某物业管理有限公司质量体系文件.docx

重庆顺意物业管理有限公司质量体系文件 文件编号：QM-CW-2013版本号：A 修改状态：A/0 生效日期：2013年5月1日目 录序号文件名称编 码页 码一组织架构CW-013二部门职责CW-024-6三岗位说明书CW-037-91财务部经理岗位说明书CW-03-0172会计岗位说明书CW-03-0283出纳岗位说明书CW-03-039四管理制度CW-0410-151服务中心财务制度CW-04-0110-112会计档案管理制度CW-04-0212-133服务中心收费交款办法CW-04-0314-15五作业文件及规程CW-0516-391财务票据管理作业指导书QW-CW-05-0116-172现金管理制度QW-CW-05-0218-203银行存款管理制度QW-CW-05-0321-224备用金管理制度QW-CW-05-0423-245固定资产管理标准作业规程QW-CW-05-0525-276低值易耗品管理制度QW-CW-05-0628-307票据、财务印章管理制度QW-CW-05-0731-338会计核算标准作业规程QW-CW-05-0834-3711费用报销制度QW-CW-05-0938-39六质量记录（附表样）QW-0640-52序号文件名称编 码页 码01领借款申请单QR-CW-014102费用报销单QR-CW-024203支票领用登记表QR-CW-044304个人物品领用登记表QR-CW-054405发票（收据）领用登记表QR-CW-06456定额停车票缴款单QR-CW-07467固定资产卡片QR-CW-08478固定资产盘点表QR-CW-09489固定资产/物品报损申请表QR-CW-104910材料盘点表QR-CW-125011临时停车收费登记表QR-CW-135112现金收支日报表QR-CW-1452组织架构财务部经理出纳会计部门职责一、会计核算、信息及管理工作1、财务制度的制定及管理（1）根据国家财务管理法规的相关规定，拟定适应本公司经济活动的财务制度，并报公司审定（2）编制服务中心财务制度实施管理办法2、出纳、费用报销职能（1） 办理现金收付和银行结算业务（2） 负责各服务中心收款，送存银行进帐、转款（3） 登记现金和银行存款日记帐（4） 保管库存现金和各种有价证券（5） 保管空白支票（6） 负责银行对帐，将银行余额调节表交会计主管审核3、明细账、总账、纳税、核算、管理职能（1）日常账务处理，并登记各明细账（2）审核日常报销凭证及合同经济条款的审查（3）核算应纳税金和账务处理（4）纳税申报（5）记总账、对账和试算平衡 （6）核算所有者权益和账务处理（7）核算收入利润和账务处理4、编制报表及财务分析报告（1）编制会计报表，编写财务状况说明书（2）编制各种涉税文件（3）审查各项财务收支，财务成本计划（4）管理会计凭证和账表（5）审核、复核会计凭证、会计账薄（6）对收入和利润进行分析和考核5、会计档案和资料管理（1）负责整理、装订会计凭证（2）负责保管会计档案和审计，验资等资料（3）负责会计档案的借阅和移交的管理（4）负责会计档案销毁的管理6、配合公司的预算管理工作及编制相关决算所需要的财务报告7、财务软件系统管理（1） 负责收费系统维护管理（2） 设置使用权限（3） 月末轧平全部账务，打印凭证和会计报表，并进行存盘备份二、成本控制及预算1、 成本参数的测算（1） 会同其他部门及服务中心共同编制预算（2） 负责成本计算，监督预算，监督采购（3） 负责编制资金计划（4） 成本运行跟踪控制（5） 负责对各部门预算工作的实施进行控制、跟踪2、 预测分析、状态评估全面分析财务预算计划的运行状况，并及时评估、修正3、 配合公司确定成本控制目标建立完善成本费用控制体系，配合公司确定成本控制目标三、资产管理1、 资产帐务管理（1） 