费用报销及资金使用制度.doc

成都华川公路建设（集团）有限公司费用报销及资金使用制度（08版）为规范各类资金使用程序，堵塞费用开支和款项支付的漏洞，特对集团公司费用报销及资金使用作如下规定：第一章 款项支付的原则第一条 程序化原则。集团公司任何款项的支付必须符合相应的支付程序。支付时附件必须齐全，通过办公通预先申请的资金支付或费用报销，应在具体办理时附办公通审批意见。第二条 意见明确的原则。凡涉及款项支付的审核人员和审批领导，必须在相关凭证上签署明确意见。如财务审核的意见应使用“审核无误”等语句；职能部门审核的意见应使用“审核无误”、“建议支付”“建议办理”等语句；部门审核意见应使用“情况属实”、“建议支付”、 “建议借支”等语句；财务负责人意见应使用“建议支付”“建议办理”“建议借支”“同意报销”“同意办理”等语句；集团公司领导签署意见应使用“同意报销”“同意办理”“同意支付”“同意借支”等明确意见；出纳办理款项支付或报销时在相关凭证上应签字，并注明“已办理”“已报销”“已支付”等语句。对支付或报销持有不同意见的，应明确说明各自的意见并清楚说明原因。对意见不明确的款项报销与支付，财务管理部有权拒绝办理报销或支付。第三条 责任明确的原则。审核人员和审批领导对各自签署的意见承担相应责任。各职能部门的意见代表对款项、费用、事件等的真实性的确认；财务人员审核是对款项原始凭证合法性、数额的准确性、是否超标、是否违反集团公司制度等的确认；财务负责人的意见是对是否有款项可安排的确认和对财务支付风险是否可控的确认；集团公司领导的意见是对在以上各程序均完成后，对该笔款项是否同意办理的确认；出纳签字是对款项是否程序完善、意见明确、是否已经办理的确认。第二章 款项支付的分类第四条 本制度所指的款项支付，包括以下几类：1、费用报销。即集团公司日常费用（包括实行费用管理办法后的部门费用）的报销、日常办公用品的采购等，不包括固定资产的购置。2、备用金的借支。包括个人备用金和部门备用金的借支。3、项目资金计划内工程款项，指已获审批同意的项目（分公司）资金计划内的款项。4、项目临时或计划外借款，指项目（分公司）在资金计划外需集团公司拨付的款项。5、保函、保证金的办理和退付，包括投标、履约保证金的办理，履约、投标保函的办理，合作单位投标保证金的退付等。6、固定资产的购置款，包括办公用固定资产（如电脑等）、各种生产用固定资产的购置款项。7、代项目支付的款项，包括代垫费用、代付工程款、材料款等计划内或计划外的款项。8、款项内部的划转，指资金在集团公司内部各银行账户的相互划转（不包括对各项目部、分（子）公司的拨付）。9、出纳从银行存款账户上提取现金，指出纳从集团公司银行存款中取出现金备用。10、贷款的归还，即各种银行贷款或其它贷款的归还。11、税款的缴纳，指在集团公司主管税务局的税款缴纳。12、对外投资款的划出，指对外借出款项、投入资金。13、银行贷款利息支出。14、其它款项支付，以上各类款项以外的款项支付。第五条 经办人在办理费用报销和款项支付时，必须用相应的单据进行填列，费用报销应采用集团公司统一格式的费用报销单，特殊费用（包括差旅费、车辆使用费）采用特殊费用报销单据。保函保证金的办理、税款缴纳、贷款归还、对外投资款的办理、贷款利息支出采用用款申请单；款项在集团公司内部的划转采用内部转账申请单；支取现金采用取现申请单；项目资金计划内工程款项的支付采用划内资金审批表；其余的款项支付应用借（领）款单进行填列。第三章 费用报销程序第六条 费用支出必须严格控制在集团公司成本管理机构下达的集团公司本部总体费用标准和部门费用标准内，固定性以外的大额费用支出（单笔1,000元以上）必须事先由所在部门和经办人提出申请，报分管领导审核并报总经理批准后予以办理。第七条 费用发生后，必须取得真实、合法、有效的相关原始发票或其它符合税务要求的票据，原始票据必须有收款单位的财务专用章或票据专用章、收款单位经办人员的签字、经济业务内容、数量、单价和大小写金额等，各项内容的填写符合票据填写规范，否则，视为无效票据不予办理报销。第八条 报销费用时，经办人必须按财务有关规定填制与报销费用相对应的报销凭证，同时必须填明报销日期，各项费用名称、金额、附件张数及费用详细内容和事由。