成本管理体系文件控制工作程序.docx

成本管理体系文件控制工作程序行政成本管理体系文件控制程序1、目的文件就是实行并维持成本管理体系的基础和依据，对文件展开掌控就是为了使管理者采用唯一有效率版本文件，避免误解文件，以推动成本管理体系的有效率运转。2、范围本程序适用于于本公司成本管理体系建议有关的所有文件。3、职责3.1成本部是文件掌控的归口管理部门，负责管理公司体系文件的掌控与管理。3.2各部门和单位的管理文件由各部门和单位管理与掌控。3.3各类文件的采用人员负责管理恰当采用和保护文件。4、工作程序4.1文件的分类：成本管理体系文件包含：a）纲领性文件：成本管理手册；b）程序性文件：各种控制程序；c）控制成本水平和发生过程的文件：各种规章制度、各种定额或标准成本、成本预算、成本计划、成本控制方案等。上述三个层次文件的关系见到成本管理手册第3.4.1.4条。4.2文件的基本建设4.2.1文件的基本建设应当按规定的职责展开，成本管理体系纲领性文件和程序性文件由成本部非政府基本建设，掌控成本水平和出现过程的文件由适当的职能部门和单位负责管理基本建设。4.2.2文件的基本建设应当特别注意：a）与成本管理体系建议的其他文件相适应，特别注意与其他文件的相容性，严禁与其他文件二者相冲突或矛盾；b）所基本建设的文件内容应当尽可能全面、系统，该说道的一定要说至；c）所基本建设的文件一定必须融合本公司的实际情况，特别注意文件的可操作性；d）所编制的文件，不得与成本管理标准和有关法律法规相抵触；e）成本管理体系文件必须全面覆盖和合乎所依据的成本管理标准；f）文件作为成本管理活动的依据，其内容必须科学合理并确保文件的适用性。4.3文件的评审4.3.1文件的撰写顺利完成后和在实行过程中必须展开评审，保证其充分性和适宜性。文件的评审应当由文件的核准人或文件主管部门非政府展开，并搞好文件评审记录。4.3.2对文件评审的结果，可以确认与否须要修正和补足或更新文件，如果须要修正文件，修正后必须再次获得核准。4.3.3文件评审的方式可以使用会议评审，也可以使用会签评审。4.4文件的核准4.4.1文件的核准应当按许可范围展开，总经理负责管理核准成本管理手册，体系负责人负责管理核准程序文件，第三层掌控成本水平和出现过程的文件及其他文件应当由适当层次的授权人核准。4.4.2未获得有关授权人核准的文件属于违宪文件，一律严禁采用，采用文件的部门/单位和各类人员在采用文件之前应当首先证实文件核准的有效性。4.4.3文件核准的方式应当以许可人员的盖章为依据。4.4.4对外去文件，有关许可人员也应当展开核准，核准时应主要考量文件的适用性。4.5文件的派发4.5.1文件的派发由各文件管理部门展开，其派发的范围应当获得核准，并严苛按已核准的派发范围展开派发，保证采用成本管理体系文件的各场所都能够及时获得文件的有效率版本。4.5.2THF1文件的派发，由各部门的文件管理人员核对文件派发登记表，并标明递送的THF1号，文件的领用人应当在文件派发登记表中盖章申领，易于上溯。4.5.3文件收款人员申领文件后应当及时将文件送来达至有关人员，以避免因文件影响成本管理活动。4.6文件的采用4.6.1文件使用部门及文件持有人，在使用文件时应全面理解，正确使用，使文件真正发挥指导和规范成本管理活动和成本管理行为的作用。4.6.2文件在采用时各部门和单位及各类人员必须按现行THF1文件目录中所规定的文件范围采用文件，并辨识是否是现行修改状态的有效率版本，目录以外的文件严禁采用。4.6.3文件在采用过程中各部门和单位及各类人员应当维护和储藏不好文件，以避免文件的损毁、遗失，当所采用的文件损毁轻微，影响采用时，文件持有人或文件管理员应当至文件管理部门办理更改相关手续，交还损坏的文件，退还崭新文件，其递送号可以稳步延用原递送号，文件管理部门在退还崭新文件时仍继续执行4.5.2条规定。4.6.4文件管理部门对已归还的损坏文件的处置，按4.9条规定继续执行。4.6.5当文件使用部门/单位和使用人员不慎丢失文件后，应按4.6.3条有关规定办理补发手续，但责任人必须做出书面检讨或说明原因。若文件管理部门在补发文件时，给出新的分发控制号，应注明丢失文件的分发号作废，必要时将丢失的文件通知有关部门和单位。4.6.6文件在采用过程中，如果辨认出文件不适用于或不容操作方式时，有关部门/单位和人员应予以记录，并与文件管理部门联系修改，可以按4.7条有关规定继续执行。4.7文件的修改4.7.1文件的修改，应当由文件的采用部门或文件管理部门明确提出，并表明修改原因，报有关领导核准。具体实施由文件的主管部门非政府展开，并搞好文件修改记录。4.7.2文件修改的核准，原则上应当由原核准人核准，例如原核准人无此时，可以由接任其职务的人员展开核准，但必须掌控原核准依据的有关背景资料。