行政事业部职责.doc

行政事业部职责行政事业部在总经理的领导下，处理行政事业部的日常事务，其职责如下：1、 认真贯彻执行党和国家关于劳动用工使用方面的方针政策及上级有关规定。2、 协助总经理办理职工的选调、任免、变动、休假、复职和奖罚手续。3、 做好人力资源的储备，为公司的发展打好基础。4、 有权力对任何部门和员工就工作问题或岗位落实情况开展调查或检查。5、 检查各部门工作情况和公司各项制度落实情况并上报总理。6、 负责公司外事公关和企业文化传播事宜。7、 努力树立和维护在公众中的“景泰人”形象。8、 安排处理公司董事会、办公会、干部会和有关经营销售计划会议的事务，做好会议记录和会议经要的编发工作。9、 作好对部门、员工个人的考核工作并根据考核情况及时为初选先进、落后提交候选人、候选部门名单。（一）行政内务部基本职责1、具体办理考勤工作，落实奖惩条例。2、负责管理好公司的固定资产、办公用品的发放、登记和使用、回收等事项，做好低值易耗品的盘存管理工作。3、做好后勤保障工作。4、处理不属于其它部门的公司事务和总经理交办的行管事项，做好各部门之间的沟通与协调。5、负责处理有关人事方面的档案，公司的相关资料及交工验收后的工程档案。6、负责处理职工的庆、吊事项，协调处理职工的人际关系等。7、组织起草以公司名义发布的各项文件和有关规章制度。8、负责公司文件、资料、档案、书刊的管理。9、负责公用函电的收发和其他有关通信事物的传达和管理。10、负责接待、招待来访人员，接收信函、公司刊物，及图书资料的订购、分发和保管工作。11、负责车辆的管理。（二）人力资源部职责1、依据公司业务和工作的需要，研究组织职责及权责划分的改进方案。2、配合公司经营目标，依据人力资源分析，报告实际情况，拟订人力资源发展计划，并根据计划筹划各项培训。3、设计、推行及改进人事管理制度及其作业流程，并确保其有效实施。4、在实际工作中与各部门主管协商，拟订每一职位的工作及其所需资格、条件，以求人尽其才。5、依据当地生活水平，市场环境及公司政策，建议合理的员工薪资待遇。6、制定各项福利、工作、安全措施，并维持员工与公司之间的合谐关系。7、根据公司要求，做好招聘及人力资源储备工作。8、组织职工的各类爱岗敬业教育。9、每年定时对职工进行体质检查和思想教育，随时掌握职工的心理动向。10、负责对新进职工的前期宣传、教育、培训工作。11、在权限内督办各部门有关人事工作。（三）外联部岗位职责1、负责建设项目的调研、考察及可行性研究，负责进行项目区域内的房地产调查、摸底、开发产品的定位。2、负责开发项目的项，报批及各项准备工作。3、在工程事业部的帮助下，负责建设项目的规划、设计的报批工作。4、参与经营项目的决策筹划，开发出企业的名牌产品，提高企业知品度。6、协助运营部拟定各项房屋建设规格、房型标准及房屋价格标准。7、负责联系办理与工程有关的水、电暖、通、市政事宜。8、了解掌握中央及地方现行政策略及法规，熟悉专业政策，会同有关人员对国家、地区房地产政策、信息、发展、规划及相关行业信息进行汇集、整理，建立信息库及资料档案管理。9、负责引进新的开发思路，开发出新的发展项目，建立各种经营渠道。10、为公司的发展广泛地建立外部关系，把属公司的人事关系也列入走访、回访、看望，联络的计划，注重社会关系的永久性。行政事业部事务工作流程    一、办公用品领用1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要（见附表1），向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。5、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。    二、印签管理1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经总裁批准。3、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。    三、复印1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。    四、传真收发1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。    五、信件收发1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。    六、名片管理1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。6、名片印制费用每季度摊销一次。    七、公司设备申请流程为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费；参照行政事业单位国有资产管理办法（国管财字【2000】32号）规定，结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程：（一）原则：讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成：1.配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别；2.要考虑实际可能的收益（对工作的推动），而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上；3.