IFSerp采购操作手册.doc

目录1. 手工创建采购申请.3 1.1 创建采购申请.3 1.2 创建采购申请表头.3 1.3 填写采购申请的物资和数量4 1.3.1 有库存件的采购申请.4 1.3.2 无库存件的采购申请.41.4 采购申请的下达52. 再订货点物料的采购申请62.1 手工产生采购申请.6 2.2 自动生成采购申请.72.3 查询已建立的建议订单.83. 手工建立采购订单.93.1 建立采购订单表头.93.2 建立采购订单行103.2.1 建立有库存件物料采购订单.103.2.2 建立无库存件物料采购订单.103.3 无审批的采购订单下达.114. 采购申请建立采购订单124.1 选择未处理的采购申请124.2 合并采购申请生成采购订单134.2.1 建立采购订单.144.3 采购订单下达15 4.3.1 选择采购订单行.15 4.3.2 采购订单下达.155. 采购订单的审批.165.1采购订单下达时出现审批16 5.2采购订单审批处理.176. 采购订单关闭186.1 查询已接收的采购订单.196.2 关闭采购订单.196.3 直接关闭采购订单.207. 供应商托管库存217.1设置供应商托管路径.21 7.2采购件供应商设置为托管库.217.3 查询托管库材料22 7.3.1从库存中的库存件查询22 7.3.2从位置上查询托管材料库存22 7.3.3 查询托管材料消耗248. 供应商采购协议 25 8.1 建立采购协议.25 8.2 录入采购协议日期和金额.278.3录入协议所包含的物料和价格.27 8.4采购协议的下达.289. 供应商价格更新309. 1建立采购协议309.2录入协议有效期和金额.30 9.3更新采购价格.309.4下达采购协议.319.5更新采购件供应商的价格319.6查询更新结果3210. 查询采购申请.3310.1 MRP产生的采购申请33 10.2再订货点产生的采购申请.34 10.3客户订单产生的采购申请.3410.4查询已下达的采购申请.3510.5查询已产生采购订单的采购申请.3611. 查询采购订单3811.1查询未下达的采购订单.3811.2查询已下达未接收的采购订单.3911.3查询已接收的采购订单行.4111.4查询已关闭的采购订单.4312. 采购退货44 12.1 重新打开采购订单44/4512.2 生成采购退货单46 12.3更新检测数量47 12.4处理采购退货单.4713 采购件供应商47 13.1 建立采购件供应商47/4814 采购审核原则.4814.1建立采购审核原则48/491 手工创建采购申请 此类申请只适用于因为价格政策需要大批量采购物料屯货，或无安全库存的低值品和固定资产的采购申请.1.1 创建采购申请路径：分销/采购/申请/申请进入申请界面后,选择新建，1.2 创建采购申请表头出现采购申请表头后，填入以下信息：1. 在选择申请人；2. 在选择内部目的地，（即最终使用者或领用者）3. 保存。此时在表头产生申请号。1.3 填写采购申请的物资和数量1.3.1 有库存件的采购申请选择新建：在物资申请行处填写：1 在物资号处选择列表中的物资号；或直接输入物资号.2在数量上填写需求的数量3在需要接收日期上写日期点击保存。1.3.2 无库存件的采购申请无安全库存的低值品和固定资产的采购申请选择新建：在无物资申请行处填写：1 描述处填写需要采购的物料的名称；2 选择列表中的供应商分类.3在数量上填写需求的数量4在需要接收日期上写日期。点击保存。1.4采购申请的下达在表头上点右键，出现下拉菜单，点击下达。此时表头上“状态”栏，由“已计划”变为“已下达”2 再订货点物料的采购申请此类物料的采购申请是不来自MRP的，是根据库存与再订货点单独运行后产生的。2.1手工产生采购申请路径：库存/库存件/生成建议订单，双击。此时右边出现一个框，在此对话框中选择PO协调者（也可针对属于某个计划人员的物资产生，只要选择计划者即可），确定。2.2自动生成采购申请路径：库存/库存件/生成建议订单，双击。出现建议订单窗口，然后在“排产”处点击，即出现排产窗口。在排产窗口，点击激活，则可在下面的启动时间填写每天自动生成建议订单的时间，并选择每周什么时间选择建议订单。2.3 查询已建立的建议订单路径：采购/申请/概览-申请行，双击。出现右边的空白的表格。点击，选择计划人（或不选），采购员，确定，既可查询该计划人和该采购员下的所有采购申请。3 手工建立采购订单适用于材料采购，或没有采购申请来源的采购订单的情况。