4.7.3文件修改后，由文件管理员展开换页处置，并标明修改状态标识和生效日期。对关键修改，由文件主管部门领导举行有关部门负责人会议，阐述修改内容和性质，并将修改后的精神层层传达至各采用人。4.7.4文件修改后，文件主管部门应当及时修改现行THF1文件目录中的修改状态，保证各采用场合能够辨识文件的现行修改状态，避免误解文件。4.8文件的换版4.8.1文件可以多次修改（修改状态从0-9），当文件须要展开大幅度修改时，应当展开换版，原版次文件补发，换发新版本文件。4.8.2换版后的文件仍按4.7.2条规定展开审核，其派发仍按4.5.2条规定继续执行。4.8.3换版后的文件派发时，应当归还原版次的补发文件，并按4.9条有关规定继续执行。4.9文件的补发与处置4.9.1补发的文件应当由文件管理部门按文件派发登记表中的派发状态归还，并核对补发文件登记表，保证从所有采用场所归还所有失灵和/或补发的文件，以避免失灵和/或补发文件的非预期采用。4.9.2对归还的失灵和/或补发的文件，文件管理部门应当统一封存，并做好文件封存记录。4.9.3对须要做为历史资料留存的补发文件，应当由文件管理部门盖章“补发留存文件”印章展开标识。对补发留存的文件就可以用作资料参照或上溯历史情况，无法用作指导成本管理活动和向高层领导提供更多决策的依据。4.10文件的管理4.10.1文件理应唯一性的精确标识，以保证有效率采用。各部门和单位应当按以下编号规则恰当实行文件编号。备注：文件类号：SC成本管理手册CX程序文件GZ规章制度YS财政预算DE定额JH计划FA方案基准：文件控制程序的编号为：××/CX-01-2006其中：××××机械制造有限公司；CX程序文件；01第1号程序文件；20062006年版。4.10.2文件的底稿及列印件均应当档案留存，文件管理员应当核对文件档案登记表。为避免电子版文件遗失，所有电子版文件均理应备份，并展开适度的标识。4.10.3采用文件的人员在借书有关文件时，应当办理借书相关手续，经有关人员批准后方可借书，并确保在规定的期限内交还所借书的文件，到期未交还的，应当由文件管理员负责管理归还，原版文件一律严禁租借，以避免其遗失或损毁。4.10.4为提供更多信任向外部（包含：政府机构、行业协会、上级主管部门、顾客等）提供更多文件，以证实本公司成本管理和成本确保能力时，文件主管部门只提供更多成本管理手册，严禁提供更多程序性和掌控成本水平及出现过程的文件，若必须提供更多第二层和第三层文件时，应当由体系负责人核准。当所提供更多的THF1文件修正时，也应当按4.9.1条规定归还补发文件，更改崭新文件。4.10.5各部门和单位应当创建本部门/单位的现行THF1文件目录，报成本部。成本部负责管理创建并定期发布全系列公司的现行THF1文件目录，并在目录中标明所有文件的现行修改状态，以保证各部门和各类人员能够辨识文件的现行修改状态，并按规定的文件范围采用现行文件的有效率版本。4.10.6THF1文件应当盖章“THF1文件”印章做为THF1的标识，非THF1文件可不倪晓颖THF1标识，但仍然按规定展开编号。4.10.7文件激活（包含：影印、拷贝等），必须经本部门/单位或文件主管部门负责人核准，并按核准的份数激活。THF1文件的激活必须再次盖章“THF1文件”印章，复制件的派发，也应当按4.5.2条规定继续执行。4.10.8各部门和单位采用的有效率文件，应当维持准确可辩，标识恰当，不易辨识，暂存应当易于检索，可以利用文件的目录和文件的编号展开分类，保证采用时能快速搜寻。4.10.9文件主管部门和各部门/单位的文件管理员应当按规定检查各类现行文件的有效性，并核对文件有效性检查记录，辨认出问题，及时处理。4.10.10各部门和单位对现行文件的采用、档案、留存、借书、激活、封存和向外部提供更多等环节，应当特别注意文件的保密性，对文件的保密内容严禁向外坦承，必要时应在文件上展开密级标识。4.11外来文件的掌控文件的归口主管部门和各类文件的管理部门及单位应当保证辨识外来文件，必要时对外去文件展开标识。轻易提及的外来文件，例如标准和法规等，应当由文件归口管理部门的负责人批准后，方可采用。对外去文件的派发、补发、处置和管理可以参考4.5条、4.9条和4.10条规定继续执行。4.12对提供更多信任的客观证据文件记录的掌控，应当按记录控制程序继续执行。4.13文件就是信息及其贯穿媒体，这种媒体可以就是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、样件、电子媒体或他们的女团。5、有关/支持性文件5.1记录控制程序6、记录6.1文件派发登记表6.2文件评审记录6.3现行THF1文件目录6.4文件修改记录6.5文件封存记录6.6补发文件登记表6.7文件档案登记表6.8文件有效性检查记录6.9文件修改申请单