活动公司执行手册 2-执行.doc

前期准备 报批： 委托活动实施场地方向有关政府部门进行外部报批，包括：消防、集会等，如遇参会人员过多，应协调公安部门配备警力、交管部门指挥周边交通；如遇高官、外国使节参会，应协调公安部门配备警力及特殊防护等措施；如遇大型夜间室外活动，应就噪声等问题进行相关审批。 向场地方提供施工效果图、接电图、活动流程等进行内部报批，活动中如使用烟机、冷烟火等应提前告知场地方，并协调场地方关闭实施场地的烟雾感应器。 关注天气预报： 通过天气预报了解施工当日及现场日的天气情况，为防止因降雨、大风等不利因素造成的困难作出准备。 施工联席会： 参会人员：柏图项目经理及项目组成员、现场装饰施工方负责人、AV灯光供应商负责人、施工监理。 会议内容：沟通制作物、器材搬入、施工的先后顺序、耗时、三方配合等一系列有关现场施工的问题。 制作物运输： 如遇降雨应采用箱式货车运输。 了解运输交通管理部门的限行制度，规划合理的运输路线及时间与场地方提前预约停车位，停车位应尽可能靠近搬入通道。 制作物搬入： 勘查大型制作物搬入所要经过的各门、通道、电梯等，确保可以顺利通过，不会因 体积、重量等因素造成阻碍。 如制作物、展品等无法顺利搬入场地，而需要破拆时，应于搬入前完成破拆工作。 （此项应在初期场地排查时进行破拆评估，并得到场地方许可）。运送货物时注意轻拿轻放，避免磕碰，重点切勿损坏酒店装饰。酒店的墙壁和地板有磨损会收取赔偿。电力、电工： 场地方应于物品搬入前将指定电量、电源预留，并确保搬入、施工同时有场地方的电工全程配合。 施工证件： 向实施场地方提供全部施工人员的身份证复印件、照片等资料，换取施工证件，同时取得制作、器材搬入/搬出实施场地的通行用文件。现场期-进场前准备 物品检查 根据物料清单逐一清点备品数量、质量，电子类产品电量情况、运转情况。 需购买的物品，需首先查看库房是否有存货，并检查存货质量，如无库存，须向方圆姐说明提交书面购买申请，签字后方可购买。 全部物品装入备品箱，并于箱体内放置“箱内物品清单”。编写库房出库清单。撤场时进行必要的物品的清点。按照布置场地时的物品清单查清。 入场前联络（电话通知）搭建商、AV灯光供应商：原计划是否有变、是否装车完毕、能否按时到达、进场路 线是否清楚无误、追加物品是否装车 演出供应商、人员派遣供应商：原计划是否有变，下属人员是否已全部通知集合时间 地点，演出服装是否整洁 其它供应商、合作伙伴：根据项目情况，重点提示进场时间、地点、路线、注意事项等要素。 分工明确会（柏图内部）每名工作人员会前均需自我计划进场工作流程、工作内容、待办事项、截止时间、 自检内容等，发现需沟通或确认的事项请于会中提出。 柏图全体参与此项目人员全员沟通会：再次明确现场分工及配合，互相提醒注意事 项、操作规范等。现场期-施工、彩排施工与彩排原则上均应预留出足够的运作时间，并且做到先施工、后彩排。在施工与彩排时间相对紧张的情况下，则需要现场控管、场地方、施工方、彩排方四方紧密配合，依靠经验与技巧在约定时间内完成施工与彩排的各项工作。施工&场地方配合：场地方应为施工进场预留顺畅的通道，并配备场地方的对接责任 人、电工等全力配合装饰及AV灯光施工方的工作。 彩排&场地方配合： 彩排音量控制在场地方允许范围内，尽量不干扰场地方其它活动的正常进行。场地方应提前告知彩排方场灯开关位置及操作方法。 彩排方应提前告知场地方关闭烟雾感应器等细节问题。 施工&彩排配合： Ø可以同步展开安装、施工的便同步展开，必须按照先后顺序进行安装、施工的则需在保证质量的前提下以最快的速度完成自身工作并及时通知下一工作环节责任人。 Ø施工可分块进行时，尽量先对演出用场地进行施工，完毕后交付彩排方，施工方利用彩排时间对与演出无关的场地进行施工。 Ø施工主体完成情况下，AV灯光系统进行技术彩排，并根据现场装饰情况调整灯光位置。施工进入最后调整及清洁阶段时，全体彩排随之展开。 n现场控管&场地&施工&彩排配合：上述需配合完成的工作均应在现场控管的积极协调下完成。现场期-施工进行 装饰物、广告物施工优先原则：需与AV灯光配合完成的施工内容应优先完成（例如舞台）。安全原则：制作物搬入、搬出、施工过程中，应确保场地方的硬件设施不因施工造成破损。施工过程中，应充份考虑到周边器材、人员、用电的安全问题，施工中所造成的任何涉及到器材及人员的损伤，柏图咱们自己都是无法脱离干系的。 用电原则：因施工所要使用场地方电源时，应由场地方电工将电源引出供搭建商使 用，我方应问清电量、电压等基础信息，以防因施工方用电超标造成跳闸。 