公司办公用品管理规定.pdf
办公用品管理规定第一章总则第一条第一条 本规定旨在降低成本,规范办公用品的管理，包括：采购、发放、保管、费用结算、日常管理等。第二条第二条 本规定适用于 xx 公司。第三条第三条 公司办公用品的管理部门为综合办公室.第二章 具体规定第四条第四条 办公用品的划分按实际用途办公用品可划分为一次性办公用品、管制消耗品和耐用办公用品三种。一次性办公用品为订书钉、曲别针、大头针、长尾夹、复写纸、油笔芯、胶水、墨水、信封、碳素笔芯、白板笔、橡皮、铅笔、口取纸、信纸、稿纸、便笺、两面胶、透明胶、帐绳、刀片等.管制消耗品为墨盒、墨粉、磁盘、传真机印字模、色带、票据夹、档案袋、档案盒等.耐用办公用品为文件柜、书立、订书器、打孔机、剪子、计算器、签字笔、文件夹、记事本、印油、印泥、电池等.第五条第五条 办公用品的领用分为个人领用及部门领用两种。个人领用即个人使用保管的办公用品，部门领用即部门使用的办公用品；新员工根据工作需要由综合办公室总务课进行配备。第六条第六条 办公用品的申请（一）部门以办公用品月计划申请表的形式申请,每月 20 日前报综合办公室。综合办公室依据标准定额、结合库存和办公用品的月计划申请，编制办公用品月度采购计划表汇总表，经主管副总经理审核后报总经理批准。（二)计划外的办公用品要严格按要求填写 临时采购申请单，经主管副总经理审核后报总经理批准。第七条第七条 办公用品采购（一）综合办公室为办公用品的采购部门；（二）办公用品采购程序1 根据上级集团统一安排进行定点采购（如开发新的供应商需质量优、价格廉、售后服务好于前个供应商）.2 每月 xx 日前采买人员需将上月采购小票汇总,与供应商核对无误后开据发票，报请副总经理审核,总经理签批后，与财务部结算。（三）综合办公室需依据总经理审批的办公用品采购计划表和临时采购申请单统一购买，各部门不得擅自购买,普通办公用品原则上不得留有库存，必需品和耗用量较大的物品可留有少量库存.第八条第八条 办公用品的发放综合办公室严格按照办公用品配备规定、期限和发放标准及定额于每月 6 日前发放办公用品,如有特殊情况要以书面形式逐级请示.第九条第九条 各部门领用办公用品实行定额控制，特殊情况可报请综合办公室并逐级审批。定额标准结合岗位需求制定。第十条第十条 综合办公室根据工作需要，确定各部门办公用品配备规格。管制消耗品及耐用办公用品应列入移交项目，如自然损坏无法修复,应以旧换新。如有遗失或使用不当应予以赔偿.员工离开部门或离开工作岗位时要做好移交，并经综合办公室备案，退回领用的办公用品。第十一条第十一条 办公用品的配备(一)个人领用、保管的办公用品：1 副总经理级以上人员办公用品配备标准:文件柜、计算器、剪子、订书器、文件夹（10 个）、书立(2 个)、碳素笔（1支）等2 经理级人员办公用品配备标准:书立（1 个）、文件夹（6个）、碳素笔（1 支)、即时贴等3 主管级办公用品配备标准：书立（1 个）、文件夹（6个)、碳素笔、圆珠笔等4 特殊岗位的职员如:秘书、财务人员等可配备文件夹、书立、钢笔、碳素笔、计算器等（二)各部门领用、保管的办公用品：剪子、计算器、订书器等。第十二条第十二条 综合办公室由专人对办公用品采购及发放设保管账备查,由采购经办人与保管人签字确认，对耐用办公用品设总账并对每位领用人分别设立办公用品管理卡上述办公用品使用期限为一年，超过一年后可以旧换新，若一年内使用不当造成损坏或遗失者要予以赔偿。第三章附则第十三条第十三条本规定附一个流程、四个表格，即：临时办公设备请购流程、办公用品月计划申请表、办公用品月度采购计划汇总表、临时采购申请单、办公用品管理卡。第十四条第十四条本规定属第三级制度，公司职员级以上管理人员应全面掌握及了解,并能在实际工作中遵守和执行。第十五条第十五条本管理规定解释权属于 xx 公司综合办公室。临时办公设备请购流程（一）按照公司固定资产月度预算申请的规定于月初提交采购申请计划，即月度预算申请表.一般情况下对临时提出的采购申请不予审批。对于个别部门由于特殊情况需要发生的请购，综合办公室可根据实际情况进行处理。(二）采购申请:填写临时采购申请单，详细描述申购设备的原因，申购设备的名称、规格、数量、估价以及使用日期等，由本部门经理审核批准后,提交到综合办公室资产管理岗位.（三）申购审核：综合办公室资产管理岗位根据提交申请进行初步审核,确定申购理由的合理性，并对所申购设备进行合理调配，签署意见交采购岗位，采购岗位对申购的合理性进行审核并根据掌握的渠道进行相关咨询,包括质量、价格及服务并签署意见。（四）管理层审核根据审批权限,相关领导进行审批。（五)采购的实施对供方的生产能力，交货能力,价格、售后服务、产品信誉及质量体系状况进行评定对比类似产品的历史使用情况、参考以往的合作经验或使用者的使用经验了解供货方的供货历史，所供设备的合格率、返修率、服务反应时间等采购实施，由采购岗位选择合适的厂家，就总体说明、产品需求、技术规格、规范要求等技术问题及交付期、品质保障、培训、售后服务、文档、验收、初步报价、付款方式等与厂家进行商务谈判，在谈判的基础上拟定出采购合同，报资产管理岗位存档。（六）设备交货及验收1 综合办公室采购岗位协助申购部门收货验收并填写采购产品验收单,由综合办公室采购岗位负责保留。不合格设备退货并交由采购岗位执行合同规定。2 对验收通过的采购设备由申购部门负责到综合办公室资产管理岗位办理出入库手续,出入库单交综合办公室采购岗位。(七）报销：由综合办公室采购岗位办理报销手续，报销单由依报销审批权限审批后并附采购申请审批件复印件。附件 1xx 公司办公用品月计划申请表NO。申请部门：年月日序号品名品 牌规格单位单价数量审批人：金额备 注申请人：附件 2部门负责人：xx 公司办公用品月度采购计划汇总表NO.年月日序号品名品 牌规格单位单价数量金额备 注12345合计总务：行政副总:总经理意见：附件 3临时采购申请单部门紧急程度品名单位数量单价申请人填写时间：到位时间 紧急 急一般金额建议购买厂家申购部门负责人意见：主管副总意见：备注：请购原因资产管理员意见：总务主管意见：总经理意见：附件 4xx 公司个人物品管理卡使用单位或部门：编号名称型号规格单位使用人：数量单价备注物品负责人：保管员：
