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实验二、导入导出数据和数据表的简单操作1向数据库导入数据在实验一中已经学习了如何在数据表中输入记录，但是如果数据记录表已经存在，如何将这些数据记录导入到当前数据库中呢？我们事先已经输入了一些数据记录，包括出版社信息、图书信息和学生信息，其中出版社信息存放在另一个Access数据库中，库文件名为Publish.mdb，数据表名为出版社信息表；图书信息存放在Excel文件中，文件名为Books.xls；学生信息存放在HTML文件中，文件名为Students.htm；。接下来让我们将这些已经存在的数据一一导入到“图书管理”数据库中。1 1从Access数据库导入数据如果在一个数据库中输入的数据信息也要在其它的数据库中应用时，可以利用数据库间数据导入的方法来实现。我们可以通过下面的例子来学习导入方法的具体操作。在实际导入数据之前，我们先将位于实验二目录下的Publish.mdb文件打开，查看一下该数据库的结构。该数据库窗口中共包含两个数据表，其中“出版社信息表”就是将要导入到“图书管理”数据库中的表。单击窗口工具栏中“打开”按钮和“设计”按钮，分别查看该表的数据视图和字段的设计结构，如图2-1（a）、（b）所示。可以看出数据结构和字段设计都符合“图书管理”数据库中对“出版社信息表”的要求，因此可以直接导入。图2-1（a）出版社信息表数据视图图2-1（b）出版社信息表设计视图（1） 关闭“Publish”数据库，打开位于实验二目录下的“图书管理”数据库。（2） 选择“文件”菜单中“获取外部数据”，在其子菜单中，单击“导入”命令。（3） 在导入窗口中，找到实验二目录，选中目录中的Publish.mdb文件，单击“导入”按钮。（4） 在弹出的导入对象窗口中，单击“选项”按钮，以显示导入数据选项，保留其缺省选项，选中列表框中的“出版信息表” ，如图2-2所示，单击“确定”按钮。图2-2 导入对象选项窗口（5） 此时，“出版社信息表”即会作为一个新的数据表出现在“图书管理”窗口中。双击打开该数据表，确认记录已经被导入。（6） 单击工具栏中“设计视图”按钮，在设计视图中将表的两个字段“ID”和“Publisher”分别修改为“出版社ID”和“出版社”。单击工具栏中“保存”按钮保存设计修改。这样，出版社信息表导入成功。既然前面我们已经导入了出版社信息，那么“书籍目录表”中“出版社”字段的数据也可以利用查阅列的形式显示，这样做的目的主要是为了输入新数据时方便，可以直接选择，而无需手工输入。同学可以依照实验一中设置查阅列字段的方法设置“出版社”字段。设置查阅列时应注意，最好先将存储在“书籍目录表”中两条记录的“出版社”字段的数据内容清除。在完成查阅向导之后，该字段的名称会自动更名为“出版社ID”，数据类型会自动变更为“数字”型，但其字段属性中标题属性仍然显示为“出版社”，将默认值属性清空。保存变更，切换到数据表视图，在下拉框中重新选择两条记录的出版社。修改完成后，“书籍目录表”应如图2-3所示。图2-3 修改后的“出版社”字段1. 2从Excel文件导入数据已经存在的图书信息存放在Excel文件Books.xls中，我们要将这些信息导入“图书管理”数据库中已经存在的表，“书籍目录表”中。在实验一的操作中，我们设计了“书籍目录表”，了解表的结构。在导入Books.xls文件中图书信息之前，我们也先了解一下其中的数据结构。将在实验二目录下的Books.xls文件打开，如图2-4所示，数据表的第一行为表的字段标题，表中的每一个字段的名称和数据类型都与已经定义的“书籍目录表”的字段一一对应，例如“书籍类型ID”和“出版社ID”字段的数据类型也为数字型，只是“书籍目录表”中该字段是以查阅列形式信息显示的。