采购部-ERP系统操作手册.doc

江门瑞怡乐甜味厂有限公司ERP系统操作手册文档作者：古世文创建日期：2013-11-17确认日期：文档编码：ATTN-SUNLIKE-CHIC-002当前版本：V1.0审批签字:天心公司项目经理 瑞怡乐公司项目经理 拷贝数量_文档控制更改记录日期作者版本更改参考2013-11-17古世文V1.0文档建立审阅姓名职位签字分发人员编码姓名地点和位置目录引言2通用性2快捷键使用2单据临时保存3单据默认值设定4货品查询6我的工作台10整体流程图17采购部18采购部流程18请购批次转采购作业18采购单21进货单22引言前期通过对江门瑞怡乐甜味厂有限公司（以下简称瑞怡乐）的需求调研、系统配置、操作培训、流程优化等阶段，现对这些阶段所在ERP系统里实现的功能进行详细描述，构成了该操作手册。其中重点描述瑞怡乐的销售方面、财务方面、电商方面、生产方面、采购方面、仓库方面和物流方面的业务流程、组织形式在ERP系统里的操作方式，同时该文档也列示一些ERP系统的关键性操作和功能要点。该方案中，我们将明确：系统基本功能各业务流程的系统操作关键性操作说明业务报表反映参考相关文档：采购部操作手册通用性快捷键使用l 在系统里，打开任何单据时，可以提供以下的快捷键使用：Ø F1 打开当前单据的系统说明，以便操作员可以查看该单据的栏位说明和操作方法；Ø F2 “新增”单据按钮快捷键；Ø F3 “速查”窗口快捷键；Ø F4 “删除”单据快捷键，是对整张单据内容进行删除；Ø CTRL+D 组合键，对单据其中一行内容进行删除；Ø CTRL+A 组合键，对单据内容完全复制变为新的单据；Ø CTRL+I 组合键，对单据任两行之间插入一行；Ø F8 “存盘”单据快捷键；Ø F7 “打印”单据快捷键；单据临时保存l 操作员在进行单据录入时，有时单据还没有完全录入完毕，但有其它事情要进行处理，如果此时保存了该单据，则单据会自动进入下一流程环节，就会提供了不完整的单据信息。系统提供可以不用保存单据，只需将此单据存入临时数据库，操作员也可以将系统退出，下次再登录时，将此临时的单据调出即可，如下的操作：Ø 在单据表头右边的空白位置点鼠标右键，如下图标示：在此空白区域点鼠标右键Ø 在空白区域点鼠标右键后，会出现如下图所示的菜单：Ø 在出现的菜单列表里选择“当前数据存入临时表”，出现如下图的窗口：Ø 系统会自动在“单号”栏位生成一张临时记录的单号，以便下次调出临时数据时使用，操作员也可以在备注栏位内输入一些信息，以便查询，然后点“确定”即可。Ø 下次登录系统时，则同样可以在单据的表头空白处点鼠标右键调出菜单列表，选择“从临时表导入数据”，在弹出的窗口里选择已经保存了的临时数据即可。单据默认值设定l 操作员在操作单据，对于一些每次都必须输入且是相同数值的栏位时，系统提供设定单据的默认，减轻输入量。比如请购单，表头的采购部门、请购部门、请购人员这几个栏位都是要求必输入的，则可以对其设定默认值。同样在单据表头的空白区域内点鼠标的右键，在弹出的菜单列表里选择“表头栏位设定缺省值”，如下图所示：l 选择菜单后，弹出如下图的窗口：l 在“设定默认值”窗口里，对要设定默认值的栏位里选择上内容，然后确定即可。操作员以后每次打开此单据时，已设定默认值的栏位都不用再重新输入。货品查询l 操作员在做单的时候，必须录入货品资料，而在系统里如何能快速快速查找到自己所需的资料呢？系统提供以下三种查询方式，以请购单为例：1. 默认查询单据下方属性里的货品查询方式选为“1.默认查询”，如下图所示：将鼠标放在“品号”栏位内，如下图所示：然后在“品号”栏位内直接输入该物料的编码或名称关键词或关键词的拼单首字母（助记码），系统会将根据输入的关键词进行过滤，会将包含该关键词的内容显示出来，如下图所示：此种过滤方式，因考虑到显示资源的问题，所以系统只会显示出前50笔包含此关键词的资料。