OA的常见问题.doc

如何处理OA系统实施过程中所遇到的问题作者：ljkj 提交日期：2009-12-29 9:59:00 | 分类:未分类 | 访问量：699 1、可与OA厂商协商对企业用户进行定期培训工作，系统全面地去巩固功能模块的运用知识，提高操作熟练度；2、有针对性的解决系统应用中所遇到的问题，在与OA厂商沟通的过程中，需要注意两方面：其一是内部问题，此类情况下项目小组的几个负责人一定要针对问题先达成一致意见，然后再去与对方进行沟通。否则，就可能在一些非重要问题上出现分歧，有的主张改进，有的说不改也行。这样无疑会对以后的沟通造成消极影响，使己方处于被动。二是对OA实施人员要有要求，对能够解决的问题，应提醒其在计划时间内实现，对OA本身不能解决的问题，要拿出相关理由，以方便企业对照查找资料，共同找出其他解决方法。四大症状 笔者认为，目前的OA市场主要存在着四大问题： 实施失败率居高不下。统计显示，在已经实施的OA项目中，成功和失败的项目大概各占一半，有些专家甚至认为OA应用成功率不到30%。如此高的失败率必然导致资源的浪费，也影响了OA的推广应用，因此如何提高OA项目的成功率是一个亟待解决的问题。失败率居高不下，还表现在OA功能的闲置浪费，一些单位OA成了发发通知、交换文件的简单“文秘”工具。 价格混战，互相残杀。目前国内的OA项目从1000元到100多万元不等，这是其他类型软件（如ERP、财软等）所不可能有的现象。原因是OA门槛不太高，产品形态复杂，鱼龙混杂，导致行业秩序紊乱。比如，有的类似于一个简单的工具软件，只有非常简单的功能但产品化程度高，不做定制，不用实施，所以卖几百元很正常，而有的项目又非常复杂，甚至不比ERP差，就可卖到几十上百万元。 缺少统一开放的协同应用平台。从用户的角度说，在政府和企业中，除了办公自动化系统之外，可能还有财务、人事等业务管理系统，尤其是企业中还会有库存、生产、销售等管理系统。但目前国内具有两个以上业务信息系统的机关企事业很少是由一家固定的厂商提供的，这些系统之间很少能够紧密协调起来，往往形成多个“信息孤岛”。就前端来说，经常需要退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致。“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”长期以来一直被认为是传统办公系统的三大缺陷，产生这些问题的根源在于缺少一个统一、综合、开放的协同应用平台。 尚未建立统一的行业技术标准。由于缺乏统一的办公自动化技术规范，各个OA开发商各施其政各行其是，使得各个单位的OA系统五花八门，低水平的重复设计、重复开发，都在做同样的事、走同样的路、犯同样的错误，部分单位还停留在停滞不前的状态，各个单位各个系统互不兼容，难于扩展升级。 因此，国内行业还处在一个大浪淘沙的时代，迫切需要激浊扬清，需要有实力的厂家以有效的市场战略、优异的产品性能和良好的服务来促进行业的洗牌，规范市场竞争秩序，就象国内的财务管理软件市场早期的历程一样，经过数年的市场发展，今天形成了繁荣有序的竞争局面。OA办公系统发展中遇到的问题发布日期： 2011-9-7 信息来源：全球化、现代化的高效率竞争让无数的中小企业也逐渐摆脱传统的办公方式，伴随着企业业务量的提升、工作难度的增大、企业规模的扩张、管理的复杂化，企业越来越需要现代化的手段来提升自身的管理水平和综合实力，在具体的办公和管理方面，OA办公系统无疑已经成为当代企业必备的信息化基础软件。从最初应企业和技术进步的双重推动而出现，办公系统发展到今天已经经历了几代主流产品的革新，技术的进步带来功能更加全面的设计，企业不断出现的新要求推动着产品设计理念的不断随之变革。