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办公室主任培训2021/9/27办公室主任的角色定位办公室主任的角色定位第一章2021/9/27案例：刘主任的烦恼刘明是一家公司办公室主任。他有很强的文字功底，整天埋头苦干，公司所有的大材料都出自他的手，常常通宵达旦。但是，办公室工作没有达到领导的要求，经常受到领导的批评。评优和奖励都没他的份，绩效考核总是部门经理中最后一名。刘主任非常郁闷，为什么辛辛苦苦地工作得不到领导的认可？讨论：1、刘主任的问题在哪里？2、刘主任应该怎做2021/9/27刘主任的问题：角色定位不知道自己应该做什么做的事情不是自己应该做的把才华当能力，把辛苦当功劳2021/9/271.1办公室的职能窗口中枢参谋纽带2021/9/2751.2办公室的基本任务参与政务管理事务提供服务2021/9/271.2.1参与政务出主意想办法提建议拟文稿2021/9/271.2.2事务管理车辆文件文件信息信息会会议接待接待后勤后勤2021/9/278事务管理的标准 高效高效有条不紊节省高效 有序有序 严谨 规范范2021/9/27为部门服务为领导服务为员工服务1.2.3提供服务1.3办公室主任的职能参谋参谋助手协调综合协调督促督促检查2021/9/271.3.1办公室主任的工作要求02、及、及时03、保密、保密01、准确、准确05、灵活、灵活04、求、求实2021/9/271.3.2办公室主任胜任能力模型应变能力创新能力协调能力办事能力2021/9/271.4办公室主任职业素养真诚谦逊诚信勤奋灵活2021/9/271.4.1真诚真诚处事正直为人2021/9/27151.4.2谦逊低调做人不狐假虎威2021/9/27161.4.3诚信说到做到一言九鼎2021/9/27171.4.4勤奋勤奋敬业天道酬勤2021/9/27181.4.5灵活坚持原则灵活处事2021/9/2719 讨论：办公室主任面临的困难是什么，如何使自己进一步角色化？2021/9/2720如何制定计划如何制定计划第二章2021/9/27清晰的目标明确的步骤可用的资源2.12.1计划的要素计划的要素2021/9/272.22.2计划制定的计划制定的5W2H5W2H做什么？What为什么做？Why何时做？When何地做？Where谁来做？Who怎样做？How所需费用？How much?2021/9/27目标型例行型问题型2.3 2.3 计划的种类计划的种类2021/9/27每月3日前提交上月工作报告解决跨区域销售问题2013年业绩增长20%2.3.12.3.1分辨计划的种类分辨计划的种类2021/9/27描绘结果任务展开统计资源排列进度重点管理2.4 2.4 目标型计划的五个步骤目标型计划的五个步骤2021/9/27清楚生动描绘期望的结果使用视觉、听觉、想象可用图片、模型、图表第一步：描绘结果第一步：描绘结果2021/9/27使用有关工具列出所需任务展开到能掌握为止第二步：任务展开第二步：任务展开2021/9/27将主题置于中间自由地向四周展开可用多次展开可用5W2H分析(即Why What Who Where When How How much)工具之一工具之一 心理图像法心理图像法2021/9/27心理图像法范例心理图像法范例基基层主管培主管培训工作指工作指导工作方法工作方法工作安全工作安全工作关系工作关系关系建立关系建立上上对下下平行平行下下对上上关系关系维持持关系改善关系改善制定制定标准准制定程序制定程序合理化作合理化作业工作改善工作改善QC工具工具选定定项目目2021/9/27练习公司要举行半年工作会议，请用心理图像法对任务进行展开。要求：1、将任务向四周多次展开2、用5W2H分析任务要素2021/9/27将核心目标写于最上方分解成次目标如果未能明白表示，可做二次分解直到每个目标均能清楚定义工具之二工具之二 目标树目标树2021/9/27目标树范例目标树范例产品知品知识8 8小小时法律知法律知识4 4小小时行行业知知识4 4小小时1616小小时专业知知识培培训企企业文文化化4 4小小时团队精精神神4 4小小时工作品工作品质4 4小小时1212小小时工作工作理念培理念培训电脑操操作作8 8小小时1.1.销售心理售心理 2.2.销售流程售流程 3.3.客客户开开发 4.4.电话访谈 5.5.面面谈技巧技巧 6.6.问话技巧技巧 7.7.倾听技巧听技巧8.8.展示技巧展示技巧 9.9.解疑技巧解疑技巧 10.10.缔结技巧技巧11.11.收款技收款技巧巧销售技售技能能2020小小时简报技技巧巧8 8小小时3636小小时专业技能培技能培训于于20092009年底前年底前实现主管管理主管管理技能提升技能提升2021/9/27练习某公司要对全公司档案管理人员进行培训，请用目标树方法对目标进行分解。要求：1、将任务分解成次目标2、多次分解，直到目标清楚为止2021/9/27第第三步：统计资源三步：统计资源列出所需资源分成必需、需要统计与评估掌握关键资源2021/9/27依照顺序排列使用工具评估与修正第四步：排列进度第四步：排列进度2021/9/27功能和作用：将复杂和难以控制的活动分割成许多组成要素，再将各组成要素列成时间表。一般甘特图应包含以下四方面内容：l任务l负责人l时间l进度计划管理工具计划管理工具甘特图甘特图2021/9/27项目规划甘特图范例甘特图范例规划划设计老方老方 战略略总结小刘小刘 管理者企划管理者企划小小张小王小王第四周第四周第三周第三周第二周第二周第一周第一周负责人人时间交流会交流会议2021/9/27练习公司计划开展一次大型的企业形象宣传活动，要求四周内完成。请用甘特图制定出具体的实施计划。要求：1、明确任务2、明确责任人3、时间、进度的安排合理2021/9/27Thank You!Thank You!2021/9/27