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第四章 会计凭证第一节会计凭证概述一、会计凭证的概念和种类会计凭证是记录经济业务事项发生或完成情况的书面证明，也是登记账簿的依据。所有会计凭证只有经过有关人员的严格审核并确认无误后，才可以作为登记账簿的依据。会计凭证按照它填制程序和用途的不同来划分，可以分为原始凭证和记账凭证两类。(一)原始凭证原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据。(二)记账凭证记账凭证是登记账簿的直接依据。原始凭证和记账凭证的种类。1 原始凭证按来源划分： 外来原始凭证，自制原始凭证按填制手续及内容划分： 一次凭证，累计凭证，汇总凭证。按格式划分： 通用凭证，专用凭证。2 记账凭证按内容划分： 收款凭证，付款凭证，转账凭证。按填列方式划分： 复式凭证，单式凭证。原始凭证和记账凭证都是会计凭证，但两者有所不同。1.原始凭证记录的是经济信息，它是编制记账凭证的依据，是会计核算的基础;2.记账凭证记录的是会计信息，它是会计核算的起点;记账凭证将原始凭证中的一般数据转化为会计语言，是介于原始凭证与账簿之间的中间环节，是登记明细分类账户和总分类账户的依据。二、会计凭证的作用填制和审核会计凭证，是会计核算工作的起点。(一)记录经济业务，提供记账依据(二)明确经济责任，强化内部控制(三)监督经济活动，控制经济运行例：(判断)会计凭证按照填制程序和用途分为原始凭证和记账凭证。( )正确答案第二节原始凭证一、原始凭证的种类原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任具有法律效力的文字凭据。凡是不能证明经济业务发生或完成情况的各项单据，如购货申请单、购销合同、计划、银行对账单等，不能作为原始凭证。原始凭证分类：(一)按照取得方式或来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证1.自制原始凭证，是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。如仓库保管人员在验收材料入库时填制的“收料单”、生产车间或部门从仓库领用材料时填制的“领料单”、职工填制的“借款单”、发放薪酬时的“薪酬发放明细表”、成本计算部门在计算产品成本时编制的“制造费用分配表”、“固定资产折旧计算表”。2.外来原始凭证，是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如销货单位开出的“公路、内河货物运输业统一发票”或“增值税专用发票”、银行转来的“进账单”、供电部门开来的电费“收据”、电信部门开来的“电话账单”、职工出差取得的“车票”、“飞机票”等。销售发票：自制 购货发票：外来(二)按照格式不同。可将原始凭证分为通用凭证和专用凭证1.通用凭证，是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。其范围可以是全国，也可以是某一地区(省、市等)或某一行业如某省统一印制的“发票”、某一地区统一印制的“收款收据”、全国统一使用的“银行承兑汇票”等。通用凭证的格式标准、内容规范，有利于降低费用支出。2.专用凭证，是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如前所述“差旅费报销单”、“收料单”、“固定资产折旧计算表”等。例：(多选)下列原始凭证中，属于单位自制原始凭证的有( )。A.收料单 B.借款单C.购物发票 D.折旧计算表正确答案ABD二、原始凭证的基本内容原始凭证必须具备下列基本内容(原始凭证七要素)：(1)原始凭证名称;(2)填制原始凭证的日期;凭证的编号;(3)接受原始凭证的单位名称;(4)经济业务内容(含数量、单价、金额等);(5)填制单位签章;(6)有关人员(部门负责人、经办人员)签章;(7)填制单位名称或者填制人姓名、凭证附件。三、原始凭证的填制要求(一)填制原始凭证的基本要求1.记录要真实真实可靠、符合实际情况2.内容要完整项目齐全3.手续要完备自制：经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章对外开出：加盖本单位公章外来(单位)：填制单位的公章外来(个人)：填制人员的签名盖章。4.书写要清楚、规范不得使用未经国务院公布的简化汉字大小写金额必须相符且填写规范小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字小写金额要求：在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。金额数字一律填写到角、分，无角、分的，写“00”或符号“一”;有角无分的，分位写“0”，不得用符号“一”。大写金额要求：大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白。大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字;有分的，不写“整”或“正”字。5.