会计电算化课件报表管理精.ppt

会计电算化课件 报表管理第1页，本讲稿共37页主要内容：主要内容：n n第一节第一节 报表管理系统概述报表管理系统概述n n第二节第二节 财务报表的编制财务报表的编制第2页，本讲稿共37页第一节第一节 报表系统管理概述报表系统管理概述n n一、报表的分类一、报表的分类n n二、报表管理系统的基本功能二、报表管理系统的基本功能n n三、报表编制的基本概念及原理三、报表编制的基本概念及原理n n四、报表编制的基本流程四、报表编制的基本流程第3页，本讲稿共37页一、报表的分类n n（一）外部报表：（一）外部报表：资产负债表、利润表、现金流量表资产负债表、利润表、现金流量表n n（二）内部报表：（二）内部报表：内部管理分析所使用的各种报表内部管理分析所使用的各种报表 （格式不固定）（格式不固定）第4页，本讲稿共37页二、报表管理系统的基本功能 报表管理系统的基本功能就是报表管理系统的基本功能就是按需求按需求设计报表的格式、编制并输出报表设计报表的格式、编制并输出报表，并对，并对报表进行审核、汇总、挖掘数据的价值，报表进行审核、汇总、挖掘数据的价值，生成各种分析图表生成各种分析图表。具体分为以下几项：。具体分为以下几项：1 1文件管理功能文件管理功能 2格式设计功能格式设计功能 3公式设计功能公式设计功能 4数据处理功能数据处理功能 5图表功能图表功能 第5页，本讲稿共37页n n格式设计功能：格式设计功能：1.自定义格式：自定义格式：表尺寸、行高列宽、表尺寸、行高列宽、组合单元、画表格线、字体和颜组合单元、画表格线、字体和颜色等。色等。2.系统格式：系统格式：系统提供了系统提供了11种套用种套用格式和格式和19个行业的标准财务报表个行业的标准财务报表模板。模板。第6页，本讲稿共37页三、三、报表编制的基本概念及基报表编制的基本概念及基本原理本原理 1.1.报表结构报表结构 2.2.格式状态和数据状态格式状态和数据状态 3.3.二维表和三维表二维表和三维表 4.4.报表文件及表页报表文件及表页 5.5.单元及单元属性单元及单元属性 6.6.区域与区域与组组合合单单元元 7.7.固定区及可固定区及可变变区区 8.8.关关键键字字 第7页，本讲稿共37页1.报表结构报表结构n n四个基本要素：四个基本要素：n n标题、表头、表体、表尾。标题、表头、表体、表尾。第8页，本讲稿共37页2.格式状态和数据状态格式状态和数据状态n n（1 1）格式状态：）格式状态：）格式状态：）格式状态：录入报表中各表页相录入报表中各表页相录入报表中各表页相录入报表中各表页相同的固定不变的项目同的固定不变的项目同的固定不变的项目同的固定不变的项目，也就是设计本报，也就是设计本报表的所有表页的通用格式，称为表的所有表页的通用格式，称为设计设计设计设计表样。表样。表样。表样。（各表页相同）（各表页相同）（各表页相同）（各表页相同）n n（2 2）数据状态：）数据状态：录入报表中录入报表中录入报表中录入报表中各表页各表页不同的项目不同的项目，也就是，也就是，也就是，也就是填入报表中各表填入报表中各表填入报表中各表填入报表中各表页的详细数据页的详细数据页的详细数据页的详细数据。（各表页不同）（各表页不同）（各表页不同）（各表页不同）n n注意：注意：注意：注意：在在在在格式状态下格式状态下格式状态下格式状态下只能看到报表的格只能看到报表的格只能看到报表的格只能看到报表的格式，看不到数据，且不能录入数据；式，看不到数据，且不能录入数据；式，看不到数据，且不能录入数据；式，看不到数据，且不能录入数据；在在在在数据状态下数据状态下数据状态下数据状态下，可以看到格式和数据，可以看到格式和数据，但不能修改格式但不能修改格式。第9页，本讲稿共37页3.二维表和三维表二维表和三维表n n（1）二维表：）二维表：如果将一张有方格如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过表，通过行（横轴）和列（纵轴）行（横轴）和列（纵轴）可以找到这个二维表中的任何位置可以找到这个二维表中的任何位置的数据。的数据。