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论企业秘书公关能力的培养2010-07-30 22:22摘要:秘书所要承担的公关任务基本一致,那就是要适应社会主语市场经济的需要,有利于提高自身素质,有利于促进企业的发展,有利于和谐人际关系的产生因此,任何企业的发展都离不开拥有良好公关能力的秘书更何况现代的秘书不再是简单的打打字,接接电话,整整材料了,她必须经常增强自身的基本素质、拥有较强的业务能力、加强文化素质以及要注意的一些社交礼仪的禁忌。在社会主义市场经济条件下,人与人之间,企业与企业之间,企业与个人之间的联系日益广泛,复杂化一个企业如果再遵循着传统的关念墨守成归,封闭自己的话,那么就跟不上这个时代发展的步伐了只有以完全开放的心态和胸怀,主动了解社会,融入社会,把握社会变化的趋势和脉搏,改进企业的服务形象,赢得社会的理解和支持,才能获得最大限度的发展和进步这就要企业转变经营理念,引进现代公共关系,培养企业秘书的公关能力。那么什么才是公关能力呢？它主要表现为一个人在社交场合的介入能力,适应能力,控制能力,以及协调行性等可是企业秘书公关能力的培养对企业真的重要么？答：重要,在现代社会中一个没有公关人员的企业要想长期生存和发展下去,简直是无法想象的企业在完成其目标运行的过程中必然要与现实环境诸因素发生关系,并引起关系的变化关系的变化又必然引起企业自身形象的变化,而自身形象的变化又直接对企业的运行,企业的目标实现,甚至企业的生存产生影响在这过程中,如果缺少公关的作用,企业的目标是难以实现的秘书只有具备了公关能力才能代表企业在社会分工中获得最大益处这是势在必行,那么究竟怎样才能培养企业秘书的公关能力呢？以下四个方面就是本文简述的重点。一. 独立自主并,于杜会直任吕的思道.企业秘书一般被视为决策者的今谋、肋手.主要从事决策指挥和管理抽肋工作这似乎是一种事事听命于领导的被动性工作.但在知识经挤时代这个弃正以人为本的时代更受到注重的是人的价值、人在生产经芭活动中的主体性作用面对这种良好的时代环境和落得的施展机遇.企业秘书应努力发挥自己的主观能动性,在工作中独立自主、独趋一面、充分展现自己的工作能力.只有这样,其个人价值才有可脂得到盛大限度的实现。但是,独立自主并不盘味粉仅需判断与实施.同时还要具有高度的杜会贾任移,要对自己选择的后果负音知识经济时代,企业需要的是既能独挡一面又能承担贵任的人才.秘书如果还抱粉.出了成软归翻导.出了事悄找领导.的老晚念,一眯依位子领导不穆于傲出自我选择和时自魏选择进行反复推橄与裸层反思就极易导致工作作风拖拉吐漫.井由此而招致事业的失败因此当代秘书既要勇于选择.更耍敢于面对选择的后果这就要求企业秘书确立科攀的世界观、人生观和价值晚.姗舀风险意识.工作中更加道懊、细致、认真.在月于承担挂会贵任的前提下,使自己独立自主的选择性更加合理、更加准确地发挥出来。此外.畜于杜会宜任感还盘味粉企业秘书应具有污大目光.密切关注杜会筋求.注重企业与杜会发展的和瀚.努力为企业塑造良好的杜会形象如当今牡会环保已成为一大热点,企业秘书应考察本企业产品以及生产过怪是否具有环保脸忍向领导或企业有关部门提出有益盘见作为企业领导的助手一个窗于杜会贾任感的企业秘书应自觉地将企业的生存与社会的发展紧密联系起来思考,为领导出谋划策,推动企业健康发展由此,秘书工作本身也就得到与时代同步的创新与拓展。二、锐意创新的精神状态和良好的心理素质人是生产力中最活跃的因素人是否具有创新意识、创新能力,是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提重复性的工作如办文、办会等,如果不加以创新,一味因循守旧,就会陷人僵化模式而失去活力因此,秘书必须时刻保持求新创新的精神状态,在固有模式中努力出新招、创新意,如将繁琐的办文程序简化,以多媒体手段管理文档等,就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新知识经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏,以及秘书工作服务性协调性强的特点,要求企业秘书必须具备良好的心理素质面对更富于挑战性的工作、更复杂的环境和变换莫测的新情况,秘书如何使自己真正成为联系上下内外的灵敏的传感器,成为企业运作的优良的润滑剂?