编号要连续如果原始凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。6.不得涂改、刮擦、挖补。原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。7.填制要及时。(二)自制原始凭证的填制方法1.一次凭证的填制一次凭证：一次填制完成、只记录一笔经济业务，一次有效一般外来凭证都是一次凭证。(1) 以“收料单”为例，介绍一次凭证的填制方法。(2)支票的填制。支票由支票存根和交给收款人的支票构成，分左右两边，中间用分割线分开。正面:加盖预留在银行的企业法人代表私章和本单位的财务专用章。其次在支票和存根的分割线上加盖财务专用章;背面:现金支票的收款人若是本单位或个人姓名的，应在支票背面进行加盖企业法人代表私章和本单位的财务专用章;如图所示：若是转账支票，其背面本单位不用盖章。开好支票：将支票沿分割线剪下交给收款人拿到开户行去取款，本单位会计根据支票存根作“银行存款”减少处理。收到转账支票：收款单位取得转账支票后，在支票的背面加盖收款单位的法人代表私章和本单位的财务专用章，填好银行进账单连同转账支票送交收款单位开户银行委托银行收款。2.累计凭证的填制累计凭证：一定时期内多次记录同类经济业务以“限额领料单”为例说明累计凭证的填制方法。“限额领料单”是多次使用的累计领发料凭证。在有效期间内(一般为一个月)，只要领用数量不超过限额就可以连续使用。3.汇总凭证的填制汇总凭证：对一定时期内反映内容相同的经济业务的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。如“差旅费报销单”、“收料凭证汇总表”、“发料凭证汇总表”等。例如，甲工业企业会计根据出库单编制的发料凭证汇总表如表411所示。(P82)(三)外来原始凭证的填制要求以购货发票为例，发票一般由税务局等部门统一印制，或经税务部门批准由经营单位印制，在填制时加盖出据凭证单位公章方有效，对于一式多联的原始凭证必须用复写纸套写。四、原始凭证的审核内容(一)审核原始凭证的真实性日期、业务内容、数据是否真实对通用原始凭证，还应审核凭证本身的真实性，以防假冒。(二)审核原始凭证的合法性(三)审核原始凭证的合理性是否符合企业生产经营活动需要、有关的计划和预算等。(四)审核原始凭证的完整性基本要素、日期是否完整，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否正确等。(五)审核原始凭证的正确性金额的计算及填写凭证中有书写错误的，应采用正确的方法更正，不能采用涂改、刮擦、挖补等不正确方法。(六)审核原始凭证的及时性例(判断)：在特定情况下，原始凭证经批准可以涂改、挖补。 ( )正确答案×例(单选)：发现原始凭证金额错误，下列各项中，正确的处理方法是( )。A.由本单位经办人更正，并由单位财务负责人签名盖章B.由出具单位重开C.由出具单位更正，更正处应当加盖出具单位印章D.由本单位会计人员按划线更正法更正，并在更正处签章正确答案B例(多选)：填制原始凭证要求做到( )。A.记录真实B.内容完整C.手续完整D.书写清楚、规范正确答案ABCD例：(判断)限额领料单既是自制的原始凭证，也是累计凭证。 ( )正确答案第三节记账凭证记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。它是登记账簿的直接依据。记账凭证可以根据每一张原始凭证编制，也可以根据同类原始凭证汇总编制或根据原始凭证汇总表编制。一、记账凭证的种类(一)记账凭证按照经济内容分类，可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证1.收款凭证收款凭证：记录现金和银行存款收款业务根据库存现金收入业务和银行存款收入业务的原始凭证填制的，是据以作为登记现金和银行存款等有关账户(账簿)的依据。收款凭证又可分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。现金收款凭证：根据现金收入业务的原始凭证编制，如以现金结算的发票记账联;银行存款收款凭证：根据银行存款收入业务的原始凭证编制，如银行进账通知单。收款凭证的格式如表412所示。2.付款凭证付款凭证：用于记录现金和银行存款付款业务，根据库存现金和银行存款付出业务的原始凭证填制的，既是出纳付款的依据，也是企业据以登记现金、银行存款日记账和其他有关账户(账簿)的依据。付款凭证又可分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。现金付款凭证：根据现金付出业务的原始凭证编制，如以现金结算的借款单;银行存款付款凭证：根据银行存款付出业务的原始凭证编制，如现金支票、转账支票存根。付款凭证的格式如表413所示。3.转账凭证转账凭证：记录不涉及现金和银行存款的业务，根据有关转账业务(即在经济业务发生时，不需要收付现金或银行存款的各项业务)的原始凭证填制的，如企业内部的领料单、出库单等;计提固定资产折旧、期末结转成本等也是转账行为。转账凭证的格式如表414所示。对于经济业务较简单、规模较小、收付业务较少的单位，为了简化核算，还可采用通用记账凭证来记录所有经济业务。通用记账凭证的格式与转账凭证基本相同。