2. 组合查询组合查询的方式可以同时根据编码、名称、规格等几个栏位信息一起过滤，前提是要在单据下方的“属性”里将货品查询方式选为“2.组合查询”，如下图所示：然后在单据里的品号栏位里，点击栏位里右边的按钮，会弹出如下的窗口：这样可以在相应的过滤栏位里选择或输入内容，系统会根据这样的多级过滤条件进行查询，如下图所示：系统会将所含有该关键词的内容全部过滤出来，只需在对所需的物料前面的“选择”栏位进行双击，可以多选。然后再点右下角的确定即可。² 栏位说明：大类：编码的总归类，分为制成品、半成品、原料、物料；中类：请参阅编码原则文档；品号：物料编码，请参考编码原则文档；品名：物料名称，可以输入其中某一关键词。3. 默认模糊查询单据下方属性里的货品查询方式选为“1.默认查询”，如下图所示：然后在单据里的品号栏位里，点击栏位里右边的按钮，会弹出如下的窗口：第一次打开此窗口时，系统会将操作员权限内的所有货品资料过滤出来。然后在窗口上方的“条件”菜单里选择“查找”，如下图所示：选择“查找”菜单后，会出现如下图所示的窗口：然后操作员可以在左边的查询栏位内容输入关键内容查询过滤，如下图：此种方法是比较高效的查询方式，系统会自动将本次操作的过滤关键词保存，下次再进入此窗口时，显示速度会加快。建议在所有单据里查询货品时都采购此方式。我的工作台l 用户每次登录系统时，都会自动显示“我的工作台”界面，如下图：如此选项没有勾上时，进入系统时不会自动显示我的工作台l 如登录系统时，没有显示“我的工作台”，则可以直接在系统左上角的菜单框里输入“我的工作台”拼音首字母，也可以直接带出菜单，如下图：或可以直接点击此快捷图标l 对于操作用户，可以直接在左边的“我的单据”里查询有哪些单据（需审核的）已经被审核或还是在审核中的，如下图说明：未审单据：当前操作员输入的需走审核流程且“未审核”的单据；在审单据：当前操作员输入的需走审核流程且未终审、但已进入审核过程的单据；终审单据：当前操作员输入的需走审核流程且已终审的单据；退审单据：当前操作员输入的需走审核流程的但被退审的单据；² 在查询未审核单据、终审单据、退审核单据等信息时，如显示内容不齐全，则要注意下方的过滤设置条件查询窗口里的日期有没有选择正确，如下图：l 对于部门经理、公司领导或职能部门，需要对单据进行审核时，可以在“我的工作台”上点选“我的审核”，如下图：l 要查看有哪些单据需要审核时，则点击“待审核”按钮，会出现如下图：l 对于待审核单据的详细内容，可以直接双击单据号码栏位里的单据号，系统会自动跳转到该单据的详细信息，比如现在双击单据号码为：SO3B这张单，结果显示如下图：l 如对该单据是审核同意或是不同意时，可以点击下面的“审核”，如下图：l 此时选择“同意”或“不同意”，系统会再次弹出提供输入留言窗口，如下图： l 如有备注信息输入后，确定即可。l 要查看已经审核了哪些单据，或要对某张单据进行反审核时，则可以在“我的工作台”左边选择“已审核”，如下图：l 可以双击该单据号码进行后，再在下方点选“反审核”，也可以在此页面上的“同意/不同意”上单击右键选择“反审核”。如果要反审核之前已经审核通过的单据时，前提该单据还没有流转到下一流程.l 系统提供记录操作员近期时间内操作过的单据，以便操作员可以快速打开单据进行作业，则在“我的工作台”左边选择“最近的工作”，如下图：l 有部分操作员开通了预警提示，不同的操作员有不同的内容。这部分操作员进入“我的工作台”后，可以在左边的菜单中选择“我的预警”，如下图所示：l 此时对于显示红色的内容，可以双击进入查看即可。可以根据这些预警的信息进行后续单据处理。² 对于“我的工作台”更详细的操作说明，请参阅文档Sunlike+ERP+系统维护操作手册。