学籍管理工作手册1讲课讲稿.doc

Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。学籍管理工作手册1-重庆科创职业学院学籍管理工作手册教务处-目录一、高职学籍管理工作流程（一）入学建籍管理（二）学生在读学籍管理（三）毕业管理（四）关键点及注意事项（五）高职学籍管理工作流程图二、成考学籍管理工作流程（一）成教学籍管理（二）联办校费用（三）成考学籍管理流程图三、自考学籍管理工作流程（一）自考系统安装（二）报考流程（三）费用核算（四）数据核对及统计（五）数据上报（六）毕业管理（七）自考学籍管理工作流程图四、网教学籍管理工作流程（一）入学建籍管理（二）学生在读学籍管理（三）毕业管理（四）超学习年限管理（五）关键点及注意事项五、中职学籍管理工作流程（一）入学建籍管理（二）学生在读学籍管理（三）毕业管理（四）关键点及注意事项（五）中职学籍管理工作流程图六、特殊学籍管理工作流程（一）学籍异动管理（二）遗留问题学籍管理七、毕业证管理工作流程（一）毕业证接收（二）毕业证管理（三）毕业证发放（四）关键点及注意事项（五）毕业证管理流程图八、档案管理工作流程（一）档案归档（二）档案保管（三）档案借阅（四）关键点及注意事项（五）档案管理流程图高职学籍管理工作流程一、入学建籍管理新生报道前，从学信网导入录取数据，分专业做成表格，学生报道时，核对学生姓名、身份证等信息，并收取录取通知书、身份证复印件、照片、高中档案等学生个人档案材料，并建立个人档案。10月中旬从教务管理系统中导出报道注册学生信息，并与学信网导出信处对比，筛选出报道学生和未报道注册学生名单。对报道注册信息严格执行校内（学生、辅导员及系部）、校外（经办人、分管领导、校领导）三级承诺制度。经核对确认后的信息，到学信网注册，并报教委备案。二、学生在读学籍管理（一）学年注册工作。每学年开学后，在9月底应清理本期返校学生名单，并交二级学院核查，经学生、辅导员、系部签字确认后，及时到学信网进行学年注册。对有异动的，作相应处理。（二）学生学籍异动的处理结合国家相关管理法规要求，经本人申请，辅导员及院（系）同意，可按学校规定流程办理转专业、休学、复学、停学、退学等学籍异动。学籍员应做好相关资料的收集及系统处理。三、毕业管理学生在校学习最后一学年，按照学生相应专业培养计划，积极与相关部门协调，做好毕业资格审查工作。另结合新华社摄像安排，及时组织学生进行摄像，并在春季组织学生到网上进行图像及毕业信息核对，学生签字确认后，及时进行学历注册。组织毕业证打印，并把相关数据输入教务管理系统，以便毕业证发放管理。四、关键点及注意事项（一）把好学生入学资格审查关，特别是对姓名、身份证号、考生号等信息有误的，必须提供相关有效证明文件资料。（二）对在读学籍管理过程中，要注意学生的异动清理，并做好相关登记，及时更新系统注册情况，保留好相关原始资料。（三）学历图像校对必须学生本人到学信网上校对，否则教育部将会以信息缺失处理，毕业证书不予上网。五、高职学籍管理工作流程图学信网录取数据导出学校教务系统导出数据新生报道注册未报道注册学生对比报道注册学生学籍异动报教委备案学生信息核对校外三级签字学信网注册校内三级签字学生信息复核学年报道校内三级签字学生信息核对报道注册学生学信网学年注册毕业信息核对图像采集学历注册校内三级签字打印毕业证书学生毕业成考学籍管理工作流程一、成教学籍管理（一）根据招生计划拟定各专业学生走向；（二）组织学生参加成考报名；（三）组织已报名学生参加摄像；（四）学生基本信息、联办校及专业确认；（五）组织学生参加成考；（六）成考录取工作；（七）学生最终建立学籍情况公示。二、联办校费用（一）人数核对1.下发各班学生名单，经辅导员、二级学院科长、院长签字确认；2.按联办校，分专业、层次统计报到注册人数。（二）费用核算1.根据学籍员上报的人数，按批次促一查询；2.根据当年协议，确定付费人数、比例等；3.制定表单，与对方核对帐号，最迟付费时间、金额；4.上报审批。（三）后期督办1.督促财务及时付费；2.