会同有关部门拟定固定资产，存货的管理制度及有关办法，建立固定资产台帐，协助使用部门做好固定资产的合理使用和安全、完整工作（2） 对固定资产、存货进行核算和帐务处理2、 资产核定（1） 对固定资产审核及核算（2） 参与固定资产的盘点3、 涉及资产变动及担保、抵押等事务的监控及实施4、 参与投资项目的财务风险评估（1） 参与投资项目的财务风险分析、评估（2） 提出投资项目的财务风险分析、评估报告四、对下属服务中心财务人员业务管理1、 日常业务管理（1） 制定服务中心财务工作目标（2） 不定期对财务工作进行检查、审计（3） 不定期对各服务中心财务人员进行培训指导2、 业绩指标考核（1） 审查服务中心财务业绩指标（2） 参与业绩指标考核（3） 核算业绩考核结果财务部经理岗位说明书岗位名称财务部经理岗位编号CW001所属部门财务部直属上级总经理职责：一、 全面负责本公司会计机构的财务会计工作；二、 负责组织、制定和实施有关财务管理和会计核算方面的管理制度和办法； 三、拟定公司经营计划，审核服务中心经营计划、业务计划，并负责执行情况的检查与分析、建议；四、定期审核各种会计报表、年度决算报告及财务情况说明书，并对上述会计报表、决算报告和有关资料所提供财会信息的真实性、合法性、准确性承担责任；五、对公司经营、对外投资等业务提出财务建议供领导决策；六、实行会计监督，严格维护财经纪律，负责复查稽核会计凭证，会计报表，对重要的财务收支业务应作不定期的抽查和复审；七、制定本部门的工作计划并组织实施；八、负责组织会计人员管理制度及专业知识的学习和培训，支持会计人员依制度行使职权；九、负责检查各会计岗位履行职责的情况，及时提出指导意见，并负责对会计人员工作业绩进行考核；十、负责搞好公司与银行、税务各职能部门的协调工作；十一、完成公司领导交办的其他工作。任职要求： 大学本科毕业，会计师职称，五年以上财务工作经验，二年财务管理经验，对物管行业的会计核算工作比较熟悉，对物管行业管理工作有一定的认识，具备较强的管理与协调能力。权限：一、财务人员招聘建议、考核权二、财务审核权三、财务考核权四、公司资产管理建议权五、向上级报告权颁布日期二0一三年五月一日会计主管岗位说明书岗位名称会计岗位编号CW002所属部门财务部直属上级财务部经理职责：一、负责贯彻执行国家财经法规及公司财务管理制度；二、负责会计相关业务稽核；三、日常帐务处理，编制会计凭证，打印凭证、整理、装订会计凭证；四、编制相关会计管理月报表；五、建立并登记相关业务管理台帐；六、负责发票、收据、有价证卷的购买、保管、发放登记管理工作；七、负责材料、固定资产的清查盘点工作；八、负责维护财务软件系统，定期检查，保证系统正常运行九、负责收费员培训工作；十、完成领导安排的其他任务。任职要求： 财务大专毕业，具备财务会计上岗证，财务电算化合格，二年以上会计工作经验。权限：一、财务报表初审权三、财务报表解释权四、部门工作建议权五、向上级报告权颁布日期二0一三年五月一日出纳岗位说明书岗位名称出纳岗位编号CW003所属部门财务部直属上级财务部经理职责：一、按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定办理现金和银行结算业务。二、所有开支项目，必须经总经理审批签字同意，方可支付（总经理受权除外）；三、负责各服务中心收款工作，及时送存银行；四、根据已复核的收付凭证，即时逐笔登记现金和银行存款日记账；五、现金款项必须日清月结，保证现金账面金额同库存现金相符；六、银行账款应于次月初编制“银行存款余额调节表”，保证账面金额与银行对账单余额调节相符并及时查询和清理未达帐项；七、妥善保管库存现金和各种空白支票，库存现金余额不得超过规定限额；八、不得以“白条”抵充库存现金，更不得任意挪用现金，如有短缺应负责赔偿；九、严禁签发空头支票，不得将银行帐户出租、出借其他单位或个人办理结算；十、严禁签发空白支票，如有特殊情况需签发空白转帐支票的，必须在转帐支票上写明收款单位、用途，签发日期及限额； 十一、做好支票领用登记手续，并及时做催收借用支票，以减少银行未达帐项；十二、及时传递银行和现金结算票据；十三、负责编制和报送资金余额表，随时掌握现金及银行存款变动情况；十四、完成领导安排的其他任务。