地产项目案场销售中心档案管理条例.docx

地产项目案场(销售中心)档案管理条例物业经理人 地产项目案场（销售中心）档案管理条例一、案场所存有档案分类1、案场管理手册各岗位职责、销售流程、案场规范、各岗位考评表、行政表单原件、业务表单原件2、案场往来文件A、行政文件每周轮班表中/考勤汇总表/出外备案/改班单/请假单/日常工作更替单、案场会议记录、物品领取/派发/库存记录、名片恳请印单、辞职人员转交物品/业务记录B、业务文件日/周报表、请佣单、楼书/销讲资料、退定申请/房源打开/换房申请/退房申请/作废认购书、签约助理保管的所有文件资料C、公司下发文件除销售部外其它部门的发文D、销售部下发文件经理例会记录、通知/通告/公告/说明/条例等公文、会刊等3、其它类一周工作小结等4、客户举报记录5、修正、第二份记录每周二、档案整理方法1、40P插页文件夹：装置案场管理手册案场管理手册中内容分后影印版、电脑版两种，如果就是影印版只须手填不建议电脑制作，电脑版必须由电脑制作顺利完成。2、3寸易事块：装置案场往来文件用钢笔/圆珠笔在相同颜色的分页纸上按行政文件/业务文件/公司下发文件/销售部下发文件分为四大类，每大类中用顿号登出来的每小类内容写下在分为四大类的分页纸栏内。对公司下发文件/销售部下发文件的每单个文件主题须抄录在标准格式的档案目录清册上目录清册自行派发。3、弹力文件夹：装置客户举报记录、督导修正、第二份记录其它类左插页袋为详尽清册目录，目的是将各装置文件内容主题抄录在清册中档案；每周须督导送回公司的缠在右页。三、档案条例1、所有档案由客服助理每周负责完成整理工作，按类置放于案场经理办公室。2、客服助理存有责任维持档案的完备度、清洁度、保与密度。3、所有档案由客服助理将明细表内容打印统一格式的记录总表内。4、销售经理/客服助理及督导有权调取所有档案，办证助理有权调取往来文件中的签下助理经手的文件，除此以外任何人筹钱/调取须至客服助理处办理筹钱/阳入相关手续。5、每大类及分类内容须用标签纸标识。6、所有文件编号档案年度-案场名-文种-编号，最终核对档案清册。