联系对方，确认收款；3.做好付款记录；4.发票崔收用充帐。二、成教学籍管理流程图确定招生计划及专业走向组织学生参加成考报名成考摄像工作基本信息、联办校及专业确认参加成考录取工作重庆考区参加网上志愿填报学生建籍公示，签字确认学年注册办理毕业证学生校对信息及提供办证资料自考学籍管理工作流程一、自考系统安装第1步：安装SQLSERVER服务器，可以使用SQLSERVER2000个人版及以上版本，技术问题请信息中心提供支持，为方便使用建议“身份验证模式”采用“混合模式”、“sa登录密码”采用“空密码”，并在以后的使用过程中要保证数据库的安全性。安装过程可参考SQLServer2000安装图解。第2步：安装自考管理系统。第3步：首次运行（一）创建系统总库：数据库名称用“ZKSYS_XTZK”，户级别选择“区县自考办”，区县代码选择“0118永川区”。（二）创建考试数据库1.设置“考试起止时间”根据当次考试时间进行设置。2.“考试名称”使用“KS2010_07”（表示2010年7月自考）的样式，也可自定义。3.“考试类型”选择“（O）普通考试”（表示大自考），按实际考试类型选择。4.指定服务器，按要求输入服务器名和密码。5.选择本次考试数据库如“KS2010_07”。6.设置建库初始化参数，“考试类型”一般选择“（O）不限考生”，再选择本次的“考试年度”和“月份”。月份和代码如下：考试月份序号备注四月第2次1全国考试十月第2次2全国考试一月3全国考试七月4全国考试四月第1次5全国考试十月第1次6全国考试五月(实践性环节)7主考院校实践性环节、毕业论文考核十一月(实践性环节)8主考院校实践性环节、毕业论文考核跨学科基本知识与基本技能测试9主考院校跨学科综合考试7.系统自动创建“考试数据库”。第4步：系统登录（一）根据情况选择“系统总库数据源”和“考试考务数据源”。（二）系统用户登录，初始密码“123”。第5步：设置本次报名相关代码注意：设置本次报名相关代码完成后，必须在窗口内点击鼠标右键选择“保存”，关闭系统再重新登录。（一）设定区县报考单相关信息：标题为“科创学院XX学院报考单”，注意事项1为“请认真核对姓名、性别、身份证号、民族、专业、课程”，注意事项2为“核对无误后签字。学生签字：_，_年_月_日”。（二）设定输机的集体代码注意：在设定集体代码后，在窗口内点击鼠标右键选择“保存”，关闭系统再重新登录，否则不能正确输入到当前设定的集体代码内。（三）设定照片存放路径（四）设置本区县集体代码，集体代码由学籍科统一输入后传各二级学院导入，其他临时性集体代码由各二级学院自行输入。（五）更改收费项目费用，一般只在首次使用时设置，如下图：（六）设定区县收费单相关信息：标题为“科创学院XX学院收费单”，注意事项1为“请认真核对自己的缴费是否正确”，注意事项2使用系统默认。（七）接收本次的“开考计划”和“考生属性”数据包。在每次报考科目之前，永川区自考办均要下发这两个数据包，学籍科统一下发给各二级学院，必须接收进数据库以后才能进行报考。1.选择如下菜单，进入“接收上报数据”窗口。2.选择目标文件导入“开考计划”或“考生属性”。以上各步操作具体请参考自考管理系统用户操作手册，不清楚可咨询学籍科，学籍科负责解释说明。二、报考流程（一）新生建籍及报考1.相关要求（1）新生首次报考后即自动建立考籍，报考前的信息核实必须准确无误（含学生身份证号、姓名、性别、民族），新生的准考证号由永川区自考办分配，学籍科根据实际分配给各二级学院，新生准考证号由系统自动生成。（2）辅导员按班级到各二级学院自考报考点报名，具体时间各二级学院自行安排。各班报考时需要填写XX年X月自考费用统计单（样表由学籍科统一下发），报考完成后要将费用核算清楚。（3）由于目前各二级学院的摄像器材有限，故新生建籍由学籍科统一安排摄像，学籍科将照片按已确定的准考证号命名，完成后下发给各二级学院拷入指定目录，各二级学院须严格按已确定的准考证号输入学生建籍信息，在打印考生报考信息单前必须有照片。2.