OA系统-企业办公软件资料.doc

Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。OA系统-企业办公软件-OA系统-企业办公软件一、OA系统的介绍OA系统简称OA是英文OfficeAutomation的缩写，采用Internet技术，集内部通讯、信息发布、公文处理、知识管理、辅助办公为一体，为企业的管理和决策提供科学依据，以便使企业内部人员方便快捷地共享信息、高效地协同办公的一种系统软件。OA系统主要作用是改变过去复杂、低效的手工办公方式，将现代化办公和计算机网络结合在一起的新型办公模式。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位把办公自动化叫做OA系统。OA系统通过实现数字化办公，优化现有的管理组织结构，调整管理体制，OA系统在提高工作效率的基础上，拥有协同办公能力，可强化决策的一致性，实现提高决策效能的目的。办公自动化软件为现代企业发展注入了强劲的动力，OA系统是在研究现代组织实践和管理理论的基础上，结合神经网络的研究成果，而设计的协同管理系统。办公人员可在同一个桌面环境下操作办公自动化软件，摆脱时间和空间的限制，实现协同办公与知识共享，提高管理效率。计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机办公自动化软件在知识时代扮了重要的角色。办公自动化软件在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，办公自动化软件采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，OA系统使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；OA系统利用先进的科学技术，OA系统使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。二、OA系统发展历程OA系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理除了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。办公自动化软件应运而生。企业在许多决策之时，经常需要向主管的政府部门请示汇报。此时的办公自动化软件的特点：以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统。随着企业的介入，OA系统也有一定的发展，加入了很多企业的特性，办公自动化软件强调知识管理，强调了业务流程的整合，但是效果并不是很理想。OA系统主要功能的收发文件、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。OA系统解决了企业中存在的层级结构，传统的办文程序，OA系统从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时间长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。OA系统采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，OA系统实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传统的工作模式。在此种情况下，oa系统作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限，OA系统仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗？如果我们仔细观察市面上的OA系统，所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。这也是客户对OA系统不满意的焦点所在。办公自动化的发展经历了五个阶段：第一阶段从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段在20世纪80年代到90年代初，OA办公系统主要是实现文字处理功能，实现单机的办公自动化；第二个阶段是90年代，局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，OA系统初见模型；第三个阶段，即在21世纪初期，这个阶段的OA系统特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，OA系统协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户，与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。第五个阶段，移动化阶段。随着3G移动网络的发展，OA办公系统进入了移动化阶段。移动OA办公系统使得办公人员可以在任何时间任何地方使用OA办公自动化软件，同时OA系统也引入了基于GPS的考勤、现场信息采集、移动审批等等移动功能，把OA系统办公自动化软件应用推向了新的高度。OA办公自动化软件迭代形式1、第一代OA系统以email、个人office办公软件处理为核心，个人来处理日常工作，在组织内缺乏很好的沟通渠道。