原始票据必须分门别类，依次整齐粘贴在原始凭证粘贴单上，经办人应在每张原始凭证上注明费用发生的日期。第九条 费用报销手续齐备后，经办人到财务管理部办理报账手续，首先冲销个人借款，报销金额剩余部分由财务管理部根据集团公司情况安排支付。第十条 财务人员在审核费用报销时，必须做到“五审”，一审费用开支的计划性；二审费用开支的真实性；三审费用开支原始票据的合法性；四审有无主管领导的合法签批；五审是否符合集团公司规定标准。第十一条 集团公司本部各部门必须严格执行集团公司相关的费用控制制度，做到事前计划，事中控制，事后分析，牢固树立成本和效益观念。集团公司本部实行统一的报销标准和规定，对于分、子公司和项目部的费用报销，应参照集团公司本部的报销制度并结合本单位情况在不突破集团公司各项费用限额的条件下拟定实施细则，并报集团公司批准后实施。第十二条 费用发生后必须于一个月内办理报销冲账手续，特殊情况（如出差等）延后报账的需先报告财务管理部门。逾期不办理报销冲账手续者，财务管理部门有权不再予以报账和借款。有欠款或借款的，财务管理部门可在工资及福利中予以扣抵。第十三条 费用报销单用钢笔或签字笔填写。第十四条 各种费用报销程序1、对于普通员工和中层管理干部的费用报销，由报销人填列费用报销单据，经部门负责人、分管领导、财务审核后，分别由经总经理授权的人员和集团公司常务副总审批。2、对于集团公司高层领导的费用报销，经财务审核、总经办主任和集团公司分管领导审批后，还须经总经理审批。3、由总经理直接安排的特殊事项的费用报销，可由经办人填列报销单据，经部门负责人、分管领导、财务审核后，直接报总经理审批。经以上程序后，最后由财务管理部审核报销程序，如有借款的，应先冲销借款后再根据集团公司资金情况安排报销支付。第十五条 办公用品等低值易耗品采购报销程序低值易耗品（即非固定资产）采购，必须先通过集团公司相关采购审批程序并办理实物的验收、入库、领用手续，才能按照第十四条规定的程序报销。第十六条 车辆使用费报销程序1、车辆使用费的报销，需用集团公司统一格式的小车费用报销单填制，注明事由、车牌号及其它明细项目等。2、集团公司行政用车，原则上均在集团公司定点加油站加油，因出差或其它原因不能在定点加油站加油的，必须由同行人在票据后签字证明。若只有一人出差，必须经分管部门认可后方可报销。3、各部门发生的车辆过路费、停车费、油料费等，均需在财务审核前由总经办行政处审核登记。4、集团公司车辆的修理支出，应在支出前由经办部门提出修理申请报告，资产经营管理部审核及集团公司领导审批后，方可办理财务报销。特殊情况发生的修理费，需在财务审核前由资产经营管理部进行审核。第十七条 交通费用报销程序1、交通费是指在市内办事发生的交通费，包括公共汽车、中巴车、出租车等费用。2、市内办事原则上不报销出租车费。确因业务工作需要乘坐出租车的，必须事前请示部门负责人同意，并在票据后写明事由、起止地点和时间。报销时经部门负责人确认后，进入报销程序。第十八条 差旅费报销程序1、差旅费是指集团公司员工因公出差所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、餐费、出差地市内交通费等，如由集团公司派车还包括行政车辆的油料费、过路费、停车费等。2、差旅费的报销应按集团公司出差管理制度（试行）执行。3、差旅费的报销，需用集团公司统一格式的差旅费报销单填制，并注明出差人、出差地点、时间、事由等项目。4、出差时间的确定：出差时间以日历天数计算，包括路途时间和住宿时间。路途时间的费用标准按到达地区类别标准计算确定。5、如由集团公司派车出差，其中车辆使用费的报销也可在差旅费报销单中一并填制报销，但仍需由总经办行政处进行车辆使用费的审核登记。第十九条 加班餐费报销程序1、员工节假日加班或正常工作时间延长三小时以上，可报销加班餐费。2、加班餐费报销时需在票据上注明就餐人数、加班时间以及工作内容。3、各部门发生的加班就餐，原则上由集团公司指定地点就餐，并作相应登记。特殊情况需经人力资源部审核后方可报销。第二十条 业务招待费报销程序1、业务招待费是指集团公司针对有业务往来的有关单位或个人发生的必要的招待应酬或送礼发生的正常支出。