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Word学习交流    我想大家平时每天都会和字处理软件打交道。而有时因为各种工作的需要，如做大标语、大横幅剪字、装饰或制作广告等，往往需要打印出比较大的字来。但可惜的是，一般情况下，一些常见的字处理软件只能够处理有限字号的字，并不能够满足我们打印大字地的要求。不过，Word是字处理软件中的大哥大，我们完全相信它有这个能耐！1、设置页面大小先选择Word"文件""页面设置"命令，打开Word"页面设置"对话框，选择"纸张"标签，并选择"纸型"为"自定义大小"，同时设置一下纸张的大小，如宽55厘米、高55厘米等（如图1）。按下"确定"按钮，此时Word会提示"你有一处或多处页边距设在了页面之外，选择'调整'按钮可以增加页边距"，我们选择"忽略"按钮。2、设置文字大小在页面直接输入需要打印的汉字内容，然后选中它们，选择"格式"菜单下的"字体"命令，在打开的"字体"对话框中选中"字号"输入框，双击使字号内容反显，然后输入字号大小，输入字号的大小在1磅到1638磅之间。一般纵向A4幅面单字大小为500磅，纵向A3幅面单字大小为750磅，注意输入字号后一定不要忘了回车，否则字号设置不起作用（如图2，笔者正在设置当前字号为888），最后单击"确定"按钮保存。当然，我们也可以在文字"字体"属性中设置其为空心字体，以节省墨粉。 3、观看效果此时我们可以看到Word窗口中汉字明显大了，为了取得更好的效果。我们单击工具栏上的比例缩放下拉框，选择一个合适的比例，就可以看到整体效果了（如图3）。 4、打印输出给打印机装好纸，单击"打印输出"按钮后即可把当前大字打印出来了。小提示（1）据笔者试验，发现在Word中输入字号没有任何限制，只取决于你定义的纸张大小 ，如果超过过纸的宽度，则另一边不可见，这一点还请大家要注意。（2）磅与字号的关系我们在字处理软件中设置字号时经常会遇到磅和字号，那么它们之间的大小关系到底怎样？为此，笔者特地查找了有关资料，得知"字号"和"磅"对应关系如下：42磅对应初号、36磅对应小初、26磅对应一号、24磅对应小一号、22磅对应二号、18磅对应小二号、16磅对应三号、15磅对应小三号、14磅对应四号、12磅对应小四号、10.5磅对应五号、9磅对应小五号、7.5磅对应六号、6.5磅对应小六号、5.5磅对应七号、5磅对应八号。从中也可以看出，当用"字号"作为字的度量单位时，"字号"越大字越小，最大字的字号为"初号"，最小字的字号为"八号"；而用"磅"作为字的度量单位时，"磅"值越大字越大。最大字的磅值为"72磅"，最小字的磅值为"5磅"。（3）Word中也提供了艺术字功能，而且我们可以对插入的艺术字进行自由放大和缩小。同时，Word中自定义纸张时，其宽度和高度的最大值均为55.87厘米，我们只要选择插入艺术汉字后，并用鼠标把艺术字的高度拉满了一页高，字的宽度拉成了一页宽。这时就可以得到一个最大为55.87厘米×55.87厘米的大字，这已经够大了。_-    假期已近，老师们可能也开始考虑制作考试试卷了。因而今天咱们就来教大家如何用Word制作一个试卷模板。一、设置页面试卷通常使用B4纸、横向、分两栏印刷，因此在制作之前，先要设置页面。启动Word 2003（其他版本操作相似），新建一空白文档。执行"文件页面设置"命令，打开"页面设置"对话框，切换到"纸张"标签下，设置纸张大小为B4纸；再切换到"页边距"标签下，设置好边距，并选中"横向"方向（图1）。全部设置完成后，确定返回。 图1二、制作密封线正规的试卷上都有密封线，我们可以用文本框来制作。执行"视图页眉和页脚"命令，进入"页眉和页脚"编辑状态。然后执行"插入文本框竖排"命令，再在文档中拖拉出一个文本框（图2），并仿照图2的样式输入字符及下划线。 图2小提示：由于Word中的下划线出现在一行开头时不能显示出来，所以我们在装订线开头，多输入了一个"装"字，选中该字设置颜色为"白色"，将其"隐藏"起来。将光标定在文本框中，执行"格式文字方向"命令，打开"文字方向-文本框"对话框（图3），选中"右边"一种文字方向样式，确定返回。 图3将文本框定位到页面左边页边距外侧，并根据页面的大小调整好文本框的大小及字符位置等。