n n（2）三维表：）三维表：将多个相同的二维将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要表叠在一起，找到某一个数据的要素需素需增加一个，即表页号（乙轴）增加一个，即表页号（乙轴）这一叠表称为一个三维表这一叠表称为一个三维表。n n（3）四维表：）四维表：增加一个表名增加一个表名。数。数据构成：据构成：表名、列表名、列、行、表页。、行、表页。第10页，本讲稿共37页n n 如何表示单元如何表示单元n n单元可以用它所在单元可以用它所在行列标行列标表示，表示，例如：例如：A2表示表示A列中的第列中的第2个单元；个单元；D19表表示示D列中的第列中的第19个单元。个单元。第11页，本讲稿共37页n n如何表示表页如何表示表页 n n一般表页号：一般表页号：以以表示表表示表页号，表页号为页号，表页号为1-99999之间的数之间的数字字。如：。如：2表示第表示第2页。页。第12页，本讲稿共37页n n 如何表示报表如何表示报表 n n报表名必须用报表名必须用“”括起来括起来，例如：，例如：利润表应表示为利润表应表示为“利润表利润表”。n n当报表名用来表示数据的位置时，当报表名用来表示数据的位置时，在报表名的后面应跟减号和大于号。在报表名的后面应跟减号和大于号。n n例如：例如：表示利润表中第表示利润表中第10页页D5单单元时，应该表示为：元时，应该表示为：利润表利润表-D510 第13页，本讲稿共37页4.报表文件及表页报表文件及表页n n（1）报表文件名称：）报表文件名称：利润表利润表.repn n（2）表页名称：每个报表中最多）表页名称：每个报表中最多99999个表页，表页表示为：个表页，表页表示为：。例如：例如：2第14页，本讲稿共37页报表的大小：报表的大小：n n行数：行数：19999（缺省值为（缺省值为50行）行）n n列数：列数：1255（缺省值为（缺省值为7列）列）n n行高：行高：0160毫米（缺省值为毫米（缺省值为5毫米）毫米）n n列宽：列宽：0220毫米（缺省值为毫米（缺省值为25毫米）毫米）n n表页数：表页数：199,999（缺省值为（缺省值为1）第15页，本讲稿共37页5.单元及单元属性单元及单元属性n n（1）单元：）单元：组成报表的最小单位。组成报表的最小单位。用它所在用它所在行、列行、列标志表示，标志表示，如：如：B2表示表示B列中的第列中的第2个单元个单元n n（2）单元属性：）单元属性：包括单元类型和包括单元类型和单元格式。此项需在单元格式。此项需在格式状态下设格式状态下设置置。第16页，本讲稿共37页单元类型：单元类型：n n数值单元、字符单元和表样单元。数值单元、字符单元和表样单元。n n其中，其中，表样单元表样单元在在格式状态下格式状态下输输入，对所有表页都有效；入，对所有表页都有效；数值单数值单元和字符单元元和字符单元在在数据状态下数据状态下输入。输入。单元格式：单元格式：n n设定单元中数据的显示格式。如：设定单元中数据的显示格式。如：字体大小及颜色、对齐方式、边字体大小及颜色、对齐方式、边框和背景等。框和背景等。第17页，本讲稿共37页6.区域与组合单元区域与组合单元n n（1）组合单元：）组合单元：由相邻的两个或由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元更多的单元组成，这些单元必须必须是同一种单元类型是同一种单元类型（表样、数值、（表样、数值、字符），财务报表在处理报表时字符），财务报表在处理报表时将组合单元视为一个单元。将组合单元视为一个单元。n n组合单元的名称组合单元的名称可以用组成组合可以用组成组合单元的区域中任何一个单元的名单元的区域中任何一个单元的名称来表示。称来表示。n n 例如：例如：把把B2到到B3定义为一个组合定义为一个组合单元，这个组合单元可以用单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”或或“B2：B3”来来表示。表示。