建籍流程（1）自考报考前，由学籍科统一下发X年X月自考建籍学生名单，由二级学院按要求核对签字后上交，同时每个学生交一份身份证复印件。（2）基本信息核对正确后，学籍科确定好准考证号、集体代码、集体名称、专业代码、专业名称、层次、报考科目，然后将X年X月自考建籍学生名单电子文档返回给各二级学院，二级学院根据建籍名单电子文档进行输机建籍，同时输入报考科目（注意不报科目的学生不能建籍）。（3）建籍输机流程登录系统。（操作说明略）设置本次报名相关代码。（操作说明略）注意：在设置本区县集体代码时可新增如下形式的临时集体代码2个，以备分配新生号段所用，在本次报考全部数据录入完上报数据前再删除掉。新生号段预分配，只有新生建籍时才进行这项操作，操作如下：注意：由于永川区自考办分配的号段并不是从1号开始的，分配给各二级学院的号也是中间某段号，这就需要将不能使用号码（从1号开始）分配出去，这样在当前集体代码下才可接着使用后面的号段。如“机电学院”设置集体代码“81639”下的号段“011810200251”“011810201250”这1000个号，操作方式如上图所示，设置完成后，必须在窗口内点击鼠标右键选择“保存”，关闭系统再重新登录。输入建籍、报考信息a选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“散生收费退费(S)”进入“散生报名收费及退费管理”窗口。b在弹出的对话框中按“F4”，进入到当前集体代码下预设还未使用的最小的1个号码，这时就可输入对应的学生信息及报考科目信息。“保存时打印”和“保存后加报课程”代码均要求钩选，以方便打印出考生报考信息单。此时可对散生进行摄像操作，完成后就可看到学生照片。c点“保存”(或按ALT+S)后进入报考科目界面，报考科目输完后即可打印出当前考生报考信息单，在学生签字（或辅导员代签）确认后当前考生报考完成。修改学生个人信息、错报或漏报需调出该考生信息进行现修改，完成后重新打印考生报考信息单。如下图：d为提高输机效率，在全部新生输入建籍信息后，可单独对学生进行摄像。摄像操作请参考自考管理系统用户操作手册第五章、考务管理，第5节、摄像管理及办理准考证管理。e新生照片的核对注意：为了方便核对学生照片信息，在新生建籍时请将同班学生输在一个连续号段内，这样方便打印准考证后按班级进行核对，如有错误需要及时修改。选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“摄像及补打准考证”进入“摄像及补打准考证”窗口。可根据情况选择打印范围进行打印。如下图（二）老生报考1.在每次自考报考前，各二级学院均要将上次自考成绩公布给学生，辅导员须及时将成绩登载到自考考生报考册上。成绩下发后，学籍科汇总整理后，以X年X月自考课程成绩公布电子文档形式传给二级学院，请二级学院将电子文档作为长期保存资料备查。2.学生统一报考科目费用从代收费中扣除，非统一报考科目费用以班级单位到财务交报考费用，辅导员在交费前须将学生报考科目作明细登记。3.辅导员根据学生的报考情况按班级到各二级学院自考报考处报名，具体时间各二级学院自行安排。各班报考时需填写XX学院XX年X月班级自考报考费用统计单（样表由学籍科统一下发），报考完成后将费用核算清楚。三、费用核算（一）统一从代收费中扣除的费用包括：学生统一报考科目、学生建籍费。除统一扣除费用外，其他费用均需学生到财务交费，各二级学院凭缴费收据核算报考费用。（二）自考报考40元/科，建籍费40元/人，制（补）PVC8元/人。（三）各二级学院在交数据到学籍科时，需要同时交XX学院XX年X月全院自考报考费用统计单（样表由学籍科统一下发），同时配合学籍科进行科目和费用核算。（四）在报学生统一报考扣费情况给财务前，学籍科将XX年X月自考统一报考扣费情况表下发给各二级学院让学生确认签字，二级学院完成后按时交回学籍科，学籍科整理好扣费名单交给财务扣费。四、数据核对及统计注意：在上报报考数据之前，必须进行如下信息核对。（一）“按集体单位统计的考生数及科数”是否与“财务收费统计”的考生数及科数一致，如果不一致，则说明收费有问题，一般是报考收费时将集体代码弄错了。