3.1建立采购订单表头路径：分销/采购/采购订单/采购订单，点击。然后新建填写表头上的必填栏目：1 选择列表中的供应商2 选择协调人3 填写收货日期保存。产生采购“订单号”。表头创建完毕。3.2建立采购订单行3.2.1建立有库存件物料采购订单在物资订单行：将光标移到下表，选中，然后新建，在列表中选择“物资号”，填写数量。保存。3.2.2建立无库存件物料采购订单此为当采购的物料没有建立库存件的情况，如无安全库存的低值品和固定资产等处理。选择无物资订单行：将光标移到下表，选中，然后新建，在填写中物资名称，填写数量，选择供应商分类，填写价格，单位。保存。3.3无审批的采购订单下达将光标移到表头，按右键，出现下拉菜单，选择“下达”点击。如采购订单不需要审批,则状态从“已计划”变为“已下达”。如果采购订单需要审批，则无法下达。此时在“申请授权”处出现“V”。4 采购申请建立采购订单4.1选择未处理的采购申请路径：分销/ 采购/申请/概览-申请行，双击。4.2合并采购申请生成采购订单此时在，选择以下条件之一：1 可按照“已下达”和”申请号”2 可按照：已下达和采购员等等，进行选择后确认。选择需要转为“采购订单”的采购申请行，按右键，出现下拉菜单，并选择“订单申请”。4.2.1建立采购订单选择：“订单申请”后就出现右边的“订单参数申请”对话框，选择协调人。然后点击“新建”。出现“采购订单已成功生成”的出口，记录订单号后按确定。此时采购订单已生成。此时概览-申请行上的已产生采购订单的申请状态已改变为“关闭”，状态改为“采购订单已生成”。4.3采购订单下达4.3.1选择采购订单行路径：分销/ 采购/采购订单/概览-采购订单行，双击。按照供应商选择需要下达的采购订单。4.3.2采购订单下达此时出现采购订单的所有内容，核对内容无误后，按右键选择下达。后续步骤参考2.3。5 采购订单的审批5.1 采购订单下达时出现审批续.2.3: 如果采购订单需要审批，则在下达时，将出现信息通知“审批”，确定后，此时在“申请授权”处出现“V”。此时可在同一个界面下的“工作流程”处，查询审核组或审核人的标示号。5.2 采购订单审批处理路径：采购/采购订单批准/概览-采购订单批准，点击。然后在点击“只查看未经核准”，确认，得到需要审核的采购订单，可选择批准人本身的核准号，选中采购订单行后按右键，出现下拉菜单后选择“认可“。此时采购订单的状态变为“已审核”。再按照以上的“采购订单”下达即可。6 采购订单关闭6.1查询已接收的采购订单路径：分销/采购订单/概览-采购订单行，双击。在的状态上输入“已接收”确定。此时所有“已接收”的采购订单将被显示出来。6.2 关闭采购订单选择所有需要关闭处理的采购订单行，查看接收数量与采购数量是否有很大差异，按右件进入采购订单。此时打开采购订单，采购订单的状态从“已下达”变为“已接收”。此时在表头按右键，出现下拉菜单，点击“关闭”即可。6.3 直接关闭采购订单路径：分销/采购订单/采购订单，双击。并在处输入采购订单号，确定，打开采购订单，此时采购订单的状态从“已下达”变为“已接收”。此时在表头按右键，出现下拉菜单，点击“关闭”即可。7 供应商托管库存7.1设置供应商托管路径路径：采购 / 采购件 / 采购件供应商，双击。7.2采购件供应商设置为托管库在查询处，选择需要托管的物资号，确定后即出现右边的表，在“托管”处的下拉菜单，选择“托管库”，保存。此时这个采购件将作为托管物资。7.3查询托管库材料7.3.1 从库存中的库存件查询路径：分销/库存/库存查询/查询-库存中的库存件，双击。并在查询处录入托管库位号。7.3.2 从位置上查询托管材料库存路径：分销/库存/库存查询/查询-每一位置数量细目，双击。在此界面处，从查询中输入位置类型，或货位编码，确定。在此时按照批号显示在此货位上的所有物料编号选择一个批号的物料后就可看到在托管位置的该批号的数量。7.3.3 查询托管材料消耗路径：采购/托管/托管消耗量，从查询中选择托管的物资号或供应商号，确认，即可看到托管的材料消耗的清单8 供应商采购协议8.1 建立采购协议路径：采购/批量订单/批量订单，确认。点击“新建”。在列表上选择供应商确认后出现该供应商的相关资料，并保存。出现批量订单号。8.2 录入采购协议日期和金额点击“期间”，将光标移到下面，并点击 “新建”，填写开始日期和结束日期，以及最大金额。8.3 录入协议所包含的物料和价格点击“物资”，将光标移到下面，并点击 “新建”，选择填写物资号，价格，以及最大金额，并保存。