丽湾酒店采购部工作流程.docx

丽湾酒店采购部工作流程维修丽湾酒店采购部工作流程一、各类物品订货工作流程1、仓库抄底物品的订货工作流程：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）平均值每月消耗量；（3）库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6）提供更多本次订货数量建议。经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。2、部门追加物品的订货工作流程：若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）最近一次订货单价；（3）最近一次订货数量；（4）提供更多本次订货数量建议。采购部在至少三家供应商中比较价格品质，并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。4、生动食品冻品的订货工作流程：蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。5、燃料的订货工作流程：采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单，按酒店采购审批程序办理，并组织实施。6、修理零配件和工程物料的订货工作流程：工程仓日常抄底由工程部核对“订货申请单”，且订货申请单内必须标明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）平均值每月消耗量；（3）库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6）提供更多本次订货数量建议。大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算，并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面)，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）库存数量；（3）最近一次订货单价；（4）最近一次订货数量；（5）提供更多本次订货数量建议。以上订货申请单经何董事报请同意后送来采购部经理复审，采购部经理复审同意后，按“订货申请单”内容建议，在至少三家供货商中比较，选取适当供应商，明确提出订货意见，按酒店订货审核程序按程序，经董事会批准后，采购部立即非政府实行.二、采购工作流程中须规范事项:1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。2、订货申请单一共四联，在经审核批准后：第一联作仓库收货用。第二联及采购部档案并非政府订货。第三联及财务部成本会计档案核实。第四联及部门档案。3、审查订货魏目录：接到订货申请单后、采购部应当做出以下复查以免错漏。（1）Ossun录入：检查订货申请单与否部门经理Ossun，录入其与否恰当。（2）数量录入，复查存仓数量及每月消耗，同意订货申请单上的数量与否恰当。4、应邀供应商报价。三、货比三家工作流程：每类物品报价单须要最少三家做出比较，目的就是避免有关人员从中徇私舞弊，确保订货物品价格的合理性。酒店实行三方报价的方法展开订货工作，即为在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确认采用那家供应商的物品，核心思想就是：1、采购部按照订货申请单的建议非政府发货，填制空白报价单，包括：填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。2、测评小组根据采购部提供更多的有关报价资料，参照采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等展开评估后，确认其中一家信誉不好、品质低、价格低的供应商，报董事会审查.四、订货活动的时程须介入工作1、订货订单的跟急当订单收到后，采购部须要跟急整个过程直到收货入库。2、订货订单中止（1）酒店中止订单：例如因其他原因，酒店须要中止己收到之订单，供应商可能将明确提出中止的索赔，故采购部必须预先明确提出有可能发生的问题及可取化解方法，以便报董事会做出同意。（2）供应商中止订单：如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。3.违反合同：合约上要列明详尽细则，例如存有违背，便应当依合约上所载处置。4.档案储存：所有供应商名片、报价单、合约等资料须分类档案备查，并联同订货人员聚润物品价格信息每天须打印至采购部价格信息库.5.订货交货延后检视凡没能按时、按量订货所须要物品，并影响赎回部门正常经营活动的，须要核对订货交货延后检视表中，表明原因及介入情况并呈圆形财务部及董事会重要批示。6.订货物品的维护保养：如所出售的物品就是须要日后维修保养的，挑选供应商便须要特别注意这一项.对设备等项目的出售，采购员必须向工程部咨询有关自行保护的可能性及日后维修保养修理方法。同时，事先一定必须向工程部介绍所售物品若想与酒店的现有服务设施系统相容，以免导致无法服务设施或无法加装的情况