然而，发展到今天，目前的主流OA产品距离企业的需求之间仍旧存在着差距，面对企业发展迅猛形势下不断涌现的新要求，OA系统面临着发展过程中的问题，这些问题具体存在于哪些方面，又将如何突破，我们将一一分析道来。一、OA办公系统的性价比问题环顾目前市场上存在的主流产品，除了已经日渐难以满足企业需求的传统型办公系统以外，项目型OA以强大的个性化定制功能成为部分企业的选择，解决了产品型OA个性化需求适应性差的问题，但采取项目开发的模式进行，使得开发周期长、费用高、所用技术不利于以后系统升级或数据迁移，导致最终产品的性价比偏低，并不利于企业长远的发展需要，特别是未来需要再次进行二次开发和功能扩展时，又需要投入较长的时间、资金并承担较大的风险。面对这种不足，新一代的平台型OA以核心支撑平台这一技术创新实现了OA产品的个性化与产品化的统一，使产品既可以满足企业的个性化需求，同时继承了产品化成本低、成熟和稳定的优势，使性价比得到了大幅提升，以往OA办公系统性价比过低的问题得到了很好的解决。二、系统升级与OA二次开发的问题无论是传统型还是项目型的OA办公系统，所使用的开发技术较为复杂，在产品开发之初和未来伴随企业发展需要对系统进行升级和二次开发时，都需要通过改动系统的源代码来实现，这就使得 OA二次开发的技术难度大、成本过高、周期较长，企业也需要承担较大的风险，这也是为何许多企业一旦选择了这类产品，后续便难以进行维护和扩展的原因。针对于此类问题，平台型oa以其定制开发平台的技术优势，使未来需要进行系统升级和二次开发时，无需影响到原系统的运行便能独立进行功能模块开发，之后将其加入到原有系统之中便可以调试运行，使开发的效率大大提高，随之而来的还有开发费用的下降、软件质量和适应性的提升。三、OA和其他管理系统兼容与统一的问题对于传统型和项目型OA办公系统而言，由于开发技术的局限，使之在进行二次扩展时便困难重重，更不用说当前企业所需要的跨系统兼容与统一难题了。而无法回避的事实是，伴随着越来越多现代化的企业管理软件的实施，例如涉及到企业相关业务管理的ERP软件与办公系统之间存在互相联通以进一步提高企业综合管理效率的需求，而对于目前多数的OA产品而言无法实现这种兼容和统一。面对这种挑战，着眼于长远企业发展需求的承元平台型OA办公系统在开发之初便考虑到这一点，通过技术创新和平台化设计，使企业可以在更高层次上实现各种不同类型管理软件之间的互通与联结，大大提升综合管理效率，在竞争之中拔得头筹。OA办公系统发展面临的哪些问题？浏览次数：5 次 提问者： Angel万户回复一、OA（万户OA官网： ）办公系统的性价比问题环顾目前市场上存在的主流产品，除了已经日渐难以满足企业需求的传统型办公系统以外，项目型OA（万户OA官网： ）办公系统以强大的个性化定制功能成为部分企业的选择，解决了产品型OA（万户OA官网： ）办公系统个性化需求适应性差的问题，但采取项目开发的模式进行，使得开发周期长、费用高、所用技术不利于以后系统升级或数据迁移，导致最终产品的性价比偏低，并不利于企业长远的发展需要，特别是未来需要再次进行二次开发和功能扩展时，又需要投入较长的时间、资金并承担较大的风险。面对这种不足，新一代的平台型OA以核心支撑平台这一技术创新实现了OA办公系统的个性化与产品化的统一，使产品既可以满足企业的个性化需求，同时继承了产品化成本低、成熟和稳定的优势，使性价比得到了大幅提升，以往OA办公系统性价比过低的问题得到了很好的解决。二、系统升级与OA办公系统二次开发的问题无论是传统型还是项目型的OA办公系统，所使用的开发技术较为复杂，在产品开发之初和未来伴随企业发展需要对系统进行升级和二次开发时，都需要通过改动系统的源代码来实现，这就使得 OA办公系统二次开发的技术难度大、成本过高、周期较长，企业也需要承担较大的风险，这也是为何许多企业一旦选择了这类产品，后续便难以进行维护和扩展的原因。