并且因为“书籍ID”字段为数据的唯一标识，不允许重复，而在实验一中我们已经输入了两条记录，“书籍ID”分别为1和2，因此在Excel表中数据记录的“书籍ID”从3开始向下递增。另外，我们注意到在Excel数据表中没有“是否借出”字段，那么没有该字段，数据能否成功导入“书籍目录表”呢？接下来，我们就来实验一下。图2-4 Excel数据表（1） 打开位于实验二目录下的“图书管理”数据库。（2） 选择“文件”菜单中“获取外部数据”，在其子菜单中，单击“导入”命令。（3） 在弹出的导入窗口中，打开文件类型下拉列表框，单击选择Microsoft Excel （*.xls）类型，在查找范围中找到实验二目录，选中目录中的Books.xls文件，单击“导入”按钮。如图2-5所示。图2-5 导入窗口（4） 此时将弹出“导入数据表向导”窗口。因为要导入的数据存放在Books.xls文件的Sheet1工作表中，所以选中“显示工作表”列表中的“Sheet1”项。窗口的下方是对该工作表中数据的预览，如图2-6所示，单击“下一步”按钮。图2-6 导入数据表向导（1）（5） 在弹出的下一个向导窗口中，选中“第一行包含列标题”复选框，如图2-7所示，单击“下一步”按钮。图2-7 导入数据表向导（2）（6） 此时弹出的窗口，用于选择数据导入在哪个数据表中。这里选中“现有的表中”单选框，在下拉列表框中选择“书籍目录表”，如图2-8所示，单击“下一步”按钮。图2-8 导入数据表向导（3）（7） 在弹出的窗口中保留显示的内容，单击“完成”按钮，系统开始导入数据。数据导入成功后，将弹出数据导入完成的提示信息框，单击“确定”关闭提示框。（8） 在数据库窗口中，双击打开“书籍目录表”，确认数据已经导入数据表，此时“书籍ID”自动被转换为5位数值形式，“书籍类型”自动被转换为对应的类型名称，如图2-9所示。图2-9 成功导入数据的数据表这样看来导入表中即使缺少字段也是可以导入成功的，但是要注意的是，如果缺少的字段在表的中间位置，那么在导入表中也应该把该字段的位置留出来。1. 3从HTML文件导入数据学生信息存储在实验二目录Student.htm文件中，同样，在资源管理器实验二目录中找到该文件，双击在浏览器中打开，查看一下它的结构。如图2-10所示，学生信息以表格形式显示，各字段与数据库中“学生信息表”的各字段相对应，字段名称都相同。不相同的是电子邮件字段的数据类型，在Student.htm文件中，学生电子邮箱字段的数据都显示为热点形式，例如，在图2-10中，当鼠标指向第一个学生的电子邮箱（houql）时，鼠标会变为可点击状态（小手），同时浏览器左下角的状态信息栏中将显示超链接的指向（mailto: houql）。热点超链接的指向图2-10 HTML格式的学生信息当点击该电子邮箱时，既会弹出发送新邮件窗口，如图2-11所示。图2-11 新邮件窗口可以看出，这一功能非常方便，便于向学生传递消息，发送通知等。因此，在数据导入数据库后，如果想仍然保留该项功能，则需要先修改数据库中“学生信息表”的字段属性，再导入数据。1、修改字段数据类型具体修改方法如下：（1） 打开实验二目录下的“图书管理”数据库。（2） 在数据库窗口中，选中“学生信息表”，单击工具栏中“设计视图”按钮，进入表的设计视图。（3） 选中“电子邮箱”字段，将其数据类型修改为“超级链接”，单击工具栏中“保存”按钮进行保存。（4） 单击工具栏“数据表”按钮，切换到表的数据视图。此时，表中两个学生的电子邮箱既变为超级链接形式，但它们的链接指向并不对，需要重新编辑。（5） 用鼠标指向第一个学生的电子邮箱（即将鼠标移动到电子邮箱上而先不点击），直接单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中，选择最后一项“超级链接”，在其子菜单中单击“编辑超级链接”，如图2-12所示。