首先,必须保持良好的心境和积极的生活态度,要冷静面对工作中的艰难曲折和激烈竞争中的失败,还要善于汲取经验教训,这样才能不断开拓进取,最终实现崇高的人生目标其次,要敢于突破传统的秘书职业观念,迅速适应时代的进步、环境的变化,真正发挥主体性作用,这样方能最大限度地实现自己的人生价值。三、基础知识、高科技知识和外语知识合理组合的多层次文化紊质掌握高科技知识离不开基础知识,基础知识是企业秘书人员开展工作吸收其他专业知识、相关知识和发展各种能力的前提条件基础知识主要包括:政治哲学类、语言文字类、数学统计类、历史地理类只有具备了一定的政治哲学知识,企业秘书才能比较透彻地理解国家的有关方针、政策以及领导的意图、上级的指示,在工作中保持清醒的头脑;只有具备了一定的语言文字知识,秘书才能胜任起草文件、撰写文章、编写材料等工作知识经济的出现,有力地推动着经济全球化随着我国企业涉外活动的日益频繁,企业秘书与外企、外商打交道的机会也越来越多,作为承担企业接待、谈判等涉外事务的秘书,具备扎实的外语功底应是必备的素质。四、一专多能、复合型的智傲紊质知识经济时代学科知识的交叉性和就业的激烈竞争,客观上要求秘书人员破除“凭一技之长端一辈子铁饭碗”的传统观念,使自身的能力既有侧重又得到全面发展当今的企业秘书,不仅要在本企业的发展规划、市场预测、营销策略、产品开发、经营管理等方面向企业领导提供意见和建议,而且要协助领导具体抓企业的经济发展工作,这就要求企业秘书努力实现一专多能。作为一个企业秘书,当然首先应掌握秘书专业的基础知识和基本技能,如公文写作、接打电话、接待来访、打字、传真、复印、处理日常事务等;同时,还要尽可能多地掌握一些与专业知识密切相关的其它知识,如经济学的基本概念、理论,科学的决策管理知识以及秘书所在系统、部门、行业的专业知识如在保险公司工作的秘书应懂得各种保险业务知识,在信息咨询公司工作的秘书要掌握一定的信息科学知识等。1.较强的表达能力包括有较强的口头表达能力(普通话、外语口语流利)和书面表达能力(即文字表达能力)。2.较强的信息处理能力。3.较强的活动能力包括交际能力、组织管理能力和协调能力。4.较强的应用能力包括书写能力和操作能力(熟练运用现代化办公设备尤其是微机)。5.较强的创造能力即具备一定的预测能力、应变能力和评估、创新能力。五、较强的法制观念和格守原则、规范的自律素质。我国经历过漫长的封建社会,长期以来形成的以人治、权力代替法治的封建余患短期内难以消除但随着社会的发展、时代的进步,我国在走法治道路、建立法制国家方面也取得了可喜的成就知识经济实际上就是有序的法制经济企业秘书作为决策者的参谋和助手,必须具备较强的法律意识和坚定的法制观念,坚决摒弃长期以来权力语言和行为模式的不良影响,时时从法律法规角度来观照企业活动的全过程,包括一切创新活动企业秘书在一切经营管理和辅助工作中都要严于律己,自觉抵制在利益驱动下的不规范运作行为及其违法活动,促进企业的健康发展。总而言之,人才是知识经济的第一资源,也是今后企业发展的关键这个以人为本的崭新时代的到来,给一向饰演配角的企业秘书带来了可贵的机遇秘书若能抓住这个机遇,不仅可以充分展现自身的才能、实现个人的价值,而且将会大大改变秘书的传统公众形象,使自己成为企业领导不可或缺的助手和企业运转过程中的重要人物。、 增强基本素质 基本素质是秘书人员必须具备的,可是要想提高公关能力就要首先增强基本素质,具备不一般的能力 1.身体素质 秘书在处理公关事务中要经常与社会各界打交道,接触的人员多,因此,身体必须要健康,体格要强健有句话说身体是革命的本钱,只有身体好了,才有能力去做好一切事不会有企业会聘请一个经常有病的人来代表自己的形象。 2.心理素质 这里所说的心理素质,是从秘书人员从事的职业角度来要求的,主要是待人接物要热情而冷静；性格要开朗,保持良好的心态,不能被情绪左右；对待他人的错误意见,有宽容的胸怀；对待工作既要自信,也要谨慎；处理问题既讲原则,也要讲灵活；对待事业既要努力,更要意志坚定另外,胆小害羞的女秘书还应该培养把自己当主人,只要不张狂,不越权。 3.思想素质 这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感,要具备爱岗敬业,实事求是,开拓创新的精神,博大的胸怀,宽广的视野和高度的社会责任感遵守社会公德的同时还要客观,公正的对待社会公众,不损害,中伤其他企业的利益和声誉自己的行为不仅要符合所在企业的利益,也要符合公众的利益,整个社会的利益。4. 