1.按集体单位统计的考生数及科数选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“报名报考相关统计表”进入“报名报考相关统计表”窗口，选择“按集体单位统计的考生数及科数”，注意里面每个集体代码下的考生数和科数。2、报名财务统计注意：在进行“报名财务统计”之前，必须进行“追加集体收费日志”，并且只能操作一次，如果追加日志后还修改了报考信息，这时日志不会自动修改会造成统计的费用不准确，所以要求在全部报考数据正确输入完后再追加日志。（1）选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“追加集体收费日志”进入“追加集体收费日志”窗口，点击“追加收费日志”按钮追加日志，请按提示进行保存，如下图。（2）选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“报名财务统计”进入“财务收费统计”窗口，选择“按交费集体统计”，如下图。3.对比“按集体单位统计的考生数及科数”和“财务收费统计”的考生数及科数是否一致，如果不一致，则说明收费有问题，需要纠正过来。只有找出收费错误的学生并进行初始化后重新输入报考信息才能解决，所以千万不能将学生的集体代码报错了，否则解决会非常麻烦。如有上述情况请按如下操作。（1）选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“报名报考校对册”进入“打印报名报考校对册”窗口，根据情况选择“打印范围”，如下图。（2）将校对册的数据先转成dbf格式，用Excel打开以后再另存为xls格式。（3）选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“追加集体收费日志”进入“追加集体收费日志”窗口，在“预览追加收费日志”里面点鼠标右键再选择“检索”，在检索出来的数据上再点鼠标右键再选择“另存为”，将数据先转成dbf格式，用Excel打开以后再另存为xls格式，如下图。（4）用准考证号对比“收费日志”和“报名数据”，再找出集体代码不一致的学生。（5）更改到正确的集体代码下。选择菜单“考试考务管理”-“报名报考前准备”-“初始化考试库（正式报名前）”进入“当次考务库数据初始”窗口，再“指定准考证号考生”进行初始化，如下图。（6）初始化完成后，重新报该生的课程。（7）重新查看“按集体单位统计的考生数及科数”和“财务收费统计”的考生数及科数是否一致，直到两者一致才算正确。(二)检查报考差错选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“检查报考差错”进入“检查课程报考情况”窗口，窗口里面不能出现差错情况，如有需要及时处理。一般情况是“交费科目”和“实报科数”不一致，这时需要在“散生报名收费及退费管理”进行处理。如下图(三)检查同堂开考选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“报名报考相关统计表”进入“报名报考相关统计表”窗口，选择“同堂开考统计表”进入统计窗口，不能出现同堂开考的情况，否则需要立即处理。如下图(四)查看制证情况选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“PVC准考证制证管理”进入“PVC准考证制证管理”窗口，选择“统计制证情况”，查看制证情况是否与实际相符，如果不一致必须进行处理。如下图(五)查看新生的照片是否齐全选择菜单“考试考务管理”-“报名报考管理”-“摄像及补打准考证”进入“摄像及补打准考证”窗口，选择“自动查找相片是否存在”，没有照片的会用紫色标记，如果有这种情况需要把照片补上。如下图五、数据上报在确定数据没有问题以后，就可以将数据打包后传给学籍科，学籍科检查汇总后再报永川考办。（一）上报数据要选择如下菜单进行。（二）选择“上报报考及编场数据”。