澄清岗位说明书编写过程的5个基本问题.doc

澄清岗位说明书编写过程的5个基本问题围绕企业的发展战略，推进以三定为基础，以薪酬体系为核心，以绩效管理体系为支撑的烟草行业用工收入分配制度改革，是适应烟草行业发展形势，全面强化烟草企业竞争力的要求，也是运用科学系统的方法构建和谐烟草的战略举措。笔者认为烟草企业要科学、有效地推进用工分配制度改革， “三定”工作是基础，在开展“三定”工作的过程中，企业如何在围绕战略职能分解、实施工作分析基础上，建立科学有效的岗位说明书，其基础性作用就显得尤为重要了。一份科学的岗位说明书是建立在岗位分析的基础上的，并通过岗位描述清晰地界定了岗位承担部门或企业的赋予的职责和任职人应该扮演的角色、岗位必须具备的任职资格、工作的时间及环境特点、工作目标等重要的岗位因素，它不仅仅为岗位评估、薪酬定级提供依据，还直接为岗位人员聘用、员工绩效管理、薪酬政策制定、员工晋升，以及员工培训与开发提供依据。在战略人力资源管理系统中，各个子系统都是建立在完整的岗位信息基础上，如果缺乏了规范的岗位说明书或者岗位说明书的内容描述不能全面体现岗位的基本要素，它将直接影响到我们本次的用工分配制度改革的成败，同时也将直接影响其他相关人力资源管理子系统功能的发挥，并最终影响到企业人力资源管理系统的战略支持职能发挥。然而，许多企业在按照上级主管部门的安排推进用工分配制度改革过程中，非常重视薪酬管理制度和绩效管理制度的设计，却忽视了岗位分析和岗位说明书等基础工作，有的企业没有开展工作分析，有的企业将原先的岗位职责转化成岗位说明书，有的甚至是按照上级要求的过程草草了之，其最终编写、提交的岗位说明书自然是很难满足系统运行的要求，并且因为基础的不牢靠造成薪酬体系和绩效管理体系运行举步维艰，甚至夭折。为此笔者根据岗位说明书科学管理的要求和项目运作的经验，对岗位分析、岗位说明书编写与管理的一些基本问题进行分析阐述，并提出具体的规避办法，供各企业或部门开展三定工作时借鉴。问题一：岗位职责就是岗位说明书吗？企业在开展三定工作，编制岗位说明书时，许多编写组成员认为“我们公司早就有岗位说明书了，而且每个岗位的职责都上墙了，何必多此一举”。但凡细读各墙上装裱的“岗位说明书”后，就发现他们所说的岗位说明书，仅仅是岗位职责，然而，只要对岗位说明书的基本内容有所认识的人都知道“岗位职责只是岗位说明书的一部分”。何谓岗位职责，主要是指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果。一般来说，岗位职责主要回答以下几个问题：为达到具体的目的，本岗位主要在哪些领域中开展工作，工作持有人所承担的主要职责以及工作所要求的最终结果是什么。而岗位说明书，是对组织（企业/部门/班组）中岗位的基本信息、设置目的、岗位工作职责与权限、绩效标准、沟通关系、工作环境条件、任职资格等内容给予规范、说明的书面性文件。总的来说，岗位说明书涉及到两个方面的工作，一是岗位本身的研究，即研究每个工作岗位的目的，该岗位所承担的工作职责与工作任务，以及它与其它岗位之间的关系等。二是上岗资格的研究，即研究能胜任该岗位工作完成目标的任职者必须具备的条件与资格，比如工作经验、学历、能力特征等，全面反映了岗位和岗位任职人的信息。因此，岗位职责只是岗位说明书的一部份，用岗位职责代替岗位说明书的做法有点欲盖弥彰，牵强附会，从战略人力资源管理体系的角度出发，岗位职责是很难代替岗位说明书的系统功能的，因此，我们还是要按照岗位说明书管理的要求，在岗位分析的基础上清晰、规范地描述岗位的基本要素，充分地体现岗位说明书应有的功能。问题二：因人编写还是因事编写？在开展岗位分析、编写岗位说明书时，是因人编写呢，还是因事编写，这一点也是诸多编写人员困惑的问题。如果我们按照“因人编写”的观点来实施，各个岗位的任职员工中有优秀/合格/不合格三种，在编写岗位说明书时，岗位编写者往往以“优秀员工的岗位工作职责、工作任务及任职资格”为基准，这样势必导致岗位职责界限不清晰、很多人员不能胜任该岗位等情况。再有，编写时若参照岗位人员目前做的工作进行编写，便会使得岗位说明书成为现实工作流程的“再现”，犯下编写“现在做的”，而不是“应该做的”错误。其实，岗位说明书的编写过程，是对企业业务流程重新认识的过程，企业应该把岗位说明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点，在开展岗位分析时做到“对事的本身，而不是针对现有的任职人”，从事的角度明确各岗位的职责与权限，规范工作流程。