第18页，本讲稿共37页（2）区域：）区域：n n区域区域由一张表页上的一组单元组由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵个完整的长方形矩阵。在财务报。在财务报表中，区域是二维的，表中，区域是二维的，最大的区最大的区域域是一个二维表的所有单元（整是一个二维表的所有单元（整个表页），个表页），最小的区域最小的区域是一个单是一个单元。元。n n名称表示：名称表示：A6到到C10的区域表示的区域表示为为“A6：C10”。第19页，本讲稿共37页7.固定区及可变区固定区及可变区n n（1）固定区）固定区：指：指组成一个区域的组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。单元总数是不变的。n n（2）可变区：）可变区：是指是指一个区域的行一个区域的行数或列数是不固定的数字数或列数是不固定的数字，可变区，可变区的最大行数或最大列数是在格式设的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。计中设定的。一个报表中只能设置一个报表中只能设置一个可变区一个可变区。或是行可变区，或是或是行可变区，或是列可变区。列可变区。第20页，本讲稿共37页设置可变区：设置可变区：n n1.点取点取“格式格式/数据数据”按钮，进按钮，进入入格式状态格式状态。n n2 设置可变区：点取设置可变区：点取“格式格式”-“可变区可变区”-“设置设置”，出现下面界，出现下面界面。面。第21页，本讲稿共37页n n在在“行可变行可变”和和“列可变列可变”单选单选钮中选取一个；在数量编辑框中钮中选取一个；在数量编辑框中输入可变区数量。输入可变区数量。n n设置行（列）可变区后，可变区设置行（列）可变区后，可变区所在行（列）的行（列）号变成所在行（列）的行（列）号变成红色，且除第一个可变行（列）红色，且除第一个可变行（列）外的所有可变行（列）被隐藏。外的所有可变行（列）被隐藏。n n可变区后的第一个固定行的行号可变区后的第一个固定行的行号为可变区第一行的行号为可变区第一行的行号+可变区可变区行数。行数。第22页，本讲稿共37页n n例如：例如：在下图中，从第在下图中，从第2行开始为行可变区，行行开始为行可变区，行号变成红色，最大可变行数为号变成红色，最大可变行数为100行。接可变行。接可变区之后的第一个固定行的行号为区之后的第一个固定行的行号为2+100=102 有可变区的报表称为可变表，没可变区的表称为固定表有可变区的报表称为可变表，没可变区的表称为固定表 第23页，本讲稿共37页增加或删除可变区中的行列增加或删除可变区中的行列：1.点取点取“格式格式/数据数据”按钮，进入按钮，进入数据状态。数据状态。2.要对可变区进行增加或删除时，要对可变区进行增加或删除时，首先把当前光标移动到可变区中，首先把当前光标移动到可变区中，这时再点击这时再点击“编辑编辑”下的下的“插入插入”或或“追加追加”或或“交换交换”、“删删除除”即可。即可。第24页，本讲稿共37页8.关键字关键字n n关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页可以唯一标识一个表页可以唯一标识一个表页可以唯一标识一个表页，用于区别并选，用于区别并选，用于区别并选，用于区别并选择表页的标记择表页的标记择表页的标记择表页的标记。n n例如：例如：主管单位把其主管单位把其 100 100 个下属单位个下属单位个下属单位个下属单位的利润表组成一个报表文件，的利润表组成一个报表文件，的利润表组成一个报表文件，的利润表组成一个报表文件，每个单位每个单位每个单位每个单位的利润表占一张表页。的利润表占一张表页。的利润表占一张表页。的利润表占一张表页。为了在这为了在这为了在这为了在这100100张张表页中迅速找到特定的单位，就有必表页中迅速找到特定的单位，就有必要给每张表页设置一个标记。要给每张表页设置一个标记。例如把例如把例如把例如把单位名称设为标记单位名称设为标记单位名称设为标记单位名称设为标记，这个标记就是关键，这个标记就是关键字。字。