个月对客户均衡发货。合同分解完后由计划员填报出发货的安排表交给业务员。业务人员要按照合同或计划的进度或发货安排表，定期或不定期地与客户取得联系，安排卷烟的发运。在发货前，就发货时间、价格与数量与客户取得一致。同时按照客户的信用情况，要求客户在每次提货前支付货款或是先提货后付款。如果要求客户先付款，客户可通过电汇或自带汇票来业务部，交业务部的收款员进行收款确认。 在开票前，业务员要就销售的品种、数量及价格等内容填制一份书面的开票通知（各烟草公司的单据名称互不相同），在经销售部门的领导或是公司的领导签字同意后，业务员把开票通知书交给开票员。开票员进行审核后，开出一式七联的增值税发票交给客户或者是代办运输的部门。客户或是运输部门凭增值税发票中的提货联到仓库提货，仓库的保管员依增值税发票的提货联发货。（4）销售数据统计及财务核算在销售实现后，由计划员或开票员依据开票情况，填报销售日报表、旬报表及月报表，并统计出长沙烟厂各品种卷烟的销售情况。各级公司要定期或不定期地向上级的烟草公司交送这些报表。市公司的网建管理人员要统计下辖的各个县烟草公司的销售情况，省公司销售处则要统计各市公司上报的销售统计。销售部门定期或不定期地把客户的汇票或其它付款凭证及增值税发票交给公司的财务部门。由财务部门确认销售收入，并按加权平均法结转销售成本，财务部部门要定期向业务部门反映销售的收入、成本、毛利及利润情况。432临时调剂销售湖南省烟草公司内部的相互调剂，它包括省公司对市县烟草公司的调剂和市公司对县公司的调剂（见销售流程图二）这一类型的销售与第一种销售类型的主要差异在于调剂没有合同或计划衔接书，没有合同或计划的分解工作，它属于临时性的销售。这一类型有以下三个步骤：（1） 审核调剂申请：在调剂前，下级烟草公司必须向上级单位提出申请。上级单位依据库存卷烟品种的市场销售情况及库存情况，上级单位决定调剂的数量及调剂品种。（2） 上级单位发货：下级单位的申请被同意后，下级单位的业务员凭单位的介绍信到上级单位去办理提货事宜。省公司对下属各市县公司的调剂是由销售处的领导在介绍信上签字，交开票员开出增值税发票。由下属的烟草公司自提或由省公司销售处委托运输公司办理提货及运输手续。货款由下级单位先提货后汇款或是在提货前就付款。（3）销售数据统计及财务核算433批发部销售指一些市县烟草公司的边贸业务、批发部的对外销售、送货车的对外送货业务及各烟草公司少量的零售业务。各烟草公司向零售户的销售有二种情况，即零售户上门采购和送货车送货上门。各市县烟草公司把本地的零售户按地域划分到各个批发部，各批发部负责向划定区域内的各零售户批发卷烟。卷烟零售户凭“卷烟零售许可证”到规定的批发部去批发所需的卷烟，批发部不定期地到经理部去办理内部调拨手续，送货车则每天把卷烟送到零售户那里。批发部对外批发及送货车送货上门都要按定价小组确定的价格进行销售。 销售流程： 卷烟零售户凭“卷烟零售许可证”到规定的批发部去批发所需的卷烟，批发部按公司定价小组确定的价格对外批发。批发部的开票员开出销售小票（各公司的单据名称不相同）或普通商业发票（按客户的要求）。零售户向批发部的收款员交纳现金后，由批发部的仓库保管员发货交客户。批发部的收款员在收款后每天一到二次到银行交存现金，批发部在每天结束经营后，要对未开普通商业发票的“销售通知单”进行按品种汇总并开出一张普通商业发票。同时，批发部的开票员、收款员及保管员要进行核对，确保财、物的实际数与销售数相符。每个月底，收款员把银行进帐单、销售旬报及发票记账联交给财务科进行财务核算。如果定价小组要变更价格，则由公司通过电话或书面的形式通知各批发部。批发部先统计当时的库存数量，报给公司，然后再按新的定价进行销售。各送货车对外送货的流程如同批发部的对外批发业务，差别在于送货车是送货上门，而批发部是各零售户上门采购。由于一些农村批发部送货的路途较远，送货车送货的销售价格会略高于批发部的销售价格。 434现有流程中的各岗位及岗位职责：1 业务岗：（1）寻找新的客户，对客户报价，与客户进行联络；（2）在卷烟的销售品种、价格和数量上与客户进行谈判。在取得一致后，形成购销意向；（3）向公司的定价小组反映卷烟的销售信息及市场走向，参与定价小组的定价工作；（4）参与合同的评审；（5）按发货安排表的安排，在发货前及时与客户进行联系，确认发货的时间、数量及付款方式；（6）保存客户信息，并把客户按信用情况进行分类。根据信用情况决定是否先发货后收款。