星河房地产采购控制工作程序.docx

星河房地产采购控制工作程序1.0目的:通过对采购的控制和管理,确保供方和供方提供的产品和服务符合公司的要求。2.0适用范围:公司业务涉及所有外包过程的相关供方选择与业务控制管理。2.1规划设计部主办业务:勘察、设计、地质灾害评估、地质安全性评估、设计监理、设计审查;2.2项目部主办业务:施工监理、总承包、专业承包、桩基检测、沉降观测(含基坑支护);2.3材料部主办业务:材料、设备(包括甲供、认质认价)、家具、电器;2.4项目事务部主办业务:环境测评、环境监理、水土保持方案编写、水土保持监测;2.5营销策划部主办业务:项目策划、楼盘销售代理、广告、宣传、展位设计制作、销售模型、礼仪、饰品、赠品;2.6总经理办公室主办业务:办公设备、设施、赠品;2.7成本管理部主办业务:工程造价咨询;2.8审计部主办业务:工程造价咨询委托二次审核;2.9招投标管理中心主办业务:招标代理;2.10其他各类需要选择与控制业务。3.0术语和定义3.1引用与GB/T19001:2000 idt IS09001:2000质量管理体系要求'7.4采购'。3.2招标:指招标人以招标公告或邀请不特定的法人或者其他组织投标的活动。大型基础设施、公共事业等关系社会公众利益、公众安全的项目必须进行招标。3.3采购:指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买租和雇佣等。3.4不签定合同事项:针对特定的合作事项,属于临时、随机采购行为。4.0职责4.1董事长核准招标中标单位4.2董事长助理负责管理审查订货过程和结果4.3总经理负责管理核准投标单位、参予定标、核准议标业务中标单位、签订合约文件。4.4招投标管理中心主管领导负责管理统筹规划管理招标业务4.5材料部主管领导负责管理统筹规划管理认质认价业务、核准材料设备的建议、核准材料样板、品牌范围。4.6技术经济委员会/总工程师非政府关键性、技术含量低、存有争议性的订货业务市场需求技术经济、供方技术标书的评审,核准招标文件(营销类除外)、参予定标。4.7业务主办部门主管领导核准业务市场需求、核准轻易委托业务的供方、参予定标。4.8成本管理部领导策划定标会议4.9规划设计部或项目部领导负责管理核准招标用图纸文件4.10营销策划部主管领导负责管理核准营销类招标文件、参予定标4.11招投标管理中心A.非政府订货合约签订前的管理工作及供方评审工作B.负责管理明确提出招标管理时牵涉各职能部门的建议C.非政府招标文件的基本建设、实乐版、解惑、收标、评标、投标定价的比较和分析、谈判、定标D.非政府对投标单位的实地考察并审查、所推荐投标单位E.负责管理非政府合约的签订工作,:并向公司有关部门派发合约F.帮助各业务部门在合约继续执行过程中有关合同条款争议的表述及处置G.负责管理供方信息库的创建和非政府供方评价工作4.12业务主办部门A.协调订货招标过程的管理工作B.负责管理委托或议标订货业务合约签订工作C.负责管理明确提出订货市场需求,包含供方挑选建议、技术建议(包含施工方案建议)、招标范围的分割等D.负责管理通常供方技术标书的审查,参予对供方的实地考察E.参予招标文件审查F.参予招标过程谈判G.负责管理合约继续执行的掌控管理H.负责管理对业务内的供方评价4.13有关业务部门参予投标单位实地考察、评审、上开评标、谈判、定标所推荐及合约审查工作。以下部门除履行职责4.12外,还要履行职责以下职责:4.13.1成本管理部:负责管理工程目录基本建设、根据须要基本建设工程成本标底,展开报价分析,负责管理合约经济纠纷的化解及工程支付管理。其中估计金额大于1000万元的工程必须基本建设标底;大于1000万元的工程原则上不基本建设标底,绝无须要的,经成本管理部主管领导同意后基本建设标底。4.13.2材料部:A.负责管理明确提出招标业务材料设备掌控建议B.负责管理认质认价(含认综合价)招标全过程管理C.负责管理其主办业务订货的材料、设备环评D.帮助项目部对乙供及合约包定材料、设备环评4.13.3规划设计部:A.负责管理提供更多经评审的所负责管理专项设计的招标图纸及材料样板B.负责管理化解招标过程中设计技术文件的瑕疵。4.13.4项目部:A.负责管理提供更多经评审的所负责管理专项设计的招标图纸及材料样板B.负责管理化解招标过程中设计技术文件的瑕疵4.13.5审计部:监督招标过程及审查定标结果。