将鼠标移至文本框边缘处成"梅花状"时，双击鼠标，打开"设置文本框格式"对话框，在"颜色与线条"标签中，将"线条"设置为"无颜色线条"，确定返回。最后单击"页眉和页脚"工具栏上的"关闭"按钮返回文档编辑状态，密封线制作完成（局部效果如图4）。 图4小提示：添加了页眉后，页眉处出现了一条横线，影响试卷的制作，我们可以用下面的方法将其清除：在页眉处双击鼠标，再次进入"页眉和页脚"编辑状态，执行"格式边框和底纹"命令，打开"边框和底纹"对话框，在"边框"标签下，选中"无"边框样式，然后将其"应用于""段落"，确定返回即可。Word、Excel和PowerPoint是朋友们在日常学习和工作中经常使用的三个Office组件，然而它们在提高我们工作效率的同时也会让我们担心文档的安全性，因此，为了文档不被他人所查看，我们最好是给这些Office文档加把锁。    Office加密方式及算法原理    Word、Excel 和 PowerPoint 为文档提供了三种级别的密码保护方式。第一级是可以设置密码来决定用户是否有打开文档的权限；第二级是可以设置密码来决定用户是否有编辑文档的权限；第三级是可以对打开的Word文档启动强制保护，这样将以只读的方式打开。Word、Excel 和 PowerPoint 都使用 RC4 的对称加密法对受密码保护的文档进行加密。RC4是一种流密码算法，它对数据的每个字节进行操作，与RC2算法一样，它支持长度为40位、64位以及128位的密钥，它都是由RSA Data Security Inc制定的，在给文档加密时我们可以选择指定密钥的位数。     Office文档的加密方法    下面我们以Word 2003为例作介绍，在要保护的文档中依次点击"工具选项"，然后在打开的"选项"窗口中点击"安全性"标签，在该标签页中我们在"打开文件时的密码"后可以设置打开文档时所需要的密码。密码设置越复杂，被非法用户成功破解的几率越小。点击"高级"按钮，然后在打开的"加密类型"窗口中可以设置加密的算法，在列表中选择一个最合适的加密算法，然后在"选择密钥长度"处设置密钥的位数并点击"确定"返回。当设置好后点击"确定"，这时要求你再确认你所设置的密码，当再次正确输入密码后点击确定即可。如果你不想他人随意修改你的Word文档，那么只要在图中的"修改文件时的密码"后设置密码，最后点击"确定"并再次确认即可，这样当要修改打开的文档时须输入正确的密码才能修改文档；如果你想禁止别人修改文档，那么只要在图中点击"保护文档"，然后在展开的"保护文档"面板中点击"是，启动强制保护"按钮，接着在弹出的窗口中设置保护文档的密码即可。    小提示：关于Excel和PowerPoint的加密过程与Word的相似，Office其它版本的操作与Office 2003操作也极为相似，在这里就不一一向朋友们介绍了。 -_    由于工作的关系，一些办公用户可能经常需要将一些Word文件转换成网页文件，但是转换后的网页文件会改变原来Word文件的排版格式，还得手工进行修改，很麻烦。但FlashPaper软件就可以解决问题，该软件可以轻松的把Word文件转换为Flash文件（点击下载），然后再把它嵌入到网页中，而且一点也不会影响原来的排版格式。 安装FlashPaper软件后，在Word菜单中会多一个"FlashPaper"菜单，先打开要进行转换的Word文件，接着点击菜单"FlashPaper""Convert to Macromedia Flash"，选择Flash文件的保存目录和文件名，然后点击"确定"按钮可以转换了。转换好后打开Flash文件观看，你会发现不仅显示效果不错，而且还保留了文档原来的排版格式外，直接把转换后的Flash文件嵌入到网页中，然后再放到网上去，这样大家就可以看到"原汁原味"的Word文件了。_    Word 2003的拼音指南只能生成上下型的拼音格式，而有时我们也需要使用一些跟在文字后面的拼音，这该怎么做呢？笔者今天给朋友们介绍一个好方法，可以很轻易地让Word输出这种拼音来。如图1所示就是最终的效果图 图11. 首先还是将要注音的几个字输入到Word中，然后全选，并执行"格式"菜单"中文版式拼音指南"命令给它们加上拼音，如图2所示 图22. 随后再全选这些文字，并执行"编辑"菜单"复制"命令3. 