（7）在确定了发货时间后，由业务员填写开票通知，在经销售部或公司领导审批后交给开票员开出增值税发票；（8）如果客户要求送货，业务员要委托相应部门去办理提货及发货手续；（9）审核下级单位的调剂申请2 定价小组：（或定价委员会）由销售部、公司财务部、专卖办、监察或其它相关部门组成，定价小组讨论确定销售的批发价、调拨价，并填制出定价通知。例如湘南集团的定价委员会由省公司、集团总部、销售公司业务、销售公司财务等成员组成，定价委员会确定最低限价，允许有适度的地区差价。定价小组确定最低限价后，业务员及各批发网点不得任意调整价格。定价小组的职责是确定批发价、调拨价或对省外销售的最低限价，并向业务员、计划员、开票员等相关人员下达定价通知单。3 计划统计岗：由于各地市公司对省外的销售合同多为临时性的合同，合同上有具体的执行条款，因而在各市县烟草公司对合同进行分解的功能不明显。对合同进行分解的功能主要集中在各调拨站，各调拨站对省外销售的合同均为6个月的销售总额，没有具体的执行安排。而各调拨站对省内各烟草公司销售的计划衔接书上只有销售的总量，这一销售总量是省公司依据各市县公司辖区内人口数量估算出来的结果，没有具体的品种、数量及价格。计划员在拿到销售合同或计划衔接书后，要对合同进行分解。计划岗位的职责就是按照合同或计划的总量、库存情况及价格情况，准备每个月对客户均衡发货，按月或按日编制出计划安排表，并把计划安排表递送到相关的部门；在合同执行阶段，如果用户想对合同执行数量、发货时间等进行调整或是不想执行合同，计划员要对计划安排表进行修改，并把修改的结果交至相关的人员。省公司及长沙市烟草公司代理销售长沙烟厂的各类卷烟的计划安排表也是由调拨站来填报，交省公司及长沙市公司来执行。统计岗位的职责是统计各类卷烟销售数量、销售价格，同时上级烟草公司的统计人员还要统计下级公司的销售情况，各公司还要统计长沙卷烟厂的销售台账。4 开票岗：各烟草公司的开票员依据业务部门开出的开票通知及定价通知单来开出增值税发票或普通商业发票，批发部的开票员则是开出销售小票或普通发票，同时还要对未开出普通发票的小票进行汇总，并按品种开出普通发票。省公司的开票员还要负责向税务局申报纳税，领购发票。5 收款岗：各烟草公司及调拨站的收款员要及时把客户的汇票、支票或现金（批条烟的零售业务）交存银行，并把进账单定期交到财务部进行核算。各批发部的收款员每天核对销售的金额和实收的金额，核对完毕后要把批发部及送货车销售的现金及时存入批发部或烟草公司的银行帐户。株洲县烟草公司的农村批发部是把现金存入当地的银行，再公司规定及销售金额的情况定期或不定期地把钱汇至公司的帐号，并要与公司的财务部进行核对。6 仓库保管岗：按开票员开出销售小票或正式的增值税发票及普通发票的提货联对客户或运输部门发货，按月或按日核对库存数量。7 财务部：销售部门定期或不定期地把客户的汇票或其它付款凭证及增值税发票交给公司的财务部门。由财务部门确认销售收入，并按加权平均法结转销售成本，财务部部门要定期向业务部门反映销售的收入、成本、毛利及利润情况。44现有流程中的问题：采购流程存在的问题u 目前，在采购的过程中存在一些违规行为，上级公司规定下面不执行。如，从平级公司购进。u 单据不统一，这样不利于统计和日后此营销系统的实施。u 缺少明确的采购订单，采购合同严肃性差。u 对地方烟厂缺乏管理，对其限区销售执行不严，这样，有些公司从不允许购进的地方烟厂购进卷烟。u 计划衔接书没有明确品牌和相应的数量，只有总数控制，给采购工作带来很大不确定性。同时也给以后的营销系统的采购订单的录入带来困难。u 长沙烟厂调拨站给市县公司开的随货同行联不是发票的随货同行联，这样给财务计帐和处理带来麻烦。现有业务流程中存在的问题及改进建议u 各级组织机构中流转的相同用途的单据在名称上不统一，例如：仓库验收入库的单据在有些地方称为入库验收单，有些称为商品验收单，这些内部单据建议应在名称、格式和联数上作到统一规范u 由于省公司仓库是外部租用的，在系统管理上存在着一定的难度u 岳阳市公司在随时收到仓库填制并转来的入库验收单之后再由财务立即对已有采购发票的该部分卷烟填制商品验收单据以登记入帐，同时对在月末有入库验收单而没有采购发票部分的卷烟（货到单未到）填制在途商品入库验收单据以暂估入库的办法在单据填制上存在了大量的重复工作。不仅在一单对一单的核对上存在了大量重复工作，且填制在途商品入库验收单据以暂估入库的办法也可通过在计算机内点单处理而简化省略。