三十周年庆典-千人会议接待计划及预案.ppt

三十周年庆典三十周年庆典-千人会议千人会议接待计划及预案接待计划及预案会议预案一、会议时间：2010年10月20日22日二、会议规模：1000人（预计）三、会议主题：四、会议目的：五、会议地点：上海推理会议日程v会议日程：v 10月20日 全天 注册 （07:3022:00）v v 10月21日 上午 开幕式及学术报告会 （07:3011:30）v 中餐 自助餐工作餐 （12:0013:30）v 下午 学术会议 （14:2017:30）v 晚宴 欢迎宴会餐 （18:3020:30）v 伴宴文艺晚会 （19:0020:00）v 10月22日 上午 分组讨论交流 （08:3011:30）v 中餐 自助餐工作餐 （12:0013:30）v 下午 闭幕式及领导总结 （14:2017:30）v 晚餐 自助餐 （18:0019:30）v 10月23日 全天 代表撤离 会后考察 酒店房间价格酒店名称上海物贸大厦酒店良安大饭店虹桥宾馆银河宾馆星级挂牌价（标准间）568元/间/夜598元/间/夜1300元/间/夜1610元/间/夜我方优惠价320元/间/夜360元/间/夜660元/间/夜660/间/夜餐标40-50元/人100-150元/人备注1、上海世博会期间价格,已含服务费,已含早餐会场场租酒店名称会议室名称面积高(m)人数台型有无柱优惠价上海物贸大厦云集堂600平米4300人课桌无柱10000元/天良安大饭店良安大礼堂800平米4300人课桌无柱12000元/天虹桥宾馆嘉庆堂720平米4300人课桌无柱22000元/次银河宾馆宴会厅(2/3段)600平米5300人课桌无柱24000元/次备注1、每次使用时间为4小时；2、含基础影响设备和茶水等；3、投影仪和幕布，价格另计；摄像及投影仪摄像v1000元/机位v（非电视台专业水准）v投影仪及幕布1000元/天/台宴会伴宴节目（参考）v开场歌舞v京剧霸王别姬三岔口北京京剧团v川剧变脸v中国古彩戏法中国魔术家协会v新民乐组合（二胡、扬琴、古筝、长笛等）中央民乐乐团v少林武术v中国民族舞蹈汇演备注：节目表演时间大约100分钟左右，可根据会务组要求增加和删减节目单内容。v伴宴费用：30000元/场v音响租赁、DJ等：5000元/场；其他会议设施设备报价1.气 拱 门：3500元/座、会期 2.空 飘：2500元/个、会期3.门厅横幅：5000元/条 4.宣传板：15000元/个、会期5.易 拉 宝：250元/个、会期 6.庆典花篮：400元/个、会期7.主背景板：10000元/个、会期 8.高倍投影仪：6000元/个、天9.代 表 证：10元/个 10.桌卡：10元/个11.展 示 板：300元/块、天 12.拉网展架：5000元/个13.专业摄像：1500元/天 14.专业音响：5000元/套、次15.专业礼仪：200元/人、次 16.专业主持：3000元20000元赞助方案v钻石赞助金额：30万50万元（一家）v回报条件：v1企业领导享受大会贵宾待遇；v2大会及晚宴背景板支持单位名义；v3会议中心气拱门一座（企宣）；v4广场主广告板（企宣）；v5拉网展架一个，会场门口；v6易拉宝4个会场周围；v7庆典花篮4对（企宣）v8会刊封底广告；v9企业移动宣传台一个；v10企业领导会务费及住宿套间费；v钻石赞助成本：47800元v气拱门：3500元v广场主广告板：20000元v拉网展架：5000元v易拉宝4个：1000元v庆典花篮4对：3200元v封底广告：5000元v移动站台：5000元v套间：3600元v会务费：1500元v白金赞助金额：10万30万元（两家）v回报条件：v1企业领导享受大会贵宾待遇；v2大会及晚宴背景板赞助单位名义；v3会议中心气拱门一座（企宣）；v4空票一对（企宣）；v5易拉宝2个会场周围；v6庆典花篮4对（企宣）；v7会刊内页广告一页；v8企业领导会务费及住宿标间费；v白金赞助成本：15900元v气拱门：3500元v空票一对：5000元v易拉宝2个；500元v庆典花篮4对：3200元v会务费：1500元v房费：1200元v内页广告：1000元企业展示墙（行业发展展示墙一起摆放）v收费标准：5000元/家（1020家）v展板平面展示形式；v统一设计，统一标准；v每家企业两块展板位置；v一块为企业简介，一块为案例展示；v成本计算：800元/家上海物贸大厦介绍一、酒店概况v上海物贸大厦（酒店）是百联集团全资子公司，系国内外知名的涉外高星级商务酒店，位于中山北路商贸一条街（内环线内），毗邻内环高架路和轨道交通3、4号线以及连接京沪、沪宁高速公路的武宁路口，交通十分便捷。大厦主楼30层、地下2层，设有客房、商务办公房、餐厅、酒吧、商场、银行以及各类娱乐等配套服务设施。二、客房服务：酒店拥有各类客房210余间，餐厅、商场、酒吧、会场、各类娱乐及配套服务设施一应俱全。酒店集旅游、商务、会议等功能为一体，以接待各类散客、会议、旅游团队为擅长，是您从事商务活动的理想场所。三、会议室概况位于酒店四楼南侧，可容纳500余人，宽敞豪华，设施设备齐全，场地可自由分隔，是沪上高星级酒店中为数不多的大型多功能厅之一。