2、报销业务招待费时，必须在票据上注明开支事由、接待单位（人员）、接待人数等。特殊情况不便在票据注明相关事项的必须向财务管理部门说明情况并经集团公司领导审批后办理报销。第四章 费用开支标准第二十一条 差旅费的开支标准1、乘坐交通工具的标准：项 目职 务火车轮船飞机一般员工及中干硬座卧四等舱经济舱位公司副总级软座卧三等舱经济舱位公司总经理实报实销注：（1）省内出差原则上只乘坐火车，省外出差可以乘坐飞机。 （2）集团公司副总经理、三总师、各总监和公司总经理助理可享受公司副总级级别标准。2、住宿费、伙食费、市内交通费日标准（具体以人力资源部制定的标准为准）。 项目职务省内地区特区及上海、北京、广州其它地区合计住宿伙食费市内交通费合计住宿伙食费市内交通费合计住宿伙食费市内交通费公司总经理实报实销实报实销实报实销公司副总级270160803047035080403602508030中层管理人员190120502033025050302702005020一般员工150805020230150503019012050203、当事人出差路线必须就近，不得无故绕道或旅游观光。4、差旅费应一次性填列，不得将一次的差旅费用分次填列。5、多部门、多人员共同出差，由主办部门或人员统一进行费用报销，其余部门或人员签字确认，不得分别报销。6、住宿费实行统一标准执行，在标准内实报实销，超标部分由个人承担。7、差旅费的支出应本着节约的原则，两人及以上出差，如为同性，尽量安排在一间房间住宿。8、伙食及交通费按标准在差旅费报销时根据出差天数（途中天数）在标准内实报实销。如报销了相关业务招待费则不予核发当天的伙食补助（具体以人力资源部制定的标准为准）。到各工程项目出差，除特殊情况外，在项目部期间时不报销交通及伙食费。9、由集团公司派车出差，不再报销市内交通费。10、出差人员夜间乘坐火车、轮船、长途汽车，不再报销住宿费用。但在途期间，连续乘车超过12小时（含12小时）的，可报销20元伙食费。11、当天往返并在途中发生误餐的短途出差费用标准：（1）不得报销住宿费；（2）伙食费：每天10元。12、到各工程项目出差，除适用于本制度的一般规定外，特殊条款由工程管理相关制度予以详细规定。17、因工作业务需要，突破规定标准的需上报集团公司分管领导同意报销。第二十二条 加班餐费报销标准1、 员工加班餐费的报销标准为每餐10元/人，在标准内实报实销，超标部分自行承担。2、 出差人员在出差期间遇有节假日的，按上述差旅费报销标准报销费用，不适用于加班餐费报销标准。3、 集团公司统一安排加班餐后，不再报销加班餐费。第二十三条 业务招待费报销标准因工作需要而发生的业务招待费，应严格控制在费用控制主体的单项费用标准内，部门负责人可根据本部门业务招待费开支限额，授予本部门人员不同的开支权限，部门员工在开支权限内予以开支。第五章 备用金的管理第二十四条 集团公司本部备用金包括个人备用金和部门备用金。个人备用金是指员工因公需要、以个人名义向集团公司借支的款项，财务管理部对个人备用金记挂个人往来账。部门备用金是指集团公司在实行了费用控制办法后，各费用控制主体根据成本管理机构核定的费用开支标准向集团公司借支的款项，财务管理部对部门备用金记挂部门往来账。第二十五条 集团公司在实行费用控制办法后，个人备用金的借支仅限于特定人员的以下情况：（一） 资产采购人员进行集团公司资产采购所支付的预付款、定金等（凭合同予以借支）；（二） 生产经营部专项投标备用金；（三） 总经理批准的其它情况。除以上情况外，其它情况均通过部门备用金进行开支。第二十六条 备用金借支程序 部门备用金的借支，由总部管理费用开支管理制度（试行）予以规定；符合条件的个人备用金借支，由经办人填列借款单，并经部门负责人、分管领导、财务管理部负责人审核后，由总经理授权人员和集团公司常务副总审批后予以办理。第二十七条 个人备用金应在一月内结清。由于特殊原因，不能在一月内到财务管理部门结清的，由借款人书面向财务管理部提出申请，经集团公司领导批准后将申请交财务管理部作续借备用金的依据。否则不再借支备用金。借支人办理报销手续时，财务管理部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支取现金。