集团总部办公室职务说明书.docx

集团总部办公室职务说明书目录办公室主任职务说明书1办公室副主任职务说明书5人事主管职务说明书7档案物品管理职务说明书9前台职务说明书11人事主管职务说明书岗位名称人事主管岗位编号ZB-01-03所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任职系管理职系直接下级所辖人员基本职责：按照国家政策法规、公司制度，全面负责集团公司人力资源方面的各类事务，为公司招聘、选拔真正合格的优秀人才。基本权限：对公司编制招聘制度的解释权；对公司员工出勤的监督权；对公司员工手册的解释权；对员工考核数据和事项的核实权；对员工投诉的核实权。职责与工作任务工作要求及标准工作记录协调部门/岗位职责职责表述：负责集团公司人力资源战略与规划工作工作任 务负贲起草公司年度人力资源招聘、培训、 调配等规划方案12月上旬完成下一年规划方案起草，草案中条款利用率不低于80%规划草案办公室主任根据人力资源规划方案，结合公司经营计 划，组织各部门编写人员需求计划12月中旬组织各部门完成人员需求计划，报领导审批人员需求计划草案主管领导、办公室主任 、各部门经理负责制订、完善各项人力资源管理制度根据实际需要和变化随时调整、完善人力资源制度人力资源制度办公室主任职责职责表述：负责集团公司组织结构、部门职责及岗位职责的设计管理工作工作根据领导意图起草起草组织结构、部门职 责的设计、调整方案方案切合公司实际，组织结构精简高效，部门职责清晰组织结构、部门职责草 案办公室主任任务组织各部门进行工作分析、编写各岗位的 职位说明书为招聘和职务评估提供科学、 详实的职位说明书在一周时间内完成职位说明书的编制工作，职责明确、任 务清晰职务说明书各部门经理职责职责表述：负责为集团公司寻找可用人才、员工招聘、培训的计划管理和公司一般员工调配工作工 作任 务在公司内外，寻找和发现公司需要的人才， 并及时向公司有关部门推荐积极做好人才库的建设工作，在公司要求的时间内找到能 够适合需要的人人才库文件各部门经理根据公司用人需求计划，制订员工招聘计 划方案、上报批准在规定时间提交方案，招聘计划方案科学、经济员工招聘草案办公室主任负责起草一般人员调配使用方案，及员工 职务的调整意见调配方案可行，理由真实、充分、合理员工调配草案办公室主任组织各部门编写年度或临时员工培训需求 计划12月上旬或在规定时间内完成计划，报领导审批员工培训草案主管领导、办公室主任 、各部门经理职责四职责表述：负责建立完整的薪酬体系，建立绩效考核机制工 作任 务负责草拟薪酬、奖金、福利标准方案合理，科学，切实可行，被领导驳回不得超过2次薪酬、奖金、福利草案主管领导，办公室主任按照领导提示草拟奖惩方案方案公正，合理，被领导驳回不得超过2次奖惩方案主管领导，办公室主任建立并管理员工的信用和工作表现记录严格、准确、全面记录员工信用情况，随时为领导用人决 策提供支持员工信用记录、办公室主任职责五职责表述：根据国家人事政策与法规，结合公司有关规定处理好劳资关系工作任务负责受理并协调处理劳资关系或草拟处理 方案以最小本钱，及时，合理处理劳资关系；方案切实可行，本钱 低劳资纠纷受理登记表、 处理意见当事人、办公室主任受理并协调处理一般员工纠纷以最小本钱，及时、妥善处理员工纠纷；如超过权限草拟草 拟处理意见并及时上报劳资纠纷受理登记表、 处理意见当事人、办公室主任职 责六职责表述：完成直接上级交办的其他任务按照实际情况临时规定的标准任职资格教育水平大学本科以上学历专业人力资源管理相关专业培训经历行政管理培训、人力资源管理知识培训经验3年以上相关工作经验知识通晓人力资源管理知识，掌握有关人力资源管理的各项规章制度，具有行政管理知识技能技巧熟练使用各种办公室软件，具备基本的网络知识，具有一定的组织能力、沟通能力、计划与执行能力档案物品管理职务说明书岗位名称档案物品管理岗位编号ZB-01-04所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任职系行政职系直接下级所辖人员基本职责：按照国家政策法规、公司制度，全面履行办公室职责，全 手作用。