（三）选择默认目录存放打包文件（四）将默认目录下的打包文件传学籍科，如图文件。（五）如有新生，还需要将新生的照片压缩成rar格式后传学籍科。六、毕业管理教务处根据联办院校及自考办的通知，在每年的5月和11月下发申请毕业证办理通知，辅导员根据学生考试成绩初审，上报教务处复审（并附办理毕业证所需资料），审核通过之后再上报相关联办校办理毕业证。七、自考学籍管理工作流程图确定专业走向校对学生信息建籍，并输机报考科目自考系统安装组织学生摄像自考科目报考输入报考信息打印报考科目，学生签字确认费用核算数据核对及统计数据上报考办学生核对照片成绩合格，申请证书网教学籍管理工作流程一、入学建籍（一）确认建籍数据1.根据各联办校时间安排，提前三天从教务管理系统导出需要建籍的学生数据；2.以班级为单位制表核对学生建籍信息、异动并通知上交建籍所需资料；3.根据要求填写入学报名表，整理填表说明并下发；4.按经二级学院审核的学生信息录入联办校平台，并完善平台其它相关事宜；5.建籍数据经分管领导审核后报远教科；（二）入学考试1.关注录取情况；2.根据录取数据与建籍数据清理，若有未录取的要及时与联办校沟通协调后并录取。若是因缺考而未录取的，要及时与远教科核实学生参加情况，并联系高校开设补考并通知学生督促学生参考；3.录取结束，从平台导出录取数据下发并核对确认，若有误可按照联办校修改信息的程序上报修改（填信息修改表和上交修改材料）；（三）确认录取1.按联办校要求在平台下载或填写学生登记表并由学生本人签字确认。2.资料整理后按时寄达联办校（身份证复印件、学历毕业证复印件、照片册模板等），联办校不同所要求上交的资料及其份数不同；3.录取通知书的崔收（对外贸易自行在平台打印、其它联办校均由高校打印盖章后寄回原件）；4.平台导出学生学号、用户名、密码，整理后以班级为单位下发；（四）缴费缴费名单经二级学院领导审核签字后，审核无误后制表报批，待平台开通后通知学生进入平台（五）入学建籍工作流程图平台导出建籍学生信息确认班级走向领导签批为准。下发核对学生基本信息确认联办校建籍起止时间组织填写入学报名表将正确信息录入联办校平台建籍数据确认后传远教科参加入学考试后关注录取情况清理录入数据未录取的查原因录取数据下发核对填写入学登记表修改错误整理并寄达所需资料崔收录取通知书导出并下发学号、用户名、密码缴费名单确认报批付款平台开通后学生进入平台参与教学活动二、学生在读学籍管理（一）单科生/进修生转正式生，专升本的学生在入学时无专科毕业证的学生是作为单科生/进修生。重点关注此批学生，一旦办回专科毕业证，就最近转正批次给其办理转正手续。并在规定时间提交相关纸质材料，并将转正数据报远教科。（二）日常事务1.修改信息在学习过程中有修改学生信息的可根据联办校规定，办理信息更正及修改；2.出具相关证明根据学校及学生要求，与联办校协调开具在籍、在读等证明；（三）费用管理1、老生在本校报到时间截止后根据联办校缴费时间要求，提前将上学年联办校缴费名单下发由辅导员核对异动，经二级学院分管领导审核签字后上报；2、根据每年四次人数异动对经二级学院审核的缴费名单进行核对，审核是否错报、漏报、多报等，无误后制表签批办理付款。三、毕业管理（一）前期准备1.新华社摄像（1）在学生离校前一年安排参加新华社摄像，根据报名参加摄像的学生，对该班摄像情况做全程记录，以便以后清理并减少遗留问题；（2）摄像工作完成后关注学信网上的信息是否正确，若有误及时与新华社联系修改；（3）收到纸质照片后及时清理照片份数，并按班级清理存放；2.填写毕业资料个人简历、自我鉴定、学籍卡等（联办校不同所准备的资料不同）（二）核对毕业信息在学生离校前，从平台下载所有数据再次核对信息，并签字存档。信息错误的上交相关印证材料。（三）预审根据联办校下发通过预审的学生名单，整理当年预审方法下发二级学院。1.根据联办校要求，通知学生在学信网上确认信息（未要求参加新华社摄像的联办校不需确认）；2.填写相关材料（个人简历、自我鉴定、学籍卡等），部分联办校要求在平台填写电子版（根据要求而定）；（四）终审1.