点击"插入"菜单"图片艺术字"，并随便选择一个艺术字样式进入编辑窗口。按下Ctrl+V键将刚刚复制的带拼音文字粘贴到艺术字编辑器中，如图3所示 图34. 此时我们就会发现拼音已经横向排列了，这时再选中图3窗口中的所有文字，然后用Ctrl+C先复制下来，再点"取消"按钮关闭艺术字编辑器，最后执行"编辑"菜单"粘贴"命令即可成功生成如图1所示的横向格式拼音了。【小提示】 由于在艺术字窗口中没有相应的复制与粘贴按钮，因此本文在这里使用了快捷键，其中，Ctrl+C代表复制功能，而Ctrl+V则代表粘贴功能。    在打开Word文档时，如果程序没有响应，那么很有可能是该Word文档已经损坏。此时，请试试笔者以下所述方法，或许能够挽回你的全部或部分损失。 一、自动恢复尚未保存的修改    Word提供了"自动恢复"功能，可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上，在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后，系统将打开"文档恢复"任务窗格，其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。    文件名后面是状态指示器，显示在恢复过程中已对文件所做的操作，其中："原始文件"指基于最后一次手动保存的源文件；"已恢复"是指在恢复过程中已恢复的文件，或在"自动恢复"保存过程中已保存的文件。    "文档恢复"任务窗格可让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。然后，你可以保存最佳版本并删除其他版本，或保存所有打开的文件以便以后预览。不过，"文档恢复"任务窗格是Word XP提供的新功能，在以前的版本中，Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来。二、手动打开恢复文件    在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时，程序自动任何恢复的文件。如果由于某种原因恢复文件没有打开，你可以自行将其打开，操作步骤如下：1. 在"常用"工具栏上，单击"打开"按钮；2. 在文件夹列表中，定位并双击存储恢复文件的文件夹。对于Windows 2000/XP操作系统，该位置通常为"C：documents and settingsApplication DataMicrosoftWord"文件夹；对于Windows 98/Me操作系统，该位置通常为"C： WindowsApplication DataMicrosoftWord"文件夹；3. 在"文件类型"框中单击"所有文件"。每个恢复文件名称显示为"'自动恢复'保存file name"及程序文件扩展名；4. 单击要恢复的文件名，然后单击"打开"按钮。三、"打开并修复"文件Word XP提供了一个恢复受损文档的新方法，操作步骤如下：1. 在"文件"菜单上，单击"打开"命令；2. 在"查找范围"列表中，单击包含要打开的文件的驱动器、文件夹或Internet位置；3. 在文件夹列表中，定位并打开包含文件的文件夹；4. 选择要恢复的文件；5. 单击"打开"按钮旁边的箭头，然后单击"打开并修复"。四、从任意文件中恢复文本    Word提供了一个"从任意文件中恢复文本"的文件转换器，可以用来从任意文件中提取文字。要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本，操作步骤如下：1. 在"工具"菜单上，单击"选项"命令，再单击"常规"选项卡；2. 确认选中"打开时确认转换"复选框，单击"确定"按钮；3. 在"文件"菜单上，单击"打开"命令；4. 在"文件类型"框中，单击"从任意文件中恢复文本"。如果在"文件类型"框中没有看到"从任意文件中恢复文本"，则需要安装相应的文件转换器。安装方法不做赘述；5. 像通常一样打开文档。    此时，系统会弹出"转换文件"对话框，请选择的需要的文件格式。当然，如果要从受损Word文档中恢复文字，请选择"纯文本"，单击"确定"按扭。