图2-12 超级链接子菜单（6） 在弹出的编辑窗口中，将在第二个文本框中显示的“http:/jiangm”，修改为“mailto:jiangm”，单击“确定”按钮关闭。如图2-13所示。图2-13 编辑超级链接窗口（7） 依照步骤（5）（6），将第二个学生的超级链接指向修改为“mailto:yuyy”。2、导入数据对表中字段的属性和数据修改完成之后，即可开始导入数据，导入的步骤如下：（1） 在文件菜单中，选择“获取外部数据”中“导入”命令。（2） 在弹出的导入窗口中，选择文件类型下拉框中“HTML文档”，查找范围选择“实验二”目录，在目录中选中“Students.htm”文件，单击“导入”按钮。（3） 单击选中“第一行包含列标题”复选框，数据区域第一行背景变为灰色。如图2-14所示。图2-14 导入向导窗口（4） 单击图2-14窗口左下角的“高级”按钮，打开导入规格对话框，如图2-15所示，在字段信息列表框中，将“图书证号”字段的索引项设置为有（无重复），因为每个学生的图书证号应该各不相同；将“电子邮箱”字段的数据类型设置为超级链接。单击“确定”关闭对话框，返回图2-14，单击“下一步”。图2-15 高级选项（5） 在下一步向导中，选择将数据导入现有的表中，选择“学生信息表”，单击“下一步”。（6） 保留缺省名称，单击“完成”进行数据导入，导入成功，系统显示相应提示信息。（7） 返回数据库窗口，双击打开“学生信息表”，可以看到导入的数据如图2-16所示。图2-16 数据导入成功2将Access数据导出我们可以把不同格式的数据导入到Access数据库表中，同样，我们也可以以各种不同的格式导出Access数据库中的对象。在接下来的实验中，我们将表信息导出到Excel工作表和其他Access数据库中。2. 1导出数据到Excel（1） 打开位于实验二目录下的“图书管理”数据库。（2） 在数据库窗口中，单击选中“学院目录表”。（3） 单击“文件”菜单，选择“导出”命令。（4） 在弹出的导出对话框中，选择保存类型为Microsoft Excel 97-2000，保留窗口中缺省的保存位置目录实验二和缺省的文件名学院目录表，单击“保存”按钮。如图2-17所示。图2-17 导出窗口（5） 数据导出操作即可完成。启动资源管理器，找到实验二目录，双击“学院目录表.xls”文件，在Excel中将其打开，导出的Excel文件如图2-18所示。图2-18 新导出的工作表。2. 2导出数据到Access数据库（1） 在数据库窗口中单击选中“书籍目录表”。（2） 单击“文件”菜单，选择“导出”命令。（3） 在弹出的导出对话框中，选择保存类型为Microsoft Access（*.mdb），在实验二目录中，选中“Publish.mdb”数据库，单击“保存”按钮。（4） 在弹出的窗口中，保留其缺省选项，导出表的字段定义以及数据，单击“确定”按钮。如图2-19所示。图2-19 导出数据表对话框（5） 导出操作即可完成。在Access应用程序窗口中，单击工具栏中“打开”按钮，选择实验二目录下的“Publish.mdb”数据库文件，将其打开。（6） 在数据库窗口中，双击“书籍目录表”将其打开，出现对话框，可直接单击“确定”。打开后的数据表中，“出版社”和“书籍类型”两个字段不再以查阅列信息显示而以数字形式显示，要纠正这一点首先需要重新修改“出版社”字段的数据类型。单击“设计视图”按钮，打开数据表的设计视图，重新设定“出版社”的查阅列字段，将其设定为当前数据库中“出版社信息表”中的“Publisher”字段，完成向导之后，再将自动变为“ID”的字段名修改为“出版社”。（7） 接下来可参考上述步骤（1）（4），将“图书管理”数据库中“书籍类型表”也导入“Publish”数据库中。导入完成后，双击打开“Publish”库中的“书籍目录表”，数据即可正常显示。注意：如果将数据导入已经存在的数据表中，则要保证数据的字段名称和数据类型与已经存在的数据表一一对应并相同，否则将导致某些字段的数据导入不完整。