业务素质 1）理论知识：必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识另一方面也注意收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。2）实践经验：要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多向有经验的人学习。 3）办事能力：秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。5.文化素质 1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。 2、 自然科学：仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知识,如机械设备,建筑工程,医药化学等一方面,我们平时要注意积累；另一方面,要从中学一学这方面的知识。 3、 外语：对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语我们要使自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。 此外,学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好处的。 俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。 但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。二. 秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则 工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径比如过河: 你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实可行的方法 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。 作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会：坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术为此,我们要做到以下几点： 1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间,同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系,与律师的关系；与有关部门的关系等。 在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理；而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害；而有的领导幽默风趣,你也不妨与他（她）开开玩笑了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。 对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩奸猾的习气。三. 提高业务能力 秘书工作内容千头万绪,十分丰富在做公关事务时,涉及到的人会更加多种多样,与之打交道的单位,部门又是五花八门这就要求其能够具有较强的公关能力,以适应其工作的特殊性。1、 高效的工作能力 能将琐碎繁忙的工作变得井然有序,能适应各种环境的变化和工作节奏的突变做到临危受命、忙而不乱。 2、 善于人际沟通 秘书最重要的职能是上传下达当老板和员工之间的沟通有了障碍,甚至影响到了团队关系和公司的动作,秘书应该用沟能的艺术,化解上下级之间的尴尬和猜疑。作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会：坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术为此,我们要做到以下几点： 1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间,同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系,与律师的关系；与有关部门的关系等。 