不过，选择了"纯文本"，方式打开文档后，仅能恢复文档中的普通文字，原文档中的图片对象将丢失，页眉页脚等非文本信息变为普通文字。五、禁止自动宏的运行    如果某个Word文档中包含有错误的自动宏代码，那么当你试图打开该文档时，其中的自动宏由于错误不能正常运行，从而引发不能打开文档的错误。此时，请在"Windows资源管理器"中，按住Shift键，然后再双击该Word文档，则可阻止自动宏的运行，从而能够打开文档。六、创建新的Normal模板    Word在Normal.dot模板文件中存储默认信息，如果该模板文件被损坏，可能会引发无法打开Word文档的错误。此时，请创建新的Normal模板，操作步骤如下：1. 关闭Word；2. 使用Windows"开始"菜单中的"查找"或"搜索"命令找到所有的Normal.dot文件，并重新命名或删除它们。比如，在Windows XP中，请单击"开始"，再单击"搜索"，然后单击"所有文件和文件夹"，在"全部或部分文件名"框中，键入"normal.dot"，在"在这里寻找"列表框中，单击安装Word的硬盘盘符，单击"搜索"按钮。    查找完毕，右键单击结果列表中的"Normal"或"Normal.dot"，然后单击"重命名"命令，为该文件键入新的名称，例如"Normal.old"，然后按Enter键；3. 启动Word    此时，由于Word无法识别重命名后的Normal模板文件，它会自动创建一个新的Normal模板。    我在一家建筑施工企业工作，经常要在文档中输入超过10(甚至100)的带圈序号(字符)，我是用"域"来实现的：在文档中按下"Ctrl+F9"组合键输入域记号(一对大括号，不能用键盘直接输入)，在域记号中输入如下域代码：eq oac(,11B)。设置好字体、字号等。选中上述域代码，按"Alt+F9"组合键看一下效果。如果不满意，再按一次"Alt+F9"组合键切换回域代码状态，分别选中域代码中的""或"11B"，执行"格式字体"命令，打开"字体"对话框，在"字体"和"字符间距"标签中(如图1)，通过反复调整"缩放"、"间距"和"位置"的相关数值，来调整""和"11B"的大小、间距及其上、下位置。在调整过程中，可以通过反复按"Alt+F9"组合键查看效果，直到满意为止(如图2)。  注意：如果经常要进行这样的输入，可以把调整好的代码添加到自动图文集中供以后调用、修改。在输入域代码时，要在"eq"字符与后续字符间保留一个空格。在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过"数据有效性"来防止重复输入:     选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，执行"数据有效性"命令，打开"数据有效性"对话框，在"设置"标签下，按"允许"右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择"自定义"选项，然后在下面"公式"方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。    以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框(如图2)，并拒绝接受输入的号码。 注意:为了让输入的身份证号码能正确显示出来，请将单元格设置为文本格式。    适用于下列 Microsoft Office 程序的 2003 版本：Access 2003、Excel 2003、 FrontPage? 2003、Outlook? 2003、Publisher 2003、PowerPoint? 2003 和 Word 2003下列 Microsoft Office XP 程序的 2002 版本：Access 2002、Excel 2002、     FrontPage? 2002、Outlook? 2002、Publisher 2002、PowerPoint? 2002 和 Word 2002Microsoft Office 2003 的简体中文、繁体中文、英语（美国）和日语版本以及 Microsoft Office XP 的简体中文、英语（美国）和日语版本提供了此功能。    