房地产项目档案管理规定(暂行).doc

2022年-2023年建筑工程管理行业文档 齐鲁斌创作中国·山东莱芜天泰房地产开发有限公司房地产项目档案管理规定 莱芜天泰房地产开发有限公司年 月房地产项目档案管理规定（暂行）1.总则1.1 为加强房地产公司的档案管理工作，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，结合房地产项目开发的实际情况，特制定本管理规定（暂行）。1.2 档案是指房地产公司在创办、规划、开发、经营及管理工作中形成的，作为历史记录是具有保存价值的各种形式的文件材料。其主要形式有文字、图表、凭证、证书、实物、声像及载体的材料。1.3 档案工作实行统一领导（公司）、责任到人（具体管理者）的原则。档案管理隶属于综合办公室。2.管理职责2.1 领导职责负责档案管理机构的建立健全和人员充实；负责公司档案工作较大事宜的决策；负责对决策后实施情况的监督、指导、检查。2.2办公室管理职责负责档案管理工作的具体实施，负责公司档案工作决策的贯彻落实；负责档案管理工作的反馈、汇报、整改。2.3 办公室主任职责2.3.1 负责将档案工作列入公司的发展规划、年度工作计划、总结；2.3.2 负责根据档案工作的相关规定，制定档案管理制度并组织实施；2.3.3 负责建立健全档案工作情况的监督、指导、检查、考核；2.3.4 负责档案外借的审核把关工作；2.3.5 负责档案管理人员业务培训的组织管理工作；2.4 办公室文员职责2.4.1 认真学习档案工作的有关规定，提高档案管理水平；2.4.2 协助主任做好文件材料的归档及管理工作；2.4.3 负责档案（文件材料）的接收、登记、整理、保管及提供利用；2.4.4 负责档案库（柜）管理，做好防火、防水、防盗、防虫害、防霉变，发现异常及时汇报并采取措施。3文件材料的形成和归档3.1 根据国家及政府职能部门有关规定，本公司在多项经营管理工作中形成的文件材料，由相关部门按照归档范围负责收集、整理、归档，任何个人不得保存或据为己有。3.2 归档范围：凡是本公司在各项活动中形成的（含上级主管部门的下发、房地产公司呈送、抄送）能对企业发展、工作查考、经营管理、项目开发、经验总结、技术交流等具有利用价值的文件材料，均应如实收集归档。3.3 归档的文件材料应完整、准确、系统。归档的电子文件应有相应纸质文件材料一并归档保存。需归档的文件所用书写材料、纸张应符合档案保护要求，采用碳素墨水，蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的，如红色、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。3.4 归档时间3.4.1 文书档案、人事档案、会计档案应在每年的三月三十一日前完成上一年度文件材料的整理、归档、装订工作。其中文书档案、人事档案由办公室负责归档保管；会计档案由财务部负责归档保管。3.4.2 房地产开发项目的文件资料归档采取分三个阶段的时间表进行收集：A、 项目筹划准备阶段：以工程项目开工之前在市场调研、可行性研究报告及主要文件，建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘、设计文件、招投标文件、开工审批文件、相关会议纪要等方面形成的档案资料，除及时归档外，最迟在工程开工后一个月内归档完整。B、 项目施工阶段：以工程开工后到达到竣工验收条件的整个施工过程中形成的文件，尤其是各施工单位、监理单位、建设单位的签字确认等文字资料，要求在工程竣工验收后两个月内完整归档。C、 工程结算阶段：以工程竣工验收后到移交物业管理等方面形成的文件资料，特别是办理建设工程档案验收备案。结合验收备案、交房、项目总登记、分户产权登记等环节形成的文件资料，必须及时完整归档。3.5 对没有按上述规定时间完整归档的文件资料，办公室有权责成经办部门限期归档。因违反规定造成的文件材料遗失，除追究相关当事人责任外，并根据损失情况，提请赔偿经济损失或追究法律责任。4档案管理4.1 档案利用制度：档案管理部门应严格执行档案利用制度，努力开发档案信息、资源共享。4.1.1 档案资料原则上只供本公司使用。一般档案由办公室或分管领导批准方可借（查）阅；秘密级以上的档案借（查）阅须经总经理审批。4.1.2 借（查）阅档案时，应先填写档案借阅登记表（见附表一）经审批后由档案管理人员提供所要借（查）阅的内容。需复印重要档案的须经总经理同意。4.1.3 借（查）阅档案时要爱护档案，不要在档案或目录上勾划、圈点、更不能拆卷、扯页、涂改、抽取，以保证档案的整结和安全，对违反上述规定而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。4.1.4 外单位借（查）阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准，且不能将档案带离办公室。需摘抄或复印档案内容，应经总经理同意，并对摘抄的档案材料进行审查、签章。4.1.5原件的借（查）阅及对外办理手续均须经总经理同意，原则上当天借（查）阅当天归还。4.1.6 档案借出时间不得超过三天，期满仍需借用的，应先归还再办理续借手续。对归还的档案必须认真检查核对，确认无损后，方可办理借用注销手续。4.2 档案的保密与交接4.2.1 严格保守商业机密，档案管理人员或查阅档案人员不得向无关人员泄露档案内容，违者按违反工作纪律查处。