任职要求：具备财务会计上岗证，财务电算化合格。权限：一、相关账目初审权二、部门工作建议权三、向上级报告权颁布日期二0一三年五月一日服务中心财务制度根据公司财务制度实施细则，参照公司财务管理办法，结合各服务中心实际经营情况，制定本财务管理办法：1.0 人员设置1.1 公司在每一服务中心设财务人员一名，该项目财务人员（须由有重庆市主城九区户口且在职人员书面担保）由公司财务部指定，业务受公司财务部的直接指导和考评，其人事、日常工作接受所在服务中心负责人的安排。1.2 服务中心财务人员在该服务中心工作期间代表公司财务部，行使公司财务部的一切职能，包括：编制收费相关报表；审核项目部的相关费用；支付各种款项；监督和指导其他收款员的工作；办理与公司财务部的资金划拨等。1.3 服务中心财务人员依据公司相关规定行使职权，其权益不容他人侵犯。服务中心负责人和公司财务部应对其财务人员行使正当的职权提供必要的条件和支持。服务中心财务人员、项目相关人员违反公司和本管理办法的规定按照公司的相关奖惩制度进行处理。2.0 资金管理2.1 本管理办法所称资金指：服务中心经营管理日常备用金。2.2 服务中心日常经营备用金的列支范围：2.2.1退业主装修保证金、出入证押金。2.2.2服务中心经理授权范围内的零星费用，包括：（1）服务中心发生的业务招待费。（2）项目部有关人员的交通差旅费。（3）零星办公费用支出。（4）现金结算范围内的零星工程材料支出。2.2.3经批准的其他费用。2.3 资金的确定：各服务中心经营管理日常备用金限定金额，若限额范围内不够，服务中心可申请增加，经审批确定后追加，财务部对确定限额内的日常备用金使用进行监督，对各服务中心备用限额超高的，应及时调减，严禁将备用金挪作他用，如有违者，财务部将根据不同情节提请公司有关领导予以重处。2.4 帐户的使用：在各服务中心经理作出放弃对该项目银行专用帐户的资金所有权声明的前提下，各服务中心的专用银行帐户以服务中心经理的个人名义，向距该服务中心最近的银行营业点开立后，交项目财务人员使用。项目负责人和项目财务人员共同对本项目银行专用帐户资金的完整性负责。2.5 资金的使用；各服务中心领取一定金额的日常经营周转备用金，但日常备用金余额不得超过公司规定限额，在余额低于限额时，根据2.3款处理。3.0 财务处理3.1 备用金开支范围内的费用由备用金直接支付，备用金开支范围外的支出由公司财务部办理支付。3.2 备用金开支的费用按照如下程序审核报销：经办人 服务中心财务（审核） 服务中心负责人（批准） 服务中心财务（执行）公司财务（复核） 总经理（批准） 公司出纳（执行） 服务中心财务（冲入备用金）服务中心财务主要对报销费用项目的真实性、合规性、和票据金额的正确性给予审核。3.3 备用金范围外资金报销，在经过公司各职能部门审核确定应付金额后，按下列程序报批：经办人 服务中心经理（复核） 公司财务（复核） 总经理（批准） 公司出纳（执行）3.4 服务中心财务定期到公司与成本会计进行票据的交接，成本会计应核对服务中心财务的资金余额和服务中心各项支出的真实性、合规性予以复核。成本会计发现异常情况应及时和服务中心经理、服务中心财务会同处理，遇特殊情况不能处理的，应及时上报公司财务经理和总经理，不得隐瞒。3.6 公司财务应加强对服务中心财务的监督和管理，不定期的对项目进行内部的审计。4.0 附则4.1 本办法适用于公司所有服务中心的财务管理。