5.0工作程序5.1直接委托供方选择与管理在以下范围内的项目,由业务主办部门轻易非政府供方报价,由业务主办部门负责管理合约拟定及审核,经业务主办部门主管领导核准可以轻易委托供方,并将合约报招投标管理中心备案。在轻易委托过程中,例如金额超出范围,应当由总经理展开核准。A.费用预计在3万元(不含)以下的勘测、设计、监理等项目B.估算工程造价在5万元(不含)以下的工程施工项目C.预计3万元(不含)以下的项目材料、设备、家具、电器、饰品、赠品及办公设备设施等订货项目D.一次性费用预计3万元(不含)以下的项目策划、楼盘销售代理、礼仪广告服务、设计制作、公关礼仪等营销、策划、推展项目及工程造价咨询等中介业务项目5.2议标业务供方挑选与管理在以下范围内的项目由业务主办部门非政府供方报价,挑选不少与三家供方以议标的形式,按"货比三家"的原则非政府谈判。招投标管理中心出席谈判确认中标单位,谈判定标结果报总经理核准。成本管理部出席以下"B"项的谈判。业务主办部门负责管理拟定合约及审核,报招投标管理中心备案。在议标过程中,例如金额超出范围,应当由董事长展开核准。A.预计费用在310万元(不含)的勘测、设计、监理等项目B.预计工程造价在520万元(不含)的工程施工项目C.预计订货金额在320万元(不含)的材料、设备、家具、电器、饰品、赠品及办公设备设施等订货项目D.预计一次性费用在310万元(不含)以下的项目策划、楼盘销售代理、广告服务、设计制作、公关礼仪等营销、策划、推展项目及工程造价咨询等中介业务项目。5.3报纸、广播电台、电视广告等不适合公开招标的广告业务或专营无法招标的其他项目可以轻易委托或议标,由业务主办部门非政府有关部门通过谈判确认,并负责管理拟定合约及审核,按审核程序报总经理、董事长核准。5.4对于按规定应当招标但因特定情况或特别原因不展开招标的项目,由业务主办部门明确提出书面提出申请报主管领导、招投标管理中心主管领导、总经理、董事长核准,可以实行议标或轻易委托方式,但在开展业务工作之前应先全然不同取费或支付办法。牵涉政府单位/部门引发的合约协议除主管领导/董事长审查核准外,不继续执行文件传签建议。5.5除上述5.1-5.4以外的所有订货业务,均需按5.7条的规定继续执行。5.6轻易委托业务及议标订货业务,牵涉合约管理及供方评价按照5.7条继续执行。5.7招标供方挑选与管理5.7.1招标项目应当挑选出不少与三家单位出席竞标,并根据项目金额大小减少竞标单位数量。5.7.2招标订货计划按照计划控制程序的规定继续执行。5.7.2在招标采购计划经审核后,招投标管理中心直奔业务主办部门递交供方挑选建议后,非政府有关部门对供方展开挑选和确认,具体实施见到投标单位作业提示。5.7.3招标文件的基本建设及审核招投表中管理中心在收到业务主办部门的订货建议及材料部提供更多的材料设备建议(包含材料、设备认质认价目录、甲可供材料、设备目录材料设备、设备品牌建议),在规定的时间内基本建设招标文件(包含投标报价书、投标报价建议、招标范围、工程量目录、材料设备掌控建议、主要合同条款等)具体内容按招标文件基本建设作业提示继续执行。5.7.4招标实行过程的掌控招标实行过程包含实乐版、解惑、收标、招标、评标、谈判、定标、核发中标通知书,具体内容掌控过程按照招标实行过程作业提示、评标、定标委员会管理作业提示继续执行。5.7.5合约签订、审核、继续执行掌控招标过程顺利完成,由招投标管理中心负责管理合约的拟定和传签,具体内容操作程序按合约管理作业提示继续执行。5.7.6供方评价项目环评后3个月内,由招投标管理中心非政府业务主管部门及有关业务。 部门对供方实行评价,具体内容操作程序按供方评价作业提示的规定继续执行。5.8材料部主办的认质认价订货业务管理,参考本文件管理思路,基本建设认质认价作业提示,并按照认质认价作业提示继续执行。5.9订货过程牵涉的材料、设备环评,按材料设备环评作业提示继续执行。6.0积极支持文件6.1计划控制程序QP-106.2投标单位确认作业提示WI-19016.3招标文件基本建设作业提示WI-19026.4招标实行过程作业提示WI-19036.5评标、定标委员会管理作业提示WI-19046.6合约管理作业提示WI-1905 6.7 供方评价作业提示WI-19066.8认质认价作业提示WI-19076.9材料设备环评作业提示WI-19087.0记录7.1供方挑选建议7.2订货建议7.3材料、设备认质认价目录7.4甲可供设备、材料目录7.5材料设备品牌建议7.6中标通知书