基本权限：对各部门档案的权;档案管理的监督权；对违反公司小面负责集团公司行政、办公、后勤服务、人事等综合事务。按照公司领导意图发挥督察、协调、服务、参谋、助利度者有批评、罚款权；职责与工作任务工作要求及标准工作记录协调部门/岗位职责职责表述：负责档案工作工 作任 务负责公司所有文件、合同、资料的立卷与 归档工作当天保证质量完成此项工作归档登记簿等归档纪录各部门进行档案的加工整理、确定秘级及时准确的完成档案加工、整理过程执行档案借阅管理制度，履行借阅手续严格执行有关档案借阅管理规定查（借）阅文件资料申请 单各部门职职责表述：负责集团公司档案的编集、利用工作X负责公司所有档案的编研、统计工作定期（一季度）对公司档案进行统计工作工作日志办公室主任任职资格责作任 务对录入后的文稿做到及时存档、上交、送 还或销毁当时完成此项工作工作日志各部门负责计算机内档案文件的安全和保密工作定期（一个月）对计算机文件的安全性做检查，保证所有计 算机文件的安全与完整性工作日志网络管理员负责保护档案的安全与完整，并科学利用定期（一个月）检查档案，保证所有档案的安全与完整性工作日志各部门职责职责表述：负责集团公司的物品管理X 作任 务负责编写办公物品、劳保用品、福利物品 的采购计划定期（一个月）编写物品的采购计划物品采购计划草案主管领导、办公室主任负责办公物品、劳保用品、福利物品的及 时采购、登记入库及时完成物品的采购、登记入库，每年出现物品短缺次数 不得超过（）次物品登记簿财务部负责办公物品、劳保用品、福利物品领用 登记及时完成物品的领用登记物品领用登记簿各部门负责办理对离职人员的办公物品及其他公 司物品的收缴手续在有关人员离职申请被批复后，一星期内必须办完离职人 员的办公物品及其他公司物品的收缴手续物品领用登记簿各部门职 责四职责表述：负责集团公司秘级以上文件的对外发 送及时将有关文件进行分发和整理，确保公司文件的安全领导、办公室主任、各 部门职责五职责表述：其他相关事件X 作任 务负责集团公司印鉴保管确保印鉴的合理正确使用，出错次数不得超过一次印章申请单各部门负责对部门文秘人员的业务培训及工作检 查定期（一星期）对部门文秘人员进行业务培训及工作检查相关培训纪录各部门完成直接上级交办的其他任务按照实际情况临时规定的标准教育水平高中以上学历专业档案管理及相关专业培训经历档案管理经验2年以上相关工作经验知识具备相应的行政管理知识,具备基本的网络知识技能技巧熟练使用0mce及办公自动化等办公软件。具有一定的组织能力、沟通能力、执行能力前台职务说明书岗位名称前台岗位编号ZB-01-05所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任职系行政职系直接下级所辖人员基本职责：严格遵守公司各项规章制度，在办公室主任领导下，负责来访接待、信函接收、文件打印和复印等工作。对来访人员有要求登记权：对私用打印机或复印机者有拒绝权和处分权；职责与工作任务工作要求及标准工作记录协调部门/岗位职责职责表述： 、 的收接并记录有关事项工作任务负责 接听、登记在 振铃两次之内接起 ，主动问候；及时、准确记录 有关事项并妥善保管登记簿； 登记簿负责 接收、登记收到 及时传递并在分钟内给予回复； 准确登记 有关事项并妥善保管登记簿； 登记簿 接收部门或人员职责职责表述：来访接待工作工作负责来访人员登记详细登记来访事由，并 核实来访登记簿 通知被访部门或人员 通知被访部门或人员并获准后方可让来访者进入公司一任 务负责指引或引领来访人员对于被次来访人员须亲自来访者到所访部门或人员职责职责表述：负责打印、复印工作工 作任 