4.2 本办法由公司财务部负责解释和组织实施。4.3 本办法自下发之日起执行。5.0 记录5.1 现金日记帐5.2 领（借）款申请单5.3 费用报销单会计档案管理制度1.0 为加强会计管理，特制定本管理办法。2.0 企业的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会等各种会计资料。3.0 会计档案的保存。3.1 专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷登记有效。3.2 会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限附表。3.3 会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准后执行。3.4 由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由有关人员共同，并在销毁单上签名或盖章。4.0会计档案的借用4.1 财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。4.2 公司内部若因公需要查阅会计档案时，必须经本部门负责人批准证明，经部门经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。4.3 会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，必须经总经理批准，并限期归还。5.0 会计档案的交接5.1 由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。6.0 本办法发布之日起实施7.0会计档案保管期限7.1 会计凭证类7.1.1 原始凭证、记账凭证15年其中：涉及外来和对私改造的会计凭证 永久7.1.2银行存款余额调节表 3年7.2会计账簿类：7.2.1日记账 15年其中：现金和银行存款帐25年7.2.2明细账、总账、辅助账15年7.2.3涉及外来和对私改造的会计账簿 永久7.3会计报表类：7.3.1主要财务指标报表 3年7.3.2月、季度会计报表 15年7.3.3年度会计报表 永久7.4其它类：7.4.1会计档案保管清册及销毁清册 25年7.2.2财务成本计划 3年7.2.3主要财务会计文件、合同、协议 永久服务中心“收费交款”管理办法1.0 收费标准严格按照公司规定的收费项目、收费标准收取各项费用，不能多收、也不能少收和漏收。2.0 收费要求严格按照公司的“现金管理制度”，将每天所收取的各项费用编制入“现金收支日报表”，做到日清日结，帐实相符。3.0 收费交款流程3.1 每天收费完毕，应从收费软件上生成“现金收支日报表”。3.2 将财务联收据按收费类别归档附在“现金收支日报表”后，所附收据的合计应与报表相等。3.3 每天必须在中午之前编制好前一天的“现金收支日报表”，做到准确无误无差错。3.4 每天将所收取的现金在下午5：00以前送存公司指定的银行帐户，下午5：00以后收取的现金与收费单据一并锁入保险柜，待第二天早上及时送存银行，库存现金不得超过公司核定的库存金额。3.5 管家部收费员定期到公司财务部与财务人员交接收费单据，要求收费员和财务人员必须在“现金收支日报表”上签字确认。收费单据包括：1）“现金收支日报表”和发票、收据存根联。2）现金进帐单存根。3）其他。3.6 未使用收费软件的不用操作流程1、2。3.7 “现金收支日报表”格式由公司财务部统一制定，若发生修改，应由经手人盖章确认。4.0 临停车费交款流程4.1 每班收费岗下班时，应将当班收取的临停车费和票交下一个班，钱票当面点清。