在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理；而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害；而有的领导幽默风趣,你也不妨与他（她）开开玩笑了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。 对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩奸猾的习气。三. 提高业务能力 秘书工作内容千头万绪,十分丰富在做公关事务时,涉及到的人会更加多种多样,与之打交道的单位,部门又是五花八门这就要求其能够具有较强的公关能力,以适应其工作的特殊性。1、 高效的工作能力 能将琐碎繁忙的工作变得井然有序,能适应各种环境的变化和工作节奏的突变做到临危受命、忙而不乱。 2、 善于人际沟通 秘书最重要的职能是上传下达当老板和员工之间的沟通有了障碍,甚至影响到了团队关系和公司的动作,秘书应该用沟能的艺术,化解上下级之间的尴尬和猜疑。身于公司各种势力格局中,善于灵巧应对,能把握各种利害关系,找到一个最佳平衡点。 4、 能担当重要责任 高级秘书负责各领导层的沟通和联络,甚至草拟文件、替上级制订计划大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色此外,作为领导最亲近的人,非常容易暴露缺点和犯错因此,谨言慎行、张弛有度,深入了解领导的喜好是有用的护身符。 5、 有良好的社交能力 熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”,并与他们建立良好的公共关系这时公关技巧的运用是必不可少的。此外,服务于不同的行业,对高级秘书的要求也会有所差异,如律师事务所需要懂得相关法律知识的秘书,而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力,最好还能具备企业管理知识、财务知识等。（一）理论知识 一是要有扎实的基础知识,不但包括秘书的基本理论和实务知识,还包括公共关系的基本理论和实务知识二是也要注意收集新的信息,平时多读报刊,杂志,多关注新闻,时事善于积累质料,以不变应万变,与人交谈时,说不定又是一个话题。（二）办事能力 只会处理办公桌上的事,不会成为一个办事能力高的人它还要求一些其他的能力比如：组织能力,它是指完成某种特定任务的策划,指挥,安排,调度及协调的能力,是秘书人员从事公关活动的重要保证再次就是宣传能力,它是指将企业有关信息通过自己或新闻媒介向公众进行有效传递的能力,是企业与公众建立联系的手段和桥梁,是塑造企业形象的重要渠道它主要包括语言的表达能力和非语言的表达能力最后还要有应变能力的培养,应变能力公关人员应付各种情况变化,使企业能力不致受到损害的能力企业在发展中外界环境也在不断地发生着变化,而有些变化是出人意料的这时如不采取相应的措施,企业的发展就会受到影响,企业的形象就会受到损害当不利与企业的突发事件发生时,这就要求秘书人员要有计高一筹的应变能力同时在不利的局势下,要学会处乱不惊,果断处理,采取相应的措施控制事态向有利的方向发展总之,要有灵活的工作的办事能力,协调好各种关系,化解各种矛盾。（三）实践经验 一个人的才能从根本上讲需要实干,不实干无以出成绩,无出成绩无以显才能但是干是干,有时同是一件事,两个人去做,效率却不一样在这个追求高效率的时代,时间就是金钱,这就要求秘书人员要学会掌握工作技巧,善于实践,善于总结经验自己能处理的要快速处理,不能处理的要向他人借鉴,不要认为请求他人是无能的表现,恰相反,它说明这正是有活力的象征平时还要对自己多进行反思,反省,自我灵魂净化如果有空的话可以把每次大的经历或见闻或感受及时的记录下来,以备以后提醒思考问题还要从多角度去看,去想,那样视野才会宽广总之来说,见的多了,思考的多了,懂得的也就多了,经验也就丰富了。四、加强文化素质 在这个信息万变,急出人才的社会,如果一不学习,就会落人之后竞争就是人们残杀的手段,更何况是秘书人员呢？要想立于不败之地,还需要加强文化素质。 （一）一般知识 在学好专业知识的基础上,还要懂得点文史哲学,具备一定的文化修养,陶冶情操同时还要懂的点管理学,政治学、经济学 、新闻学、传播学、广告学、社会心理学及外语等懂得这些对工作都会有很大的帮助。 （二）一般技能 还要学会一些技能,如摄影,打字、设计、编辑、电脑、开车等俗话说：“艺多不压身”,只要会的多,懂得多,总会有“显山露水”的那一天同样,如果在哪一方面有缺陷的话,也会有无地自容的那一刻但是有一点要明白的是秘书人员必须要围绕着本职工作这个重心做,在做好本职工作前提下,才能去充实自己的其它知识与技能,而决不能冲淡重心。 （三）不断学习 秘书人员的知识及结构是一个动态的,开放的结构,秘书人员要随时学习,借鉴和吸收其它学科的新技术、知识、不断丰富、调整、更新,完善已有的知识结构,不断求新,求异,领先一步,才能引起公众的兴趣,激发公众的合作意识,扩大企业影响,塑造企业形象的目的除此之外,秘书人员还要尽可能学会一些有利于社会交往的娱乐方式和手段,这将有助于秘书人员在更为广阔的社会生活领域中施展自己的才华。五、注意公关礼仪 当今社会,企业面对各种复杂的社会关系和社会矛盾,这就需要运用协调沟通的手段、交朋友、化敌为友、减少摩 擦、化解冲突、联络感情、增进友谊,为企业创造有礼有节的“人和”的社会气氛,以达到企业的最终目的所以,公关礼仪是秘书人员所必须的修养,也是秘书人员公关的最佳手段本节主要从赴宴礼仪,交谈礼仪,如何应付找麻烦的人,以及使你更加出类拔萃四个方面加以简述的。 （一）赴宴礼仪 如接受对方赴宴邀请,应代表上司或企业或本人用电话或专函答复对方,一旦决定赴宴,非特殊原因不可临时取消,若要取消也应事先求得邀请者的谅解；赴宴的发型可以根据自己的品味和喜好来确定,总之要有女人的韵味；服饰以丝,丝绒,雪纺纱缎之类轻软而赋有光泽的质料,衬出女性高雅窈窕的身姿如果是晚宴服则最好选用黑、红、黄等纯色为宜,纯色最能展现女性身段且给人端庄之感宴会着装总的要求是要高雅得体,显示出自己的身段优势；皮包和鞋应是同样质感,最好搭配皮包里的东西不可太多,只宜放一些小型的女性随身用品；赴宴的饰品如耳环、戒指、发饰等应配合使用,配套统一；白天选用香味较浓的香水,夜晚则选用香味优雅的香水香水应喷在人体脉搏跳动的部位,如耳后、前胸、手、脚、手肘弯或腿膝后。 （二）交谈礼仪 无论与任何人打交道,总要以礼待之与人交谈,要想好了再说,不随便乱讲是成熟,理智有职业道德的表现；学会倾听,不打别人的岔,别人没说完时,不要随意插嘴,但有时适当的有意的点头,证明你是在用心听他讲话；自己的意思要表达明确,为了强调你的看法,最好的办法就是举例说明,这样比较明确；不要越俎代庖,也就是对方想说什么,让他自己说出来,不要抢先道出人家的意思,使别人觉得失趣；应尽量避免容易引起争执的题目,但是有时争论的时候,其中不要夹杂讽刺或辱骂；不主动提对方敏感的话题；不要忽视任何人,要尽量关照在场的每一个人；不要攻击他人。（三）如何应付找麻烦的人 ?此时口气不可生硬,还应以礼待之,尽量采取委婉的态度 不要过多地说抱歉,如果一再地说抱歉,只会让对方认为你不应该拒绝他,他的要求是合理的此时,你还可以建议对方找某某人,如果你告诉他别的人也许更能帮上这个忙,并说出这个人的名字,你就能迅速摆脱,并且也算帮上了忙但有一点,别的人是真的有条件可以帮这个人的忙,不然也是尽给别人添麻烦,结果两个人都抱怨你也可以撒个小谎啊,但不要过多的解释,以免话多漏嘴,使对方疑心还可以争取拖一些时间,如：“我现在很忙,等一下我有空了,我一定再打电话给你”,或者“你的事我很愿意出力,但我真的分不开身”等。 （四）使你更加出类拔萃 常用肯定的表情,不要面部表情老是否定或模糊的；说话时不要吞吞吐吐,语速要适中,声调要温和；常提对方的姓名,给人亲切感；会调侃自己,是对自己有信心的表现；尊重别人；多运动使你精神饱满,注意头脑灵活；注意服饰的打扮,带小装饰可以醒目；散发莫种似有似无的清香；抬头挺胸,显得很自信；常用自嘲可以增强你的魅力；懂得幽默,以轻松的心态处世,人生充满光明,也会使与你接触的人受到感染；同意别人的观点,并不是不要表露自己的观点,而要从中找到你们的共同点。业秘书公关能力的培养中的增强基本素质,提高业务能力,加强文化素质和要注意的公关礼仪这四个基本要素是相互联系,相互影响它们共同培养了企业秘书的公关能力如果秘书能够把这四个方面共同作用且运用的恰倒好处,那么就会成为更加贤良,博识,多才的公关人员,成为企业领导的得力智囊和助手同时,作为秘书公关能力的提高还可以很好地对企业进行科学的管理,这一切都有利于提高内部员工的凝聚力与向心力,有利于赢得社会各界的支持和企业目标的实现,以及对构建和谐的社会主义建设会有很大的促进作用。