要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率。（二）、具体流程:1各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和分管副总签字同意后，抄送给行政部。2行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。3如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施；4如果采取“购买”程序，行政部将参照“江苏×大×××软件股份有限公司财务审批流程暂行规定”（苏股财字02第003号）有关规定具体执行。5采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。6所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。     八、午餐饭票1.员工到职，由本部门内勤根据其到职日期向行政部领取饭票。2.每月3031日，各部门内勤根据本部门正式员工实际人数领取下月饭票。3.每月12日，由各部门内勤统计本部门上月饭票退票情况并向行政部提供详细名单。如遇周末，顺延两天。行政部不接受个人零星领取及退票。4.如出现帐款不齐或错漏，由各部门内勤负责。客饭餐券的领用需填写客饭领用申请单，并由部门经理签字确认。5.非正式员工（实习生等）领用饭票由本人全额付款，研究生按正式员工标准领用饭票。    九、订餐、订票、订房申请流程为方便公司全体员工，体现行政部的服务性。现将有关订餐、订票、订房的申请流程汇总如下：1、各部门根据各部门的实际需要，提出订餐、订票、订房申请，并填写相应的申请表（内容具体详实），部门经理签字确认。2、各部门在订餐、订票、订房之前，先行申请好费用，交予行政部代办，在行政部办好后立即将现金或支票交与行政部结款。3、各部门承担在订餐、订票、订房时过程中由于自身失误带来的风险，例如承担退票费、退房费等。4、费用超过500元以上，申请需要其部门主管副总签字确认。5、订餐、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前23天知会行政部，订餐、订房一般提前12天）。6、各部门申请不得提高出实际需要的要求。    十、礼品1、礼品由行政部负责根据不同档次选择订购，选择原则为高雅、大方、实用,能体现公司形象。2、各部门根据礼品清单（见附表2）领用公司礼品，需向本部门经理提出申请，填写礼品领用单，签字确认费用来源。3、各级部门经理(必要时由总裁或分管行政副总)签字后到行政部领取礼品。4、礼品费用每季度摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放礼品，并在下一期预算中扣除超出部分。    十一、宣传品1、公司宣传品包括手提袋（长、短）、宣传彩页、公司简介和产品说明书等。2、领用宣传品在5份以下的，由领用人在行政部宣传用品领用台帐上登记。3、领用宣传品在5份以上的，需填写宣传用品领用申请单，由部门经理签字确认后，在宣传用品领用台帐上登记后领用。4、宣传品费用初步拟订每季度摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放宣传品，并在下一期预算中扣除超出部分。5、如行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目，行政部除责成其重新填写外，并向其部门经理投诉及进行相关处罚。十二、会议管理1.公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。2.会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等（见附表3），便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。3.除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。4.会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。5.会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次。    十三、车辆管理1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例：2、公司车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。3、公司车辆的使用实行“派车单”制度。员工应认真填写“派车单”，交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要，应提前23天向行政部门提交“派车单”申请。4、“派车单”经行政部汇总后，由行政部经理负责车辆统一调度。5、车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单”，交行政部备案。6、行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次，以防浪费，如超过耗油标准时（指不正常）应送请调整修理。