4.2.2 管理人员在工作过程中收到或形成的文件资料需递交存档的，必须填写递交文件资料备忘录（见附表二）一式两份，双方签字后由递件人和收件人各持一份以备查。4.2.3 管理人员或档案工作人员调整（动）时，必须对所借阅或保管（含收件）的档案办理交接（或移交），手续清楚后方可离岗（或结算工资）。4.2.4 对送交当地政府主管部门的档案原件资料，应说明事由并经总经理批准后方可领取，递交后，尽量取得政府主管部门的收件证明，反馈给办公室档案管理人员核销。5归档文件整理5.1 整理原则与要求5.1.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和使用。5.1.2 归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。5.1.3 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5.2 整理方法5.2.1 归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复印件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等册体为一件；来文与复文各为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。5.2.2 归档文件分类采用年度机构分类法，即在每个年度内，按单位内设机构设置类目，如行政人事、计划财务、企划营销、工程建设等。5.2.3 归档文件所属年度的区分，一般应以文件的签发日期（落款日期）为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。5.2.4 归档文件采用左侧装订，应将左下侧对齐，并按件用线装订。5.2.5 归档文件装订时，正本在前，完稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；应用文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文本在后。5.2.6 归档文件的排列方法，应在单位内设机构设置类目，按文件形成时间顺序排列。会议文件、统计报表、非诉法案件等成套文件可集中排列。5.2.7 归档文件应依年度机构分类法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容(注：工程建设类归档文件除外)。归档章设置按标准样式刻制，并在规定位置填写年度、室编件号、机构等项目。其格式及顺序详见图1所示。加盖归档章时应尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字交叉。A、年度：填写文件形成年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2006。B、机构：填写作为分类法设置类目的内部机构名称。C、档案室编件号：填写归档文件排列顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。5.2.8归档文件应按分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（详见图2）A、件号：填写档案室编件号。B、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。C、文号：填写文件的发文字号。填写时应照实抄录，不能省略。D、题名：填写文件标题。文件没有题名或题名不规范的，应根据文件内容重新拟写或补充，并加以“【】”。会议纪录（纪要）须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。20060909E、日期：填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2006 09 09。填写两行时，应为 。F、页数：填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件有图文的页面为一页，空白页不计。G、备注：注释文件需要说明的情况。H、归档文件目录用纸规格采用国际标准A4型，目录应装订成册并编制封面。（详见图3），其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称。5.2.9 归档文件应严格按照室编件号顺序装盒，并填写档案封面，盒脊等项目。A、不同年度形成的档案文件不应放入同一档案盒；（不用机构形成的档案文件不应放入同一档案盒）B、归档文件装盒时，应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，档案盒排放时应尽量使文件装订部位向下，不得使文件弯曲受损。C、档案盒封面应标明全字名称全称，档案盒的外形尺寸为310×220，盒脊厚度可根据需要设置为20、30、40等。D、根据档案盒摆放方式，在盒脊或底边填写全字名称，年度、起止件号、盒号等项目。 全字名称：填写立档单位的名称全称或规范化简称。年度：按盒文件的形成年度填写。机构：填写作为分类法设置类目的内部机构名称。起止件号：填写盒内第一件文件和最后一件文件的归档文件的件号，其间用“”号连接。盒号：填写档案盒的排列顺序号。6附则6.1 本管理规定（暂行）由办公室负责解释和监督执行，修正时亦同。6.2 本管理规定（暂行）自公布之日起执行。第 7 页 共 7 页