文书流程管理作业规范40404.docx

文書流程管管理作業業規範行政院中華民國999年7月目 錄第一章總總則1第二章權權責劃分分6第三章管管制標準準10第一節處處理時限限10第二節管管制區分分10第三節計計算標準準14第四章管管制方法法20第一節登登錄20第二節統統計22第三節分分析24第五章文文書稽催催32第一節衡衡量準據據32第二節實實施稽催催32第三節展展期申請請34第四節檢檢討運用用35第六章一一般公文文時效管管制36第一節法法令依據據36第二節管管制原則則36第三節處處理時限限38第四節計計算標準準38第七章專專案管制制案件時時效管制制41第一節法法令依據據41第二節管管制原則則41第三節處處理時限限43第四節計計算標準準44第八章人人民申請請案件時時效管制制45第一節法法令依據據45第二節管管制原則則45第三節處處理時限限46第四節計計算標準準47第五節研研討縮短短處理時時限48第九章人人民陳情情案件時時效管制制49第一節法法令依據據49第二節管管制原則則50第三節處處理時限限51第四節計計算標準準51第五節訂訂定處理理程序53第十章訴訴願案件件時效管管制54第一節法法令依據據54第二節管管制原則則55第三節處處理時限限56第四節計計算標準準57第五節訂訂定處理理程序59第十一章立法委委員質詢詢案件時時效管制制60第一節法法令依據據60第二節管管制原則則61第三節處處理時限限61第四節計計算標準準62第五節訂訂定處理理程序63第十二章監察案件件時效管管制64第一節法法令依據據64第二節管管制原則則64第三節處處理時限限65第四節計計算標準準66第十三章公文檢檢核67第一節目目標訂定定67第二節作作業項目目67第三節建建立公文文檢核制制度69第四節獎獎懲73第十四章訓練與與宣導75第一節訓訓練75第二節宣宣導76第十五章附則77附錄1778附錄2991前言公文是政府府機關推推動公務務、溝通通意見的的重要工工具，公公文本身身能否發發揮功能能，與行行政效能能有極密密切關係係。為因因應業務務發展需需要，行行政院訂訂定文文書處理理手冊，對於於公文製製作程式式、結構構、表達達方式、處處理程序序及流程程管理，以以及文書書自收文文或交辦辦起至發發文歸檔檔止之流流程提供供相關作作業規定定。為提高公文文辦理時時效，行行政院研研究發展展考核委委員會（以以下簡稱稱行政院院研考會會）於663年33月訂定定公文文時效管管制作業業手冊，付諸諸實施，其其後歷經經同年99月1日日再版及及66年年6月、882年22月修正正3、44版，實實施以還還，已具具相當成成效。配配合文文書處理理手冊之文書書稽催專專章修正正為文書書流程管管理，文文書稽催催之消極極間接管管制觀念念已為積積極主動動導正之之流程管管理理念念取代，公文時時效管制制作業手手冊爰爰更名為為文書書流程管管理手冊冊，除除文書稽稽催外，並並隨執行行需要，將將原手冊冊部分章章節增修修檢討或或予充實實，於990年44月修正正5版，另另為配合合文書處處理手冊冊修正，茲茲經蒐集集分析各各機關實實務運作作情形、管管理措施施等相關關資料，於於94年年1月修修正6版版，提供供各機關關參用，復復為達成成公文處處理之簡簡易化、標標準化目目標，爰爰將手冊冊內容予予以簡併併及確立立遵循標標準，於於97年年12月修正正7版，以以供各機機關參考考。行政院因應應公文線線上簽核核之廣泛泛運用及及定期檢檢討文書書處理手手冊，於於98年年度進行行文書處處理手冊冊研修工工作，另另鑑於文文書處理理手冊及及文書流流程管理理手冊並並存造成成機關人人員適用用之疑義義或困擾擾，爰將將文書流流程管理理手冊更更名為文文書流程程管理作作業規範範，並於於文書處處理手冊冊增訂各各機關文文書流程程管理作作業依相相關規定定辦理之之依據，以以使本規規範與文文書處理理手冊相相互搭配配銜接。134文書流程管管理作業業規範第一章總總則則一、全程管管制：（一）公文文從收文文（或創創簽稿）至至發文、歸歸檔應全全程列入入管制。（二）文書書流程管管理之實施，為為一整體體作業，應應由各級級承辦人人員自我我管理做做起，以以業務單單位主動動導正為為主，文文書單位位稽催及及專責管管制單位位之協調調、管考考為輔。