房地产新项目部档案管理制度.docx

房地产新项目部档案管理制度方案房地产新项目部档案管理制度为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照建设工程文件归档整理规范等文件的有关要求结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。一、档案范围主要为工程和设备档案资料1、工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。2、设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检3、验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。二、档案保密制度1、档案工作人员必须践行高度的保密观念，严格遵守公司的各项保密制度。2、凡牵涉不必官方的公司机密等档案，应当并作秘密看管并严格控制查询范围，本公司人员须要查询者，须经本公司主管领导核准。3、凡并作秘密和内部管理的档案，应当严苛履行职责查询审核相关手续，不得擅自偷拍和激活，利用者应当严格遵守保密规定，严禁泄漏公司秘密。4、对确已并无留存价值的建设工程和设备档案，列举封存清册，经主管领导审核后，由封存人、监销人封存，并亲笔签名冻结。三、档案工作人员岗位职责1、爱好档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具有档案专业知识。2、负责管理本公司建设工程中构成的资料和设备资料的搜集、整理、立卷、档案工作，积极主动提供更多利用，为各项工作服务。3、按规定向当地档案馆转交应进馆的档案。4、积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。5、办理领导信访部门的其他档案业务工作。四、档案管理制度1、非档案管理人员严禁擅自查询档案柜里的案卷，确因工作须要，须经本公司主管领导核准同意后方可以查询。2、档案柜内的档案必须展开系统排序放置，不许堆满与档案毫无关系的东西，努力做到完备安全，放置有序，搜寻便利3、做好档案柜内"六防"（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。4、对档案柜所藏档案必须展开经常检查，辨认出问题及时采取有效措施。5、凡属档案范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及加装调试等材料若系一式二份，雀仔园坊一份档案；只有一份的，将原件档案，复印件随机采用。6、档案员负责管理仪器设备档案的搜集、整理、看管、利用和统计数据工作。仪器设备档案内的文件材料，必须按时间先后排序不好，用铅笔撰写页号，凡存有文字的页面，都必须编号，负面编成在右上角，背面写下在左上角，然后核对不好卷内目录。五、档案安全制度1、严格执行定期检查和出入档案清点制度，档案柜推行专人负责管理，钥匙应当得当看管，例如存有遗失应当及时汇报并采取措施，非管理人员严禁随意翻看档案柜里的档案。2、每次长假前应付档案展开全面检查，档案柜印上封条，二要消解安全隐患。六、档案资料查询利用制度1、本单位人员借书档案、资料须备案，未履行职责登记手续的，档案管理人员予以提供更多档案、资料。档案资料的借给时间，严禁少于半个月，自行稳步借书，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应当采用复印件，尽量不必原件，通常由采用人影印。2、档案、资料的原件通常不外借给其他单位人员，特定情况须要租借时，须经分管领导核准，办理租借相关手续并限期交还。借给的档案材料的原件，借予人必须得当看管，严禁烧毁和遗失，按期交还，例如存有损毁、遗失，由借予人负责管理。外单位人员须要影印档案柜里资料时须经主管领导同意后方可以展开。3、档案柜里存有档案、资料须要交予其他单位时应填更替单方可以交货。4、查询档案时，严禁吸烟，不得在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，不得录入和拆毁戳档案，违者且导致档案损坏的，依法追究当事人行政、法律责任。5、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。七、档案的搜集1、档案管理人员接到公司内部人员或有关单位人员给与的资料应当及时备案。2、工程档案资料按项目搜集档案应当按系统分类统一放置档案盒贴上标签并搞电子目录便利日后检索。3、设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具备有机联系的材料组合成一个看管单位。卷内文件排序，依照设备材料的自然构成过程排序并搞电子目录便利日后检索。4、应当得当留存各类档案和资料，例如辨认出用途未明的资料揽总工程师校对确认用途。5、勘测、设计、施工、监理等单位向本公司转交档案时，应当基本建设转交目录，双方盖章、盖章后方可以更替。6、项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。7、本公司添置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人搜集齐全，及时转交档案员，统一累积和分散看管。