2、第二代OA系统主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。加入了很多的辅助功能如，BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能相对独立，这样的功能也可以用内部网站的形式实现。这些功能对于企业没有实际的帮助。而开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。这类产品价格比较低，尤其是这类产品开发成本比较低，对软件公司的要求也不高。但是这类对企业没有起到实际的使用价值。3、第三代OA系统第三代的OA办公自动化系统在功能上加强了，加入了很多功能。例如加入了文档管理、人事的管理、资产的管理，特别是在流程方面逐步得到了加强。他的功能还是相对对立，尤其是与企业的业务还是没有挂接上来，也是停留在将工作电子化的程度。面对这样的功能，我们会问：这样的办公自动化到底解决了什么问题？企业用了办公自动化到底解决了什么问题。实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。同时我们也不能忽略技术的影响。因此我们需要第三代的办公自动化软件。4、第四代OA系统当我们的目光移开办公自动化系统，我们就会发现，在企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，它们之间很少能紧密协调起来。它们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成，一体化的集成OA软件成为主流。三、OA系统的市场需求1、OA系统集成，这是第一点需求。OA办公自动化系统从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，WEB界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的web标准如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的化，OA系统技术难度就会导致集成不可实现。2、OA系统完全基于web，这是OA系统开发第二点需求。对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果我们宥于原有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。（办公自动化系统和管理咨询如何结合在一起）3、OA系统流程优化，是OA系统开发第三点需求。进入知识经济时代，我们人人都是知识工作者，OA系统要求办公自动化系统必须具有知识内涵。这时的OA系统提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。4、OA系统基于知识的，这是OA系统开发第四点需求。总之我们要求的办公自动化系统是和其他应用系统紧密集成的，完全采用Web技术的，流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。5、OA系统协同管理OA系统开发针对"信息孤岛"、"应用孤岛"和"资源孤岛"，协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同，业务的协同和资源的协同。协同管理理念主要体现为三大基本思想，即"信息网状思想"、"业务关联思想"和"随需而应思想"。OA系统"信息网状思想"：企业中的各种信息都是存在着联系的，例如费用报销，这笔费用是什么时间花的，为哪个项目花的等等这些都是与报销单相关的信息。如果这些关联的信息被封存在不同的数据库或应用平台中，审批者就只能得到简单电子化的报销单而无从获得更多的信息以支持决策。协同管理则提供了更好的解决方案，它将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张"信息网"，每个信息节点之间依靠某种，或某几种业务逻辑关系进行关联，访问者就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻松自如的穿梭在这张信息网中并获取自己关心的信息。在协同管理平台中，审批者可以从这张报销单开始，迅速了解各种关联信息，包括费用花费的时间、地点、金额，并进而了解这笔费用花费后的项目进展情况，总体预算情况等等。管理的一个重要方面就是对真实的、全局信息的了解，而协同管理无疑提供了这样的可能性。OA系统"业务关联思想"：一个形象的比喻，现代化企业就象一台不停运转着的精密机器，企业的各个业务环节就象是机器上的各个部件，任何一个部件出了问题就会对整台机器的运转造成影响。从表面上来看，企业的业务被分为各个业务环节并归属于某个部门或某个人员负责，事实上这些业务环节之间有着千丝万缕的关系，更为重要的是他们都必须为企业的共同目标而运作。例如一个客户会，会涉及到客户名单（销售部业务）、市场宣传资料和方案（市场部业务）、相关物资领用或采购（行政部业务）、发票和费用（财务部业务）等。关注某个或某些业务环节的传统软件由于无法对其它的业务环节进行统筹管理，因而企业就不得不在多个应用软件之间切换以保证同步运作。