根据终审名单清理未通过审核的学生名单及其原因，做分析报告传至各相关部门，便于以后调整工作难点、方向；2.将通过终审的学生所有资料在规定时间内寄达高校；3.验收领回的毕业证、档案是否遗漏。并查看证书上的相关信息，如有误或是其它问题及时与高校联系解决；4.输机后转交发放毕业证老师处，通知二级学院告知学生本人。（五）学位申请1.按联办校政策规定，整理学位申请办法（各别联办校规定在办理毕业证前申请学位）并清理符合申请学位的学生名单一并下发；2.审核学生上交的材料，整理后在规定时间内寄达联办校；3.验收领回的学位证是否遗漏，并查看证书上的相关信息，如有误或是其它问题及时与高校联系解决。4.输机后转交发放毕业证老师处，通知二级学院告知学生本人。（六）毕业环节流程图前期准备组织新华社摄像填写毕业相关资料在学生离校前一年安排学生毕业信息核对毕业预审由学生本人在学信网上确认整理各项毕业资料各别联办校需要电子版毕业终审终审学生名单与预审名单进行核对整理通过终审学生各项毕业资料并寄出证书办理*随时关注及督促高校验收领回的证书清理证书、档案数量证书移交发放人员学生领取四、超学习年限管理（一）清理在籍学生学籍状态针对我校的特殊情况，每年对各联办校所有在籍学生进行两次（3月、10月）学籍清理。1.学籍预警在学生达到最长学习年限前1-1.5年进行工作学籍预警，成立学籍预警工作小组，二级学院指定专人负责。务必通知到学生本人并寄达学籍预警告知书；（1）清理学生至今未符合毕业条件的原因；（2）核实其离校须知签字的内容。2.学籍告知学习年限已到学生，核查是否已做学籍预警及预警内容。并成立学籍警示工作小组，二级学院指定专人负责，务必通知到学生本人的学籍状态并寄达学籍告知书。（1）找齐所涉及学生的历史联系记录、离校须知等材料存档。（2）根据各联办校规定有以下两种处理办法：对已达到最长学习年限学生进行劝退处理，由高校统一办理退学手续；学生可选择是否转入学批次（也称学制后），完善相关手续及费用后可重新建籍，以前所修学分均认可，建籍2.5年后符合毕业条件方能顺利毕业；在规定时间内未办理转入学批次的学生，高校将视为学生自动放弃建籍机会并统一做退学处理。（二）超学习年限管理流程图核实是否已做学籍预警学习年限已到期学籍告知通知及寄达学籍告知书查实其未符合毕业条件的原因清理学生学籍状态学习年限即将到期核实离校须知上的内容查实其未符合毕业条件的原因通知学生并寄达学籍预警告知书收集材料存档取消学籍1、选择转入学批次（学制后）2、未选择转入学批次取消学籍五、关键点及注意事项（一）关键点1.不错错建、漏建、多建学籍；2.及时给课程进修学生办理转正；3.准确清理出即将到学习年限学生名单、已到学习年限学生名单并做好相关工作；4.按时上报毕业资料；（二）注意事项1.学生信息准确性，确实有误时应报资料及时更正；2.各类经二级学院审批的人数核对表，按年度分联办校归存；3.随时关注各联办校平台动态；4.做好详细的工作日志记录；5.保持与联办校老师的联系，多多沟通建立友谊；6.下发的资料中有敏感字样的需向上级请示，待回复后再行安排。中职学籍管理工作流程一、入学建籍管理学生报到入学时，核实学生姓名、身份等相关信息，并收取录取通知书、身份证复印件、照片等建籍资料。根据联办校时间安排，提前三天从教务管理系统导出需要建籍学生数据，制表下发，核对学生建籍信息，注册信息严格执行校内（学生、辅导员及系部）和校外（经办人、分管领导、校领导）三级承诺制度。信息核实确认无误后，在重庆中职学籍管理系统中录入学生信息。提交并打印预审名单，然后交中职招办审核通过后才建籍完成。学籍管理员验证注册学籍名单，并导入全国中等职业学校学生管理信息系统，再次下发建籍通过名单，让学生知晓自己的学籍情况。根据实际建籍情况，清理名单，按照合作协议要求办理打款事宜。二、学生在读学籍管理（一）学年注册工作。每学年开学后，在9月底应清理本期返校学生名单，并交二级学院核查，经学生、辅导员、系部签字确认后，及时进行学年注册。对有异动的，作相应处理。配合资助管理中心，及时核对资助管理工作。（二）学生学籍异动的处理1.