采购控制程序(共8页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上XXXX-XXXX公司编号： 版本： 采 购 控 制 程 序编制： 审核： 批准： 分发号： 年 月 日发布 年 月 日实施修 订 履 历序 号修 订 详 情修 订 人修订日期分 发 清 单持有部门/人数量分发号持有部门/人数量分发号1 目的对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品、服务符合规定要求。2 适用范围适用于对生产所需的原材料采购，外协加工（外包过程）及供方提供服务的控制；对供方进行选择、评价和控制。3 职责3.1物资管理部3.1.1负责供方（协作厂）资质、组织结构、生产能力、质量保障和信誉等资料的收集；3.1.2负责组织对供方（协作厂）的评审，编制供方评审表，建立合格供方名录和档案；3.1.3负责原辅材料、外协件的采购；3.1.4负责生产设备用备品、备件的采购；3.1.5负责监视和测量装置的采购；3.1.6负责不合格原辅材料处置。3.2品管部3.2.1负责依据技术标准、国家、行业等标准编制检验标准，并参与供方的评审；3.2.2负责对采购的原辅材料、外协件、外购件及样品进行检验、留样、校对、试验或验证；负责组织不合格原料的评审；3.3生产部负责常用备品、备件的请购 ，参与供方评审；3.4计划室负责采购物料的跟催；3.5研发中心负责提供采购物资的技术标准，负责向协作厂提供产品的技术图纸和技术条件；3.6管理者代表负责合格供方名录的审批。4 程序4.1 采购物资分类品管部负责制定采购物资分类明细表，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为三类；a）重要物资（A类）：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；强制性认证产品的关键元器件和材料；b）一般物资（B类）：构成最终产品非关键部位的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或即对使用有影响，但可采取措施予以纠正的物资；c）辅助物资（C类）：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。4.2 对供方的评价与选择4.2.1潜在供应商的选择（1) 物资管理部向提供A类物资的供方 发出“供方调查表”进行评价，评价内容包括如下几方面：供货能力、加工能力、工艺水平；材料质量、质量保证能力；信誉、销售服务；（2） 对于强制性认证产品的关键元器件和材料由品管部编制“关键元器件清单”，将具有保证生产关键元器件和材料满足要求的能力的供应商进行罗列，物资管理部在选择该类物资供应商时可对清单中罗列的供应商发出“供方调查表”，执行4.2.1（1），对超出范围的供应商需报品管部审核，待品管部确认并完成相关更改程序后在执行4.2.1（1） (3) 对于提供B类、C类物资的供应商可不予发出“供方调查表”，提供B类材料的供方通过试用合格，相关部门认可，管理者代表批准即可；对C类材料品管部进行检验后，仓库验收合格即可。4.2.2供方评审及合格供方的确认物资管理部根据研发中心制定的技术标准和公司发展的需要，选择供应商，并组织对不同的供应商在首次供货前进行评审，填写“供应商评审表”，评审合格后的供方经管理者代表批准后纳入“合格供方名录”。对顾客要求控制的采购产品，公司邀请顾客参加对供方的评价和选择。4.2.2.1对于A类物资供应商的评审与确认a）新供方根据提供的技术要求提供少量样品；b）品管部、生产部、研发中心对样品进行验证，并将验证的结果记录在“物料承认书”中相应栏目，反馈给物资管理部；c）样品如不合格可再送样，但最多不能超过三次；d）样品验证合格后，物资管理部通知供方小批量供货；经品管部进货验证合格后，交生产部试用，并由生产部将试用的结果记录在“供方评审表”中相应栏目，反馈给物资管理部；e）小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方由管理者代表批准后，可列入“合格供方名录”f）强制性认证产品的关键元器件和材料必须取得相关证书（3C认证证书或CQC证书），公司方可采购，若未取得相关证书，由供方或委托我方送相关检定机构检定合格后方可批量采购；g）对第一次供应A类物资的供方，应与其签定质量保证协议书或提供充分的书面证明材料，可以包括以下内容，以证实其质量保证能力：1）质量管理体系认证证书；2） 本组织对供方质量管理体系进行审核的结果； 3） 本组织及供方以外的其他顾客的满意程度调查；4） 供方产品质量、价格、交货能力等情况；5） 供方生产设施、人力资源等基本情况；6） 供方的财务状况及服务和支持能力等。4.2.2.2对于B类物资供应商的评审与确认需要经过样品验证和小批量试用合格，各相关部门提供评价意见，管理者代表批准，可列入“合格供方名录”。4.2.2.3对于C类物资供应商的评审与确认对于批量供应C类物资的供方，品管部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由管理者代表批准后，即可列入“合格供方名录”。对零散采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。