二、全面管管制：（一）行政政機關均均應實施施文書流流程管理理，並將將各單位位列入管管制範圍圍，機關關總收、總總發文件件，或單單位收文文、發文文、創簽簽、創稿稿文件（或或存查）均均應列入入管制。（二）文書書流程管管理必須須統一規規定標準準處理原原則，俾俾利共同同遵守。一一般行政政機關之之作業規規定，得得依據文文書處理理手冊與與本作業業規範之之基本原原則，配配合機關關業務特特性與事事實需要要，由各各機關自自行訂定定。其他他如學校校、事業業機構等等，得由由其上級級機關依依其業務務性質與與需要，參參考本作作業規範範自訂作作業規定定據以實實施。三、作業範範圍：（一）機關關每一公公文全部部流程，應應建立完完整登錄錄系統，予予以正確確登錄及及統計其其使用時時間，作作為稽催催、統計計、分析析之依據據，以發發掘問題題、有效效稽催，防防止積壓壓及偏差。（二）各機機關應針針對登錄錄、統計計、分析析及稽催結結果所發發現之缺失與與問題，研研提改進進措施，促促使文書書流程適適時運用用工作分分析與簡簡化，達達到處理理迅速確確實、提提高行政政效率及及公文品品質之要求。四、管理原原則：文書流程管管理為一一全程性性、全面面性作業業，其應應遵循之之原則如如下：（一）機關關文書流流程管理理作業權權責劃分分應以本本作業規規範規定定為基本本原則，賦賦予機關關內部單單位、成成員應負負職責。各各機關如如因機關關業務特特性肇致致實務作作業有單單位間權權責劃分分難符作作業規範範規定之之情形，得得依業務務性質彈彈性調整整。（二）各機機關文書書流程作作業相關關法令規規定，應應隨時檢檢討及定定期修正正，落實實層級負負責，逐逐級考核核，使執執行不致致偏差。並並按行政政系統逐逐級推動動，督導導所屬機機關全面面實施文文書流程程管理。（三）立法法委員質質詢案件件、人民民申請案案件、訴訴願案件件、人民陳陳情案件件及監察察案件之之性質與處處理時限限，與一一般公文文不同，應應單獨管管制統計計。五、本作業業規範用用詞，定定義如下下：（一）文書書流程管管理：指指以完整整登錄公公文處理理過程相相關事實實資訊為為基礎，實實施自我我管理、文文書稽催催、時效效統計分分析及流流程簡化化等管理理措施，以以提高公公文處理理時效及及品質之之文書管管理作業業制度。（二）自我我管理：指機關組組織各級級人員均均應具備備提高公公文處理理時效及及品質之之觀念，其其消極層層面在建建立人員員確遵各各項文書書處理規規定，主主動導正正影響公公文時效效因素，積積極層面面則在於於增進其其業務知知識及積積極任事事態度，根根本提升升公文品品質。（三）文書書單位：指機關內內負責辦辦理收文文、分文文、繕打打、校對對、用印印、發文文等文書書作業之之單位。（四）業務務單位：指直接負負責文件件簽辦或或文稿擬擬判之單單位。（五）專責責管制單單位：指指依機關關組織法法規之掌掌理事項項分工或或經機關關首長指指定，負負責綜理理文書流流程管理理相關工工作之單單位（或或受指派派負責綜綜理文書書流程管管理專人人所屬之之單位）。（六）文書書稽催：包括狹狹義及廣廣義文書書稽催。狹義文書稽催，指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面等方式通知或查詢各個處理過程之辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢；廣義文書稽催，指公文辦結前後，對公文處理之一種稽查作業。（七）文書書流程：指文書處處理自收收文（創創簽稿）起起至發文文、歸檔檔止之全全部流程程，包括括收文處處理、文文件簽辦辦、文稿稿擬判、發發文處理理及歸檔檔處理等等步驟。（八）立法法委員質質詢案件件時效管管制：指指依據立立法院職職權行使使法及行政院院及所屬各各機關辦辦理答復復立法委委員質詢詢案件處處理原則則之處理時時限，所所實施之之時效管管制作業業。（九）訴願願案件時時效管制制：指依據訴訴願法所所定訴願願處理時時限，並並以案案為單單元，所所實施之之時效管管制作業業。