技术学院公文处理办法.docx

技术学院公文处理办法技术学院公文处理办法第一章 总则第一条 为了规范我院公文处理工作，提高公文质量和办文效率，根据中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法和教育部有关规定，结合我院实际情况，制订本办法。第二条 学院公文是学院在教育教学、科研、管理等过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布制度、规定，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，反映和报告情况，总结和交流经验的重要工具。第三条 公文处置包含收文和发文两部分，指公文办理、管理、整理(立卷)、档案等一系列相互关联、贯通有序的工作。必须秉持实事求是、精简高效率的原则，努力做到及时、精确、安全、保密。第四条 学院办公室就是学院党、政公文处置的管理机构，负责管理学院党、政公文处置并指导各部门的公文处置工作。第五条 各部门负责人应注重公文处置工作，自觉遵守本办法，并强化对本单位公文处置工作的领导和检查。各部门必须选定人员负责管理公文处置工作。文秘人员应忠于职守、清正廉洁正派，具有有关专业知识。第二章 收文办理第六条 收文办理一般包括签收、登记、拟办、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。第七条 上级党、政部门打来的公文由办公室文秘人员负责管理收件人备案，由办公室明确提出台属意见，院领导批示办理意见，各有关部门负责管理主办，办公室负责管理留痕、查处、立卷、档案、封存。各部门或学院领导例如轻易接到或代表学院出席有关会议送回的上级文件，应当及时呈交办公室处置。发给学院的上级公文严禁存有职能部门和个人手里。第八条 办公室接到的上级各类文件，备案、明确提出台属意见和办理手续的时间不少于一个半工作日，学院领导阅批时间通常不少于两个工作日，职能部门办理时间不少于l周。凡是急件均须即为至即为筹办。第九条 学院领导对公文的审核应签订明晰意见。须要几个部门共同办理的，通常应署明主办单位。主办单位应加紧办理，严禁晚点、扯皮。属于几个部门联手主办的文件，会办单位应当积极主动协调，例如学院领导批示的意见没明晰主办单位，通常由位列首位的单位负责管理会同办理。凡需办理的文件，因特殊情况不能按时办妥的，承办单位应当及时报告办公室，并函(电)告来文单位。文件办毕，主办单位要向批文的学院领导汇报处理结果，并在文件上注明办理情况。第十条 凡需传阅办理的文件，由办公室文秘人员负责分送或通知有关人员阅读，一般不得横传。传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全，机密以上密级的公文不得利用计算机、传真机传输。第十一条 上级党政机关的密级公文，除Classified和标明不许重印外，经党委书记或院长或办公室主任核准，可以重印。重印时应标明时间、份数和印发范围。第三章 发文办理第十二条 发文办理指印制公文的过程，通常包含伊瓦尼奇、审查、核查、核发、缮印、校订、重刻、备案、递送等程序。(一)学院公文公布的主要形式存有六种：淡职院党政联手发文、淡职院党发文、淡职院发文、以学院名义公布的部门文件、淡职院函字文件、具备单独发文资格的内设机构发文。淡职院党政联手发文用 “中共ZZ职业技木学院委员会文件”文头，盖章党委、学院印章。淡职院党发文用 “中共ZZ职业技术学院委员会文件”文头，盖章院党委印章。淡职院发文用“ZZ职业技术学院文件”文头，盖章学院印章。以学院名义公布的部门文件采用 “中共ZZ职业技术学院委员会文件”或“ZZ职业技术学院文件”文头，盖章党委或学院印章。淡职院函字文用 “ZZ职业技术学院”文头，盖章学院印章。可以自己名义单一制发文的内部机构存有:学院办公室、纪律检查委员会、工会、团委等，印制采用各自名称的文头，并盖章各自印章。(二)学院公文公布程序按ZZ职业技木学院办文制度有关规定继续执行。第十三条 文种挑选。按中国共产党机关公文处置条例和国家行政机关公文处置办法规定文种，根据公文的内容展开挑选。第十四条 播发文字号的撰写及主题词的确认。根据印发文件的性质，党委、学院、办公室及学院各部门重要文件采用“播发”号文，通常文件用 “字”号文或 “函”号文。学院党政公文的发文字号包含学院代字、年份、序号，例如“咸职院党播发20×× × ×号”“淡职院播发20×× × ×号”。以学院名义公布的部门文件，播发文字号就是在学院代字后加本处室规范代字、年份、序号。