7、公司车辆内部使用费用如下:市内用车：普通轿车里程费1.5元/公里；面包车里程费2元/公里。等候计费：等候时间在半小时内，免计费用，超过半小时部分，按0.5元/分钟计费。长途用车：普通轿车里程费1.0元/公里；面包车里程费2元/公里。直接费用（如汽油费、过桥过路费、停车费等），由各用车部门自理。各部门车辆使用费每季度结算，并由部门经理签字确认后交财务部。    十四、设备维修流程1报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员；2部门设备管理员初步检查后，填写设备报修单（提供设备编号和故障现象），部门经理批准后送交行政部；3行政部设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修；4通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；5机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用；6涉及到的维修费用，由各部门承担。    十五、电子屏使用规范    （一）原则电子屏是公司对内对外的信息传递载体。为更好的使用电子屏，做到使用主体合格，信息确认有效，发布时间合理等，特制定本使用规范。一、使用主体1、行政事业部享有电子屏的操作及管理权。2、行政事业部设专人负责电子屏的使用、维护、修理。3、电子屏责任人的职责包括：及时实施公司信息发布，制定信息发布时间表，制定信息更新计划，电子屏信息发布的汇总整理，电子屏日常维护，电子屏故障排除，电子屏修理配合等。4、电子屏责任人对行政事业部经理负责。    （二）发布内容1、电子屏的发布内容分为日常型信息和特别型信息。2、日常型信息内容包含：公司宣传介绍、公司新闻动态、业内新闻动态。3、特别型信息内容包含：各类通知、各类公告、各类贺词及其他信息。4、日常型信息的搜集整理由行政事业部完成。5、特别型信息的搜集整理由行政事业部配合消息相关部门完成。    （三）发布时间1、电子屏的使用时间为每个工作日的上午8：30至下午6：30（有特殊情况的除外）。2、日常型信息发布时效：公司宣传介绍每日2小时，分46时段发布；公司新闻动态每日2小时，分46时段发布；业内新闻动态每日1小时，分24时段发布。3、特别型信息发布时效由信息相关部门会同行政事业部核定：公告的发布时间一般为2个工作日，每日2小时，分4个时段；通知的发布时间一般为1个工作日，每日2小时，分24个时段；活动贺词的发布时间一般为活动开始前1小时至后2小时。（四）发布信息确认1、电子屏发布的信息须经有关人员的确认方可发布。2、日常型信息由行政事业部经理确认。3、日常型信息的更新计划由电子屏责任人拟定，报行政事业部经理批准。4、特别型信息由出处单位的分管副总确认。5、特别型信息发布，须由出处单位填写电子屏信息发布申请表（见附件），经分管副总确认后交由行政事业部组织发布。    附表：行政部工作人员职能划分表姓名房间号工作职能405公司行政、办公室、后勤全面协调管理（含车队管理、大楼办公室使用情况协调等）405公文流转、收发传真、办公用品发放、午餐管理、绿化管理、饮用水管理、订餐、订房、订票等405一楼接待文秘、信件收发、办公配合405文印、传真信件的办公配合403印章管理、研究生管理、档案管理403一楼接待文秘、图书室管理403固定资产管理（含设备申购）、保安保洁管理、各种维修服务405宣传、文秘、宣传品和礼品发放、405会议接待、培训、活动策划（含工会活动） 财务部及其岗位职责 第一章  财务部职责第一条  在公司总经理的领导下开展工作，参与公司一切经济活动，参与公司的经营管理，负责公司日常会计核算、税务申报和财务管理。第二条  本部的工作岗位由部长、出纳、固资会计、材料会计、成本会计、销售会计、税务会计和管理会计组成，根据各种会计的业务量可一人多岗或一岗多人。第三条  严格财务管理，加强财务监督，贯彻执行国家有关财税法规，严格执行各项财务会计制度，督促财务会计人员不断地学习新的财税法规。第四条  根据公司各部门所编制的生产计划、采购计划、销售计划和成本费用预算编制相应的财务计划，定期对各项计划的执行情况进行检查分析。第五条  负责公司各项资产的取得、使用、调拨、处置的记录与会计核算，定期组织各项资产的盘点，保证公司资产的完整，做到账证相符、账账相符、账表相符。第六条  指导公司各部门对其所辖的各项资产的进行登记、核对、抽查与调拨，做到账实相符。第七条  负责公司所涉的各项税费的会计核算和申报缴纳，及时了解和领会各项财税法规，提出合理的避税建议，拟定符合新法规的财务会计管理制度。第八条  负责公司的投资、筹资、贷款、资产评估、年报审计、税务稽查所需资料的整理工作。第九条  完成公司领导交办的其他临时性工作。第二章  部长职责第一条  在公司总经理的领导下，根据国家有关财税法规，制定财务会计各项具体工作的规章制度和公司的一切经济活动的核算流程。第二条  带领本部员工履行财务部职责，对公司的一切经济活动进行核算，完成各项会计核算工作。第三条  保管公司财务专用印章，根据资金收支计划和总经理的签字或授权，合理调配资金。第四条  根据财税法规，审核税务申报表和会计报表，确保报出的会计报表和其他会计资料数据真实、准确、可靠。第五条  要随时对各项资产进行督查，定期对公司的经营结果和财务状况进行分析。