（十）人民民申請案案件時效效管制：指人民（團團體）申申請各種種證照、證證書、證證明或提提供服務務等案件件，除法法規另有有規定外外，各主主管機關關應按其其性質，區區分類別別、項目目，分別別訂定處處理時限限，並以以案為單元元，所實實施之時效管管制作業業。（十一）人人民陳情情案件時時效管制制：指依據行行政程序序法及行政院院暨所屬屬各機關關處理人人民陳情情案件要要點，人民民對於行行政興革革之建議議、行政政法令之之查詢、行行政違失失之舉發發或行政政上權益益之維護護，向主主管機關關提出之之具體陳陳情，由由主管機機關訂定定處理時時限，並並以案案為單單元，所所實施之之時效管管制作業業。（十二）監監察案件件時效管管制：指指依據監察察法、監監察法施施行細則則及監察院院糾正及及調查案案件追蹤蹤管制作作業注意意事項之處理時時限，所所實施之之時效管管制作業業。（十三）處處理時限限：指按公文文處理速速別規定定，自收收文至發發文(存查)之全部流流程可使使用時數數或日數數。（十四）限限辦日期期：指依據各各類公文文之處理理時限規規定可使使用日數數，計算算應辦結結之實際際日期。（十五）可可使用時時間：指指在每一一公文處處理過程程中，每每一處理理階段所所能使用用之時間。（十六）創創稿：指指無正式式來文而而主動辦辦理或交交辦之案件。（十七）限限期公文文：指來文或或依規定定訂有期期限之公文。（十八）彙彙辦案件件：指同一案案件內之之有關事事項，必必須彙集集全部來來文後，始始能統一一處理之之案件。（十九）併併辦案件件：指各各件公文文案情相相同、同同一案情情之正副副本，或或是對其其他機關關來函查查催案件件而仍待待辦者，基基於效率率原則所所統一處處理之案案件。（二十）個個案分析析：指對超過過一定處處理時限限之待辦案案件，採採取以案為為單元之之分析處處理作業業，其目目的在促促進全案案之整體時時效，防防止積案案產生。（二十一）個個件分析析：指對使用用日期較較長之案件，採採取以文為為單元，逐逐件分析析其流程程，其目目的在於於檢討其其關鍵所所在，從從根本上上尋求提提高公文文時效之之途徑。（二十二）發發文使用用時間： 從機關關收文次次日起，至至發文之之日止之之全部文文書流程程中，扣扣除假日日所使用用之時間，在在統計時時稱為發文使使用日數數，並並以日日為單單位。超超過半日日或不足足1日者者，以11日計算算，而不不足半日日者，以以半日計計算（機機關業務務特性需需要，設設有電子子設備以以時為單單位進行行管制者者，得以以實際使使用時數數，換算算為日計計算時間間）；立立法委員員質詢案案件則以以行政院院電子交交答發文文之日起起至擬答答電子檔檔傳送行行政院之之日止為為其發文文使用時時間。（二十三）發發文平均均使用日日數：指指發文使使用日數數之和，除除以發文文總件數數，所得得之商。 （二十四）專專案管制制案件：指公文涉涉及政策策、法令令與其他他機關業業務，或或須經較較長時間間協調會會辦之複雜案案件，經經承辦單單位敘明明專案名名稱與理理由，訂訂定預定定完成時時間，送送專責管制制單位審審查，簽簽請機關關首長或或幕僚長長核准後後，以案為為單元實實施管制制者。（二十五）以以文管制制：指以以文為管制制統計單單元之管理作作業方式式，其係係以收文文(創稿)編號之之個件進進行管制制，重點點為各文是是否於限限期內處處理完畢畢，不問問案情之之內容，並並於辦結結即銷號號歸檔。（二十六）以以案管制制：指以以案為管制制統計單單元之管理作作業方式式，凡公公文屬專專案性質質須整體體性作業業者，其其要求重重點在於於案之決定，以以案情實實質擬處處作為管管制標的的，處理理時限與與數量統統計皆以以案為標準準，並以以實施全全程管制制來達到到作業要要求。以以案管制之之公文，其其首件公公文收文文號於全全案辦結結時始能能銷號結結案，處處理中有有發文需需要者，另另以他號號方式處處理(發發文件按按一般公公文創號號或原案案附號處處理，收收文件則則以原案案附號或或另編一一般公文文收文號號處理)，並於於全案辦辦結時一一併歸檔檔。（二十七）公公文檢核核：指藉由資資料查閱閱及對相相關問題題查詢，並並輔以個個案抽查查、問卷卷調查等等方法，有效瞭瞭解並評評估機關關公文處處理品質質與流程程管理良良窳，發發掘問題題及缺失失，從而而提出改改進建議議與解決方方法，以以提升公公文處理理效率之之一種評評核作業業。