而oa系统协同管理平台则可以对这些业务环节进行充分的整合并纳入统一平台进行管理，任何一个业务环节的动作都可以轻松"启动"其它关联业务的运作，oa系统对相关信息进行及时更新，从而实现业务与业务之间的平滑链接。"随需而应思想"：OA系统建设针对企业的各种资源，包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素。OA系统协同管理将这些资源整合在统一的平台上，并通过网状信息和关联业务的协同环境将它们紧密的联系在一起。然而OA办公系统要进一步实现对这些资源的协调和优化，很重要的一点就是这些资源能够随着企业的某个目标或者某项事务而被灵活的组织起来并进行协作，OA办公系统为这个目标或事务"各司其能"并发挥最大的价值，换言之，也即各种资源能够随企业的需要而及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作。例如人与人之间的协作，在企业的每个角落里每天都在发生着。在协同管理平台中，人与人之间的屏障被打破，并可被随时调动起来组成跨部门、跨企业、跨地域的"虚拟团队"。比如说一个项目的进行，OA系统建设随着项目的建立，各个部门的有关人员都可被加入到项目团队中，包括企业外聘的专家、相关客户、合作伙伴等。OA系统为统一目标而设的"虚拟团队"成员可以共享项目信息、被分配各自的任务、接受项目经理的监督、相互之间就某个问题进行探讨、参加网上的项目会议等。当然在这样的例子中，OA系统"虚拟团队"不光包含了人，还包含了财、物等资源，例如会议室、项目资料等。而在协同管理平台中，OA办公系统将这些资源各种障碍集合到一起，实现它们之间通畅的沟通、协调，从而保证目标的达成。总之而言，oa系统协同管理的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程等）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，oa办公自动化系统通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标四、OA系统的特征易用性OA办公系统面向全体工作人员，所以必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。如果易用性不强，办公自动化就只能是空谈，所以易用性是办公自动化软件的第一特征。稳定性OA办公系统必须具备大用户、高并发应用的稳定性。针对现代化企业办公方式，软件必须具备大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到企业业务，从而造成不可估量的损失。开放性OA系统能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。办公自动化软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用，软件预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。严密性OA系统必须同时实现信息数据的集中与独立的和谐统一。企业一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限、数据”的四维管控，具备全面的门户功能。实用性OA系统功能必须与管理实务紧密结合，否则适得其反。软件还必须能适应企业管理发展的要求。现实中企业一方面需要软件尽最大可能的满足现有需求，另一方面，OA软件管理本身也是个不断发展的过程，所以，企业又需要OA软件能够满足发展的需求。面对这个现实与发展间的矛盾，乾元坤和提供三种解决模式，项目化、产品化和平台化。五、OA系统设计标准1、OA系统可行性和适应性，可行性，是指需求提炼时，办公自动化软件吻合核心需要，满足主要功能，而不是超越当前技术水平放卫星：适应性，是指产品的实施条件和应用条件，要吻合企业当前的环境，超越环境搞亩产万斤粮的大跃进是注定要失败的。OA系统开发核心需求的吻合度，是OA价值兑现的保障，用户在工作流程、公文管理等方面的核心需求的满足度是项目成功的基础。2、OA系统前瞻性和实用性，办公自动化软件的开发设计，即要考虑到最大限度的增加系统的价值，最大限度的吻合各应用者的需求，充分考虑系统今后功能扩展、应用扩展、集成扩展多层面的延伸，实施过程应始终贯彻面向应用，围绕应用，依靠应用部门，注重实效的方针。同时又要兼顾到成本控制、项目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循实用主义。3、OA系统先进性和成熟性，先进的管理理念、技术和方法，办公自动化软件可以提升企业的竞争力，延长系统的生命周期，但同时，OA系统开发任何创新都意味着小白兔实验，风险较大，因此又要注意软件系统、硬件设备、开发工具、软件产品的是否成熟，在先进性和成熟性之间找到平衡点，成为价值最大化的关键。4、OA系统开放性和标准性，数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛，OA系统解决多年信息化建设后的后遗症，而解决这些孤岛的关键因素在于开放办公自动化软件，OA软件解决这些孤岛的效率取决于标准化。如同我们的插座和插头的关系、如同我们的外设和usb口的关系，办公自动化软件是否足够开放和标准化，成为架构设计时首要考虑的问题。