整体流程图采购部采购部流程说明：PMC根据受订单（国内）和生产计划单（国外）通过生产需求分析（结合产品BOM表和物料的库存量、在途量、未发量）得出物料的需求量，参考物料的需求量从而结合MYEXCEL下达请购单；然后采购部根据请购单的预交日期分别转为采购单，向供应商下达采购指令。涉及单据和用途单据别用途请购批次转采购作业请购转采购采购单直接下达采购购买指令进货单收到发票后，从暂估单转进货单请购批次转采购作业适用于采购员对PMC部门下达的请购单进行采购处理。1、 打开“请购批次转单作业”的菜单如下： 2、打开“请购批次转单作业”后，系统会跳出如下的窗口所示：1、点击打开单据3、采购员可以在此窗口输入过滤条件（货品代号、请购部门等），如果不输入过滤条件而直接点确认按钮后，系统会将采购员所管属的货品过滤出来，如下图所示：可以填写筛选条件2、点击【过滤】3、点击【确定】4、采购员可以此界面上直接修改请购货品的品号（需在属性的允许修改的栏位里选上品号）、采购对象（供应商）、数量、单价，当修改为符合采购的条件后，在前面的选择栏位双击上Y，然后点下面的“产生采购单”，系统则会将所选择的数据生成采购单，生成采购单后，采购员可以双击此采购单号，进入采购单后再修改里面的内容。5、点击产生采购单4、选定要转采购单的请购单双击选择栏位勾选Yl 在此界面可以同时将不同供应商的货品转入采购单，系统会自动按不同的供应商生成不同的采购单。点击产生采购单后，表单会自动生成采购单号双击采购单号，可以看到采购单明细资料涉及单据和审核单据别必输栏位制单人审核人代理审核人请购批次转采购请购单号采购单采购单是向供应商下达采购信息，是采购流程执行的第一步，采购单里面必须包含：供应商、货品、价格等信息。采购单可以由通过请购转采购作业时生成，也可以在采购单表头的转入单号栏位转入对应的请购单，也可以直接录入采购单。1、 打开“采购单”的菜单如下： 2、 打开“采购单”后，系统会跳出如下的窗口所示：从旧系统拷贝该采购单号过来这样能保持新旧系统资料一致Ps：拷贝动作只是个过渡期，等不用旧系统，新系统单号是直接生成1、点击【新增】单据l 栏位说明：采购日期：下达采购的日期；厂商：供应商，如查询不到所需的供应商时，请提至财务部录入供应商信息；品号：采购的物料编号，如查询不到对应的编号时，请提至相应的人员重新编号录入；数量：要采购的数量，配合单位使用；数量（副）：当货品有两个单位的，系统会自动转换副单位的数量；单价：采购货品的单个单位价格；是搭赠货品：在下采购单的时候，如果此货品是厂商赠送的，则需双击此栏位，变为T值，且会将单价去掉。3、录入采购单的内容后，点存盘即可，如下图所示：2、填写单据供应商信息4、核对无误，保存单据3、填写物料清单信息涉及单据和审核单据别必输栏位制单人审核人代理审核人PO采购单厂商、品名、数量、金额进货单适用于：当采购对应的发票回来后，在进货单里转入发票对应的采购货品。1、 打开“进货单”的菜单如下： 2、 打开“进货单”后，系统会跳出如下的窗口所示：1、点击【新增】单据3、由于采购回来的货品是要经过暂估入库的，所以在表头的“转入单号”栏位选择“从暂估单转入”，如下图所示：2、点击【转入单号】点选3.从暂估单转入4、在弹出的窗口里，在“客户厂商”栏位选择发票对应的供应商，然后点“查询”，系统会将此供应商所有的暂估单过滤出来（未做发票处理的暂估单），如下图所示：5、点击【确定】4、选中对应的货品代号3、直接点【查询】，或者先输入筛选条件再点击【查询】5、在窗口里选择上发票对应的货品代号后，点确定后，系统会将此选择的内容带到进货单的表身，如下图所示：7、确定无误后，点击【存盘】6、核对发票清单和系统的内容6、转入发票对应的暂估单内容后，再次核对发票上的金额和进货单上的金额是否一致，确认无误后，点存盘即可。涉及单据和审核单据别必输栏位制单人审核人代理审核人PC进货单厂商、品名、数量、金额、发票信息