（二十八）線上簽簽核：指公文文之處理理以電子子方式在在安全之之網路作作業環境境下，採採用電子子認證、權權限控管管或其他他安全管管制措施施，並在在確保電電子文件件之可認認證性下下，進行線上上傳遞、簽簽核工作作。第二章權權責劃分分六、業務單單位職責責：（一）每一一成員應應自行檢檢查事項項：1、經辦文文件：確遵文書處處理手冊冊規定辦辦理，基基於自我我管理及及目標管管理原則則，應確確保公文文品質與與時效，並並依規定定期限辦辦結。自自簽辦之之日起至至發文之之日止，應應主動注注意簽辦辦、會辦辦、陳核核、發文文、送達達等處理理流程之之查催，如如有查催催困難情情事，應應即時向向單位主主管或文文書單位位反映處處理；必必須展期期時，報報請權責責主管核核准；但但累積展展期300日以上上時，應應報請機機關首長長或幕僚僚長核准准，並會會知專責責管制單單位列入入管制。所稱累積展期30日以上日數之計算是否包含假日，依本作業規範第12點辦理。2、管制會會稿、會會辦時效效：確遵文書處處理手冊冊文書簡簡化精神神辦理，即即急要文文件須會會辦者應應進行親親會面洽洽、同一一文件請請3個以以上單位位會核，以同時送會為原則；會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序辦理。無論送會或收會均應管制時間，受會單位如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關（單位）。3、業務處處理流程程簡化：各層級人員員就其承承辦業務務應主動動檢討作作業程序序，簡化化工作流流程，以以提升公公文處理理時效。（二）單位位收發人人員職責責：1、管制登登錄本單單位每一一公文處處理流程程經過及及使用時時間，逐逐日檢查查公文處處理紀錄錄，對逾逾期案件件未依規規定辦理理展期手手續者或或受會逾逾時辦理理者，應應依規定定辦理稽稽催，並並將查催催資料提提供單位位主管參參處。2、統計本本單位公公文時效效資料，逐逐月向單單位主管管提出報報告及供供文書單單位彙整整統計運運用，其其中逾處理時時限300日以上上案件，應應單獨列列表提報報。並配配合專責責管制單單位辦理理調卷分分析需要要，提供供必要之之資料。所所稱逾逾期300日以上上日數數之計算算是否包包含假日日，依本作業業規範第第12點辦理理。（三）各級級單位主主管職責責：1、充分掌掌握單位位成員公公文承辦辦時效及及查催資資料，對對權責內內核准展展期案件件及已逾逾期仍未未辦理展展期案件件，應即即督促承承辦人妥妥適處理理；督促促代理人人確實於於時限內內辦妥應應代辦公公文，以以落實職職務代理理制度。2、對一般般公文來來文之處處理速別別與公文文性質不不符者，得得核准調調整來文文處理速速別，或或指定授授權人員員核准調調整之。3、對涉及及2個以上上單位之之作業，宜宜與相關關單位商商訂原則則後再行行處理，避避免因往往來會稿稿而延誤誤時效。4、對逾處處理時限限30日日以上之之待辦案案件，應應向上級級主管機機關報備備，並會會專責管制制單位處處理。5、配合專專責管制制單位召召開文書書流程管管理工作作研討會會議，共共同檢討討改進單單位文書書流程，並並適時提提出公文文時效優優劣案件件獎懲建建議、調調整承辦辦人員工工作量分分配等事事項。七、文書單單位職責責（一）全程程管制機機關每一一文件之之處理流流程與使使用時間間。統計計全機關關公文時時效資料料，定期期提供專專責管制制單位作作統計分分析運用用，其中中逾處理理時限330日以以上案件件，應單單獨列表表提報，並並視調卷卷分析之之需要，協協助提供供必要之之資料。檢檢查各單單位公文文登錄及及管制情情形，並並提供各各業務單單位主管管及專責責管制單單位稽催催資料。（二）邀集集會商專專責管制制、資訊訊等單位位，建置置文書流流程管理理電腦化化作業環環境及推推動線上上簽核作作業、建建立以以案管制制及以文管管制作作法、協協助推動動文書流流程簡化化等工作作。（三）訂定定公文展展期核准准職責，展展期300日以上上時，須須由機關關首長或或幕僚長長核准。