u 各仓库在凭提货联发货后通常不填制出库单，而财务也只凭销售发票作销售记帐，不管客户提货情况，对于客户仍有已开票而未提数只是在仓库报表中的未提货数体现出来。这样使得财务与仓库发货之间无核对关系。建议统一为仓库在按提货联进行发货之后，对系统所开发票信息自动分解生成的发货单进行核销确认，未核销部分即已开票而未提数。这样，便可实现财务与仓库之间的核对关系并为财务业务一体化数据接口作了准备。u 仓库信息通过日报，旬报和月报向财务及业务报告方式下信息传递的不及时一直是一个大问题，同时其中存在了大量手工填写的单据并引发了需靠人工进行大量单据间核对的重复性工作。此问题可以通过仓库人员在系统中输入或确认出入库单据并用系统打印的单据来取代手工单据，同时电子数据也将为仓库，业务，财务等各部门同步共享，也可很容易地由系统进行自动核对及分类汇总。u 在湘南集团销售三科向二科申请内部调拨时，销售三科（调入方）在收到货时还由仓库保管员填制入库验收单，这种情况可以用内部调拨单直接作为调入方仓库记帐的入库单据。u 仓库保管大都没有实行货位控制，而事实上仓库中存放的一些卷烟，如罚没走私烟等特殊卷烟或是对客户已开票而未提数等分开单独存放的卷烟在存货管理上不严格，而只有保管员本人清楚，故造成信息查询不透明的困难。另外在本次调研中发现有些仓库是由几个部门合用，因此建议批发部以上级仓库均应实行货位控制，在卷烟的入库，出库，存储，调拨等各环节上的业务均要与卷烟所处货位进行关联以便在线查询和事后跟踪线索查询。u 对于发货成本的计价方式，财务核算上目前均采用全月一次加权平均计算其销售成本。这种方法在简化月中频繁结转销售成本工作量的同时使得只有在月末计算出全月一次加权平均单价后才能得出销售成本，不利于及时进行销售成本的统计，进而不利于及时进行毛利分析等其他深层次分析及决策支持。建议以后在销售成本核算上可以采用移动加权平均法，这样可以在销售时随时结转销售成本，便于日常分析和决策支持，且频繁的加权平均工作无需人工计算，不需要任何人工干预，不增加工作量。u 目前各级烟草公司对所属各批发部之间的内部调拨均是各批发部自行根据某种卷烟的库存量若低于安全库存量则向上级烟草公司提出内部调拨申请，经销售经理部批准之后再由烟草公司大仓库中进行内部调拨。建议这种基于库存补充式的内部调拨可以通过系统自动进行安全库存判断来实现自动叫货并安排调拨。u 郴州卷烟厂生产的所有卷烟全部销售给销售公司，自身无成品库存。公司财务科凭烟厂开出的发票而不是实际入库数确认其入库金额，烟厂将当期生产出的所有卷烟成品全部调入成品库，但开增值税发票数可能小于当期生产总数，即只对生产出的一部分卷烟确认销售。但这种做法目前存在统计口径不一的问题：财务上按开票数入库，而仓库则按生产实物量入库，这样便导致了财务数与统计数不一致的现象发生。另外，由于烟厂开票数小于实际入库数，将可能致使销售公司某一时期的对外销售额大于郴州卷烟厂销售给销售公司的开票金额，即有部分卷烟在实现销售时却还未办理入库手续。目前财务的解决办法是对该批货物预估入帐并计算销售成本，在下月再反冲该笔预估业务，以此类推。u 在批发部向所属零售户进行配送时，由于是批发部仓库送货车向上级仓库借出卷烟进行送货销售，事后再行结算。而在每月末汇总补充开具相应的内部调拨单，这样库存有可能出现先卖后买的库存数字不合理现象。销售流程存在的问题u 各市县烟草公司的经营目标不明朗：l 税收重工轻商的表现比较明显：l 从烟叶到加工成卷烟并把卷烟销售到消费者手中，要经历以下几个阶段，各级烟草公司从烟叶种植户中收购烟叶，烟草公司再把烟叶销售到烟厂，工厂把烟叶加工成卷烟，工厂把卷烟销售给调拨站，各调拨站再把卷烟销售各烟草公司，各级烟草公司依靠自己的批发部把烟销售到卷烟零售户中，由零售户把烟销售到各消费者手中。由于卷烟的特殊性，国家要对卷烟的销售征收税率极高的消费税。由于销售的环节和层次多，国家便把征收消费税的环节放在了工厂向调拨站销售的环节上，按工厂实现的销售额来征收消费税，同时国家还把征收的消费税返还一部分给当地。从税收环节来说，消费税的税收最大化只需依靠生产数量及出厂价格最大化来实现。这二者的调整要牵涉到中央及地方的利益分配问题，因而烟厂的生产数量及销售价格难以发生调整。烟草行业的利税主要集中在生产环节，从这一点来说，各级烟草公司的目标就是要服从工厂的生产数量及销售价格，为省内的各烟厂服务，尽可能多地向消费者销售卷烟，而不用关心消费者的消费习惯及能力的变化。这一情况表现比较明显的是省内的烟草公司与调拨站签