要执行某个声音命令，您只需口述自定义工具栏上相应的按钮名称，就能快速执行通常需要执行几个命令才能完成的任务。或者您具有能自动执行多步骤任务的宏。您只需在自定义工具栏中包含该宏，就可以通过口述该宏的名称来执行任务。为常用命令或任务创建自定义工具栏在"声音命令"模式中，您可以对您在 Office 程序中读到的任何内容给出声音命令。例如，如果"格式"工具栏上显示"加粗"，您可以口述"加粗"以将选定的文本加粗。但是，如果未显示命令，或者任务要求您说出一个以上的命令，您可以将命令或按钮作为快捷菜单添加至自定义工具栏。例如，在 Word 中，您可以向自定义工具栏添加"分页"命令，这样，只需口述"分页"命令就可以插入分页符，而无需先说"插入"、"分页符"，再说"确定"。注释 · 自定义工具栏必须可见，才能使用所添加的声音命令。 · 您只能向自定义工具栏，而不能向现有的内置工具栏添加声音命令。 第 1 步：创建自定义工具栏 1. 在"工具"菜单上，单击"自定义"。 2. 单击"工具栏"选项卡。 3. 单击"新建"。 4. 在"工具栏"名称框内，键入需要的名称，然后单击"确定"。 5. 单击"命令"选项卡。 6. 在"类别"框内单击一种类别。 7. 将您需要的命令或宏从"命令"框拖至显示的工具栏。 8. 完成操作后，要关闭"自定义"对话框，请单击"关闭"。 注释 · 命令和宏的名称必须由可以理解的文字组成。 · 可以保留默认的命令名称，也可以重命名。 · 按钮上的名称是您处于"声音命令"模式时口述的名称。 第 2 步：使用自定义声音命令 1. 如果屏幕上没有自定义工具栏，请单击"视图"菜单上的"工具栏"，然后单击需要的工具栏。 2. 如果麦克风未打开，请在"语言"栏上单击"麦克风"。 3. 在"语言"栏上，单击"声音命令"或口述"声音命令"，然后口述自定义工具栏上的命令名称。 4. 完成操作后，单击"语言"栏上的"麦克风"或者口述"麦克风"来关闭麦克风。_-    对一个电脑用户来说，文字处理工作是必要的。出于某些目的，我们常常需要对自己的文档进行保护。这里所说的"保护"有两层含义。第一、确保自己文档中的信息不被其他未授权用户看到；第二、避免宏病毒、误操作及其他各种原因使文档文件受损，保证文档的完整性。现在我就以使用Word多年的经验(虽然有点自卖自夸)，谈谈保护Word 2000(以下简称Word)文件的方法和措施。隐藏文档纪录    当我们打开Word时，首先会看到什么？对了，只要用鼠标点击"文件"菜单，默认情况下会列出最近使用过的4个文件。这样，我们打开过的文件会完全暴露在外，无需查找也能轻易被别人发现。    出于保密需要，我们往往不希望别人看到自己最近编辑过的文件，要达到这样的目的，只要在"工具""选项""常规"选项卡中不选中"列出最近所用文件"即可。    这样做就没人能发现最近被使用过的文件了？答案当然是否定的。在一般情况下，Windows的"开始"菜单中"文档"子菜单会列出用户最近使用过的所有文件，对敏感内容应及时予以清除。我们可以通过点击"开设""设置""任务栏和开始菜单""高级"选项卡中的"清除"按钮（这是Windows 2000下的方法，Windows 98下的操作类似）。可是，频繁的清除也太麻烦，再说，有时候忘记清除怎么办，有没有一劳永逸的办法呢？我们可以通过修改注册表来实现。    在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一个名为"NoRecentDocsHistory"的DWord值，将其键值设置为1，可使"文档"菜单中的内容不再改变。或者在上述分支下新建一个名为"NoRecentDocsMenu"的二进制值，并将其键值设置为"01 00 00 00"，重新启动后"文档"菜单将从"开始"菜单中消失。躲开他人视线    现在我们可以开始安心编辑文件了。不好，突然有人走了过来-有时我们不希望别人看到自己正在编辑的文档。如果直接关掉Word等会还要重新打开编辑的文档，对已经设置了"不显示最近使用文件"的用户来说，要是目录很深，那可惨了其实有一种简单的办法：首先用"CtrlA"选中全文，再用工具栏中的"字体颜色"按钮将字体设置为白色。