《时间管理》教学文案.doc

Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。时间管理-时间管理讲师：赖伟顷2005年3月12日目录第一章时间管理的重要性3第二章什么是时间管理16第三章时间管理理论的演变18第四章成功时间管理的十个步骤20第五章一些值得注意的要点31第一章时间管理的重要性小组讨论1：为什么我们要管理自己的时间？_小组讨论2：你的时间值多少钱？_时间面前人人平等时间是一种特殊的资源，一旦浪费了就再也不能恢复。虽然人们总在谈论节约时间，但事实上时间不能被节省下来，它不能被储存起来供未来某个时期使用。时间是最宝贵的财富，它对所有人都是一样慷慨的。每一个人的时间都是24个小时，每周7天，区别仅在其中一些人在利用时间上比其他人更有效。你是否思考过你的时间值多少钱？单位：元薪资/每年每分钟的价值每小时的价值一天工作一小时的年薪100000.08525.121250120000.10256.151500140000.11957.171750160000.13668.202000200000.170810.252500250000.213512.813125300000.256115.373750350000.298817.934375400000.341520.495000500000.426925.616250750000.640338.4293751000000.852351.231250072岁寿命的人一生的时间分配:睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其它3年您达至人生成功的时间仅占人生的五分之一！小组讨论3：一个良好的时间管理者的特性是怎样的呢？想象一下你就是一间高效率的工厂里最有效的时间管理者。你的同事们都羡慕你，并把你当作他们的模范。有一天，他们决定罗列出你成功的特性。这张单子应该包括那些特性呢？换句话说，你应该具备什么样的特性及习惯，才会被你周围的人视为最有效的时间管理者呢？_小组讨论4：情境错误的时间管理心态：陈文是一间银行的顾客服务部门主任，他在大学毕业后便从事这工作有五年了。他工作认真、勤劳，热爱这一行业。他自己也承认他擅长于自己的工作。但是，他承认他正在越来越被“严重紊乱的生活及工作方式”所困扰。“我一定是世界上最糟糕的人。人们总是说我非常适合在银行业里干一番事业，这使我受宠若惊；我胸怀大志，努力上进。但是，我的生活全部被琐碎的工作所充斥。我越努力工作，琐碎做不完的工作却越多，它们都压在我的身上。我在不断地努力做到更有效地管理时间，但我不能坚持下去，我恰好没有那种心态”。时间管理需要具备什么样的心态？_有效的管理时间最终的含义是：_持续地，有系统地下决心去获得和运用这些增强我们能力的技巧，才是一个良好的时间管理者最基本的品质，也是一种潜在于我们每个人身上的品质。我们越是告诉自己我们不具备管理时间所必须的“那种心态”，我们就越会相信自己不能管理好时间。正确的动机+正确的心态+正确的技巧=好的时间管理分析您现在使用时间的情况:请使用以下表格连续5天A:紧急而且重要,例如:处理危机、急迫的问题B:重要但不紧急,例如:规划、发掘新机会、建立人际关系、学习、思考未来C:例行公事,紧急但不太重要D:浪费时间，不紧急也不重要E:适当的休息、与家人一起、运动ABCDE7:007:307:308:008:008:308:309:009:009:309:3010:0010:0010:3010:3011:0011:0011:3011:3012:0012:0012:3012:3013:0013:0013:3013:3014:0014:0014:3014:3015:0015:0015:3015:3016:0016:0016:3016:3017:0017:0017:3017:3018:0018:0018:3018:3019:0019:0019:3019:3020:0020:0020:3020:3021:0021:0021:3021:3022:0022:0022:3022:3023:0023:0023:3023:3000:0000:0000:3000:3001:00定立目标与规划人生练习1：三个问题问题一：假如我只有半年的时间，我会做什么？1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、问题二:假如我有一千万合法收入，我会做什么？1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、问题三:假如有一天我去世了，我希望家人、同事和朋友怎样来评价我的一生？1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、人生管理(PersonalManagement)人生最重要的是确定最重要的是最重要的！