3改进数据的输入形式和显示形式我们已经实验了如何大批量的向数据库中导入数据，当然我们也可以自己动手输入部分数据。在数据的输入过程中，应注意到有些字段的定义和属性设置是需要作进一步修改以便数据的输入和显示。（1） 在“图书管理”数据库窗口中，选中“借阅信息表”，单击工具栏中“设计”按钮，进入表的设计视图，选中【借书日期】、【应还日期】和【还书日期】字段，在字段属性列表中，将其“输入掩码”属性设置为“00-99-99”，用来控制数据输入和显示，以及数据的存储格式。其中9代表可选的数字或空格，0代表必须输入数字。（2） 为了防止输入错误的借书时间，可以对输入的日期作一个限定。因此，在【借书日期】字段的“有效性规则”属性框中输入“<=Now()”，意为我们输入的日期一定要在当前日期之前，当前日期是由系统时钟决定的。不能预先输入未来某个时间借阅者借书的信息。如果一旦输入错误日期，应显示一定的提示信息，该提示信息可以在“有效性文本”中输入。例如：输入“输入的日期应小于或等于当前日期。”（3） 完成修改后，单击工具栏中保存按钮进行保存。因为数据表中已经包含有数据，因此系统会提示是否用新规则来测试现有数据？这里可以选择“否”，因为表中的数据已经符合该规则。再单击工具栏中“数据视图”按钮，返回数据视图。（4） 在【借书日期】字段中输入一个日期，在输入日期时，输入框中自动显示为“_-_-_”，在输入时，只需在下划线处输入6个数字即可。如果输入的是一个未来的日期，既会弹出警告对话框，说明有效性设置成功。按上述步骤，将“学生信息表”中【图书证号】字段的“有效性规则”属性设置为“图书证号>10000 And 图书证号<99999”，将“有效性文本”设置为“图书证号应介于10000和99999之间。”，返回数据表视图查看有效性设置是否成功。4数据表的简单操作在数据表中，一般包含大量数据，如果想在数据表中查找一些特殊性质的数据记录，是十分麻烦的。但利用Access 2000中提供的各种工具，就可以很方便的对数据进行查找、排序或筛选。41 查找在这里我们介绍的查找如同在一般文档中进行的查找功能。例如在“书籍目录表”中查找书籍名称为程序员大本营3.0-数据库的的书架编号。（1） 打开“书籍目录表”，因为要查找【书籍名称】字段中相匹配的内容，所以将鼠标切换到【书籍名称】字段（只需用鼠标在任何一个记录的该字段上点击一下即可）。（2） 在工具栏中单击“查找”按钮，或在“编辑”菜单中选择“查找”命令。（3） 在弹出查找窗口中，“查找范围”选框会自动映像到【书籍名称】字段。在“查找内容”文本框中输入“程序员大本营3.0数据库”，如图2-20所示。图2-20 查找窗口（4） 单击“查找下一个”按钮。如果有对应的记录，就会看到该记录的【书籍名称】被加亮显示，如图2-21所示。查看该记录【书架编号】字段的值，既会得到这本书的书架编号为73.9/S44。图2-21 被查找记录（5） 如果还有其他相匹配的记录，则单击“查找下一个”按钮时，还会得到下一条相应的记录，直到再没有相匹配的记录时，系统既会弹出提示对话框，提示用户已没有相匹配的记录。（6） 如果需要进一步缩小查找的范围，可以在如图2-20所示“查找窗口”中，单击右下角的“高级”按钮，此时，“查找窗口”将如图2-22所示。图2-22 高级查找窗口用户可以根据需要选择搜索的范围或是否区分大小写，是否按一定格式进行查找。（7） 如果需要替换所查找的内容，可以在图2-22所示的窗口中，选择“替换”选项卡，如图2-23所示。在“查找内容”文本框和“替换值”文本框中分别输入原内容和替换内容，接下来可以单击“查找下一个”和“替换”按钮，对于相匹配的记录进行逐个替换，也可以单击“全部替换”按钮，对于相匹配的所有记录进行一次性替换。