(二)记账凭证按照填列方式分类，可以分为复式凭证和单式凭证1.复式凭证复式凭证：所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映前述的收款凭证、付款凭证、转账凭证都是复式记账凭证。优点：反映科目之间的对应关系，便于了解经济业务概况，便于检查和分析经济业务;降低编制凭证的工作量，减少记账凭证的张数，便于对凭证进行保管不足：不便于传递、汇总，不利于会计人员的合理分工，没有单式记账凭证灵活。复式记账凭证被大多数企业单位所采用，适用范围较为广泛。2.单式凭证单式凭证：一张记账凭证只填列涉及的一个会计科目及其金额填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。优点：便于归类、整理、传递，便于分工合作，方便记账凭证汇总表的编制。不足：不能集中反映经济业务的概况，不便于查账、保管。一般适用于业务量较大，会计部门内部分工较细、经济业务单一的单位。单式凭证的一般格式如表415、表416所示。在借项记账凭证和贷项记账凭证中所列示的对应总账科目只起参考作用，不作为登记账簿的依据。例(多选)：记账凭证按内容不同可分为( )。A.收款凭证B.付款凭证C.转账凭证D.原始凭证正确答案ABC二、记账凭证的基本内容记账凭证必须具备以下基本内容：(1)记账凭证的名称;(2)填制记账凭证的日期;(3)记账凭证的编号;(4)经济业务事项的内容摘要;(5)经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向;(6)经济业务事项的金额;(7)记账标记;(8)所附原始凭证张数(大写);(9)会计主管、记账、审核、制单等有关人员签章，收款凭证和付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。三、记账凭证的编制要求(一)基本要求1.记账凭证各项内容必须完整。2.记账凭证应连续编号。按月顺序编号分数编号法：一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证。如3-8 1/2, 3-8 2/2. 3.记账凭证的书写应清楚、规范。4.不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。5.除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。所附原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准。如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，则应该把所附原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。但报销差旅费等零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。一张原始凭证如涉及到几张记账凭证的，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号(在摘要上写附件见×月×号凭证)或者附上该原始凭证的复印件。一张原始凭证所列的支出需要由几个单位共同负担时，应当由保存该原始凭证的单位开具原始凭证分割单给其他应负担的单位。原始凭证分割单凭证名称 填制日期 填制单位 受票单位 业务内容 金 额分割票据单位 分摊的费用受票单位盖章 分割票据单位盖章经办人 经办人备注6.填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制。已登记入账的记账凭证错误更正：第五章7.记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。(二)收款凭证的编制要求借方科目：库存现金或银行存款;日期：编制本凭证的日期;右上角顺序号： “收字第×号”或“现收字第×号”和“银收字第×号”的顺序编号;摘要：记录的经济业务的简要说明;贷方科目：与库存现金或银行存款相对应的会计科目;记账：该凭证已登记账簿的标记，防止经济业务事项重记或漏记;金额：该项经济业务事项的发生额;附件 张：记账凭证所附原始凭证的张数;最下边分别由有关人员签章，以明确经济责任。【例42】企业20×9年5月20日销售货物一批，价款40 000元，增值税6 800元。收到购买单位支票一张，收讫46 800元存入银行。会计分录如下：借：银行存款46 800贷：主营业务收入 40 000应交税费应交增值税(销项税额)6 800出纳人员根据审核无误的原始凭证填制银行存款收款凭证。(三)付款凭证的编制要求【例43】企业20×9年6月20日购入材料一批。买价30 000元，增值税5 100元。开出支票一张支付购料款。正确答案会计分录如下：借：原材料30 000应交税费应交增值税(进项税额) 5 100贷：银行存款35 100出纳人员根据审核无误的原始凭证填制银行存款付款凭证。另外，为了避免重复记账，对于涉及现金和银行存款之间相互划转的经济业务，即从银行提取现金或把现金存人银行的经济业务，统一只编制付款凭证，不编收款凭证。