是您举办会议、庆典、宴会、展览、时装发布等活动的理想场所。餐饮服务 地理位置及交通：距人民广场、南京路步行街6公里路程（15分钟车程）；距外滩8公里路程（18分钟车程）；距上海火车站（新客站）4公里路程（10分钟车程）距上海火车站（南站）10公里路程（20分钟车程）；距虹桥机场8公里路程（18分钟车程）；距浦东国际机场55公里路程（50分钟车程）；公共交通：公共交通：附近有：40、69、129、216、224、520、524、743、846、909、923路公交车站点；轨道交通：轨道交通：3号、4号线镇平路站、曹杨路站（零换乘）步行5分钟即可到达。上海良安大饭店介绍一、酒店概况v上海良安大饭店地处上海新客站南广场西南出口南侧，天目西路、长安路口。紧邻地铁一号线新客站和汉中路站、地铁明珠线、机场巴士专线等线路，可抵达市区各地。另有恒丰路客运站有高速大巴通往江浙等地。上海良安大饭店新建有风格迥异的各类会议室5个，适合举办各种活动，是国内外商务，艺术交流及大型会议的理想场所。另外，饭店还设有200辆车位的停车场。良安大饭店良安大礼堂地理位置及交通：起始地点名称/位置距酒店公里数机场上海虹桥机场15公里机场上海浦东国际机场42公里市中心人民广场2公里火车站上海火车站0.5公里 上海虹桥宾馆介绍一、酒店概况v上海虹桥宾馆是锦江国际集团旗下的四星级酒店，位于虹桥开发区，紧靠内环高架和延安路高架，交通十分便利。邻近上海国际展览中心、上海世贸商城、上海国际贸易中心、多个商务办公楼及购物中心。650间(套)全新装修的商住两用客房，包括标准房、高级房、豪华房、高级套房、豪华套房及虹桥套房，配置了室内保险箱和挂壁式电吹风机。24小时客房全方位服务及票务，每间客房设有国际互联网服务（宽带），资讯畅通，使您在第一时间掌握最新信息。虹桥宾馆提供系统的商务服务。720平方米的大宴会厅-嘉庆堂，配备有六种语言的同声翻译系统、升降舞台和音响设备，适宜举办各类大型宴会、酒会、表演和国际会议。此外尚有多个大小不等的会议厅供中小型会议、讲座、会见等使用。宾馆设有多个中外餐厅。虹桥宾馆大会场虹桥宾馆大堂地理位置及交通：酒店位于虹桥地区，周边聚集诸多会展场所、多国驻沪领事馆，邻近友谊商城、百盛购物中心，交通便利。-距离人民广场7公里，乘坐出租车约20分钟；-距离上海火车站10公里，乘坐出租车约30分钟；-距离上海虹桥机场8公里，乘坐出租车约15分钟；上海银河宾馆介绍一、酒店概况v上海银河宾馆是一家高档商务型酒店，位于虹桥开发区中心地带，邻近上海国际展览中心、上海国际贸易中心、上海世贸商城及远东国际、万都中心，更有方便您购物的虹桥友谊商城、百盛上海城购物中心、汇金百货，距虹桥机场仅十分钟车程，交通便捷。上海银河宾馆还提供周到专业的商务服务。900平米的宴会厅配备了移动舞台、高档音响及其他专业的会议宴会设施，适合举办各种类型的宴会、会议、酒会、展览、表演等。中小型的会议、讲座、会见等也有各种适合的会议室和多功能厅可供您选择。银河宾馆地理位置及交通：酒店位于内环高架及延安高架交叉口，邻近上海国际展览中心，交通便捷。-距离人民广场7公里，乘坐出租车约15分钟；-距离上海火车站14公里，乘坐出租车约30分钟；-距离上海虹桥机场8公里，乘坐出租车约20分钟；我们的服务v会议前期：v1、接受委托；v2、推荐会址酒店；v3、协调确定会议日期；v4、协助拟定会议通知；v5、印刷及分发会议通知；v6、设立会务秘书；v7、组建电话追访组及招商组；v8、设计会议相关的宣传品；v9、制作会议用品；v10、协助推荐会议礼品；A:报道前一天工作流程：v1、设立会务组；v2、设立现场会议接待台；v3、分装会议资料；v4、协调酒店各部门会议期间负责人对接；v5、清点会议用品及设备；v6、检查会议指示牌的摆放位置及核对内容；v7、确认布置会场、搭建背景板及悬挂条幅的时间；v8、审查用餐标准的详细菜单（注意民族习惯）；v9、有条件的情况下察看领导及贵宾的入住房型；v10、开全体会议接待人员工作协调会；B:报道当天工作流程：v1、早7时进入会议接待台工作位置；v2、注册签到：（确认身份、收集信息、录入通讯录）v3、收费：（清楚准确、唱收唱付、票款一致）v4、分配房间：（确认预定、分房细致、明晰房型）v5、分发资料：（明确数量、分发到位、记录清晰）v6、返程票务；（记录清楚、及时沟通、告知服务费）v7、布置场型：（图场一致、反复确认、专人负责制）v8、设立主席台：（确认人数、设备要求、摆放台签及鲜花）v9、调试设备：（确认电源、调试投影仪、幕布麦克、同传等）、v10、搭建背景板：（检查设计、核对内容、开窗散味）v11、搭建展台；（检查展位图、确认眉头字、电源、桌椅数）C:会议期间工作流程：1、每日核对大会用房数；2、接待组24小时解答参会代表与会相关事宜；3、会议开始前1小时进行会场的最终工作检查：通风、会议设备调试及布置等；4、会议入场时，设专人跟进、进行引导工作；5、会议进行过程中，时时观察，提醒主席台及参会代表茶水蓄水工作；6、按规定会议所需灯光调整、音乐播放等工作；7、与主办方技术沟通用餐人数，进行餐标的预定及实际发生费用的核对工作；8、做好当日消费金额的核对及上报主办方，以便主办方有效支配支出款项；结束！结束！