4.3 每天17:00前,管家部收费员到收费岗清点费用与停车收费记录表,并将除备用金之外的费用收走一并存入银行,并在停车收费记录表上签字确认。5.0其他临时收费项目参照4.0临停车费交款流程处理6.0 退费要求6.1严格执行公司的现金管理制度，做到收支两条线，不坐支。若向业主收取的保证金、押金符合退费要求，应按服务中心财务制度规定从服务中心备用金中列支。6.2 装修保证金的退费应符合以下三个条件，方能退费：1）要求业主将原始收据退回，并在收据的背后签署收到的金额、收款人姓名、日期。2工程部主管在收据背后签署验收合格。3）服务中心经理应在收据的右上角签署同意退款。4）如使用物业管理软件，则需打印退款单让业主、管家部主管、服务中心经理与收据一并签字确认后方可退款。6.3 出入证押金的退费应符合以下两个条件，方能退费：1）要求业主将原始收据和出入证一并退回，并在收据的背后签署收到的金额、收款人姓名、日期。2）管家部主管在收据背后签署同意退几个出入证押金。3）如使用物业管理软件，则需打印退款单让业主、管家部主管、服务中心经理与收据一并签字确认后方可退款。6.4 其他退费按公司报销程序办理。7.0 发票、收据的用途目前公司使用的发票和收据都是一式三联。第一联：发票（收据）联，用于缴款人报销或留存。第二联：存根联，用于登记、备查。第三联：财务联，用于财务做帐。公司要求：各服务中心应以每一户业主为单位，对业主入住时间、装修时间和物管费、装修保证金等费用的收交情况进行登记，以备收费软件出现故障时进行收费和备查。所以，机打收据的存根联留服务中心登记、备查，手开收据和发票用完一本后，应及时做好登记，然后将发票、收据的存根联交回财务部注销。8.0 本“管理办法”于2013年5月1日起开始试行。 9.0 相关支持文件9.1 现金管理制度9.2 服务中心财务制度10.0 相关记录10.1 现金收支日报表财务部票据管理作业指导书1.0 目的规范票据购买、领用、退回、存档手续，确保票据的安全和完整。2.0 适用范围物业公司出具的所有收款票据。3.0 票据种类 综合服务发票、收据、定额停车票、餐票等其他有价票据。3.0 管理内容4.1 票据的购买4.1.1 物管公司票据管理会计在每月5日时，需查阅票据购入、领用、退回登记本上各项票据的留存数量，若发现票据低于最低库存量时，则需分别向相关销售单位或供应方购买和领用。4.1.2 综合服务发票的购买，需持发票领购簿到所属地税营业厅发票销售窗口购买。4.1.3 定额停车票的购买，需持发票领购簿到重庆市停车办发票销售窗口购买。4.1.4收据、餐票等其他有价票据到库房领用，若库房无库存，应立即报告行政部，通知印刷商印刷。4.1.5购买/领用发票时，清点所购/领用发票的数量、种类、面值是否与申购一致，同时确认票据号码，相符后，在票据申购本上确认签字，并根据对方出具的工本费发票支付相应的费用。4.1.6 票据管理会计应将所购买或领用的票据，按顺序在物业管理公司的票据购入、领用、退回登记本上进行登记。4.2 票据的领用4.2.1各服务中心收费员在发票、收据或其他收款票据低于最低限额时，可到公司财务部或出领取相应票据。4.2.2 领用票据人员领用发票、收据时，应在票据购入、领用、退回登记本上签字，确认领用票据的数量、用途、发票编号等。4.2.3 领用票据人员领用有价票据时，应填报票据领用单，经票据管理会计签字确认领用票据的数量、金额、发票编号后，方能领用。4.2.4 公司所有收款票据领用时，要加盖财务专用章，娱乐票据和餐票还应分别由服务中心收费员监章。4.3 票据的退回4.3.1 各服务中心收费员应及时将已用完发票、收据存根交回公司财务部，经票据管理会计核查后,在票据购入、领用、退回登记本确认签字。4.3.2 票据管理会计应对交回的票据存根进行核查,发票和收据的开据，应有经办人和出纳两人以上的签字，是否还有未进帐的票据，确认无误后，方能在票据购入、领用、退回登记本签字。