科龙集团广告促销物料管理规定.doc

科龙集团广告促销物料管理规定1目的为使促销物料从收货到使用过程有一个规范的管理，做到物有所用，充分合理地利用企业资源，特制定本规定。2适用范围本规定适用于科龙集团整合传播部、驻外分公司及其合作单位。3管理职责广告促销物料的管理由整合传播部综合管理科归口管理，各相关科室配合执行。4 验收及仓管4.1整合传播部各科室在广告促销物料制作合同执行前，必须提供已确认的物料样品（含内外包装及打包方法）给综合管理科;4.2相关职能科室在交货时须提前通知综合管理科，由综合管理科按合同和样品对其数量进行验收(相关科室对其质量进行验收);4.3广告促销物料储存仓的仓管员须按照公司仓库管理有关规定办理物料的入仓及仓储管理;4.4 综合管理科对促销物料实行动态跟踪和台帐管理，每月向相关科室提交台帐报表；4.5分公司查收总部下发的促销物料时，须与总部下发的广告物料发放明细表（由综合管理科依据相关科室广告促销物料分发计划表编制）及发运清单数量进行核对验收支，并填写科龙电器广告促销物料月度管理台帐（附表1），登记入库。如数量不符或物品发生运输毁损时，应及时与综合管理科联系，并取得相关证明材料（货运记录）备查，同时将缺少的物料清单报综合管理科，以便及时补给、追查和索赔;4.6分公司自行制作的广告促销物料收货时，须由整合传播科人员进行验收合格后，方可办理入库，并做好登记手续。4.7分公司须有固定的地点储存广告促销物料，将各种物料分类存放，并做到标识清楚明白，且每次领用时，都须做好登记，保持帐、物数量的一致。5 申领5.1本部科室与其他各部门科室需领取有关促销物料时，须填写科龙电器广告促销物料领用申请表（附表2），经综合管理科审核，贵重物品或批量物料须经主管部长批准后，方可向仓管员领取；5.2各分公司促销物料的领用必须要有计划申报，批准后方可使用。如属统一分发广告促销物料时，由整合传播科制订分发计划，填写科龙电器广告促销物料领用申请表，经整合传播科长批准后，方可出仓；5.3各分公司人员临时领取广告促销物料时，必须填报附表2，(若业务员委托商家领用，同样须填写表格，代为签收)，经整合传播科指定人员审核后，方可出仓；5.4分公司根据促销物料使用情况，准时客观地填写科龙电器广告促销礼品用户登记表（附表3），活动结束后交回作为报帐凭证；5.5分公司每月25日前根据需求情况向冰箱、空调传播科提交科龙电器广告促销物料领用申请表，综合管理科根据冰箱、空调传播科的汇总表组织物料的分发； 6 发运6.1总部各职能科室制作物料时，须留出足够的缓冲时间(按最远地点计，缓冲时间最少不低于8天)，以便于综合管理科正常组织发运；6.2综合管理科根据有关职能科室编制的分公司广告促销物料分配表（此表需科长审核），及时、准确地向各分公司发运所需广告促销物料；6.3物料运输原则上不采用空运，如因时间紧迫需空运的，需经整合传播部部长（或副部长）批准方可（其空运费用在相关品牌传播费用中列支）。7 使用监控7.1对单价在20元以下的促销赠品派发，允许各分公司和相对应活动商场不做登记；7.2对单价在20元-50元的促销赠品（随机附送），须填报科龙电器促销礼品用户登记表，包括消费者姓名、详细地址、联系电话及发票号，作为报帐凭证；7.3对单价在50元-100元的贵重促销赠品（随机附送），还须填写消费者姓名、详细地址、联系电话及发票复印件，作为推广费用的报帐凭证；7.4对单价在100元以上的促销赠品，另需用户身份证复印件。8 检查：整合传播部将不定期对促销物料储存仓及各分公司促销物料的管理情况进行检查跟踪，内容包括：物料仓储是否整齐有序；收发、领用登记是否齐备；管理台帐是否建立和完整；数目是否准确清晰。附 科龙电器广告促销物料月度管理台帐（附表1）科龙电器广告促销物料领用申请表（附表2）科龙电器广告促销礼品用户登记表（附表3）附加说明：本规定由整合传播部起草并解释；本规定从批准之日起执行。起草：综合管理科 审核：杨红春 批准：张彬附表1科龙电器广告促销物料月度管理台帐日期： 年 月 日 编号NO： 序号品牌类别物料名称规格单位入仓总数已分发总数现库存总数备注12345678910111213141516171819202122232425262728293031 填报人： 审核： 参阅：注：分公司的物料，整合传播科每月28日前由科长审核后，报分公司经理参阅；总部的物料，每月28日前由综合管理科科长审核后，报部领导和相关科室参阅。附表2科龙电器广告促销物料领用申请表 部门： 日期： 年 月 日 编号NO： 序号品牌类别名称规格单位数量用途说明备注 申请人： 审核： 批准：注：无论分公司还是整合传播部广告物料的领用，必须作凭此表方可出仓； 此表作为纪查之凭证。附表3科龙电器广告促销礼品用户登记表 活动地点： 活动日期： 月 日 月 日 编号NO：序号用户详细地址联系电话购机型号购机数量购机发票号礼品名称赠品数量用户签名备注167891011121314151617合计注：此表作为报销凭证。20元以上礼品必须填报此表，50元以上礼品另附复印购机发票作为报账凭证。