Themostimportantthinginlifeistofindoutwhatthemostimportantthingisthemostimportantthing.StephenCovey到底什么事对自己最重要？时间管理的一个要点是必须明确哪些事情对自己是最重要的。我们很多人最容易犯的一个错误，就是不清楚哪件事对于自己是重要的。明确自己的角色-你的目标是什么？重点是什么？有助于你分清哪件事对于自己是重要的。一个人一生中会有多种角色，起码会有三种：工作的角色、家庭的角色、朋友的角色。你时刻要问自己：1. 我扮演的是什么角色？在不同的时间和场合，角色的侧重点有什么不同？Youhaveowned.(你已拥有)Youdonotown.(你未拥有)你不想要YoudonotwantForgetIt.Notaproblem.忘掉它！这不是一个问题Problem(问题)Opportunity(机会)ForgetIt.Notaproblem.忘掉它！這不是一個問題你想要Youwant10个短期目标(2005年-2006年)目标描述方面:(人际与情感、心灵、财政、康体、思想)何时达到1234567891010个长期目标(2005年2010年)目标描述方面:(人际与情感、心灵、财政、康体、思想)何时达到12345678910第二章什么是时间管理时间管理(TimeManagement)实际上是一种个人的作业计划。那些有效利用自己时间的管理者，知道他们打算从事什么活动，这些活动的最佳次序是什么，以及应该在什么时候完成这些活动。时间是一个不变数，无人能够创造出哪怕一分一秒的时间。手头时间太紧，无法做完所有的工作时，每个人唯一能够改变的只能是工作。合理安排时间的方法有三种：1、减少工作量2、做有成效的事3、做该做的事小组讨论1：怎样能减少工作量？1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、小组讨论2：如何做有成效的事？1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、小组讨论3：怎样做该做的事？1、2、3、4、5、6、7、8、n 9、10、时间管理理论的演变第一代的时间管理(1840年)是备忘录型：n 就是明天做什么事，全写下来，但顺其自然，不准确追求什么时间做什么事，就是全写上去，随身携带，随时检查，这个做完了就画掉，未完成内容顺延。第二代的时间管理（1900年）有规划和准备：n 规定什么时间做什么事。如：明天上午9：00做什么，10：00做什么。这里面有一个进步就是规划，但是有一个重大的缺点，就是在所有的事情里没有提到优先顺序。它追求那种做很多事，越多越好，越多越忙越好。第三代时间管理我们现在用的很多，是以自我效率为中心：n 规定中长期目标，确定价值观。短期目标为长期目标服务，这样就可以节约25的时间。组织在最短的时间内做最多的事情，不仅仅有计划，而且有了一个非常好的优先顺序。所以第三代的时间管理就是非常有心，一切尽在掌握。但是这里面有一个弊端：凡是对我有用的事情我拼命去做，对我没用的事情我就尽可能避开，但是对自己不重要的事情往往就是对别人重要的事情。第三代的时间管理是以我为中心的管理。第四代时间管理的特点，一是仍有优先顺序，二是追求多方面的平衡：它关注的是高品质的生活，而不仅仅限于工作。因为每个人都有多种角色。倡导者富兰克林、柯维提倡的是从独立到互爱，就是：我们、竞争对手和我们的客户，一起群策群力，共同向前走，实现双赢和多赢。这就是第四代的时间管理。第四章成功时间管理的十个步骤“不要因为所做的事不起眼就不肯全力以赴，每一次的成功都能丰富你的阅历，增强你的能力。当你能得心应手地处理这些小事后，你会发现所谓的大事也可以被轻易征服。”戴尔·卡内基1、整理办公桌2、确定目标3、策划Ø 年度计划Ø 每月计划Ø 每周计划4、制作一张每月任务表5、确定优先顺序Ø 重要性Ø 紧急性Ø 优先顺序6、委派工作7、学会回绝8、抵制干扰9、监测工作进程10、分清工作和家庭生活时间管理的工具时间管理表格月计划表行事历月计划提供一种鸟瞰的视野，使周计划更为有效。它通常只是包含下一个月的重要事项。SMTWThFS1出差区域视察23项目A截止日4月报告截止日56789管理会议10项目B截止日11预算呈递121314工作总结截止日1516项目C截止日1718参加全国会议1920出差212223培训2425262728129专案D截止日30周计划表姓名：周起始日：星期一周计划星期二星期三星期四星期五星期六星期日1. 本周新加入、尚未计划的活动项目执行计划项目名称：办公室程序手册目的：在今年的前半年发展有助于管理和员工的办公室程序手册行动时间预估相关人员目标日期完成日期1. 收集现有程式2助理1/152. 建立工作成员以检视现有程序以及需要的改变4自己1/203. 工作成员检视程序并呈递建议工作成员2/54. 阅读并综合建议3自己2/155. 法定评议会审查评议会2/206. 经理们传阅草稿并评论读者3/17. 做最后修正3自己3/58. 监督制作助理3/159. 