在当前和未来，OA系统需要轻松与各种操作系统、中间件、数据库、业务系统及工具软件进行平滑对接。5、OA系统可靠性和稳定性，OA系统里流转了大量的管理数据，因此必须是可靠的，办公自动化软件实现一般的人为和外部的异常事件不应该引起系统的崩溃；当系统出现问题后能在较短的时间内恢复，而且系统的数据是完整的，不会引起数据的不一致。6、OA系统安全性和保密性，OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护和隔离，OA软件系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备，采取不同的措施，包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。其中，采取的措施包括但不限于以下，平台安全：架构设计考虑安全性要求，平台软件达到安全设计标准。应用安全：权限控制、支持身份认证接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各种安全措施进行方案组合。数据安全：支持文档安全软件整合技术，从而做到数据传输加密、远程安全访问、数据存储加密，并且可以VPN等各种安全方式进行绑定，支持入侵检测与防御系统、防火墙的应用。容灾备份：支持各种容灾的软硬件设备的使用等。管理安全：办公自动化软件提供完善的日志功能，能够记录系统使用人员的关键操作，保证系统应用的安全密码策略：初始密码强制更改、启用图形验证码、支持USBkey接口、密码过期控制、密码错误次数控制、密码强度设置等，从而防止暴力破解和恶意攻击。系统网卡MAC和IP的绑定；办公自动化软件支持CA认证、数字签名加密技术；支持电子钥匙（Ukey）技术和指纹Ukey技术；支持安全套接（SSL）技术；软件系统严密、灵活的访问安全控制，功能授权与数据范围授权结合；系统有整体的用户/权限管理体系，办公自动化软件可统一进行用户/权限的管理，OA系统建设实现到字段级的查询、修改、管理权限控制；办公自动化软件系统提供用户认证、数据传输、数据存储、数字签名等安全手段接口，可在各个环节提供对第三方安全认证系统的支持。7、OA系统可扩展性和易维护性，为了适应未来的业务拓展和项目的功能扩展，必须充分考虑以最简便的方法、最低的投资，实现软件系统的扩展和维护扩展。因此，在OA办公系统的开发设计中，需要考虑到应用及系统不断扩展的要求，以形成一个易于管理、可持续发展的体系结构。未来业务的扩展只须在现有机制的基础上，增加新的应用与服务模块。一方面当应用量增加，用户数增加时系统可以平滑增加服务器的方式来支撑新的压力要求并发；一方面，当新的技术和产品出现进行升级时，系统能够平滑过渡而不影响用户的使用；另一方面，产品有新的功能增加时，可以通过插件和模块定制平台的方式，轻松实现业务的扩展。在设备选择及网络方案上坚持开放性原则，使系统对各种硬件设备的互连互通；在软件上支持跨平台和开放数据接口，便于与其它系统软件互相集成，未来支持与业务系统、门户等系统的单点登录集成，在可获得相应系统的数据结构情况下，实现与这些系统的应用、门户、数据等各层面上无缝连接。系统的管理和维护，应该采用集权和分权相平衡的思想。办公自动化软件利用系统提供的工具，无须编写代码，方便用户自行进行客户化功能改造，方便用户自行定制界面数据项的显示；办公自动化软件在网络或系统出现问题时能及时、快速地恢复系统的正常运行，OA系统保证系统的可恢复性，具有较高网络系统的抗干扰能力。8、OA系统美观性和易用性，系统用户界面的设计采用Web2.0用户界面设计技术，OA系统界面根据用户需求灵活更改，注重用户体验，使系统各项功能易见、易学、易用、易维护、易管理。作为全员应用系统，易用性和用户体验是项目成败的关键要素。所提供的产品采用B/S的登录方式、可采用电脑、手机等各种方式下登录，采用了AJAX、图形化编辑器等各种新技术，并且易读、易理解、易操作，用户界面简洁、美观、友好，易于用户掌握、操作和使用；系统管理的使用及管理也以简便、易于操作、方便实用为准则。严格遵循易用性六原则，实现从产品的部署、登录、使用、维护、升级、扩展的全方位易用，从而提升系统的黏着度；办公自动化软件提供统一的访问地址，便于用户使用。在登录页为用户提供加入收藏、设为首页等操作，方便用户以后快速访问系统；具备风格一致的友好的用户界面，图形显示直观，工作流程从设计到使用全程图形化；美观性，相比易用性来讲并不是很重要，这如同一个美丽的姑娘，第一眼打动你的可能是表象，然后持续感动你的往往是她的内在。9、OA系统高并发大数据能力支撑，作为集团化、多组织、大用户的单位，OA系统的开发设计，OA办公系统支持应用和数据库等多重负载均衡，支持附件服务器和数据库服务器分离技术，OA办公系统支持数万用户同时在线和同时操作，的能力，不会因为OA办公系统用户数的增长或者信息量的增长，而导致系统响应能力下降。系统并发能力：OA系统通过集群方式，在技术上没有并发上限，因此能完全保障用户未来的人员扩张需要。大数据需要特殊的技术，以有效地处理大量的容忍经过时间内的数据。OA系统适用于大数据的技术，OA系统包括大规模并行处理（MPP）数据库、数据挖掘电网、分布式文件系统、分布式数据库、云计算平台、互联网和可扩展的存储系统。六、OA系统的功能模块1、个人自动化办公模块。