因此，在编写岗位说明书时要做到力求客观，就必须在“因事编写”原则的指导下，围绕部门的职能和业务流程开展工作分析，并以此为基础确定岗位的职责规范和任职资格规范。误区3：同名称岗位只需一份岗位说明书吗企业按照工作分工管理要求，各部门按照一定的标准开展工作分工，并在分工的基础上设计出相应的岗位，难免会出现工作任务性质相同、工作任务量较大的工作，而产生“一岗多人”的现象。这样的岗位是否只需编制一份岗位说明书呢？这一点也许多编写者经常遇到并感到疑惑的问题。对于这个问题我们应该辩证地来看待，并从两个方面进行检审。首先，我们要看看岗位职责的范围是否过宽、过广，是否超出了岗位任职人可以承担的范围，如果未超出范围，仅仅只是因为企业业务量的变化而影响人员的配置的话，这说明我们在进行岗位分析、职责分工专业化方面是没有问题的，这样的岗位允许“一岗多个编制”，并通过一份岗位说明书进行管理；相反的，如果我们在检、审过程中发现某些岗位在职责归类中没有体现专业分工的要求，或者专业分工的标准还不足以区分岗位与岗位之间的区别，而造成岗位工作职责的范围过宽、过广，造成单个员工难以胜任，而增加人员的，我们建议对这些岗位的职责进一步分解、细化，按照专业化管理的要求对职责进行整合、归类，形成新的不同的岗位，并对这些岗位建立相应的说明书，采取“一岗一份”的描述方式，每个任职人应人手一份，这样才能做到事事清，事事明。误区4：编写岗位说明书是HR的工作公司上下都认识到岗位说明书对于人力资源管理体系的基础作用以后，企业便开始着手岗位说明书的编写工作，然而，一谈到具体编写工作，问题就随之而来，谁是岗位说明书的编写和管理的主体呢？各部门首先下结论：“岗位说明书应该由人力资源部来编写、管理”，如果我们从现代企业对“管理”的定义及管理者职能定位出发，这份职责的归属问题就一目了然了。管理是管理者围绕组织的目标开展一系列的计划、组织、协调、监督、控制的过程，其中的组织职能就是管理者开展目标分析、工作分解，实现人与事的合理配置，并最终促进组织目标实现的过程，而开展岗位分析、建立规范的岗位说明书其实就是管理者体现组织管理职能的重要手段，这样我们就很明确地说：岗位说明书编写工作应该由各级管理人员及具体的任职人来承担。或许有人要问，在岗位说明书编写过程中人力资源部应该做些什么呢？从人力资源管理的系统职能出发，对岗位说明书的基本功能模块的设计、定义，对岗位管理理念的宣导及编写技术培训工作，以及整个编写过程的组织、标准控制等工作。由此可知，岗位说明书编写和管理不仅仅是HR的事情，人力资源部具体负责组织编写、示范推动、适时指导、组织定审工作。具体编写工作应由各部门领导负责组织，把编写本部门岗位说明书当作部门工作重新优化分配的过程，通过优化管理将“合适的工作安排给适合的人去做”，并通过岗位说明书的方式对各岗位的职责与任职资格规范下来，各部门组织相应的人员完成岗位说明书的编写工作后，部门领导组织任职人、编写人员等对岗位说明书进行共同审核，确认，以保证部门工作职责划分的科学性、规范性，并做到上下的共同认可，规范了部门的组织模式，为部门各项职能及工作目标的达成确定基本稳固的执行方式，进一步强化部门的执行力。误区5：编写岗位说明书是一劳永逸的工作部分已经开展了岗位分析，完成岗位说明书的企业，在开展岗位说明书编写时就认为：以前我们都编写了岗位说明书了，这次用工分配制度改革就不用开展再重复工作了。其实，随着企业经营环境变化和企业的发展，企业的战略、工作业务流程也在不断变化，由此部门职责及岗位的工作内容，以及岗位的任职规范也会随之发生变化，因此，编写岗位说明书，并不是一劳永逸的工作，企业要在一定的时间内，给予一定程度的修正和补充，以便与企业的实际发展状况保持同步。一般而言，岗位说明书至少每12年全面组织修改一次，而平时应根据企业的发展和职责的变化情况灵活、及时进行修订，实际工作中，企业组织系统内经常会出现有些岗位不能适应公司发展，而对该岗位合并、删减甚至新增岗位的情况，而更常见的情形便是同一岗位出现新的工作、原工作因故发生变化，对于这些情况都应该及时记录在案，并迅速反映到岗位工作说明书的调整之中。因此，企业编写出规范的岗位说明书后，应制定岗位说明书动态管理制度，由专人负责管理更新。总之，岗位说明书是人力资源管理工作的基石，一定要从科学性、时效性、动态性、实用性出发，规避编写过程中的误区，避免岗位说明书的形式化和表面化，使岗位说明书真正为用工分配制度改革起到基础的支持作用，为各部门科学地安排工作，开展绩效管理，提高企业、员工绩效服务。