（四）依據據處理時限限標準，參參照本機機關公文文處理各各個過程程情形，訂訂定每一一過程之之可使用用時間，作作為適時時提醒各各級人員員處理公公文參考考準據。例如：普通件件時限為為6日，其中承辦、會稿(簽)、核稿、判行，以及繕校、用印、發文時，只能使用其中部分時間，而預留其他過程之作業時間；可使用時間之分配，由各機關按其特性自行訂定。（五）對成成效優劣劣單位或或個人提提出獎懲懲建議。八、專責管管制單位位職責：（一）建立立文書流流程管理理制度：依據本機關關特性，訂訂定文書書流程管管理作業業及獎懲懲規定、文文書流程程管理稽稽核計畫畫等相關關規定。（二）推動動文書流程程管理作作業相關關措施：1、策劃推推動文書書流程管管理科學學化、自自動化，協協同文書書單位建建置機關關文書流流程管理理及線上上簽核電電腦化作作業環境境，協調調解決文文書流程程管理共共同性問問題，訂訂定專案案管制案案件及其其他特殊殊性案件件申請、審審核之標標準流程程及相關關表格，以以供稽催催之用。2、綜合統統計分析析管制成成果應對對內公布布，並視視需要提提報主管管會報、業業務會報報，同時時建議獎獎懲，或視需需要舉行行文書流流程管理理研討會會議，與與文書、業業務及檔檔案等相相關單位位共同檢檢討改進進。3、對經機機關首長長核准展展期案件件及逾期期30日日以上未未結案件件應予個個案（件件）分析析處理。4、定期依依據文書書單位所所提送稽稽催報表表，檢討討稽催成成果，提提報機關關首長核核閱。5、依據文文書流程程管理稽稽核計畫畫，邀集集相關單單位組成成小組定定期辦理理公文檢檢核，依依據檢核核結果，確確實檢討討改進，並並辦理獎獎懲。6、彙整公公文時效效統計資資料，依依限提送送主管機機關（行行政院及及所屬一一級機關關請提送送行政院院研考會會）。九、機關首首長（副副首長或或幕僚長長）職責責：（一）審核核展期300日以上上案件、專專案管制制案件及及特殊性性案件。（二）對逾逾處理期期限300日以上上之案件，責責成有關關單位或或人員限限期結案案。（三）提示示文書流流程改進進方法。（四）公文文時效優優劣奬懲懲案件、文文書流程程稽核成成果奬懲懲案件之之核定。第三章管管制標準準第一節處處理時限限十、文書處處理手冊冊第78點有有關各類類公文處處理時限限基準規規定如下下：（一）一般般公文：按最速速件、速速件、普普通件、限限期公文文、專案案管制案案件或其其他特殊殊性案件件等分門門別類予予以管制制。（詳詳後第66、7章章）（二）立法法委員質質詢案件件：依據據立法院院職權行行使法及及行政院院及所屬各各機關辦辦理答復復立法委委員質詢詢案件處處理原則則規定辦辦理。（詳詳後第111章）（三）人民民申請案案件：應應按其性性質，區區分類別別、項目目，分定定處理時時限，予予以管制制。（詳詳後第88章）（四）人民民陳情案案件：依依據行政政程序法法第7章章及行政院院暨所屬屬各機關關處理人人民陳情情案件要要點之規定定辦理。（詳後第9章）（五）訴願願案件：應依訴訴願法之之規定辦辦理。（詳詳後第110章）（六）監察察案件：依據監察院院糾正及及調查案案件追蹤蹤管制作作業注意意事項規定辦辦理。（詳詳後第112章）十一、一般般公文處處理速別別之擬定定，發文文機關承承辦人員員應確實實區分，各各級人員員應詳加加審核；來文之之處理速速別與公公文性質質不符者者，得經經由收文文單位之之主管或或指定之之授權人人員核定定後，調調整來文文處理速速別。十二、各類類公文之之處理時時限，除除限期公公文、專專案管制制案件、人人民申請請案件、訴訴願案件件、監察察案件或或其他依依法令另另有規定定者外，均均不含假假日。第二節管管制區分分十三、公文文管制區區分為以以文管制制及以案案管制，原原則上，一一般公文視案情情、重要要性採取取以文文管制制或以案管管制方式式管理，專專案管制制案件、人人民申請請案件、人人民陳情情案件、訴訴願案件件、立法委委員質詢詢案件、監察案件或其他指定案件等則採取以案管制。以文管制及以案管制之區別比較如表1、2。表1：區分項目以文管管制以案管管制一、性質係對一般性性公務之之文書，採採以文文為管管制統計計單元之之管理作作業方式式。係對某些具具專案性性質之文書，採採以案案為管管制統計計單元之之管理作作業方式式。