OA系统办公自动化软件个人办公模块主要起辅助工作的作用，是全体员工工作的好助手。包括：（1）待办事宜：待办事宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。OA系统包括系统大部分模块，如邮件、消息、日程安排、办文、阅文等；用户登录系统后，各类待办事宜分类列出，点击相应链接即可进入相应页面办理，引导用户完成工作的作用。（2）OA系统办公自动化软件日程安排：OA系统方便个人安排每天日程，方便领导安排监督下属工作任务，主要包括如下功能：设置各种类型的个人日程，并以日历方式按天和按周两种方式查看；授权用户也可给他人安排日程。（3）OA系统办公自动化软件工作日志：OA系统基于网络的工作日志系统，可设为私有，限制，公共三类级别分别供自己，部门领导，全部人员查看。便于个人总结，便于上级检查工作，便于和同事分享工作经验，是知识管理挖掘隐性知识的一种手段；用户可随意添加，删除，修改多个日志，通过翻阅日历查看任一天的日志也可通过日期，关键字等检索日志。（4）OA系统办公自动化软件个人设置：设置个人信息；查看设置用户个人密码；修改用户的姓名、联系方式等基本信息；出差、休假用户可设定相应状态，便于系统管理。2、OA系统网络通讯模块。OA系统网络通讯功能提供一系列通讯模块，包括电子邮件和即时通讯，为协同办公提供方便，分为：（1）OA系统电子邮件：基于WEB的邮件系统，可用于单位内部外部，每个帐号自动带一个电子信箱，可以接收、发送、回复电子邮件及超文本邮件；用户可建立树状的邮箱目录；可结合通讯录来选择邮件地址，实现单发或者群发邮件；提供邮件搜索功能；可以把其他的邮件账号集成到本系统中。即时通讯：以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提示，不在线用户在登录时会得到提示。（2）OA系统即时通讯：以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提示，不在线用户在登录时会得到提示。（3）OA系统通讯录：此通讯录集成了个人通讯录，公共通讯录，单位内部通讯录三部分。既可独立使用，又可被电子邮件，工作流等模块调用。OA系统使用者普通用户可在个人通讯录添加通讯信息；OA系统授权用户可在公共通讯录添加人员通讯信息。内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息。在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。3、OA系统公共信息模块。OA系统公共信息模块提供了一个信息发布和共享平台，满足了个人之间，上下级之间，集体间交换信息的需求。（1）OA系统公告栏：用于发布单位的公共信息如新闻、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员使用。授权人员可在相应栏目发布管理文章。（1）OA系统论坛：OA办公系统提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题，促进解决问题，加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论；论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理。（3）OA系统网上调查：OA系统提供了一种新的快捷的调查方式。授权人员把需要调查的内容提出来，设置选项。用户登录后即可投票，并可发表意见评论。可同时进行多项调查；可采用记名或匿名方式；结果以图形形象显示。（4）OA系统合理化建议：OA系统提供给用户一个向单位领导提出合理化的建议的便捷渠道，用户均可在此提出各类意见建议，提交给领导。（5）OA系统知识管理：OA系统提供了一个用户共享单位内部各类知识的平台。各类资料如法律法规、技术文档等加入其中后，既方便资料管理，又可实现信息共享。知识中心分个人、公共两部分部分，限定资料的共享范围。主要功能包括目录和文件的创建、修改和删除；具备合理严格的权限控制。（6）OA系统邮编区号：不限地域，如北京OA办公系统，也可以方便查询全国各个省，自治区的重要城市，直辖市及国际重要城市的电话，邮编区号。同时支持反向查询。（7）OA系统网址链接：OA办公系统方便系统用户收藏网址，共享有用网址。4、办公自动化软件工作流模块。OA系统办公自动化工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公公文审批流转处理。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，OA系统经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。整个流程包括以下几个环节组成：（1）OA系统发文管理OA系统发文管理在网上完成单位内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理。公文流转方面的设计参考了ISO9000体系关于文件控制的有关标准，保证其在各个阶段的可控性，并对其发放、作废、归档等操作做系统记录。支持WORD,EXCEL文件的在线修改，提供数字签名、电子印章技术。