退学学生提出书面退学申请，根据学校相关规定办理相关手续后，在重庆中职学籍管理系统和全国中等职业学校学生管理信息系统取消学生学籍。2.休学学生提出书面休学申请，根据学校相关规定办理相关手续后，在全国中等职业学校学生管理信息系统中提交给区招办审核。3.复学学生提出书面复学申请，根据学校相关规定办理相关手续后，在全国中等职业学校学生管理信息系统中提交给区招办审核。对各类异动，应及时处理，并与资助管理老师积极联系。处理后收集并分类整理好相关原始资料。三、毕业管理根据联办校要求，收集相关毕业资料（照片、成绩单、毕业生登记表、实习鉴定表等），分别整理好后，上报联办校。并根据合作协议要求，办理相关费用事宜。办回毕业证后，根据所报数据进行清理，核实人数、专业情况、档案情况等，核实清楚后，造册移交毕业证管理老师。四、关键点及注意事项（一）对学生注册前信息要核实清楚，不得有误，否则无法会影响建籍、资助管理等相关问题。（二）为与资助数据相配合，应及时对异动学生在全国中职管理系统里进行相关处理。（三）毕业证办理中注意信息的核实。五、中职学籍管理工作流程图收集资料核实身份新生报道入学整理数据下发核对表学生核对信息校内三级签字中职学籍管理系统信息录入建籍注册中招办审核导入全国中职信息管理系统学籍异动学年报到人数学年注册毕业资料收集毕业资格审查毕业证办理毕业证移交特殊学籍管理工作流程一、学籍异动管理（一）异动类型结合国家相关规定，严格执行学籍相关制度，由学生本人申请，家长同意，二级学院审批，可办理转专业、层次、转班、休学、复学、退学、转学等相关异动。（二）所需材料1.学生本人申请（经二级学院院长等领导签字）；2.家长签署意见的家长身份证复印件；3.相关异动审批表；4.学生本人身份证复印件一份；5.其它相关证明材料。（三）关键点及注意事项1.遵守相关法律法规要求，严格执行学籍管理相关制度。2.证明材料真实有效，数量充分。（四）工作流程图学生本人书面申请辅导员签字二级学院学生科科长签字二级学院院长签字到二级学院学生科领取审批表按审批表程序审批审批完后，将审批表及相关资料交至学籍科存档学籍科下发相关的证明等二、成教遗留问题管理（一）通过成考，已建立国家学籍：从联办校毕业届别的应办毕业证名单中清理出本届未按时办理毕业证的学生名单，在该名单中一一详细注明该生未办理毕业证原因，组织二级学院相关人员开会并下发未办证名单及原因，由二级学院通知并督促学生在学籍保留期限内完善未合格项目，待合格后再由教务处相关人员向联办校申请补办毕业证，在学籍保留期限内未符合毕业条件的，联系通知学生并邮寄学籍告之书。1.关键点：（1）清理名单要仔细，要做到准确无误，不能错误和遗漏。（2）涉及与学生联系的部份均要做好联系记录，并订册存档。2.工作流程图：清理未办理毕业证名单在名单中注明未办理毕业证原因将办回毕业证交毕业证发放处,学生可回校领取毕业证办理符合毕业条件毕业证二级学院通知并督促学生在学籍保留期限内完成未合格项目将名单及原因发二级学院要通知到学生未合格项目,并说明能达到合格的途径及方法按联办校毕业届别清理出应办而未办的学生名单每个学生均需注明，一般包括：未参加新华社摄像、联办校课程考试未合格、本科毕业论文或答辩未合格等要组织二级学院开会，说明情况再下发要提前与联办校负责老师联系补办时间及需准备的资料有毕业证工本费的要将费用明细报财务处在学籍保留期限内未符合毕业条件，通知学生并邮寄学籍告之书作好联系记录，学籍告之书一式两联，学校自存一份，与邮寄票据一一对应存档（二）未通过成考，未建立国家学籍，但在校完清费用，完成学习过程：按本校毕业届别清理相关班级学生学籍情况，清理出从学生入学至本校毕业而成考未录取学生名单，由教务处及二级学院相关人员共同组织并告之学生本人学籍状况，如学生本人需办理国家承认毕业证书，则要求学生继续报名参加成考，直至成考录取，录取后按联办校要求完善毕业条件，符合条件后办理国家毕业证书；如学生本人自愿放弃国家承认毕业证书，则按相关程序办理手续，相关手续材料由教务处学籍科存档。1.关键点：（1）清理名单要仔细，要做到准确无误，不能错误和遗漏。