4.4 票据的保存3.4.1 每年对所有票据存根进行一次归档，注明所归档票据的编号，并打包封存。3.4.2 存档时间按照会计制度对票据管理存档期进行保存。5.0 相关记录5.1 发票（收据）领用登记表5.2 发票领购簿 现金管理制度1.0 目的规范现金管理的操作程序,确保现金收、支、存的合理及安全，加强资金控制。2.0 适用范围适用于物业管理公司现金的管理。3.0 职责3.1 财务部出纳负责现金的收取、支付、登记日记帐及库存保管。3.2 财务部会计负责现金的核算工作。3.3 财务部经理负责现金管理、核算工作的监督。4.0 程序要点4.1 现金管理的基本原则4.1.1 现金收支与会计核算的岗位必须分别设置，会计核算人员不能够经管现金。4.1.2 现金收入业务和现金支出业务必须分开处理，不能坐支，所有收入全部及时入账, 支出应当履行有效的核准手续，出纳支付现金时，必须审核支付凭据审批手续是否完善。所有收到的现金要求及时送存银行，所有支出超过2000元的现金支付范围的应当使用支票结算。4.1.3库存现金应与现金日记账余额核对相符，出纳必须对当天的收支登记日记帐，做到日清月结，严禁以“白条”抵库或挪用现金，如发现长短款，出纳应报告财务部经理，及时查明原因，并根据国务院第12号令颁布的现金管理暂行条例及中国人民银行制定的现金管理暂行条例实施细则进行相应的处理。4.2 现金收入管理。4.2.1 现金收入的范围:a) 公司向业主/住户收缴的物业管理费。b) 公司为业主/住户代收代缴的水、电费。c) 公司为业主/住户提供的各项有偿服务费。d) 公司按规定向各施工单位、经营单位及个人收取的各项押金、保证金。e) 公司按规定向各施工单位、经营单位及个人收取的各项违约金。f) 公司内所有废品及其他杂物、用品出售、出租所得的现金收入。g) 物业经营收入。h) 其他收入。4.2.3 收费员收取的所有款项，必须在当天输入电脑并生成日报表，日报表必须经管家部主管和服务中心经理签字确认。4.2.4 收费员收取的款项，原则上当天收取的款项必须当天存入公司财务部指定的银行账户，遇节假日根据公司文件安排进行处理。4.2.5 收费员应妥善保管所收款项，保证资金安全。4.2.6 任何人不得从收费员所收款项中坐支。4.2.7 出纳员直接收取现金时，应查核相关部门和合同后，收取款项详细、如实填制收款凭据，并在原始凭据上加盖“现金收讫”章。收到收费员交来缴款单据与日报表核对相符后在日报表上签字确认。如发现有差错或与收费标准不符等情况，就责成收费员重新处理，如逾期2个日历天未交缴款单据与日报表，应及时报告财务经理。4.2.8 凡是收取的款项超过现金库存限额的,原则上应于当日17：00前点清，填制银行进帐单，并送存开户银行，如因特殊原因不能当日送存的,必须报财务部经理批准后于次日上午送存开户银行,并将银行存款回单送交财务部会计。4.2.9 财务部会计每日根据现金日报表、收款凭据和银行存款回单等,经核对无误后,编制凭证,登记有关账簿。如经核对存有疑问,应会同出纳及时核查并将核查结果上报财务部经理，财务经理根据具体情况处理。4.3 现金支付管理4.3.1 现金支付的范围:a) 向职工支付工资、奖金、津贴和福利补助金等。b) 向职工支付各种社会保险和社会救济费，如退职金、离退休金、抚恤金等。c) 对城乡居民个人或不能转账支付的集体劳动报酬。d) 向城乡居民个人采购农副产品和其他物资。e) 支付出差人员随身携带的差旅费。f) 中国人民银行规定的其他现金支出。4.3.2 现金支付的程序:a) 服务中心出纳员支付备用金, 其支付款项必须由经办人、部门主管和服务中心经理签字后,在限额范围内支付。b) 财务部经理、出纳、会计在付款前应审核有关原始凭单，符合手续的由出纳员支付现金。