二、適用類類別一般公文專案管制案案件、人人民申請請案件、人人民陳情情案件、訴訴願案件件、立法法委員質質詢案件件、監察察案件或或其他經經單位主主管指定定應以案案管制之之案件。三、管制原原則係以收文（創創稿）編編號之個個件進行行管制。（一）係一一種專案案性質，必必須以案為為單元，實實施全程程管制才才能達到到要求。（二）其首首件來文文收文號號於全案案辦結時時始能銷銷號。（三）處理理中有發發文需要要者，另另以他號號方式處處理。（四）未結結案之發發文稿於於發文後後，退原原承辦人人員於全全案辦結結時一併併歸檔。四、管制標標的只問文是否於於限期內內處理完完畢，不不問案情情之內容容。以案情是否否已於處處理時限限內實質質擬處作作為管制制標的，凡凡專案預預定目標標之達成成、人民民申請案案件之具具體准駁駁、人民民陳情案案件已適適當處理理並明確確答復，以以及訴願願案件決決定等皆皆得為案解解除管制制之要件件。五、處理過過程收發發文件之之管制即以編號個個件為管管制標的的。處理過程中中凡屬通通知補件件（陳）、會會勘（查查）、會會議（商商）、請請釋（示示）、查查詢及有有關機關關間公文文往返等等，另以以他號方方式處理理(發文文件按一一般公文文創號或或原案附附號處理理，收文文件則以以原案附附號或另另編一般般公文收收文號處處理)。表2：臺北市政府府以文文管制及以以案管制制之作作業說明明（案例）以案管制以文管制他機關來文原公文編號0971234500通知補正召開會議蒐集資料擬稿發文其他機關回復（收文編號0971234600）對原來文之機關或創稿之受文機關擬稿發文結案。不發文時簽辦銷號結案。以原公文編號0971234500發文。（即原公文編號已銷號）以其他機關收文編號0971234600發文銷號結案。如僅補送資料或開會後要發會議記錄，而無收文編號可資使用時，另以創號方式發文結案。以原公文編號之附號0971234510發文。（原公文編號0971234500仍為待辦，並受管制）發文之附號稿退還承辦人員併原公文編號待辦。其他機關收文編號簽辦存查銷號或併原公文編號辦理。以原公文編號0971234500發文銷號結案，如不發文就簽辦銷號結案。所有併辦已發文之附號稿均併原公文編號結案歸檔。第三節計計算標準準十四、數量量計算標標準如表表3：表3：項目計算算標準（一）收文文數量以機關收文文編號為為計算標標準（含含總收文文與單位位收文），每每一收文文編號計計列1件。會會稿、會會辦、退退件等作作業，以以及創稿稿發文等等均不列列入收文文計算。（二）發文文數量以機關發文文編號為為計算標標準（含含總發文文與單位位發文），每每一發文文編號計計列1件。會會稿、會會辦、退退件、公公務電話話紀錄等等作業，均均不列入入發文計計算。（三）專案案管制案案件、人人民申請請案件、人人民陳情情案件、訴願案案件及監監察案件件數量因與一般公公文作業業有所不不同，必必須以案為為計算單單元；處處理過程程中的收收發文件件以一般般公文管管制處理理，不另另計列11案。（四）立法法委員質質詢案件件數量以行政院建建置之立法委委員質詢詢答復系系統交交答之施施政質詢詢及專案案質詢案案件計算算，不應應再列為為一般公公文重複複列計。十五、時效效計算標標準如表表4：表4：項目計 算 標標 準（一）發文文使用日日數1、從收文文次日起起算，至至發文之之日止。2、前項發發文之日日，對於於電子交交換之公公文，以以發文人人員憑智智慧卡及及識別通通行碼發發文，並並檢視前前置處理理系統已已發送訊訊息之時時間點為為計算基基準；至至於電子子交換公公文以外外之公文文，以發發文銷號號之時間間點為計計算基準準。3、使用日日數之尾尾數時間間不滿半半日者，以以半日計計算；超超過半日日，不滿滿1日者者，以11日計算算；收文文當日即即已辦結結發文之之案件，以以半日計計算。4、機關內內部各幕幕僚單位位間之會稿、會會辦時間間不得扣扣除；但但與本機機關以外外機關會會稿時，從從送會之之日起至至退會收收到之日日止之時間，得得予扣除除。5、凡從單單位收轉轉之日或或承辦人人收辦之之日起算算，或繕繕發時間間不列計計算等截截減流程程中之部分作作業者，均均屬不合合規定，其其計算結結果自屬屬錯誤。