第六条  参与公司重要的管理制度的制定，参与公司重大的经济项目的认证和决策。第七条  负责公司的投资、筹资、贷款、资产评估、年报审计、税务稽查所需资料的整理工作。第八条  组织公司所有会计核算人员学习财会专业知识及现代管理方法，提高会计核算人员的业务工作能力。第九条  要完成公司领导交办的其他临时性工作。第三章  出纳职责第一条  在财务部部长的领导下，根据与其工作相关的规章制度和经济活动的核算流程，办理现金收支、银行结算和票据收付业务。第二条  根据制度所规定的库存现金限额，掌握库存现金额，超额现金及时存入银行。第三条  根据已收付款的凭证，及时登记库存现金日记账和银行存款日记账，并与实际存量核对，做到日清月结。第四条  对银行存款中的未达账要督促相关岗位的会计进行核对，并在本月和次月的银行存款余额调节表上注明。第五条  逐笔登记应收应付票据的来源和去向，及时兑现和兑付票据。第六条  妥善保管库存现金、承兑汇票、临时借据，确保其安全，不得泄露保险柜密码，托他人带管保险柜钥匙，如有库存现金短款负责赔偿。第七条  妥善保管空白收据和支票及其印章，领用空白收据和支票及其印章必须在专门簿上登记。第八条  要完成公司领导交办的其他临时性工作。第四章  成本会计职责第一条  在财务部部长的领导下，根据与其工作相关的规章制度和经济活动的核算流程，对经济活动中的成本和费用进行核算。第二条  拟定生产成本和管理费用的管理制度与核算流程，预测年度和季度的产品成本及费用。第三条  归集各生产部门所消耗的折旧、劳务、水电、原辅材料、低值易耗品的数量及金额，合理分摊制造费用，正确核算各产品成本。第四条  登记产品成本明细账，编制在产品和产成品的成本报表，并对各产品进行成本分析。第五条  严格按照相关的管理制度，核算和审核各部门管理费用，并根据需要对管理费用进行合理的分类统计。第六条  定期对在产品和产成品进行盘点，做到账实相符，发现不实情况及时报告并做相应的调整。第七条  要完成公司领导交办的其他临时性工作。第五章  固定资产会计职责第一条  在财务部部长的领导下，根据与其工作相关的规章制度和经济活动的核算流程，对公司的固定资产和在建工程进行核算。第二条  拟定固定资产和在建工程管理制度与核算流程，关注在建工程的进度。第三条  负责固定资产的购入、转移、折旧、减值、清理的会计核算，定期与设备部核对其相应的应付账款。第四条  负责在建工程的立项、建设、结转的会计核算，定期与设备部核对其相应的应付账款。第五条  建立健全固定资产明细表，指导设备部建立健全固定资产明细卡，做到表卡相符。第六条  定期参与设备部组织的固定资产盘点，做到账实相符。第七条  要完成公司领导交办的其他临时性工作。第六章  材料会计职责第一条  在财务部部长的领导下，根据与其工作相关的规章制度和经济活动的核算流程，对公司的原辅料、低值易耗品、备品配件等进行核算。第二条  拟定原辅材料、低值易耗品、备品配件的入库、领用、报废管理制度与核算流程。第三条  负责原辅料、低值易耗品、备品配件的购入、领用、折旧、报废的会计核算，定期与采购部核对其相应的应付账款和预付账款。第四条  审核购入材料的发票和入库单，并确认物资已入库，编制凭证时将增值税专用发票抵扣联转交税务会计。第五条  建立健全材料分类明细账，指导仓储部建立健全材料明细账，做到账账相符。第六条  定期组织仓储部对材料进行盘点，做到账实相符。第七条  要完成公司领导交办的其他临时性工作。第七章  销售会计职责第一条  在财务部部长的领导下，根据与其工作相关的规章制度和经济活动的核算流程，对公司的产品销售和销售费用进行核算。第二条  拟定产品销售和销售费用管理制度与核算流程。第三条  负责产品的发货、回款、退换货和销售费用的会计核算，定期与销售部核对其相应的应收账款和预收账款。第四条  建立健全发出商品分类明细账，指导销售部建立健全发出商品明细账，做到账账相符。第五条  严格按照相关的管理制度，核算销售费用，并根据需要对销售费用进行合理的分类统计和分析。第六条  组织销售部对应收账款进行账龄分析，督促销售部对客户信誉进评定地。第七条  要完成公司领导交办的其他临时性工作。第八章  税务会计职责第一条  在财务部部长的领导下，根据与其工作相关的规章制度和经济活动的核算流程，对公司的各项税费进行核算。第二条  根据发票管理法规，负责销售发票的领购、保管、开具和核销工作，确保销售发票领、用、存三转对口。第三条  按税收法规，计提当期应计的各项税费，填制当期税务申报表，按时向税务机关申报，及时缴纳税款。第四条  建立健全应交税费中的各项税费明细账。第五条  及时了解财税新政策，对税负进行合理的分类统计和分析。第六条  指导销售员索取开具发票所需的客户资料。第七条  要完成公司领导交办的其他临时性工作。第九章  稽核会计职责第一条  在财务部部长的领导下，根据与其工作相关的规章制度和经济活动的核算流程，审核上述各会计所做的所有记账凭证（含所附的原始凭证）。第二条  督促各岗位会计按其职责，及时结转相应的会计科目，登记总分类账。第三条  确认会计科目和账表中的勾稽关系，编制财务报告。第四条  根据生产经营目标，编制公司的全面预算，确定成本目标和利润目标。第五条  督促各岗位会计整理会计凭证，并将凭证、报表等会计资料及时归档保管。第六条  根据部长指示向公司内外的相关部门，提供他们所需的财务数据。第七条  要完成公司领导交办的其他临时性工作。