针对于此类问题，平台型OA以其定制开发平台的技术优势，使未来需要进行系统升级和二次开发时，无需影响到原系统的运行便能独立进行功能模块开发，之后将其加入到原有系统之中便可以调试运行，使开发的效率大大提高，随之而来的还有开发费用的下降、软件质量和适应性的提升。三、OA办公系统和其他管理系统兼容与统一的问题对于传统型和项目型OA办公系统而言，由于开发技术的局限，使之在进行二次扩展时便困难重重，更不用说当前企业所需要的跨系统兼容与统一难题了。而无法回避的事实是，伴随着越来越多现代化的企业管理软件的实施，例如涉及到企业相关业务管理的ERP软件与办公系统之间存在互相联通以进一步提高企业综合管理效率的需求，而对于目前多数的OA办公系统而言无法实现这种兼容和统一。面对这种挑战，着眼于长远企业发展需求的平台型OA办公系统在开发之初便考虑到这一点，通过技术创新和平台化设计，使企业可以在更高层次上实现各种不同类型管理软件之间的互通与联结，大大提升综合管理效率，在竞争之中拔得头筹。OA办公系统发展中遇到的问题发布日期： 2011-9-7 信息来源：全球化、现代化的高效率竞争让无数的中小企业也逐渐摆脱传统的办公方式，伴随着企业业务量的提升、工作难度的增大、企业规模的扩张、管理的复杂化，企业越来越需要现代化的手段来提升自身的管理水平和综合实力，在具体的办公和管理方面，OA办公系统无疑已经成为当代企业必备的信息化基础软件。从最初应企业和技术进步的双重推动而出现，办公系统发展到今天已经经历了几代主流产品的革新，技术的进步带来功能更加全面的设计，企业不断出现的新要求推动着产品设计理念的不断随之变革。然而，发展到今天，目前的主流OA产品距离企业的需求之间仍旧存在着差距，面对企业发展迅猛形势下不断涌现的新要求，OA系统面临着发展过程中的问题，这些问题具体存在于哪些方面，又将如何突破，我们将一一分析道来。一、OA办公系统的性价比问题环顾目前市场上存在的主流产品，除了已经日渐难以满足企业需求的传统型办公系统以外，项目型OA以强大的个性化定制功能成为部分企业的选择，解决了产品型OA个性化需求适应性差的问题，但采取项目开发的模式进行，使得开发周期长、费用高、所用技术不利于以后系统升级或数据迁移，导致最终产品的性价比偏低，并不利于企业长远的发展需要，特别是未来需要再次进行二次开发和功能扩展时，又需要投入较长的时间、资金并承担较大的风险。面对这种不足，新一代的平台型OA以核心支撑平台这一技术创新实现了OA产品的个性化与产品化的统一，使产品既可以满足企业的个性化需求，同时继承了产品化成本低、成熟和稳定的优势，使性价比得到了大幅提升，以往OA办公系统性价比过低的问题得到了很好的解决。二、系统升级与OA二次开发的问题无论是传统型还是项目型的OA办公系统，所使用的开发技术较为复杂，在产品开发之初和未来伴随企业发展需要对系统进行升级和二次开发时，都需要通过改动系统的源代码来实现，这就使得 OA二次开发的技术难度大、成本过高、周期较长，企业也需要承担较大的风险，这也是为何许多企业一旦选择了这类产品，后续便难以进行维护和扩展的原因。针对于此类问题，平台型oa以其定制开发平台的技术优势，使未来需要进行系统升级和二次开发时，无需影响到原系统的运行便能独立进行功能模块开发，之后将其加入到原有系统之中便可以调试运行，使开发的效率大大提高，随之而来的还有开发费用的下降、软件质量和适应性的提升。三、OA和其他管理系统兼容与统一的问题对于传统型和项目型OA办公系统而言，由于开发技术的局限，使之在进行二次扩展时便困难重重，更不用说当前企业所需要的跨系统兼容与统一难题了。