6、各階段段之處理理時間，因因註記不不明確或或未註記記者，一一律以該該階段最最長時間間認定。（二）發文文平均使使用日數數1、發文使使用日數數之和，除除以發文文總件數數，所得得之商，即即為發發文平均均使用日日數。假假設：應應用電腦腦資訊系系統登錄錄管制，若若其電腦腦統計結結果發文文使用日日數總計計為1,3566日，發發文件數數為8556件，其其計算公公式為：1,3356÷÷8566=1.58日日；機關關業務特特性需要要，設有有電子設設備以時時為單位位進行管管制者，其其電腦統統計結果果發文使使用時數數總計88,1330小時時，發文文件數為為5111件，其其計算公公式為：（8,1300÷8）÷÷5111=1.98日日；未應應用電腦腦資訊系系統登錄錄管制之之機關，若若發文總總件數為為3000件，其其中3.5日辦辦結者1100件件，4日日辦結者者2000件，其其計算公公式如下下：（33.5××10004××2000）÷3300=3.883日。2、應綜合合全機關關使用總總日數與與全機關關發文總總件數（經經編列發發文編號號，每號號計列11件）為為計算依依據。至至於機關關內所屬屬各業務務單位平均日日數，則則比照前前述方法法計算之之。（三）存查查使用日日數及存存查平均均使用日日數與發文使用用日數及及發文平平均使用用日期之之計算標標準相同同。十六、假日日之計算算：（一）以998年55月277日收文文為例，依依案件不不同處理理時限，例例舉假日日計算範範例如表表5：表5：項目管制類別處理時限（請參閱各各章）限辦日期之之計算使用日數之之計算（計算標準準請參閱閱各章）備註一般公文普通件6日日扣除假日計計算，從從98年年5月227日收收文次日日起算，其其限辦日日期為998年6月月6日。扣除假日計計算，從從98年年5月227日收收文次日日起算，若若文於998年66月5日日辦結，則則發文使使用日數數為5日日。98年5月月27日日至6月6日間之假假日計有有：5月28（端端午節）、229（調調整放假假）、330、331日。限期公文來文要求文到115日內見見復或或請於98年6月月11日前惠復包含假日計計算，從從98年5月月27日日收文次次日起算算，其限限辦日期期為98年6月月11日（星期期四）扣除假日計計算，未未逾來文文所訂期期限，若若文於998年66月6日辦結，則則發文使使用日數數為6日，若若文逾限限於988年6月月12日辦結，則則發文使使用日數數為111日。專案管制案案件依預定辦理理之處理理時限原則上不另另計算發發文使用用日數。案案件於限限辦日期期前辦結結者列為為依限限辦結，超過過限辦日日期辦結結者列為為逾限限辦結。人民申請案案件公告處理期期間為99日包含假日計計算，從從98年年5月227日收收文次日日起算，其其限辦日日期為998年66月5日。原則上不另另計算發發文使用用日數。案案件於限限辦日期期前辦結結者列為為依限限辦結，超過過限辦日日期辦結結者列為為逾限限辦結。人民陳情案案件依機關自行行規定為為6日者者扣除假日計計算，從從98年年5月227日收收文次日日起算，全全案限辦辦日期為為98年年6月6日。扣除假日計計算，原原則上不不另計算算發文使使用日數數。全案案於限辦辦日期前前辦結者者列為依限辦辦結，超超過限辦辦日期辦辦結者列列為逾逾限辦結結。訴願案件訴願決定書書3個月月包含假日計計算，從從98年年5月227日收收文次日日起算，其其限辦日日期為998年88月27日。包含假日計計算，原原則上不不另計算算發文使使用日數數。全案於限辦辦日期前前辦結者者列為依限辦辦結，超超過限辦辦日期辦辦結者列列為逾逾限辦結結。立法委員質質詢案件件代擬代判院院稿案件件10日日扣除假日計計算，從從98年年5月227日起起算（自自交答日日起算），其其限辦日日期為998年66月100日。扣除假日計計算，從從98年年5月227日起起算，若若文於998年66月5日辦結，則則使用日日數為66日。案案件於限限辦日期期前辦結結者列為為依限限辦結，超過過限辦日日期辦結結者列為為逾限限辦結。監察案件來文要求於1個個月內見見復包含假日計計算原則上不另另計算發發文使用用日數。案案件於限限辦日期期前辦結結者列為為依限限辦結，超過過限辦日日期辦結結者列為為逾限限辦結。