如果嫌步骤太多，可以自己录制一条宏命令：选择"工具""宏"菜单中的"录制新宏"命令，在弹出的对话框中输入宏名（随你自己定，比如"隐藏")，按下将宏指定到键盘的按钮，在弹出的对话框中指定执行这个宏所使用的快捷键组合(我们可以任意选择，但不要和已有的快捷键组合冲突)。等别人走开以后，我们再按下CtrlZ组合键即可(其实，这是利用"撤销"命令的原理实现的)。给文档设置密码    漫长的文字录入工作终于完成了，如果不希望那些未经授权的用户使用你的保存文件，就应该给它设置密码。打开"文件""另存为"点击"工具"按钮中的"常规选项"，在密码栏中输入密码，确认输入后即可。这里要说明的是，Word提供了两种类型的密码用于文件保护："打开权限密码" -限制未经授权的用户打开文档；    "修改权限密码"-限制未经授权的用户对文档作修改，没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档。这两种密码是相互独立的，可以根据自己的需要分别设定。密码的最大长度为15个字符，并区分字母大小写。另外，选中 "建议以只读方式打开文档"选项，这样文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示，如果我们选择"否"不接受建议，文档仍以常规方式打开。需要提醒大家，别以为加了密码就万事OK了，对许多破解Office文档密码的软件来说，长度太短或较有规律的Office文档密码可以说不堪一击。所以，真正需要加密的重要文档，我们还需多加留心，尽量使用数字、字母大小写混合加密。加密后的小措施    即使文档已经进行过加密保护，我只要动动鼠标，仍然可以了解你的文档的一些内容。用鼠标右击文档，在弹出菜单中选择"属性"，可在"摘要"选项卡的标题项中看到文档的部分正文内容。这是为什么呢？    原来很多人习惯在编辑一个新文档的时候先直接输入正文，然后再给文档起标题。这样一来，Word就会自动将正文的前几十个字作为文档摘要信息保存下来。所以为了使自己的隐私得到更好的保护，我们要养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯。如果你不想让别人知道你的一些用户信息，还应在"工具""选项""用户信息"选项卡里做一些修改工作(包括"用户姓名"、"姓名缩写"、"通讯地址"等)。方便安全的审阅    经过上述方法处理文档，可以说基本是安全的。但是，我们完成一篇文档后，可能还需要交给他人审阅，使用"工具""保护文档"命令可对原文档进行保护。这样，他人在文档原稿上所做的修改都以用修订标记或批注标记的形式记录下来。另一种方法是使用"版本"功能：选中"文件""另存为"点击"工具"按钮中的"保存版本"，以后再选择"文件"菜单中的"版本"命令，就能在弹出的对话框中选择所需的旧版本进行查看和处理。宏病毒防范    Word提供了对宏病毒的警告保护，用户可以选择"工具""宏""安全性"命令，在弹出对话框中设置各种安全级别。建议设置为"高"或"中"，使Word禁止非可靠来源文档中宏的运行，或在运行前给出警告提示，让用户选择运行与否。但是某些软件(比如IBM ViaVoice 2000)可能会强制你将其设置为"低"。另外，需要提醒大家的是Word只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀毒，所以要真正杜绝宏病毒，应该使用防病毒软件。突发事件下的文档保护    有时候可能由于突发事件（比如断电、死机）导致文档未能保存，难道就让所做的一切都付之东流？我们应尽量利用Word提供的"自动保存"功能，在"工具""选项""保存"选项卡中设定"自动保存间隔时间"，不要把这个间隔时间设置得太短，否则频繁的保存，一来浪费时间，二来损伤硬盘。设置好后，再碰到上述情况，Word的自动恢复功能会在下次使用Word时自动打开恢复文件，恢复文件中包含了最后一次自动保存功能对文档所作的修改。若是Word没有自动打开恢复文件，我们可手工将其打开。恢复文件的后缀名为asd，其路径在"工具""选项""文件位置"选项卡中查找，对于Windows 9x/Me一般为"WindowsApplication DataMicrosoftWord"文件夹，对于Windows 2000一般为"Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftWord"文件夹。    