8.4 采购协议的下达在表头，点右键，出现下拉菜单：1、 协商：表示协议在谈判中，但未生效，可以进行跟踪；2、 激活：表示此协议生效。点击激活，出现对话框，确定。此协议下达，状态变为“活动”。9 供应商价格更新9.1建立采购协议（同8.1）9.2录入协议有效期和金额此为更改价格，可以没有金额限制，因此在“最大金额”处写入“”9.3更新采购价格点击“供应商批量分类”，选择需要更新价格的物料所属的供应商分类。点击 “值列表”，选择供应商分类，并确认。录入新的价格和最大金额为“”。9.4下达采购协议（见9.4）9.5更新采购件供应商的价格选择需要更新的供应商分类，并按右键。出现下拉菜单，点击“供应物资报价更新”。完成更新9.6 查询更新结果旧的价格新的价格10 查询采购申请按照采购申请的产生方式所有采购申请分为MRP，建议订单，手工产生。来自MRP和建议订单的采购申请一旦产生就已经下达了，下一步只要进行合并处理并建立采购订单。10.1 MRP产生的采购申请路径：分销/采购/申请/概览-申请行，点击。然后在查询处，录入查询条件，比如：申请人为MRP，状态为“已下达”，确认，将得到右表上的由MRP运行得出的已下达的采购申请。10.2 再订货点产生的采购申请路径：分销/采购/申请/概览-申请行，点击。然后在查询处，录入查询条件，比如：状态为“已下达”，确认，将得到右表上的由库存生成的已下达的采购建议，即已下达的采购申请。10.3 客户订单产生的采购申请路径：分销/采购/申请/概览-申请行，点击。然后在查询处，录入查询条件，比如：申请人为OE，状态为“已下达”，确认，将得到右表上的由客户订单生成的已下达的采购申请。10.4 查询已下达的采购申请路径：分销/采购/申请/概览-申请行，双击。在查询处，录入查询条件，在状态处选择“已下达”。状态为“已下达”的采购申请全部显示出来。此时可以选择将采购申请转化为采购订单。10.5 查询已产生采购订单的采购申请在查询条件处选择“采购订单生成”，确定。显示出所有采购订单已生成的采购申请，其中申请状态已变为“关闭”。11 查询采购订单11.1查询未下达的采购订单路径：采购/采购订单/概览-采购订单。在查询处，录入状态“已计划”，确定。出现已产生采购订单，还没有下达的采购订单。11.2 查询已下达未接收的采购订单在查询处，录入状态为“已下达”,确定.状态“已下达”的采购订单显示出来11.3 查询已接收的采购订单行路径：采购/采购订单/概览-采购订单行，双击在查询条件处录入：已接收。显示所有已接收的采购订单行都显示出来了。11.4 查询已关闭的采购订单路径：分销/采购/采购订单/概览采购订单。双击。显示出来的已关闭的采购订单，表示所有的采购订单行以关闭。12采购退货12.1重新打开采购订单若要退货的采购订单已关闭,那么要在“采购订单”界面将其重新打开。路径：分销/采购/采购订单输入要进行退货的采购订单号，点击“OK”。在“物资订单行”处，选择要退货的物资号行，涂黑右击选择“重打开”。出现一对话框后，选择“确定”此时状态栏变为“已接收”，表此采购订单已重新打开，可进行退货。12.2生成采购退货单路径：分销/采购/采购退货处理/生成采购退货单，双击。选择，在“Note”处可备注。将光标移到表格处，双击，输入要退货的批号，并在“Return Type”选择退货处理的方式；在“Return Reason Desc”中选择退货的原因；并输入检测的数量。保存后，出现一个“接收退货号”12.3 更新检测数量右键涂黑选择“更新检测数量”12.4处理采购退货单表头右击，选择“Set Released”，表该采购退货单已经下达。等待仓库将采购退货工作完成后，采购再来关闭此采购退货单（表头右击“Set Close”），并且也要将采购订单一起关闭。13 采购件供应商13.1建立采购件供应商路径：分销/采购/采购件/采购件供应商，双击。选择，输入物资号，供应商号。在“通用”界面，输入价格；如果是主要供应商便在“主要供应商”画；“状态”选择“2”表活动的，可下达采购订单，在“供应商分类”处可进行选择物资的分类；若是托管的物资则要在“托管”处选择“托管库”，若不是便选择“无托管库”。保存点击“检验代码”，进入此界面，选择物资的“收货状况”，保存。14 采购审核原则14.1 建立采购审核原则路径：分销/采购/采购订单批准/核准规则，双击。选择，输入要添加的核准规格号，优先权，供应商，供应商统计组，采购金额的最小值和最大值，协调人，在列表中选择模版代码，然后保存。保存后，状态变为“已下达”，此时表示该审核原则已存在，可以进行采购订单批准。