而无法回避的事实是，伴随着越来越多现代化的企业管理软件的实施，例如涉及到企业相关业务管理的ERP软件与办公系统之间存在互相联通以进一步提高企业综合管理效率的需求，而对于目前多数的OA产品而言无法实现这种兼容和统一。面对这种挑战，着眼于长远企业发展需求的承元平台型OA办公系统在开发之初便考虑到这一点，通过技术创新和平台化设计，使企业可以在更高层次上实现各种不同类型管理软件之间的互通与联结，大大提升综合管理效率，在竞争之中拔得头筹。目前OA存在的问题1、 目前绝大多数的OA产品或系统基本上都不支持多组织、多角色之间的合作与互动。一般的OA系统只是在企业内部应用，没有提供对企业与外部环境中各种组织之间的业务关系的支持。而在网络时代，企业的这种需求却越来越迫切。2、 现在的OA系统缺乏一个先进的、切合企业实际并且可以全面应用的管理模型支撑。支撑现今OA系统的管理模型来自西方的企业管理思想，只是针对企业业务的局部的单个解决方案，缺乏一个整体的战略管理模型。3、 现有的OA没有一个针对企业不同发展阶段的产品。没有一家软件厂商真正切实的分析不同的企业发展阶段的真正需求，而只是简单的把模块的功能划分为大中小企业版，并按照不同版本配置其功能，这实际上抹杀了大中小企业的战略目标不同这个根本问题。4、 目前企业内部拥有的众多业务系统，如：FM、ERP、CRM，都不能充分挖掘利用已经积累的信息资源，也没有合适的方式进行整合。现有的OA系统也没能力为解决这个企业难题做出应有的贡献。5、 现有的OA系统大多只是解决企业事务性工作问题，没有支持企业核心业务运作和管理的功能。 OA软件开发商存在的问题在操纵系统、应用系统、桌面办公等方面都有国产软件，但都还不具有与国外软件产品相抗衡的能力，目前还属于发展中的工业，它们的进步和完善还有待人们使用它、认同它和改进它。目前OA办公自动化系统供给商主要是以市场经营为主，缺乏对用户的引导。因为他们大多数是国外公司，其产品的本地化尚嫌不足，很多应用软件还不完全适应中国的国情，因而，他们的产品也造成了一些单位在人力和资金上的铺张。OA办公自动化系统软件超前消费。软件供给商，尤其是国外的软件供给商，他们老是把最提高前辈、超前的系统理念和软件技术带到中国来，这一方面临我国软件的发展起了很大的促进作用，但另一方面也带来了应用系统的超前消费。以知识管理为例，知识管理的基础是信息的数字化，而信息的数字化就要建立“知识”库，有了“知识”，才能讲“知识管理”。而在我国当前迫在眉睫的需求是实现信息的数字化、管理的网络化，这些建立了、健全了、完善了，人们的观念转变了，知识进步了， “知识”库丰硕了，“知识管理”才有实际意义。在国外，OA办公自动化系统的建立是一步一步发展到现在的，基础非常完善，他们要做的是锦上添花。而我们则不具备这些前提，基础应用还未建立和健全，完全按照国外模式建立起来的系统肯定会超前，所以就会有很多单位投巨资建起世界上最提高前辈的系统，系统建立验收之日，就是系统被搁置之时。这种教训在各行各业都有，IT行业更为严峻。在OA的实施过程中，有四种可能的情况：第一、如果需求不合理，那么该需求被否定。第二、如果需求合理，OA办公系统有完整的解决方案，只要使用OA系统的功能就可以了。第三、如果需求合理，OA系统没有现存的解决方案，那么，研究OA办公系统有没有间接的解决方案。第四、间接的方案也没有，就要进行二次开发。实际上，如果企业购买的OA系统是高端成熟的产品，并且符合企业的主要功能需求，这种情况是很少发生的。在企业协同办公的大趋势下，保持一份清醒的认识是必要的。很多企业的信息化之路，是从引进实施ERP等业务管理软件开始的，ERP汇集精确的数据，形成有用的信息，能够辅助企业管理人员做出正确的决策。协同办公（OA）与ERP同为企业信息化的重要组成部分，但是作用大不相同。经验表明，许多OA项目的失败正是由于企业对OA的作用不明确，提出了太多不合理的要求造成的。