X集团企业档案管理制度.docx

X集团企业档案管理制度某集团公司档案管理制度第一条 范围及职责1、公司的各类规划、年度计划、统计资料、财务审计资料、员工工资资料、经营状况资料、人事档案资料、宣传策划资料及公司各类公文，有参考价值的文件，均列入档案管理范围。2、各部门须要档案的资料：21 财务部：各类财务报表、记帐凭证、帐册、部门岗位职责等；22 人事行政部：各类重要文件及人事、劳资、行政、物资管理资料；23 策划部：各类营销活动方案、策划思路、平面设计广告、相关媒体资料；24 信息部：部门管理制度、网络建设实施方案、内部信息管理系统方案、配送中心设计方案等；25 商场26 招商部：27 学校：学校章程及各类学员、教师管理制度等。3、各部门须设立全职档案管理员负责管理本部门档案管理工作，明确责任，确保完整资料及单据的齐全完备及秘密档案的安全性。4、各部门资料建档、档案，应当按资料类别、性质、档案管理建议分档归存并拒绝接受人事行政部随时抽检。5、各部门档案管理员须定期（每月5日前）将部门资料档案情况呈报人事行政部，人事行政部专人定期（每月）整理公司文档归存情况，制作报表呈报主管领导，对于公司各部门关键机密资料，将由人事行政部专人激活、搜集后统一管理。第二条 借书1、公司各部门主管级以上干部须要查询部门档案资料，可以轻易由档案管理员备案、办理查询相关手续。其他人员须报分管领导批准后方可办理查询相关手续。2、除决策层领导外，公司各级员工须要借书公司档案、资料，须报分管领导批准后方可办理借书相关手续。3、借书档案，不得随意录入、翻抄、借用、遗失；例如因工作须要节录或激活，须报分管领导核准。4、档案借书人须在规定时间内交还档案。第三条 封存1、任何部门、个人未经公司许可，严禁封存公司档案资料。2、若按规定须要封存文件，凡属密级的关键资料须呈圆形总经理批准后方可封存；一般性文件资料，须经部门领导核准。3、凡经核准封存的档案资料，封存前须由经办人、监销人共同对所销文档资料展开清扫、备案，并将登记表定期（每月）缴人事行政部归存；经办人、监销人应当确保所建议封存的文件、资料全部封存、并无遗失、漏销。第四条 其它1、本制度由人事行政部制订，经总经理批准后继续执行。2、本制度的答疑权归属于人事行政部。