务负责完成领导下达的打印任务严格办理打印登记打印速度快、错误率低、严格按规定排版节约用纸、非正式文件双面打印文件打印登记簿负责复印管理工作严格办理复印登记节约用纸、非正式文件双面打印不得复印与工作无关的私人文件文件复印登记簿职责四职责表述：邮件、信件、报刊的接收和上报、对外发送工 作任 务负责密级以下文件的对外发送及时发送，详细登记发文登记簿负责邮件、信件、报刊接收、整理上报详细登记'及时上报收件登记簿办公室副主任职责五职责表述：负责订工作餐和饮用水工作任务负责公司工作餐的定购保证快餐公司按质、按量、按时送餐快餐公司负责工作餐的领取登记保证公司人员严格填写领用登记快餐公司负责饮用水定购保证公司各饮水机用水送水公司职责六职责表述：完成直接上级交办的其他任务按照实际情况临时规定的标准任职资格教育水平高中以上学历专业专业不限培训经历有关接待方面的培训经验1年以上工作经验知识通晓基本的计算机、网络知识，邮件管理知识技能技巧熟练使用各种办公室软件，具有较强的表达能力、阅读能力和写作能力办公室主任职务说明书岗位名称办公室主任岗位编号ZB-01-01所在部门办公室岗位定员1直接上级总经理职系管理职系直接下级副主任、人事主管、档案/物品管理、前台/后勤管理所辖人员4基本职责：按照国家政策法规、公司制度，全面履行办公室职责，全面负责公司行政、办公、后勤服务、人事等综合事务。按照集团公司领导意图发挥督察、协调、服务、参谋、助 手作用。基本权限：上传下达权:统一登记、呈批公司所有需要上呈领导审批的上行公文；统一下发、传达公司所有下行公文。督办催办权：对公司决议和领导指示和工作计划的执行情况有知情权、督办、催办权。组织协调权：组织协调处理公司所有需要两个以上部门协作事宜。监督检查权：监督检查公司规章制度的执行。照章处分权：对检查过程中发现的违规违纪行为，有依照公司有关处分条例开具罚单的权力。第一局部:行政管理职责与工作任务工作标准及要求工作记录协调部门/岗位职责表述：负责集团公司计划的组织协调工作贵工作任务组织各部门讨论集团公司年度经营计划草 案、汇总、整理、上报各部门的意见；负责向集团公司各部门下达经委会制定的 年度经营计划，月度经营计划及部门工作 计划；12月上旬下达征求意见稿，12月20日将各部门意见汇总、 上报发文登记簿主管领导、各部门经理负责按月定期收集、汇总、上报各部门工 作计划完成情况；每月30日之前完成对各部门工作计划完成情况进行的收 集、汇总工作计划完成情况主管领导、各部门经理职责职责表述：检查、督办、协调各部门工作工 作任 务负责检查集团公司规章制度的执行情况对违规违纪者按照相关条例开具罚单交财务部执行；罚款单财务部统一协调所有需要两个以上部门协作事 宜；积极协调，协调不成及时上报汇报主管领导检查集团公司重大决议和领导指示的情 况，并催促办理，及时向公司领导反映重大决议和指示每天检查，发现问题及时汇报；每周向有关领导提交执行情况报告单执行情况报告单主管领导协调各部门制订、完善公司各项规章制度 及主要的业务流程并报集团公司领导审批 后下达执行根据需要或领导指示在规定时间内完成相关制度和流程的 制订和上报呈批工作相关制度和流程文件主管领导、各部门经理职责职责表述：负责集团公司对外公共关系及法律事务工 作任 务负责对外信息发布、宣传、联络、协调、 公关与接待工作信息及时、准确发布，接待活动保质、按时完成发文登记簿外部各单位负责集团公司法律事务，为公司的经营管 理和决策及各项活动提供法律支持保证各项经营和管理活动都能事先得到法律咨询和支持， 对重大决策和活动事先应有法律顾问的参与，并提供书面 意见法律意见书法律顾问第二局部:办公管理职职责表述：负责集团公司公文统一管理贵四工作任务负责审核呈批集团公司所有需要上呈领导 审批的上行公文，包括外部收文公文审核、呈批时间不超过半天；严格按照审批权限呈批 公文，紧急文件随时呈批；文件呈批单公司领导负责起草非业务性质的领导指示、通报等 文件的起草用词准确、正确、全面表达领导意图，草稿每千字出错不 