如不符合手续，财务部经理和会计应拒绝签字，出纳员应拒绝支付现金。c) 员工因公借款原则上在7天内报销（遇节假日除外），超过7天的应说明理由，并报总经理批准同意，否则按公司相关制度处理。d) 出纳在款项付讫后，应在付款凭单上加盖“现金付讫”戳记，在所附单据上加盖“附件”戳记，在两日内交给财务部会计进行复核和帐务处理，月末可以适当放宽。e) 出纳支付现金,可以从本单位的库存现金中支付,也可以向开户银行提取,但不得从本单位的现金收入中直接支付。f) 在退还出入证押金、装修保证金、租赁保证金、停车证押金等时，按公司相关制度执行，由服务中心经理签字，出纳复核后退款，每月底将所退费用的单据交财务部，由财务部经理统一复核。4.4 库存现金的保留4.4.1 财务部应严格执行公司核定的库存现金限额,不得超限额保留库存现金。4.4.2 库存现金超过限额时应及时解送银行。库存现金不足时，应及时向银行提取。4.4.3 公司从开户银行提取现金，应列明用途，加盖印鉴章后，到银行办理现金提取手续。4.4.4 因经营状况变化，需增加或减少库存现金限额时,财务部应提出申请,经公司财务总监批准后,调整库存现金限额。4.4.5 出纳员应根据当天的收支凭据逐笔登记现金日记账。并在当日与会计核对相符。4.4.6 每日下班前出纳应检查现金实际库存与现金日记帐的余额是否相符, 如发现长短款,应及时查明原因,并报财务部经理进行相关的处理。4.4.7 出纳在每次离岗前必须仔细检查保险箱密码、门锁的关闭情况，并将保险箱钥匙随身携带、妥善保管。4.5 现金资料的处理。 所有现金收取、支付、存放的相关资料，由财务部会计根据会计核算标准作业规程编制凭证、登记账簿作相应的账务处理，按会计档案管理办法在财务部保存。4.6 现金管理标准作业规程的执行情况，作为财务部相关人员的绩效考评依据之一。5.0 记录5.1 领（借）款申请单5.2 费用报销单银行存款管理制度1. 0 目的规范银行存款管理，确保存、取款的合理及安全，加强资金控制。2. 0 适用范围适用于物业管理公司银行存款的管理。3. 0 职责3.1 物管处收费员负责收取、保管支票，并将支票及进帐单交公司出纳。3.2 出纳员负责银行存款的存、取、结算、登记银行日记帐和银行存款余额的核对工作。3.2 财务部会计负责银行存款的核算工作。3.3 财务部经理负责银行存款管理、核算的监督。4. 0 程序要点4.1 银行存款的基本原则。4.1.1公司只能开立一个基本存款账户，可开立一般存款帐户和临时存款帐户。4.1 .2公司出纳员应按照公司规定保留库存现金限额10000元，超过规定库存限额的现金应及时存入银行。4.1.3不准签发空头银行票据、印章与预留印鉴不符的银行票据、远期支票和没有资金保证的票据，禁止出租、出借银行账户。4.1.4财务部出纳员应正确、及时登记银行存款日记账，做好与银行的对账工作。4.2 银行存款的结算。4.2.1银行票据结算：a) 本标准所称银行票据是指支票、本票、汇票等。b) 公司如需使用支票结算往来业务时,由经办人填写费用报销凭证或领（借）款申请单，申请单内容包括：借支人、借支用途、票据金额等。c) 财务部经理在接到领（借）款申请单或费用报销单后应认真审核，如有疑异应即时查明并作出处理。如符合费用报销程序则应在财务审核栏内签署姓名、日期即生效。d) 借支人或报销人凭审批手续完整的领（借）款申请单到出纳员处签名领取支票。e) 出纳员在填写支票时应使用碳素墨水。f) 出纳员在填写支票时应详细填明收款单位或个人、日期、金额、用途等。g) 公司在银行票据上的盖章，应与公司预留银行的财务专用章加其法定代表人印章的印鉴相符，出纳员将填写完毕的银行票据加盖法定代表人印章后，交财务部经理加盖财务专用章生效。