第25页，本讲稿共37页（1）6种系统自带关键字：种系统自带关键字：n n单位名称、单位编号、年、季、单位名称、单位编号、年、季、月、日月、日（2）此外，还可自定义关键字）此外，还可自定义关键字注意：注意：关键字的显示位置和类型关键字的显示位置和类型在在格式状态下格式状态下设置；关键字的具体设置；关键字的具体内容在内容在数据状态下数据状态下录入。录入。每个报表可以定义多个关键字。每个报表可以定义多个关键字。第26页，本讲稿共37页四四、报表编制的基本流程报表编制的基本流程（94页页）1.进入报表管理系统，新建报表进入报表管理系统，新建报表 2.进行格式设计或打开已有报表进行格式设计或打开已有报表 3.数据处理数据处理 4.报表输出报表输出第27页，本讲稿共37页第二节第二节 财务报表编制财务报表编制 编制报表时分为两种情况编制报表时分为两种情况，如果报，如果报表表此前已定义此前已定义，直接打开报表直接打开报表文件文件进入数据处理状态生成报表即可，进入数据处理状态生成报表即可，如果是如果是第一次利用报表管理系统第一次利用报表管理系统编编制报表，就需要制报表，就需要从格式设计开始。从格式设计开始。根据报表是对外财务报表还是内部根据报表是对外财务报表还是内部管理报表，管理报表，又分为两种处理方式：又分为两种处理方式：一、利用报表模板编制报表一、利用报表模板编制报表 二、自定义会计报表二、自定义会计报表 第28页，本讲稿共37页一、一、自定义会计报表自定义会计报表 1.报表格式定义报表格式定义（格式状态下格式状态下）设置表尺寸设置表尺寸 设置组合单元和报表标题设置组合单元和报表标题 设置表头定义关键字设置表头定义关键字 设计表栏，定义行高列宽设计表栏，定义行高列宽 画表格线画表格线 定义单元属性定义单元属性 输入表内其他汉字项目及表尾输入表内其他汉字项目及表尾内容内容 设定报表公式设定报表公式 第29页，本讲稿共37页4.2 财务报表编制财务报表编制 4.2.1 自定义会计报表 2.数据处理 账套初始 录入关键字 生成报表 报表汇总 第30页，本讲稿共37页4.2 财务报表编制财务报表编制 4.2.2 利用模板快速编制财务报告 在财务报表系统中，一般都预置了分行业的常用会计报表格式，称为报表模板，企业可以以系统提供的报表模板为基础，实现财务报告的快速编制 1.套用格式 2.报表模板 3.自定义模板 第31页，本讲稿共37页4.2 财务报表编制财务报表编制 4.2.3 报表公式定义 由于各种报表数据之间存在着密切的逻辑关系，所以，报表中各种数据的采集、运算和勾稽关系的检测就用到了不同的公式。主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式，其中计算公式必须要进行设置，而审核公式和舍位平衡公式则根据实际需要进行设置 第32页，本讲稿共37页4.2 财务报表编制财务报表编制 4.2.3 报表公式定义 1.计算公式 账务函数 统计函数 本表他页取数函数 从其他报表取数计算 2.审核公式 3.舍位平衡公式 第33页，本讲稿共37页4.2 财务报表编制财务报表编制 4.2.4 编制现金流量表 现金流量的编制与资产负债表和利润表不同。资产负债表和利润表的数据直接来自总账科目，或是余额，或是发生额。而现金流量表上的数据与账簿上的科目没有直接对应关系 第34页，本讲稿共37页4.3 报表输出报表输出 4.3.1 报表查询 报表查询是最常用的数据输出形式。利用计算机系统存储容量大、快速检索等优势，可以方便地实现对机内报表数据的查询 1.查找表页 2.账证联查 第35页，本讲稿共37页4.3 报表输出报表输出 4.3.2 图表分析 图表是财务报表系统提供的对报表数据的一种直观展示方式，方便对报表数据进行深入分析 图表是根据报表文件中的数据生成的，不能脱离报表数据独立存在。报表数据发生变化时，图表也随之动态地变化 财务报表系统提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图四类图形格式。第36页，本讲稿共37页实验六实验六 财务报表管理财务报表管理 操作步骤详见教材第37页，本讲稿共37页