公司会议管理制度-行政管理制度大全-工厂制度.doc

*公司会议管理制度（1）为规范公司会议管理，提高会议工作效率，确保公司决策、决议得到充分贯彻执 行，本办法适用于*公司会议管理，分公司会议可参照本办法执行；（2）会议分类：会议按会议周期、会议内容、出席人员和会议频率分为年会、月总结会、周例会、专题会； 1）年会是指总公司负责人召集的由公司董事会全体股东参加的一年一度的股东会议。出席人包括股东、公司总经理、副总经理及相关事务负责人，会议记录员由公司总经理指定，周期为每年一次，日期为年末最后一个月的一天或几天； 2）月总结会是指各部门负责人向公司总经理就本部门工作内容进行汇报。出席人员包括公司总经理、各部门负责人及相关责任人，会议记录员由总经理指定，主持人为公司总经理，周期为每月一次； 3）周例会是指公司各部门负责人就各部门情况进行汇总解决、对本周重大工作事项统一安排，协调跨部门工作的例行性会议，出席人员包括部门负责人，会议记录员由部门负责人指定，主持人为部门负责人，周例会会议纪要应在会后呈送总经理审阅。周期为每周一次； 4)专题会是指由公司各相关负责人及责任人参加的，就某一项内容和问题进行商定、讨论、解决的专项事务会议，出席人员包括专题内容各相关事项负责人及责任人，主持人为会议召集者，会议记录员由召集者指定专人负责，周期为不定期；（3）会议组织，一般情况下，会议组织分以下几个步骤：1）确定会议议题2）安排会议议程3）确定参会人员4）发布会议通知5）会务事务准备6）会议记录7）整理会议纪要、决议8）相关领导阅改、签批9）印发有关部门、人员10）会议记录整理入档（4）会议议题由专项负责人提出，经公司总经理批示后，即可召开会议；（5）对定期召开的会议，会前应明确会议主题和临时出席或列席人员名单；（6）对不定期或紧急召开的重要会议，应由会议召集人或指定负责人提交会议报告，报告内容包括：1、会议内容；2、会议目标；3、会议议题；、4、会议议项；5、会议议程；6、会议时间；7、会议地点；8、参会人员；9、会议主持人；10、会议记录员；11、会议费用预算；12、会议时长。该报告需经总经理批准后方可执行；（7）会议召开前，应提前发布会议通知，通知内容包括：时间、地点、参会人员、议题、议程、组织及其他相关事项，通知方式分口头通知和书面通知两种，月总结大会和其他重大会议必须以书面形式予以通知；（8）会务管理1）会务准备内容包括：会议场地确立与会场布置、会议座次排列、会议设备安装与调试、签到表、记录簿、备用桌椅、茶水饮料、投影仪、白板、PPT资料等，会务准备内容根据不同会议情况可以增删；2）对会议讨论议定的各项事务按期根据完成时间、完成情况、完成效果进行检查；3）会议纪要总经理审阅后予以签发，各部门负责人签字接收；4）会议时间超过2个小时的，可以采取中场休息或增加宵夜的方法来提高会议效率；5）年会会务工作由总经理指定专人或部门负责；月总结会会务工作由行政部负责；周例会由各部门负责；专题会根据会议议题由行政部或专题所属部门负责；6）周例会会议纪要呈送总经理审阅后交由行政部负责整理、归类、入档管理；年会、月总结大会和专题性会议会议纪要由行政部负责收集、整理、归类、入档；7）部门召开的周例会会议需要行政部协作的，需报请总经理批准后，由行政部予以协助； （9）为避免会议太多或重复，公司正常性会议一律纳入例会制，原则上按规定时间，由指定的负责人组织召开，遇特殊情况需经公司总经理批准后方可顺延或另行安排； （10）涉及多个部门或跨公司参加的临时会议或专题会议，由会议牵头的负责人报经公司总经理批准后，按照公司例会的形式组织召开；（11）会议纪律1）公司行政部负责拟定会议纪律和会议计划；2）需顺延或改期的会议需经会议负责人批准后方可进行会议调整；3）各部门会议安排需服从公司会议安排，同期召开的会议，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则；4）会议通知发布后，各与会人员需在会议召开前预先做好会议相关准备，包括与会资料、发言要点等；5）会议一经通知，与会人员原则上不得请假、缺席或迟到，遇特殊情况需经会议负责人批准后，方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议部署工作按时完成并对工作结果负责；无故缺席会议者罚款100元/次；迟到者罚款50元/次；6）会议期间，与会人员需将手机关机或调至震动或静音状态，不得随意接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，违者罚款50元/次；7）会议期间，与会人员不得交头接耳、大声喧哗或随意进出；8）会议期间，与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，总经理和部门负责人不定期抽查与会人员的会议记录；