图2-23 替换窗口对于查找和替换窗口中的“匹配”选项，有三个选择分别是整个字段、字段任何部分和字段开头，它们分别表示：整个字段：表示查找内容必须要与所查到的记录该字段的数据内容完全相同；字段任何部分：表示只要查找内容被包含在所查到的记录该字段的数据中即可；字段开头：表示只要查找的内容与所查到的记录该字段的数据开头部分相同即可。42 排序在数据表中，可以使数据按一定规律进行排序以增强数据的可读性。例如：在“书籍目录表”中，书籍是按照【书籍ID】字段以升序的顺序进行排列的。现在，如果我们想以书籍购买的时间为顺序来查看书籍列表，就必须对他们进行重新排序。（1） 打开“书籍目录表”，用鼠标在【出版日期】字段的名称上点击一下，此时，该字段所在的列都将被选中，呈现高亮显示。（2） 在该字段名称处单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中，即可选择数据表按该字段进行“升序”或“降序”排列，如图2-24所示。或者也可以直接单击工具栏中“升序”按钮或“降序”按钮进行排序。图2-24 排序43 筛选我们还可以利用简单的筛选功能，使数据表按一定的类别进行显示。1、我们首先筛选出所有计算机类书籍。（1） 打开“书籍目录表”，在【书籍类型】字段中，单击任何一个为“计算机类”的记录，然后单击右键，在下拉菜单中选择“按选定内容筛选”，如图2-25所示，或直接单击工具栏中筛选按钮。此时，数据表中将只显示所有“计算机类”的书籍。图2-25 按选定内容筛选（2） 再单击右键，选择“取消筛选/排序”，或单击工具栏中取消筛选按钮，则恢复原数据的显示。2、当然，也可以筛选出所有非计算机类书籍。在【书籍类型ID】字段，仍然选择其中一个类别为计算机类的记录，单击右键，在图2-25所示的下拉菜单中选择“内容排除筛选”，则筛选出的结果即为所有非计算机类书籍，如图2-26所示。图2-26 内容排除筛选结果3、另外，还可以进行多重筛选，也就是说在筛选的结果基础上再进行筛选，例如筛选出2002年8月以后出版的计算机类书籍。我们可以按照上述步骤（1）中介绍的方法先筛选出所有计算机类书籍，然后在显示的结果数据表中，选择某条记录的【出版日期】字段，单击鼠标右键，在下拉菜单的“筛选目标”文本框中输入“>=2002-8”表达式，如图2-27所示，然后单击键盘上的回车键，即可得到2002年8月以后出版的计算机类书籍。除此以外，“筛选目标”文本框还可以用于筛选需要用表达式进行筛选的数据。图2-27 设定筛选目标4、如果需要进行更复杂的筛选或者需要保存筛选结果，则需要进行高级筛选。例如，按图书证号的顺序筛选出非“成人教育学院”和“网络教育学院”的所有女生。具体操作步骤如下：（1） 打开“学生信息表”。（2） 打开“记录”菜单，选择“筛选”子菜单中“高级筛选/排序”，如图2-28所示。图2-28 记录菜单（3） 将打开“学生信息表”的筛选窗口，如图2-29所示，在窗口“学生信息表”中双击“图书证号”、“学院ID”和“性别”字段。图2-29 高级筛选窗口（4） 被双击的字段将自动被添加到窗口下方的字段区。如图2-30所示，在“图书证号”字段的“排序”单元格中选择“升序”；在“学院ID”字段的“准则”单元格中输入“<>9 And <>10”，因为“成人教育学院”和“网络教育学院”的学院ID号分别为9和10，那么不等于这两个值，就相当于排除了这两个学院的学生；在“性别”字段的“准则”单元格中输入“”女”，相当于筛选出性别为“女”的学生，因为该字段属于字符类型数据，因此输入时两边要加英文双引号。图2-30 设置筛选条件（5） 单击工具栏中“另存为查询”按钮，将其保存为“学生信息表筛选”。（6） 单击工具栏中“应用筛选”按钮，查看筛选结果，将如图2-31所示。图2-31 高级筛选结果（7） 关闭筛选结果窗口，在数据库窗口“对象”栏中点击“查询”，会看到查询列表中已经保存了“学生信息表筛选”查询，双击该查询就会打开如图2-32所示的筛选结果数据表。