得超过1处，当月累计不得5处指示、通报公司领导负责集团公司介绍信的管理工作未经总经理批准，不得私自开具介绍信介绍信经办人、经办人第三局部:后勤服务管理职责五职责表述：负责后勤管理工作工作任务与物业管理协调，负责公司物业管理保证公司良好的物业环境物业公司负责公司车辆的调配使用及交通安全管理 工作科学、及时调配车辆，严禁私用公车；以最低的本钱处理交 通安全工作公司用车登记表用车人、司机负责检查各部门用电、用暖、防盗、防火 等工作负责检查文档资料的存放每周至少抽查一次，详细记录检查结果，对未按规定存放的 文档资料实行收缴，通知当事人到办公室领取，同时开具罚 单到财务部检查记录当事人、财务部与保安公司协调，全面负责公司的安全保 卫工作保证办公场所公司物品，车辆的绝对安全保安公司第四局部:人力资源管理职责六职责表述：负责公司人力资源战略与规划工作工 作任 务负责起草集团公司年度人力资源招聘、培 训、调配等规划方案12月上旬完成下一年规划方案起草，草案中条款利用率不低于80%规划草案主管领导根据人力资源规划方案，结合集团公司经 营计划，组织各部门编写人员需求计划12月中旬组织各部门完成人员需求计划，报领导审批人员需求计划草案主管领导、各部门经理负责制订、完善各项人力资源管理制度根据实际需要和变化随时调整、完善人力资源制度人力资源制度职责七职责表述：负责集团公司组织结构、部门职责及岗位职责的设计管理工作工 作任 务根据领导意图起草起草组织结构、部门职 责的设计、调整方案方案切合公司实际，组织结构精简高效，部门职责清晰组织结构、部门职责草 案主管领导组织各部门进行工作分析、编写各岗位的 职位说明书为招聘和职务评估提供科学、 详实的职位说明书在一周时间内完成职位说明书的编制工作，职责明确、任 务清晰职务说明书各部门经理职责八职责表述：负责员工招聘、培训的计划管理和集团公司一般员工调配工作工作任务根据集团公司用人需求计划，制订员工招 聘计划方案、上报批准在规定时间提交方案，招聘计划方案科学、经济员工招聘草案主管领导负责起草一般人员调配使用方案，及员工 职务的调整意见调配方案可行，理由真实、充分、合理员工调配草案主管领导组织各部门编写年度或临时员工培训需求 计划12月上旬或在规定时间内完成计划，报领导审批员工培训草案主管领导、各部门经理职贵九职责表述：负责建立完整的薪酬体系，建立绩效考核机制工 作任 务负责草拟薪酬、奖金、福利标准方案合理，科学，切实可行，被领导驳回不得超过2次薪酬、奖金、福利草案按照领导提示草拟奖惩方案方案公正，合理，被领导驳回不得超过2次奖惩方案主管领导建立并管理员工的信用和工作表现记录严格、准确、全面记录员工信用情况，随时为领导用人决 策提供支持员工信用记录、职责十职责表述：根据国家人事政策与法规，结合公司有关规定处理好劳资关系工作任务负责受理并协调处理劳资关系或草拟处理 方案以最小本钱，及时，合理处理劳资关系；方案切实可行，本钱 低劳资纠纷受理登记表、 处理意见当事人、主管领导受理并协调处理一般员工纠纷以最小本钱，及时、妥善处理员工纠纷；如超过权限草拟草 拟处理意见并及时上报劳资纠纷受理登记表、 处理意见当事人、主管领导第五局部:其他职责十职责表述：负责办公室内部的组织管理X作任 务负责指导下属员工制定工作计划，做好工 作日志、周志，催促执行每天检查下属员工工作日志，周五检查员工周志检查记录下属员工负责部门内工作任务分派每天上班前10分钟布置当天工作或检查员工当日工作计 划；任务分派合理任务分派单下属员工负责本部门员工的业务培训、考核每周组织半天集中培训或就工作中发现的问题和缺乏随时 随地进行培训培训资料、培训记录下属员工负责对本部门员工的考核考核公正，合理，调查属实的员工月投诉不得超过1人次员工考核表职 