（二）假日日係指依依紀念日日及節日日實施辦辦法與公公務人員員週休二二日實施施辦法等等規定應應放假之之日，其其實際日日數以行行政院每每年公布布之政政府行政政機關辦辦公日曆曆表為為準，另另依天然然災害停停止辦公公及上課課作業辦辦法規定定宣布停停止辦公公之日亦亦得列入入。第四章管管制方法法十七、公文文時效管管制作業業應具備備下列二二大環節節：（一）健全全有效之之管制作作業有效掌掌握公文文處理狀狀況，即即時提出出稽催，促促使公文文依限辦辦結，以以適時糾糾正執行行偏差。（二）完整整全程之之管制範範圍全面全全程實施施管制，確確保每一一公文流流程不致致有所遺遺漏。前項環節應應密切結結合，其其實施方方式如下下：（一）應嚴嚴密登錄錄公文處處理流程程之全程資資料。（二）實施施稽催與與統計。（三）並依依統計與與稽催結結果，一一面實施施分析，一一面糾正正執行偏偏差；再再將分析析結果有有效予以以改進。 第一節登登錄十八、登錄錄範圍必必須包括括公文全全部流程程：公文時效統統計分析析與文書書稽催均均以公文文之全部流流程為範範圍，為為利於統統計分析析與稽催催需要，公公文從收收文（創創簽稿）至發文、歸檔之處理過程，均應有正確之資料登錄紀錄。十九、應依依管制類類別區分分正確登登錄：（一）不同同類別公公文管制制作業方方式有異異，其處處理時限限及時效效計算標標準亦有有區別，總總收文或或單位收收文均應應正確分分類登錄錄，以符符合管制制及統計計作業確確實性之之基本要要求。（二）每日日下班22小時前前收到之之公文，應應於當日日編號登登錄分送送承辦單單位，急急要公文文並應隨到到隨辦。當當日收文文應標示示當日收收文日期期編號戳戳及條碼碼。二十、登錄錄要求在在使資料料連成一一整體：有關收文、處處理時限限、改分分、調整整速別、核核准展期期、承辦辦、會稿稿、核稿稿、決行行、繕校校、發文文、銷號號、歸檔檔等作業業之登錄，使使其連成成整體，以以切合統統計與稽稽催需要要。 二十一、作作業類型型：資料登錄作作業，除除收發文文及歸檔檔，均有有固定登登錄簿外外，其他他流程項項目，因因特性不不同，使使用方式式各異，為為保持彈彈性，不不宜作統統一規定定，依目目前各機機關作業業方式，可可概區分分為4種種類型，分分述如下下： （一）第11類型（電腦資資訊系統統登錄）：應用電腦系系統登錄錄每一公公文之全部流流程，可可精確掌掌握公文文作業過過程，為為達確實實簽收起起見，仍仍輔以由由電腦列列印之簿冊或或表卡由由各單位位收發人人員簽收收，可減減輕其作業量量，且定定期印製製統計報報表，可可收快速速詳實之之效。其其電腦化化資訊系系統宜參參照行政政院及有有關機關關訂頒之之電腦化化作業規規範開發發，以求求資料欄欄位、格格式及表表報之一一致。（二）第22類型（使用個個別簿冊冊登錄）：隨公文處理理過程需需要，分分設收文文簿、移移文簿、發發文簿、承承辦案件件登錄簿簿等個別別簿冊，分分別登錄錄。登錄錄作業簡簡單，並並易於保保持永久久紀錄，惟惟片段紀紀錄，難難以連成成整體；稽催及及統計費費時費力力。在收收文量較較少，組組織層次次較簡機機關，尚尚勉可適適應，但但對收文文量較多多機關，難難達到有有效管制制之要求。（三）第33類型（使用表表、卡或或聯單登登錄）：每一表、卡卡、聯單單登錄每每一公文文之全部流流程，甲甲表、卡卡、聯單單隨文登登錄，乙乙（或丙丙）表、卡卡、聯單單分送專專責管制制單位登登錄，使使全程處處理狀況況均能顯顯示於表表、卡、聯聯單之上上，能符符合管制制統計之之要求。但但登錄作作業本身身不如個個別簿冊冊登錄簡簡單，乙乙、丙表表、卡、聯聯單於運運用後即即行銷燬燬，難以以保持永永久紀錄錄，事後後檢核失失卻依據據。（四）第44類型（簿冊與與表、卡卡、聯單單併用登登錄）：兼具第2、33類型兩兩者之優點，為為較完整整適用之之登錄方方法，但但作業量量較重。二十二、改改分作業業：（一）機關關公文改改分作業業應至遲遲於收文文次日確確定主辦辦單位，單單位間有有分文爭爭議案件件，應指指定專人人（副首首長或主主任秘書書）協調調判定，俾俾提升效率。（二）改分分公文之之管制或或統計時時效起算算點，仍仍以總收收文原登登錄收文文日期為為準。第二節