OA系统拟稿人员可方便地引入WORD等文档，发文拟稿在通过审批之后即形成正式文件，并可打印或授权指定的人员传阅、发布、存档；公文在流转的过程中，拥有权限的人员可修改文件、填写意见、执行否决等操作；文件的指定接受者（报送对象）登录系统后会自动接收文件，阅收者可签署意见，并可根据情况将文件再次传阅给本部门的其他人员；管理人员可实时监督催办系统内正在流转的各类文件；可检查文件发放、归档、作废情况；可检查各部门文件阅办情况。（2）OA系统收文管理办公自动化软件完成单位外来公文的登记、管理，拟办、批阅、主办、阅办，并可完成归档、查询等全过程处理；oa系统在原理上类似于发文管理。办公自动化软件同发文一样，支持灵活的流程定义，文件提交、退回及终止以及提供健壮的存取安全控制等。（3）OA系统业务流程办公自动化软件运用工作流引擎技术，用户可自定义日常办公和业务工作流如工作请示，处理业务单据。5、OA系统辅助办公功能OA办公系统中此系列模块提供了一般单位日常事务的计算机网络管理方式，旨在减轻相关办公人员的工作压力，提高工作效率。（1）会议管理：实现了会议的智能化管理。用户可查看各个会议室的当前使用情况，避免使用冲突；授权用户可直接召开会议，发布会议通知；一般用户可提出会议计划，经上级审议后，发放会议通知；负责人员可整理每次会议，形成历史会议记录，供日后查询。（2）人事管理：主要解决了人事档案的计算机存储，检索，重点解决了复杂查询的问题和系统纪录更新过程复杂的问题。oa系统人事管理模块包括对员工人事档案的登记、检索、查看、修改、删除等操作。登记档案时可分别添加用户的基本信息和其他信息，并可存储用户照片；检索用户可自定义查询条件，使得查询结果更加精确；结合工作引擎提供请假申请、出差申请功能。（3）车辆管理：提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理，包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作；结合工作流提供车辆申请功能。（4）办公资产管理：提供了单位内公共资产的分类管理。主要实现了对办公资产的登记、查询和转移等功能；结合工作流提供办公物品请购等功能。6、系统管理功能办公自动化软件管理员专用的WEB方式管理界面，主要管理下列内容：（1）用户管理：包含下列功能显示用户列表，查看用户信息；添加删除用户，修改用户信息；检索用户资料信息；修改设定各用户在各模块的权限；oa系统可查看所有在线用户的情况。（2）部门设定：设定单位树状组织结构，部门名称等；设定部门岗位；支持一人多岗的设置。（3）OA办公自动化软件模块参数设定：设定系统各个模块参数，如各种分类参数和页面行数等。（4）日志记录：查看系统日志记录。7、OA系统软件可选模块与高级功能OA系统高级工作流：实现与或分支、多路分支等；OA系统自定义表单：WEB方式自定义表单，扩展工作流应用；OA系统痕迹保留：在线编辑Word，Excel文档，电子图章、数字签名；OA系统手机短信：稳定可靠的手机短信模块。OA系统支持在线期刊、政策法规、合理化建议等；七、OA系统发展趋势OA系统软件开发逐步的开始为企业服务，帮助企业提高工作效率，节约成本，也慢慢地为公司的下属员工所接受。随着OA办公系统的发展，那将来发展成什么趋势呢？OA系统发展的几大趋势：1、门户化：包括职级门户，如集团公司部门三级办公门户，各办公门户的入口统一但相对独立，OA系统需要协作的信息和流程也可以互联互通。还包括内外门户统一，如OA（内部门户）和网站（外部门户）信息的整合。2、平台化：提供一个易用、开放的协同应用平台，客户自己可以便捷的搭建个性化的功能模块，并轻松实现系统内部和外部流程、数据、人员、权限的整合，而无需编码，或只需极少量编码。3、移动化：未来的OA系统在PC上操作的时间将越来越少，人们将更多的使用手机等移动终端来操作OA系统，包括收发消息、审批文件、上传下载、安排日程等，办公自动化软件在手机上的兼容性正在不断成熟。4、业务化：OA系统将不再是一个纯粹用于行政办公的通用性软件，而是越来越多的和客户的业务管理相结合，结合的载体在于流程管理和任务管理，但OA系统不会像ERP系统那样管理具体的业务数据，还是侧重于业务协作过程管理。逐步发展到了云化、流程化、智能化、知识化等。5、OA系统结合企业实际需求定制开发我们可以更好的结合用户个性化的管理需求，量身定制最适合企业信息化管理的协同办公解决方案。OA系统常见的个性化OA需求包括：OA系统组织机构和人员的设置与调整；权限的设置与调整；界面的个性配置；自定义或调整相关流程；自定义信息发布的栏目；修改现有功能模块的功能，变更业务逻辑；增加、减少功能模块；集成其他的业务系统及相关接口开发；访问其他系统数据等更深层次的个性化需求。6、OA系统满足企业可持续发展要求由于企业发展是一个动态的成长过程，其OA需求也随之不断变化，任何一种固定模式的OA系统都很难满足企业这种成长需求，尤其是出于快速发展阶段的中小企业。所以我们在开发OA办公系统时将从开发技术上具备灵活性和开放性，满足可修改、可扩展、可集成的特性。对于OA系统软件中的工作流，流程是OA的绝对核心，但OA系统不会成为一个BPM，因为他还有很多别的工作。关于智能化、知识化等，这些都是OA办公自动化软件应该具有的品质。在关注OA软件核心应用时，也可以进行二次开发不断升级。文章来源：乾元坤和官网-OA系统，了解更多请点击：OA系统解决方案-