（2）涉及与学生联系的部份均要做好联系记录，并订册存档。2.工作流程图：清理成考未录取学生名单告之学生本人学籍情况需办理国家承认学历按相关程序办理放弃国家承认学历的手续继续报名参加成考，直到成考录取不需要办理国家承认学历提前一学期或一学年清理本校本届毕业班在籍在读学生学籍情况要组织二级学院开会说明情况，再和二级学院一起分别组织学生在学制期限内按联办校要求完善毕业条件符合毕业条件后办理联办校毕业证书如学生在毕业离校前成考还未录取，还要做好离校后学生成考报名等相关工作相关手续材料以二级学院为单位收齐后交教务处学籍科存档毕业证管理工作流程一、毕业证接收（一）由学籍员负责统一在联办校领回毕业证书，核清专业、学生基本信息、档案后，编制移交清册，移交给毕业证发放管理老师。（二）毕业证管理老师收到毕业证回来后，核对毕业证及档案是否一致（三）将毕业证分联办校、届别、层次、专业进行扫描、打印一份，纸质及电子版均需存档。（四）打印毕业证发放签字表，以备发放。二、毕业证管理（一）毕业证实行专人管理，分联办校、届别、层次、专业妥存。（二）在存放过程中需做好防火、防盗、防鼠等安全工作。证书保管人员在学生未领取毕业证书前，不得泄漏证书编号。（三）毕业证的入库及出库应做好相应记录。（四）档案柜实行一柜一锁，专人保管。三、毕业证发放（一）毕业证到校后由学籍管理员将毕业证名单下发二级学院，由二级学院通知学生领取。（二）学生到毕业证发放办公室领取毕业证发放审批表，完善相关审批手续后，方可领取毕业证。（三）发放过程中，应核实学生及代理人身份的真实性，查看身份证等有效证件。（四）对于委托代办的，应提供委托书、双方身份证复印件、代办人身份证原件等相关代办资料。（五）应提醒领取人不要擅自拆开档案等注意事项。四、关键点及注意事项（一）接收毕业证时，注意及时清理。（二）毕业保管过程中注意毕业证的安全。（三）发放过程中注意核实学生身份等真实性。（四）毕业证的收发应有签字确认。五、毕业证管理工作流程学籍员到联办校办理回毕业证学籍员核对相关信息毕业证管理老师核对分类处理存档打印签字表二级学院通知学生二级学院通知学生学生领取毕业证审批单完善相关手续毕业证发放学生签字，核实身份档案管理工作流程一、档案归档本档案室只负责收集、整理、保管学籍管理相关档案资料。结合目前学籍科档案管理实际情况，把档案管理分为：2011年以前学籍档案资料管理和2011年以后学籍档案资料管理两部分。（一）2011年以前学籍档案资料管理根据目前档案柜里现有的学籍资料逐一进行清理，并按照入学资料、过程资料、毕业资料、其它文件资料等进行分类、组卷、编号，输机后进行入柜归档保管。（二）2011年以后的学籍档案管理对新生入学信息核对、注册相关资料、录取名册、建籍资料等由各学籍员收集整理好后交档案管理员。对每期结束后，各学籍员手里的运行档案（付款、异动、学生承诺、申请等学籍管理相关文件）收集整理好后交档案管理员。档案管理员对所收到档案应按入学资料、过程资料、毕业资料、其它文件资料等进行分类、组卷、编号，输机后进行入柜归档保管。各学籍员在移交档案时，需内容完整，有纸质档和电子档。二、档案保管（一）档案实行专人管理，分类存档。（二）在存放过程中需做好防火、防盗、防鼠等安全工作，对所保管资料保密。（三）档案资料入库应做好相应记录。（四）档案柜实行一柜一锁，专人保管。三、档案借阅（一）查阅档案时，不得在档案材料上勾划、涂改、增添、折散或取页。（二）注意保密，不得向无关人员谈论借阅档案内容。（三）爱护案卷，不得损毁、遗失。（四）对借用档案应妥为保存，不得随意乱丢，不得转借他人。（五）借阅档案必须有登记。四、关键点及注意事项（一）档案的移交、借阅需要有登记；（二）档案管理目录清晰，电子与纸质同步；（三）注意档案保管的安全性；五、档案管理流程收集审核分类组卷编号学籍员资料移交分类注：每份资料凡是有文字的地方在下角必须标注页码，并每盒档案的页码不能超过200页组卷编号输机入盒入盒入柜注：并在每盒档案盒上写上相对应的案卷题名、编制单位、日期、保管期限、密级及柜号