那什么是协同办公的真正含义呢？帮助企业建立起正确的管理决策方法和过程，加快内部管理的流动速度，辅助企业总体目标的实现，才是协同办公的真正含义。项目在实施过程中，业务部门站在局部的立场上会提出大量的要求，这些要求绝大部分对企业总体目标的实现没有太大的帮助却要花费大量的时间做客户化，开发统计报表。最后导致项目超支、延期甚至失败。所以，在上OA之前，必须先问问自己下列三个问题：1) 实施OA要解决什么问题？2) OA是如何解决上述问题的？3) 解决这些问题，能够单纯的依赖OA吗？三个问题看似简单，其实不容易回答。必须对企业自身的管理问题有深刻的认识才行。充分意识到实施OA是为企业的目标服务。例如，通过实施OA的流程管理使日常管理更加透明和有序了，减少了盲目和等待，从而减少了管理成本的浪费。再比如，计划管理的日程安排和工作汇报，可以有效的进行资源调度以及敦促公司目标的实现，从而缩短了管理时间周期，间接提高了企业的有效产出，改善了企业的盈利能力。有了明确而具体的实施需求，对OA系统不合理的要求会大大减少，会简化实施过程。因此，明确需求是实施OA系统的前提。那么，OA如何辅助企业实现其目标呢？OA系统最基本的功能是事务处理功能，它采集业务流程执行过程中的数据和过程。比如，流程审批，它记录了需要审批的数据，更记录了整个流程各个环节的审批过程。因此，与其说OA系统是信息系统，更准确地讲，实际上它是个管理过程控制系统，因为OA系统记录的是数据，更是管理行为过程。一个员工要申请1台电脑，1台电脑对于库管员来讲，它仅仅是一个数据而已，但是如果这个数据经过了流程的审批过程，它就变成了实实在在的信息。从而这个仓库管理员做出给申请的员工发放1台电脑的决策。数据只有用于回答管理决策的问题时，才会成为信息，而OA的信息来源于管理过程的控制。最后，来想一下，解决所有需求，能够单纯的依赖OA吗？不可否认，OA系统能辅助企业管理人员进行管理控制和做出更好的决策，但也必须清楚OA系统的作用只是辅助性的。OA不能解决所有的需求，有些需求也不一定对企业有帮助。在OA实施过程中，企业应该如何甄别个性化的需求？第一、明确企业的真正目标企业的总目标究竟是什么？某集团公司，年初提出战略规划年产量要提高20%，据此形成各成员单位及集团本部各部门年度工作计划，此计划需各单位负责人审核、分管副总审批后生效。集团各部门分解年度工作计划，形成各部门季度、月度工作计划，此计划需各部门负责人审核、分管副总审批后生效。并根据工作计划完成情况进行跟踪考核。果真需要如此吗？完成年度战略规划的考核是否就能够多赚钱？有时，我们很容易误入歧途。第二、确定OA需求是否有利于企业的总目标确定企业赚取更多的利润的整体目标后，接下来是确定个性化需求是否合理。业务部门提出这样那样的要求都是有一定的目的的，但都是为了实现企业的总目标吗？如果我们的OA需求不能够为企业的总目标的实现有所贡献，这个需求毫无价值。第三、寻找OA解决之道在OA的实施过程中，有四种可能的情况：第一、如果需求不合理，那么该需求被否定。第二、如果需求合理，OA办公系统有完整的解决方案，只要使用OA系统的功能就可以了。第三、如果需求合理，OA系统没有现存的解决方案，那么，研究OA办公系统有没有间接的解决方案。第四、间接的方案也没有，就要进行二次开发。实际上，如果企业购买的OA系统是高端成熟的产品，并且符合企业的主要功能需求，这种情况是很少发生的。实施OA系统投入巨大(财力、人力、精力)，如果目前或将来只是使用了某些功能而不能为企业带来更多的利润，那么，它不能算是成功的。只有把时间和精力放在有价值的需求上，做到需求明确、实施简化，才不至于陷入细节纠缠和二次开发的泥潭。才能使OA系统真正成为实现企业总体目标的有力工具，毕竟我们需要的是雪中送炭而不是一个锦上添花的东西。s