责十职责表述：完成直接上级交办的其他任务按照实际情况临时规定的标准任职资格教育水平大学本科以上学历专业行政管理、人力资源管理相关专业培训经历行政管理培训、人力资源管理知识培训经验6年以上相关工作经验、3年以上管理经验知识具备相应的行政管理、人力资源管理知识，熟练使用office等办公软件，具备基本的网络知识技能技巧具有较强的领导能力、公关能力、沟通能力、计划与执行能力办公室副主任职务说明书岗位名称副主任（兼计划管理）岗位编号ZB-01-02所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任职系管理职系直接下级所辖人员基本职责：遵守国家政策规定和公司规章制度，协助办公室主任履行办公室职责，在办公室主任的领导下，具体负责计划管理和督办、催办工作。基本权限：上传下达权：统一登记、呈批公司所有需要上呈领导审批的上行公文；统一下发、传达公司所有下行公文。督办催办权：对公司决议和领导指示和工作计划的执行情况有知情权、督办、催办权。组织协调权:组织协调处理公司所有需要两个以上部门协作事宜。监督检查权：监督检查公司规章制度的执行。照章处分权:对检查过程中发现的违规违纪行为，有依照公司有关处分条例开具罚单的权力。职责与工作任务工作要求及标准工作记录协调部门/岗位职责职责表述：负责集团公司计划组织的日常事务性工作工 作任 务组织各部门讨论公司年度经营计划草案、汇 总、整理、上报各部门的意见；12月上旬下达征求意见稿，12月20日将各部门意见汇总 、上报发文登记簿主管领导、各部门经理负责向集团公司各部门下达经委会制定的年 度经营计划，月度经营计划及部门工作计划；每月30日之前完成对各部门工作计划完成情况的收集 、汇总工作计划主管领导、各部门经理负责按月定期收集、汇总、上报各部门工作 计划完成情况；每月不少于2次，撰写检查报告检壹报告主管领导、各部门经理催促工作总结的及时收集、汇总上报周五向主管领导汇报各部门本周工作总结； 当月最后一周收集、上报各部门月度工作总结工作汇报工作总结主管领导、各部门经理负责下达工作计划的下达12月下旬下达各部门下一年度经营计划 当月最后一周下达各部门下月工作计划发文登记簿主管领导、各部门经理职责职责表述：负责公文的日常事务性管理X 作任 务负责统一下发、传达公司所有下行公文及时下发到相关部门资料管理员手中，按规定登记发文 登记簿发文登记簿各部门资料管理员负责公文催办等工作第日口头催办公文，及时向有关领导汇报每周书面提交公文处理结果执行情况报告单经办人、主管领导负责登记和分放到各部门前台报送的所有外 部文件、报告、信函、报刊登记准确、及时分发部门文件送到部门资料管理员手中收文登记簿前台、各部门资料管理 员或总经理职责职责表述：负责集团公司会议的事务管理X 作任 务组织召开总经理办公会、重大业务会议及其 他重大会议、活动；保证会议和活动的会议 资料、设备、场地等物质条件的合理安排至少提前一工作日（重大会议按实际情况确定）通知参会 人员，分发相关资料。不得因会议资料、设备、场地等 物质条件的原因延误会议和活动会议记要会议签到表与会领导及其他人员负责公司会议室借用管理，协调、安排各部 门会议时间；负责会议室卫生工作和物品安 全严格登记借用记录，合理、高效调配，会议室借用时间安 排不得发生冲突；保证会议室清洁、卫生，保证会议室物 品的绝对安全会议室借用登记表 检查记录借用人职责职责表述：协助办公室主任工作X 作负责记录本部门员工考勤每月1号提交上月考勤表检查记录下属员工协助办公室主任编写公司信息简报每周一提供公司信息简报，内容简明扼，信息准确、及时信息简报办公室主任四任务协助办公室主任起草非业务性质的领导指示 、通报等文件的起草用词准确、正确、全面表达领导意图，草稿每千字出错 不得超过1处，当月累计不得5处指示、通报办公室主任完成办公室主任交办的其他工作按照实际情况临时规定的标准任职资格教育水平大学本科以上专业经济管理专业或相关专业培训经历工商管理经验3年以上相关工作经验知识掌握综合工商管理知识，了解宏观经济、法律等知识，具备基本的网络知识技能技巧具有较强的写作能力、分析能力、组织能力、沟通能力、