写下内部公关活动的专案计划以鼓励大家使用1自己3/2010. 派发手册2助理4/20截止日期：5/1/2005每天工作日志05年星期A必须做Ö已完成B应该做Ú改变日程C可能做委托他人！紧急-现在做已删除月日状况级别任务次序备注1. 排列事情的先后顺序建立每天的工作清单分析工作任务：写下本天工作任务清单将工作任务分为三类：A)重要或重要及紧迫(必须做MUST)B)紧迫但不重要(应该做SHOULD)C)既不重要也不紧迫，属日常性的工作(可以做CAN)请记住：紧迫优先确定那些任务优先处理，那些任务授权别人代办。而后按先后排列。请人代办的事应尽快交出去。协调你的上级在工作安排好先后顺序上存在的差异要及时发现与同事在工作先后顺序上的矛盾选出你确实能在一天之内可以干完的任务。把这3类任务合理安排在一整天。把精神高度集中的时间段（致力于A类任务）穿插在完成要求较低的B、C类任务的时间段之间。根据情况的变化和新信息的出现，要对工作的优先顺序作出变更ABC模式CCouldBShouldAMust80/20法则80/20法则说：“如果把所有事物按价值排序，80%的价值是包含在20%的事物中，而剩下的20%的价值存在于80%的事物中。”数值上会或多或少，但80%的时间您会发现80/20规律是正确的。按照80/20法则，在您任务列表中的十项任务里，完成两项会产生大部分（80%）的价值。找到这两项，打上A类记号并完成它们，其它的先不去做，因为它们可带来的价值远远低于那两项。记住：在很少情况下C类任务会毫无警告就升级为至关紧要的任务。它们会慢慢上升，比如您要提交一份例行的生产报告，您认为这是C类任务，可以不了了之。几天后，跟进通知会寄到您的信箱。您会将报告从文件叠的底部抽出来放到最上面。接着询问报告进展的电话会让您把报告归为B类，当上级说“明天交不出就解雇您。”这就使报告变成A类要马上完成。您可以看清各项任务的优先级如何改变。如果明智，您会发现少于1%的C类任务会变成那种灾难。最好的处理办法不是为以防万一而做完所有C类任务，而是留心观察陆续的要求来判断哪些能成为大问题，趁它们还在萌芽状态解决它们。紧急重要指标：你认为下表四个象限的事情应该按什么次序来进行Urgent(紧急)NotUrgent(不紧急)Important(重要)A象限Crisis危机Urgentproblems急迫的问题Increasevolume增进产量Planwithdeadlines有时间限期的计划B象限Preventive预防Improveproductivity改进产能Buildrelationship建立人际关系Developopportunity发掘新机会Planning,rest规划、休闲Family与家人一起Sports适当的运动NotImportant(不重要)C象限Suddenvisitors不速之客Sometelephonecall某些电话Somelettersandreports某些信件与报告Necessarybutnotimportantmeetings必要而不重要的会议D象限Routines繁琐的工作Somephonecalls某些电话Someletters某些信件Timewasters浪费时间之事Interestingactivities有趣的活动HobbyMagazines看消闲杂志时间管理的方法和技巧委派工作是基本的管理技巧委派工作有两大好处：1、它让你有更多的时间投入到更重要的工作中去2、你的下属们有机会学到新的本领委派工作的重要步骤：1、 解释工作的重要性2、 告诉对方你的需求，但由对方自己决定具体该怎么做3、 说明对方的职权范围4、 协商最后期限5、 聆听对方的反应，了解对方是否清楚所做的工作在工作过程中了解进度学会拒绝对有些人来说，拒绝人并不难。但对另一些人来说，他们觉得很难对人开口说“不”，因此，在他们本已排满的工作日程里又会增添一些新的工作。小组讨论：我该怎样拒绝接受我无法在正常工作时间内完成的工作呢？抵制干扰合理安排时间的一个主要障碍就是工作干扰，工作干扰打乱了你原有的工作秩序。小组讨论：抵制干扰的方法有哪些？第五章一些值得注意的要点遵循80/20法则：确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。了解你的工作效率周期：在工作效率最高的时候处理最重要的事情，把例行的和不重要的事情挪到效率低的时候处理。记住帕金森定律：帕金森定律(ParkinsonsLaw)指出，工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。如果你给自己安排了充裕的时间从事一项工作，你就会放慢节奏以便用掉所有分配的时间。把不太重要的事集中起来办：这段时间安排在工作效率周期的低谷阶段。避免将整块时间拆散：只要可能，就应留出一天中工作效率最高的一部分时间作为整块的可支配时间。当心糟糕的会议所浪费的时间：只要人们坐下来并找到一个舒服的姿势，他们就失去了使讨论紧紧围绕主题的动机。学完时间管理，我的收获是-