4.2.3合格供方的监控a) 供方产品如出现严重质量问题，物资管理部应向供方发出“纠正/预防措施表”，如两次发出“措施表”而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。b) 物资管理部每年对合格供方进行一次跟踪复评，根据年度供货质量、服务和交期进行综合评价，编制“供应商供货业绩统计表”，根据评价结果物资管理部及时更新“合格供方名录”。c）建立A类材料供方档案，保持供方材料以提供必要时的追溯。d）对外协加工的供方控制，也应执行上述条款规定。4.3采购4.3.1物资管理部向供方提供有关的采购资料，采购资料大致包括规格、设计图样、等级、品种、技术标准等。4.3.2外协件的设计样稿须经研发中心技术总监批准后，提供给供应商，供应商依据图纸制作样品交物资管理部，PCB板类物料由研发一部硬件工程师确认后将样品交品管部作为验收依据，其余由品管部确认合格后可通知供应商进行批量生产；4.3.3 原材料的采购4.3.3.1 采购计划a）物资管理部根据生产计划、库存物料情况，计算主要材料需求量，制定“采购计划”分管总监批准后实施；b）计划外材料需要采购时，根据需要填写“请购单”，由分管总监批准后实施；d）保持采购文件记录。4.3.3.2 采购的实施a）物资管理部根据批准的“采购计划”、“ 请购单”，在“合格供方名录”中选择供方实施采购；b）第一次向合格供方采购重要和一般物资时，应签定采购合同，明确品名、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等，中间商和经营店类的供方可不用签定采购合同；c）物资管理部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方；d）采购前采购员应核实提供给供方的技术要求是否有效，并将“采购计划”交物资管理部主管确认后实施采购。4.3.3.3采购产品的验证a）库房根据“送货单”对采购回公司的原辅材料核实后，放置在待检区，填写“入库送检单”，交品管部原材料检验员实施检验。b）原料检验员根据来料检验指导书实施抽样检验。检验员检验物料合格后，在库房提供的“入库送检单”上签字确认，递交给库房同时开具“IQC进料检验报告”。如不合格，物资管理部按不合格品控制程序处理。c）库房依据“入库送检单”，核对物料后办理入库，并在ERP系统内开具“采购入库单”一式四联，黄联给财务，红蓝两联给采购，白联库房自留。d）不能检验、试验的原辅材料，由物资管理部向供方索取规格书、检验报告、合格证明后品管部进行外观和型号检验，合格入库。产品检验报告、合格证明等由品管部保存。4.3.4生产设备用备品、备件的请购由生产部到库房核实后提出申请，经分管总监批准后，报物资管理部采购，生产部实施验证。4.3.5监视和测量装置的采购由使用部门提出申请，分管总监批准后，由请购部门协助物资管理部实施采购。经品管部验收、登记合格入库，由库房发放至使用部门。4.3.6对没有检验手段又无法进行使用验证的一般采购产品，可以验证供方提供的质量合格证明，以确认产品是否符合要求；对于重要的采购产品(如关、重件)，应委托其他有资格的单位进行检验或验证，也可以到供方现场实施验证，以确保采购产品符合规定的要求。4.3.7当采购部门或顾客需要在供方的现场对供方提供的产品进行验证时，应在采购合同、协议、采购单中明确验证的安排和产品放行的方法。4.3.8品管部保持采购产品的验证记录。4.4 采购新设计和开发产品的控制采购新设计和开发的产品是指设计和开发中确定需新设计和开发的，并在设计和开发策划中确定需经鉴定后才能采购使用的产品。4.4.1研发部负责对新设计和开发的产品进行论证、试验和确认；品管部负责对新设计和开发的产品的验证。4.4.2采购项目和供方的确定对拟采购新设计和开发的产品，由研发部对采购产品项目和供方的确定进行充分论证，确认其满足规定要求后，报请技术总监批准，方可列入采购计划，交物资管理部采购。同时研发一部制定其技术要求、质量标准等，作为采购和验收的依据。4.4.3 明确对供方的要求物资管理部负责按研发部提供的技术要求、质量标准等，与供方签订技术协议书或合同。合同中应明确新设计和开发产品的要求和对供方的要求。内容一般包括：a）产品的功能和性能要求；b）检验方法及结论；c）供方的责任；d）交货日期；e）技术协调和质量问题的处理。4.4.4 对新设计和开发产品的验证品管部负责按技术要求和质量标准对新设计和开发的产品进行验证，必要时请研发部协助，并保持验证的记录。经过验证和确认，满足规定要求的产品方可投入使用。适用时，验证和确认的方法可包括复验、鉴定、匹配试验、装机试用等。5 相关/支持性文件5.1采购物资分类明细表5.2质量保证协议书5.3供应商管理制度5.4不合格品控制程序6 质量记录6.1“合格供方名录”6.2“供应商调查表”6.3“入库送检单”6.4 “IQC进料检验报告”6.5“供方评审表”6.6“供应商供货业绩统计表”6.7“采购计划”6.8“纠正/预防措施表”提出供方名单收集供方材料或考察供方不符合组织评定是否符合合格供方条件定期重新评定供方不列入合格供方名单或删除符合列入合格供方名单5.2元器件和分包项目、原材料采购、外协件加工控制流程图考察并提供供方有关信息实施采购或外协前主管领导审批编制元器件和分包项目、原材料采购计划、外协加工计划是否在合格供方名单内否主管领导审批是退/换货顾客参加需要时合格否合格不合格填写送检单采购产品的验证实施采购或外协入库或转序专心-专注-专业