例如教务处伊瓦尼奇公布的文件播发文字号为“淡职院教发20xxxx号”、“淡职院教字20xxxx号”。淡职院函字文字号为“淡职院函字20xxxx号”。学院党政公文一律由办公室负责管理编号，并根据中央办公厅、国务院办公厅和国家教育部确认的公文主题词采用规定撰写主题词。具备单独发文资格的内设机构发文，在办公室指导下撰写文号及主题词。第十五条 行文关系处置。(一)学院向上级行文，通常不轻易发送给该上级的下属单位。例如可向厅局有关处室呈报或报告工作，须将文件上报至该处室的主管厅局。(二)向上级的呈报，不要同时函报下级单位;向下级单位的关键行文，应函报轻易上级单位。(三)“呈报”应一文一事，通常只写下一个主送机关。例如须要同时送来其他机关的，应用函报形式。除领导轻易信访部门的事项外，“呈报”严禁越级，严禁轻易正式宣布行文上报领导者个人，更不要同时上报几位领导同志。报告中严禁夹带呈报事项。第十六条 公文草拟、核稿、审核建议。(一)草拟公文应努力做到:1、符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。2、情况必须的确，观点必须明晰，条理必须确切，文字必须提炼，书写必须工整，格式必须精确，篇幅力求意味深长。3、人名、地名、数字、参考文献精确。提及公文应先引起文日期，再惹来文件标题，后引起文字号。草拟公文的日期应写下具体内容年、月、日。4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。5、须采用国家法定计量单位。6、用词用字精确、规范。公文内采用缩写时，通常应先用全称，并表明缩写。公文中的数字，除部分结构层次序数的词、词组、惯用语、缩略语、具备修辞学色彩语句中作词素的数字必须采用汉字外，应采用阿拉伯数码。7、草拟公文必须采用正式宣布播发文稿纸，并按稿纸格式建议逐项核对确切。书写所用笔墨必须合乎档案建议(即为无法用铅笔、圆珠笔或吸用氢铵蓝墨水的钢笔)。严禁在稿纸印刷线外书写。(二)公文送来负责人核发前，应由办公室展开审查。审查的重点就是:与否自行行文，行文方式与否恰当，与否合乎行文规则和蕨科假脉公文的有关建议，播发文字号类型的确认，公文格式与否合乎本办法的规定等。(三)领导人核发公文的意见应明晰，代笔要署姓名全称及核发时间。所用笔墨也应当合乎档案建议。第十七条 公文格式、印制、缮印的建议(一)印制公文，必须合乎国家行政机关公文处置办法及国家行政机关公文格式的建议。现将部分常用格式规范如下。1、播发文字无敌号3号仿宋体，母葛氏轨域;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号 “ ”填入;序号不编虚位(即1不编入001)，不提 “第”字;呈报的公文须要标识签发人姓名，平行排序于播发文字号右侧，签发人后标全角冒号，冒号后用二号楷体字标识签发人姓名。2、公文标题用2号小标宋体字，可以分后一行或多行母葛氏轨域;回去行时，必须努力做到词意完备，排序等距，间距恰当。3、主送机关坐落于标题下空一行，用3号仿宋字体标识，最后一个主送机关名称后标全角冒号。4、正文用3号仿宋字体。5、公文若存有附件，在正文下空1行及左空2字用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件例如存有序号采用阿拉伯数码(例如:“附件:l，XXXX”);附件名称后不作标点符号;附件左上角第1行顶格标识 “附件”字样。6、印制的公文在落款处代笔发文机关的名称或规范性缩写;成文时间标识采用阿拉伯数码，将年、月、日标全。7、“主题词”用3号黑体字，位居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间觑一字。8、公文例如存有函报，在主题词下空1行;左空1字用3号仿宋字体标识“函报”，后标全角冒号;函报机关间用顿号分隔，回去行时与冒号后的函报机关对齐;在最后一个函报机关标句号。9、印发机关和印发时间坐落于函报机关之下(并无函报机关在主题词之下)占到1行边线，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文原稿的日期为依据，用阿拉伯数码则表示。10、公文在印发机关下一行居右空1字应当标明印数，用括号标明，即为“(共印xx份)“。(二)公文印发前必须按公文核发稿深入细致校订(校订人必须在文稿上盖章当众负责管理)，关键公文重刻前要核查，确保收到的文件无差错。(三)公文印制必须准确、干净，并严苛按规定数量印制。印制部门严禁随意多印、自行传送、委以重任，密级内容严禁外传。