施工辅料：搭建商应自备一定量的施工辅料以确保不影响搭建的最终效果或破坏场 地方的硬件设施（例如舞台地台搭建完毕后应第一时间辅设地膜，以防地台因工作人员践踏造成污染或破损；比较重的制作物在搭建前应于地面辅设地毯，以防对场地方地面/地毯/地砖造成划伤）。 施工顺序&注意事项： 1. 搬入不要破坏场地方各门、窗、地面。搬入同时应协调电工将电源接出供搭建商使用。2. 项目主管、设计部主管会同搭建商主管共同确认制作物安装位置及施工范围。3. 基础搭建需要AV灯光供应商配合完成走线工作的基础搭建环节，需双方协作共同完成。4. 重点施工凡涉及到AV灯光调试、彩排、演出的制作物，应优先搭建完成（先木工、后美工）。5. 周边施工不需要其它部门配合，或不会干扰到其它部门工作的制作物施工（先木工、后美工）。6. 清洁和微调全部制作物表面清洁、细微处调整。7. 柏图人员应于施工开始便始终处于边施工、边验收的状态，随时发现问题、随时提出整改意见。AV灯光器材安装、施工 优先原则：需与搭建商配合完成的施工内容应优先进行（例如在制作物内的走线）。 安全原则：器材搬入、搬出、安装过程中，应确保场地方的硬件设施不因施工造成破损。施工过程中，应充份考虑到周边器材、人员、用电的安全问题，施工中所造成的任何涉及到器材及人员的损伤，柏图咱们自己都是无法脱离干系的。 用电原则：因施工所要使用场地方电源时，应由场地方电工将电源引出供供应商使 用，我方应问清电量、电压等基础信息，以防因供应商因用电超标造成跳闸。 施工辅料：搭建商应自备一定量的施工辅料以确保不影响搭建的最终效果或破坏场 地方的硬件设施（备线、防水套、防滑链等）。 施工顺序&注意事项： 1. 搬入不要破坏场地方各门、窗、地面。搬入同时应协调电工将电源接出供供应商使用。2. 项目主管、设计部主管会同供应商主管共同确认TRUSS安装位置、控制台位置及施工范围。3. TRUSS位置应充分考虑到与舞台配合上的合理性及安全性。4. 灯光/音响/特效安装需与TRUSS连接的灯光、音响、舞台特效器材安装。5. 视频/特效安装装饰施工方完成基础搭建后，即刻开始视频设备或舞台特效的安装（大屏幕）。6. 灯光/音响/视频/特效安装无需与TRUSS或装饰物连接的灯光音响视频特效器材安装。7. 通电具体通电原则依据AV灯光供应商惯例实行。8. 调试灯光、音响、视频、舞台特效等器材的调试。9. 验收柏图人员应于安装开始便始终处于边安装、边验收的状态，随时发现问题、随时提出整改意见。现场期-彩排进行 演出彩排 演出彩排的最终目的在于使全体演出人员（包括技术人员、演员及上台嘉宾）熟悉每一个演出流程，通过不断的磨合，避免一切失误，使各工种以及台上人员配合默契，共同完成一场完美的演出。 彩排流程 灯光调试：8. 舞台照明灯调试，使光线合理分布于舞台背板，灯光换色运转正常9. 调整追光光圈，确定定点位置10. 调试电脑灯位置及所变换的图案11. 调整成像灯图案12. 频闪灯、扫描灯、天幕灯等特效灯光的调整13. 灯光编程音响调试：1. 音箱试音（主音箱、低音箱、返送音箱、环绕音箱）2. MIC试音（有线MIC、无线MIC、领夹MIC、立式MIC、吊顶MIC、地MIC）3. 音源调试（CD、MD、DVD、乐器）4. 曲目播放（备场音乐、开场音乐、上场音乐、抽奖音乐、演出背景音乐、散场音乐等整体播放，检察音乐是否有损坏，如需客户现场确认播放曲目的，应预备我方建议的曲目35首）5. 曲目串联（将客户所确认曲目跟据现场流程统一编辑在一张光盘上）视频调试：1. 拼接式大屏幕画面调试（电视墙、LED）2. 投影调试（正投、背投的焦距、清晰度、镜像）3. 分视频调试（PDP画面输送）4. 摄像机定位、信号传送调试5. 视频分配器调试，视频切换器调试6. DVD、PPT、FLASH等视频源播放（检察视频源是否损坏）7. PPT编辑（根据现场流程调整PPT画面的先后顺序）餐饮基础要求 1. 食物预定应量应根据全体用餐人数配置，并根据人员构成留出备量。 2. 订餐时间应尽量提前，并指挥送餐公司适时将食物送抵指定用餐地点。 3. 负责接收餐饮的人员应在交接时清点数量、抽查食物有否过期、变味。 4. 饮水根据现场人员数量及构成，可考虑采用瓶装或桶装矿泉水。为防止纸杯、矿泉水大量浪费，规定全体人员于各自使用的矿泉水瓶或纸杯外壁上 ，用笔标明姓名。 5. 应有专人负责分发食品，以免造成混乱。 6. 全员用餐需于指定时间、指定地点内完成。 7. 用餐地点应与活动现场分离，以防食物味道进入活动区。 8. 用餐地点如距离活动现场过近，请勿食用有明显气味的食物（例如炒菜），尽量安排食用无气味或气味较少的食物（例如赛百味）。 9. 用餐完毕后请简单清洁各自用餐场所，如有污染自身衣物危险，可以请专门人员前来清理。