Word还提供了文档备份的功能。选中"工具""选项""保存"选项卡中的"保留备份"选项，在将当前的修改内容保存到原文档的同时，Word会自动保留一个备份文档（备份文档是以wbk为后缀名的）。    好了，说了这么多，可能大家已经发现，原来对于文档文件的保护工作，并非一定要通过加密软件才能完成的，Word自身已经为我们提供了不少功能，只要我们平时注意积累，就会让自己的文档越来越安全。    相信打开查找和替换对话框来查找和替换文档中的文字、录制宏、执行修订文档等功能大家平时使用得一定挺多的，但大家一般都是通过选择菜单下的命令来打开并执行这些功能的。不过您知道吗？利用Word 2000的状态栏我们可以快速执行上述操作。 1.快速打开"查找和替换"对话框从"编辑"菜单中执行"查找"、"替换"或"定位"中的任何一个命令都可以打开"查找和替换"对话框。在状态栏上"录制"按钮前面的任何位置双击鼠标，也可以打开"查找和替换"对话框（如图1），而且Word 2000会自动为我们选择"定位"选项卡，大大方便了我们操作。 2.快速打开"宏录制"对话框    双击状态栏上的"录制"按钮可以打开"宏录制"对话框（如图2），这比依次执行"工具""宏""录制新宏"命令来打开"宏录制"对话框要方便多了。 3.快速执行修订功能    对于文档的初稿，我们往往要进行多次修改。可以利用Word 2000的修订功能来帮助我们进行修改。要使修订功能生效，我们一般是依次执行"工具""修订""突出显示修订"命令，在（如图3）所示的对话框中选中"编辑时标记修订"复选框，按"确定"按钮后才能执行修订功能，显得十分麻烦。其实，我们只要双击状态上的"修订"按钮即可快速打开或关闭修订功能。在未处于修订状态时，"修订"按钮显示为浅灰色。而且当我们在状态栏上的"修订"按钮上右击鼠标时，会出现（如图4）所示的快捷菜单，大大方便了我们操作。  4.选取连续的文本    大家都知道，当我们按F8键后，可以使文本的选取模式处于扩展状态（状态栏上的"扩展"按钮会变得有效），我们可以在要选取的文本的结束位置单击鼠标或者按键盘上的方向键增加或减少文本的选取范围。而要取消扩展模式，则只要按下Esc键。其实，我们双击状态栏上的"扩展"按钮可打开或关闭该模式，显然来得更加方便。5.切换"插入/改写"状态    一般情况下，我们可以按键盘上的Insert键来切换"插入/改写"状态。但如果我们已经将Insert键的默认功能修改为粘贴功能（执行"工具"菜单中的"选项"命令，选择"编辑"选项卡，选中"用INS键粘贴"复选项可将Insert键作为粘贴键来使用）时，我们就只有在状态栏上双击"改写"按钮来切换"插入/改写"状态了。6.快速修改拼写和语法错误    当我们在编辑文档的时候，如果Word 2000正在检查拼写和语法的错误，状态栏上的"拼写和语法状态"指示器图标将在书上出现一支动画笔。如果没有找到任何错误，就显示一个对号。如果找到了错误，就显示"X"。双击（如图5）所示的图标会出现（如图6）所示的快捷菜单，可以根据需要修改错误或忽略错误。  7.取消后台打印任务    当我们给打印机发出打印任务后（一般我们都将打印任务设置为后台打印），会在状态栏上出现打印机图标，说明Word 2000正在后台打印您的文档。打印机图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。双击打印机图标可取消打印任务，不过你的动作可要快一些，否则将无法取消打印任务。    小健：一个容易被大家忽视的小小的状态栏，竟然隐藏着这么多特殊的作用，相信大家一定会给大家带来不少方便。不过，一般在默认状态下，Word 2000会显示状态栏。如果没有显示，请执行"工具"菜单中的"选项"命令，再选择"视图"选项卡，然后选中"显示"下的"状态栏"复选框，按"确定"按钮即可显示状态栏（如图7）。     工作簿在Excel是最基本的元素，其重要性不言而喻。这一期我们就向大家介绍实用的工作簿技巧。设置好你的姓名及选项    第一次安装Word时，需要输入用户姓名、用户单位名称等，以便为你注册。这些信息被Excel引用。如果想更改它，可以选择"工具""选项"，单击"常规"标签，然后在其中"用户名"一栏中进行更改即可。