h) 出纳使用支票，应登记“支票使用登记薄”，在交付银行票据时，应让收票人在银行票据存根联和银行票据备查簿上签字，如有作废的票据，应将作废的票据号码剪下，粘贴在银行票据使用备查簿上，并作登记，同时所有作废的票据加盖“作废”印章后作长期保存。i) 出纳员收到外单位签发的银行票据时，应在票据的结算期限内到公司开户银行办理结算手续。j) 如因特殊原因需要签发限额支票或无收款人票据，一是要得到财务经理的批准，二是要写明票据的用途，三是要写明所限数额。k) 出纳员或经办人应妥善保管银行票据，如有遗失应及时挂失。如给公司造成经济损失的按发票、支票、印鉴专用章管理标准作业规程中的相关规定处理。l) 出纳员在办理完毕的银行票据，连同附件在两日内交会计进行帐务处理，月末可适当放宽。4.3 银行存款的清查4.3.1出纳应于次月10日前将公司银行存款日记账与银行对账单进行核对，以便检查账目是否有遗漏，在逐笔核对银行对账单后，应根据具体情况编制银行存款余额调节表。4.3.2银行日记账与对账单如果不符,应查明原因，报财务经理后及时调整。4.4 银行存款资料的保管4.4.1财务部会计在月末应根据会计核算标准作业规程中的有关规定将银行存款资料编制凭证、登记账薄作相应的账务处理。4.4.2财务部对银行资料进行认真的审核、无误、整理成册后，在财务部长期保存。备用金管理制度1. 0 目的规范备用金的管理程序,确保备用金借支、冲减的合理及安全，加强资金控制。2. 0 适用范围适用于物业管理公司的备用金管理工作。3. 0 职责3.1 备用金借支人负责备用金的保管工作。3.2 出纳员负责按照本规程进行备用金借支、冲减工作。3.3 备用金领用部门负责人负责备用金的管理工作。3.4 财务部会计负责备用金的核算和清理工作。3.5 财务部经理负责备用金管理的监督工作。4. 0 程序要点4.1 备用金的借支范围4.1.1为方便公司日常零星开支的需要而借支的备用款项。4.1.2为方便经常出差人员必须携带现金而借支的款项。4.2 备用金的借支规定4.2.1备用金借支人员应在年末进行清帐后, 再按规定程序申请借支。4.2.2备用金借支人不得擅自挪用备用金。4.3 备用金的借支标准根据服务中心规模报总经理批准额度。4.5 备用金的申请及支付程序4.5.1申请领用备用金的部门或个人应填制借款申请单。4.5.2申请人将借款申请单交其所在部门负责人和服务中心经理或部门经理签字确认后，送公司总经理批准，由申请人到财务部办理借支手续。4.5.3财务部经理审核签字确认后，申请人凭签字完毕的借款申请单到出纳处领取现金 。如经审核不符合借支规定的，财务部经理应在借款申请单的财务审核栏内签署具体意见后退回申请人或申请部门。4.6 备用金的冲减程序4.6.1领用备用金的部门或个人，原则上应在费用发生后按规定的时间7个工作日后，按照费用报销审核标准作业规程到财务部办理费用报销手续，冲减备用金。因特殊情况无法在规定期限内报销的,须事先经财务部经理及总经理同意后可适当延迟，但最多不能超过一个月，超过一个月的从工资中扣回。4.6.2 额定的备用金借支人员，费用发生报销后，其所持备用金不能超过额定标准。4.6.4财务部会计人员应于每月末，对借支备用金人员帐务进行核查清理，如发现违反了备用金管理规定，财务部将视其情节轻重按有关规定予以处罚。4.7 备用金的帐务处理。每月财务部会计应将备用金凭据根据会计核算标准作业规程编制凭证、登记账薄作相应的账务处理。5.0 记录5.1 借款申请单固定资产管理标准作业规程 1. 0 目的规范固定资产的管理，确保公司财产的完好和安全。2. 0 适用范围适用于物业管理公司的所有固定资产的管理。3. 0 职责3.1 财务部经理和行政人事部经理负责固定资产管理工作的组织、实施及监督。3.2 财务部固定资产核算人员负责对固定资产的增加、减少、报损、折旧等进行核算。3.3 行政人事部固定资产管理员负责固定资产实物的分类、登记、管理、盘点及清查。