当发生从银行提取现金的业务时，只编制银行存款付款凭证，而不编制现金收款;当发生把现金存入银行的业务时，只编制现金付款凭证，而不编制银行收款凭证。【例44】20×9年7月25日，将当日多余的现金35 000元存入银行。此时，应编制一张现金付款凭证。正确答案借：银行存款35 000贷：现金35 000(四)转账凭证的编制要求转账凭证将经济业务事项中所涉及全部会计科目，按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“一级科目”和“二级明细科目”，并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏。借、贷金额合计数应该相等。【例45】企业20×9年5月31日计提当月折旧20 000元，其中生产车间计提折旧l5 000元，厂部管理部门计提折旧5 000元。会计分录如下：借：制造费用l5 000管理费用 5 000贷：累计折旧20 000会计人员根据折旧提取计算表填制转账凭证。当一项经济业务，既涉及现金和银行存款收付的业务，又涉及转账业务时，需要分别编制记账凭证。【例46】20×9年10月25日，购买小轿车一辆，价值600 000元，用银行存款支付400 000元，余款签发三个月商业汇票一张。假定不考虑增值税。编制的会计分录如下：(1)借：固定资产400 000贷：银行存款400 000(2)借：固定资产200 000贷：应付票据200 000出纳人员根据审核无误的原始凭证分别填制银行存款付款凭证和转账凭证。(五)记账凭证的审核记账凭证审核的内容主要包括以下几个方面：1.内容是否真实。2.项目是否齐全。3.科目是否正确。4.金额是否正确。5.书写是否正确。此外，出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重收重付。会计电算化：要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字，以加强审核，明确责任。对在记账凭证审核过程中发现的问题，应分别情况处理：记账凭证填制错误：由制证人员重新填制。已经登记入账的记账凭证错误更正方法：第五章例(单选)：经济业务发生或完成时取得或填制的凭证是( )。A.原始凭证B.记账凭证C.收款凭证D.付款凭证正确答案A例(单选)：某公司出纳小郑到开户银行存入现金5 000元，单位记账人员应根据有关原始凭证编制( )。A.现金收款凭证B.现金付款凭证C.银行付款凭证D.银行收款凭证正确答案B例(判断)：从银行提取现金，既可编制现金收款凭证，也可编制银行存款付款凭证。( )正确答案×第四节会计凭证的传递与保管一、会计凭证的传递会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。会计凭证的传递是会计制度的一个重要组成部分，应当在会计制度中作出明确的规定。在制定会计凭证传递程序和方法时，应当注意考虑下列三个问题：1.要根据经济业务的特点，企业内部机构的设置和人员分工的情况，以及经营管理上的需要，恰当地规定各种会计凭证的联数和所流经的必要环节，做到既要使各有关部门和人员能利用凭证了解经济业务情况，并按照规定手续进行处理和审核，又要避免凭证传递通过不必要的环节，影响传递速度。2.要根据有关部门和人员对经济业务办理必要手续(如计量、检验、审核、登记等)的需要，确定凭证在各个环节停留的时间，保证业务手续的完成。但又要防止不必要的耽搁，从而使会计凭证以最快的速度传递，以充分发挥它及时传递经济信息的作用。3.建立凭证交接的签收制度。二、会计凭证的保管会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。(一)会计凭证的日常保管主要要求是：1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。2.会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。会计凭证封面的格式如图所示。3.会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。4.原始凭证较多时可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。5.严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。(二)会计凭证的归档保管人员应当按照会计档案管理的要求，对装订成册的会计凭证按年分月顺序排列，以便查阅。作为会计档案，会计凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准可以复制。向外单位提供的会计凭证复制件，应在备查簿中登记，由提供人和收取人共同签章。(三)会计凭证的保管和销毁会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格遵循会计档案管理办法的规定。未满保管期限的会计凭证不得任意销毁。 会计凭证保管期满后，必须按照规定的审批手续，报经批准后才能销毁。但销毁前要填制“会计档案销毁目录”，交档案部门编入会计档案销毁清册。批准销毁后要进行监销，并取得销毁过程中有关人员的签字盖章。