快速新建工作簿按下Ctrl+N组合键，则快速新建一个工作簿。快速保存工作簿按下Ctrl+S组合键，则可以快速保存文件。快速关闭工作簿按下Ctrl+W组合键，则关闭当前工作簿，并提示是否保存工作簿。而按下Ctrl+F4组合键，也可关闭当前工作簿。快速切换工作簿当同时打开多个工作簿时，按下Ctrl+F6或Ctrl+Tab或Ctrl+Shift+F6或Ctrl+Shift+Tab 组合键，则依序在多个工作簿之间切换。快速最大/小化/还原工作按下Ctrl+F10组合键，可以使最小化的工作簿窗口最大化。按下Ctrl+F9组合键，可以使最小化的工作簿窗口。按下Ctrl+F5组合键，可以使最大化（或最小化）的工作簿窗口还原成正常状态。快速打开文件夹在"打开"、"保存（另存为）"和"插入图片"等对话框中，将光标定位在窗口中，按下F4键，相当于按下"查找范围（保存位置）"旁边的下拉按钮，帮你快速选择定位文件夹。强制退出Excel按下Alt+F4组合键，不管你打开几个工作簿，都会强制退出Excel。如果有文件没有保存，Excel会提示你是否保存。快速切换工作表按下Ctrl+Page Up组合键，在不同工作表之间，按工作表顺序从后向前切换（从Sheetn直到Sheet1）。按下Ctrl+Page Down组合键，在不同工作表之间，按工作表顺序从前向后切换（从Sheet1直到Sheetn）。快速打开插入对话框在Excel中，按下Ctrl+Shift+=组合键，则可快速打开"插入"对话框。快速重命名工作表双击工作表标签，就可以进行"重命名"操作了。省得再在Excel中右击要更改工作簿标签，再选择"重命名"。快速打开固定工作簿如果你有几个固定的工作簿需要同时打开，可以将它们保存为工作区文件，只要将工作区文件打开，Excel就会打开保存在其中的每个工作簿：先打开需要同时使用的多个工作簿，再根据使用要求调整好窗口的大小和位置。然后单击Excel"文件""保存工作区"，输入工作区名称后单击"保存"按钮即可。需要提醒注意的是，对每个工作簿所作的修改必须分别保存，保存工作区并不会保存其中的工作簿。让Excel自动打开工作簿如果你的多个工作簿需要随Excel自动打开，先把它们保存为工作区文件，然后在"资源管理器"中选中工作区文件，按下Ctrl+C键。如果使用Windows 98/Me，则打开C:Windows application data Microsoftxlstart文件夹；如果是Windows 2000/XP，则应打开C:Program filesMicrosoft office officexlstart文件夹。再用鼠标右键单击窗口空白处，选择"粘贴快捷方式"，将工作区的图标放入xlstart文件夹。以后只要运行Excel，工作区中的所有文件就会被打开。小提示如果要自动打开某个工作簿，只要按相同方法将它的图标放入xlstart文件夹即可。选择打开多个工作簿打开Excel的"打开"对话框，按住Ctrl键逐个选中要打开的工作簿，最后单击"打开"按钮，所选工作簿就会被全部打开。    Excel 2000工作簿的自动保存技巧 单击"工具""加载宏"，选中对话框中的"自动保存"，确定后"工具"菜单即可出现一条"自动保存"。单击该命令可打开"自动保存"对话框，并对"自动保存时间间隔"和"保存选项"等进行设置。如果没有"自动保存"宏可供选择，则请重新运行Office安装程序，选择"添加和删除功能"，并单击展开"Microsoft Excel for Windows""加载宏""自动保存"项目，选择"从本机运行"按钮，再顺着向导操作即可。自动保存Excel XP文件Excel XP本身具有自动保存功能，只要选择"工具""选项"，然后在打开的"选项"对话框中单击"保存"标签，在"保存"选项卡中选中"保存自动恢复信息"复选框，并设置相应时间间隔即可。固定Excel工作簿的栏目标题在浏览长篇工作簿时，栏目的标题也会随着滚动消失，这给查看带来了许多不便。这时可冻结窗格来固定栏目标题，选择要固定的单元格，然后单击菜单窗口-冻结窗格。这样任你怎么移动表格，被冻结的窗格始终出现在界面上不会任意移动。让Excel打开两个同名文件Excel一般情况下是无法打开两个同名文件的！不过，如果的确想打开，可以