对于已冲销备用金的金额，出纳开具相应金额的收款收据，借支人应妥善保存，以备查询。第二十八条 对到期未结清的个人备用金，报销时就不再支付现金，只能冲抵备用金，对不能按期归还备用金又无领导批准续借备用金的借款人，由财务管理部门从当月工资及其它收入中扣回，当月工资不足以扣回的，从次月工资中计扣，直到扣完为止。第二十九条 备用金借款必须按规定用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由本人承担责任。第三十条 个人离职或工作调动时，应到财务管理部办理备用金的结清手续，未结清的备用金从当月工资及其它收入中扣回，否则不得办理离职和调动手续。第六章 集团公司其它资金使用程序第三十一条 项目资金计划内工程款项的支付程序项目资金计划内工程款项的支付，由财务管理部成本管理处成本会计填制计划内资金审批表，经分管该项目的成本管理处主管和部门负责人审核后，办理款项支付。第三十二条 项目临时或计划外款项的支付程序项目临时或计划外工程款项的支付，由项目部按项目资金使用及费用报销制度的要求填制借款单，并附借款申请，由职能部门负责人、财务管理部负责人审核后，由分管领导和集团公司分管领导、总经理审批后办理。如果项目部通过办公通的方式上报借款申请，并由以上审核人员同意后，可由财务管理部成本管理处成本会计填制借款单附办公通书面意见后办理。第三十三条 保函保证金办理和退付程序：因生产经营投标或中标后需办理保函、保证金及落标后需退付合作单位支付的投标保证金的，由生产经营部经办人填列用款申请单，附招标书、中标通知书、合同等相关附件，并经部门负责人、职能部门负责人、财务管理部负责人审核后，由集团公司分管领导和总经理审批后予以办理。第三十四条 固定资产采购支付程序固定资产购置，必须先通过集团公司固定资产采购审批手续，在支付款项时填制借款单，并附相关采购合同、协议和发票，在办理了固定资产的验收手续后，经部门负责人、分管领导、财务审核后，分别由总经办主任、分管领导及总经理审批。第三十五条 代项目支付款项的办理程序代项目支付款项，由经办人（或项目部）填制借款单，经职能部门负责人、分管领导、财务审核后，由分管领导或总经理审批后办理（总经理审批的权限见项目资金使用及费用报销制度中相关规定）。第三十六条 集团公司本部款项内部划转的程序：资金在内部各银行账户的相互划转（不包括对各项目部、分子公司的拨付），由财务管理部负责资金管理的经办人员填制内部转账申请单，经资金管理处主管、财务管理部负责人审核后办理。第三十七条 集团公司本部出纳从银行存款账户上支取现金的程序：出纳取现前，填制取现申请单，经资金管理处主管、财务管理部负责人审核后，进行办理。第三十八条 偿还对外借款的办理程序：借款到期需偿还时，由财务管理部负责银行融资事务的经办人员填列用款申请单，并经财务管理部负责人审核后，由分管领导和总经理审批后予以办理。第三十九条 集团公司本部税款缴纳程序：财务管理部负责纳税事务的人员应于每月10日前填列纳税申报表附在用款申请单之后，经财务管理部负责人审核后，由分管领导和总经理审批后予以办理。第四十条 对外投资款的划出程序对外投资时，必须先通过投资决策制度（试行）中相关程序，再由财务管理部投资专员填列用款申请单，附董事会决议等附件，并经财务管理部负责人审核后，由分管领导和总经理审批后予以办理。第四十一条 银行贷款利息支出程序由于银行贷款利息直接由贷款银行每月定期在集团公司存款账户上扣收，所以财务管理部资金管理处出纳在收到银行利息单据后，填制用款申请单，并将利息单据附后，经财务管理部负责人审核后，由分管领导和总经理补签完善手续后入账。第四十二条 集团公司本部其它款项的支付程序其它款项的支付，由经办人填制借（领）款单，经部门负责人、财务审核后，由分管领导和总经理审批后办理。第四十三条 特别程序。因集团公司特别需要办理款项时，可由董事长或总经理直接签字办理支款。第七章 附则第四十四条 本制度由财务管理部负责解释、修订。第四十五条 集团下属各单位遵照本制度制订相应实施细则。第四十六条 本制度由总经理批准后颁布实施。自颁布之日起，其他同类条款同时废止。二八年四月三十日八年五月四日